财务链-总账用友软件股份有限公司王敏2008年4月16日课程内容：总账模块深度应用功能和关键问题•启用调整期•自定义项为辅助核算及多辅助帐查询•现金流量•批量录入凭证•出纳签字•支票登记簿•实时核销•项目核算（成本对象，存货核算，项目管理）•银行对帐•账龄分析课前问题：？银行对帐年中启用期初调整后余额不平衡？账龄分析所有往来两清和未往来两清分析结果一致和不一致的区别？实时核销操作在凭证记帐前还是后？出纳签字设置，实现步骤？批量录入凭证可以针对凭证哪些内容进行控制启用调整期调整期:调整期的概念是870新增，指的是在本期期末结帐后因不同需要还要录入本期的凭证用来调整科目余额或报表数据，但是不想恢复结账操作，可以启用调整期。设置步骤如下：在总账-设置-选项-其他页签选择启用调整期的选项。因没有设置调整期凭证类别，关闭总账选项时会自动弹出凭证类别设置窗口，要求增加或选择调整期凭证类别，双击调整期列进行选择，这个凭证类别只能在调整期录入凭证使用。启用调整期后会增加一功能节点--关账，期末结账后录入调整期凭证，审核记帐后进行关账注意事项：1.调整期凭证类别只能设置一个2.本月月末结帐后可以录入调整期凭证，审核，记账后进行关账操作，关账后该期间不能再进行任何操作。如需修改调整期凭证，要进行反关账，反记账，弃审等操作。反关账操作同反结账，在关账界面ctrl+shift+f6，反记账的界面提供【只恢复本月调整期凭证】选项，当本期间结账后未关账时，该选项才可以使用。3.当前会计期间的调整期凭证需要记账时，如果已存在下一个会计期间的已记账凭证，需要手工进行下一个会计期间的反记账操作。4.如果在总账系统选项中取消【启用调整期】，已存在的数据不发生变化，后续期间操作将不能生成调整期凭证。常见问题：问题描述：已经年度结转后恢复上年12月的总账月末结帐，提示：已经关账不能恢复。原因分析：是年度结转后默认是关账状态解决方案：进入期末-关账，ctrl+shift+f6恢复关账后恢复结账自定义项为辅助核算及多辅助帐查询自定义项为辅助核算：此选项为870新增，870增加了会计科目的16个自定义项的辅助核算，但是这16个自定义项可以设置为辅助核算，也可以不设置为辅助核算。区别：选择自定义项为辅助核算可以提供相应自定义项期初录入，自定义转帐，期间损益按自定义项结转及多辅助帐查询的小计功能。不设置为辅助核算只是把自定义项作为作为备注信息。设置操作：在总账-设置-选项-其他选择自定义项为辅助核算科目档案中，指定哪些科目需要跟踪自定义项信息自定义项期初余额：自定义项与辅助项在同一界面录入，可以不录，在查询时系统针对自定义项为空的记录填制凭证：录入科目后这个科目设置的辅助核算和自定义项在同一个界面直接录入多辅助核算查询提供自定义项的查询账表，包括明细账及汇总表的查询。操作流程：1.定义显示项：定义查询账表显示的内容、显示位置。多辅助账提供的所有可自由定义的显示内容归集在“可选显示项”列表中，可以依据查询结果的要求来决定可选。栏目显示项：指在表中列示的各列名栏目。表头条件项：指在表中左上角可以进行选择来显示相应数据的栏目。表头条件项栏目显示项2.定义数据显示：定义数据项是否显示：在此可以定义是否显示累计、月小计、总计、净发生额等数据项。其中净发生额为查询期间的借方发生额合计与贷方发生额合计之差。定义数据的显示级次：正常查询结果的数据都显示为最末级，若只关心某一非末级的发生数，而不关于具体的末级时，可以将显示级次定义为关注的级次。期末结转：支持自定义结转按自定义项展开。期间损益结转：注意：月末结账前对账时，总账选项中“自定义项作为辅助核算”选中。自定义项将参与对账，对账不平时将导致不予结账。因自定义项在总账中没有任何选项控制为必录项导致没有录入自定义项内容正常保存凭证。对账不平衡发生比较频繁。在自定义项不选择作为辅助核算的选项时自定义项不影响结转的对账结果。作为自定义项核算时影响对账结果，且关系到月末结账。常见问题：问题现象：总账结账提示：未通过工作检查，不能结账。原因分析：单击上一步，检查看到科目设置了自定义项核算，但是对账不平衡。解决方案：和其他五项辅助核算一样检查对账不平衡的原因后调整。成批录入凭证成批录入凭证:此功能为870新增功能，为实现会计拿到本期一批的原始单据，在录入前可以定义录入相关科目总的金额数量等信息。系统可以根据批量录入凭证设置的信息判断录入凭证的正确性的逻辑检查。这批录入完成后要结束本次成批录入，否则超过成批录入凭证设置的凭证将不能保存。操作步骤如下：进入总账-凭证-填制凭证界面，在制单-成批录入凭证选择成批录入凭证后出现成批录入凭证设置界面可以针对凭证的以下七项内容进行控制1.币种：针对哪个币种进行成批录入2.凭证类别：针对哪个凭证类别进行成批录入3.凭证张数：这批要录入的凭证数量4.科目方向：针对不同科目的录入金额控制方向5.数量：有数量辅助核算的科目要录入的数量和6.外币金额：有外币核算的科目要录入的外币金额和7.本币金额：科目要录入的本位币金额和单击开始成批录入后开始录入凭证，当录入的凭证其中七项中任意一项不符合设置要求，凭证保存时会提示，哪项不符合会有红项显示。结束成批录入：出现超过成批定义录入设置的凭证还想要保存，可以选择结束成批录入凭证。常见问题：问题描述：在填制凭证保存时提示凭证不能保存。原因分析：看不能保存的具体提示，如提示超出成批录入的设置条件。解决方案：结束成批录入后保存凭证。成批录入凭证使用的客户很少，所以出现的问题也不多。出纳签字出纳签字：因出纳填制的凭证都是涉及广义现金的收入与支出，这些涉及到公司现金流的业务一般比较谨慎，出纳人员可通过出纳签字功能对制单人填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确。操作步骤：1.进入基础档案--会计科目，单击左上角编辑--指定科目，指定现金和银行科目。2.进入总账-设置-选项-权限页签，需要出纳签字的单位建议选择这个选项，否则导致不签字也可以进行后续操作。3.进入凭证-出纳签字，选择过滤条件后进入，已经签字的和没有签字的颜色不一样，且这些凭证都是现金或银行存款科目的凭证。单击确定后进入凭证界面，出纳--出纳签字签字后在凭证的下面出纳处有当前出纳操作员的名字在出纳签字的同时若忘记录入银行科目的票据号或结算方式可以进行补录。操作如下：在出纳签字的单张凭证上，单击出纳-票据结算在出现的界面，录入票据号和结算方式，但是凭证处于合并状态可以进行出纳签字，不能填补结算方式和票号注意：已签字的凭证，不能被修改、删除，只能取消签字才能进行。取消签字只能由出纳人本人进行。出纳签字和制单人可以为同一人出纳签字和审核凭证没有先后顺序的限制，一张凭证可以先审核，也可以先出纳签字。为加强对会计人员制单的管理，有些单位常采用经主管会计签字后的凭证才有效的管理模式操作步骤：1.在基础设置-选项中选择"凭证必须经主管签字“2.在凭证-主管签字处对相关凭证进行签字处理另为控制审核凭证和出纳签字和主管签字的操作，增加一选项注意：主管签字人不能与制单人相同取消签字只能由主管人本人进行。可以依据实际需要加入出纳签字后方可执行领导签字的控制，同时取消签字时控制领导尚未签字。可在"选项"中选中"主管签字以后不可以取消审核和出纳签字"常见问题：问题描述：在出纳签字过滤处提示没有符合条件的凭证，但是实际有。原因分析：找不到相关涉及现金银行存科目的凭证解决方案：进入会计科目指定现金和银行科目支票登记簿支票登记簿：银行出纳通常建立支票领用登记薄，用来详细登记支票领用人、领用日期、支票用途、是否报销等情况。操作步骤：1.在基础设置-基础档案-收付结算-结算方式，对要进行票据管理的结算方式选择“是否票据管理”的选项。2.在总账-设置-选项-凭证页签下选择“支票控制”选项3.可以进入出纳-支票登记簿中录入支票信息，也可以不录入等到报销时填制凭证时补登记。此时选择“是”后直接登记到支票登记簿且是已经报销的状态。提前录入的支票在报销时录入凭证提示：单击“是”后在支票登记簿中也是报销状态。注意：支票登记簿中报销日期为空时，表示该支票未报销，否则系统认为该支票已报。已报销的支票不能进行修改。若想取消报销标志，只要将光标移到报销日期处，按空格键后删掉报销日期即可实时核销实时核销：在总账中使用往来辅助核算的科目在凭证录入时，可以对往来款项进行直接往来全额两清业务。可核销的科目为有含有客户、供应商或个人往业核算的科目。操作步骤:在凭证-填制凭证，工具--选项中选择“是否进行实时核销”的选项。录入一张凭证，应收利息是个人核算。填制第二张凭证贷方为应收利息，录入同样的个人信息回车时提示实时核销在核销界面，选择核销的业务点击确定后，则系统自将其做两清。想要查询实时核销的记录，在填制凭证的界面，鼠标放在有辅助核算的科目上，单击查看-凭证实时核销查询注意：实时核销只能做全额核销，不能有余额，核销双方的金额相等（原币相等），方向相反。项目核算项目核算是五大辅助核算之一，此处的项目为广义项目。只要具有相同特性的一类项目即可以定义成一个项目大类。一个项目大类可以核算多个项目，为了便于管理，还可以对这些项目进行分类管理。可以将存货、成本对象、现金流量、项目成本等作为核算的项目分类。存货核算项目：如果使用了存货核算系统，可以在这里选择存货档案中已定义的存货目录作为项目进行核算管理。新增项目大类时，选择"使用存货目录定义项目"，定义"存货核算"为项目大类名称，系统自动将存货分类设置为项目分类，并将存货目录设置为项目目录。在项目目录中单击增加，选择使用存货目录定义项目，单击完成提示：预制完毕预制项目成功后，系统自动将“存货核算”为项目大类名称，存货分类为项目分类，存货档案为项目目录。注意：存货核算项目结构不能在项目档案中定义修改，在"存货分类"中定义修改。存货核算项目目录定义不能在项目档案中设置，在“存货档案"中设置并修改。可修改项：未使用的分类编码和分类名称，已使用的分类名称可以修改。不可修改项：非末级分类编码和已使用的分类编码不能修改。删除存货核算项目直接删除项目大类，不需要先删除项目目录，再删除项目分类。成本核算项目：在单独使用成本管理模块时使用，这个成本对象是在成本管理模块在核算到产品级别时增加的成本对象信息。在增加项目大类时选择成本对象系统将成本对象设置为项目大类名称，单击下一步后和普通项目的增加步骤一致，定义项目分类和项目目录。项目录入说明：1.项目结构中“母件BOM版本号”、“母件替代标识号”、“母件存货编号”、“母件存货名称”，类型和长度由系统预置。即在进行成本对象项目核算时，可以BOM母件进行成本核算管理。2.在录入项目目录时,BOM母件不能手工录入，只能参照输入3.可修改项：未使用的分类编码和分类名称，已使用的分类名称可以修改。4.不可修改项：非末级分类编码和已使用的分类编码不能修改。项目管理：此处的项目管理项目大类是在启用项目管理模块时使用的，根据要核算的不同项目，设置项目管理项目大类。此项目为系统预置的固定项目，除了四个固定栏目外，还增加一个“完工日期”标题，类型是日期型，长度为10个字符，不可修改类型和长度。选择增加项目大类选择项目成本核算大类，系统将设置项目管理为项目大类名称。项目结构还增加一个"完工日期"标题，类型是日期型，长度为10个字符，不可修改类型和长度。与"是否结算"联合使用，一旦打上结算标记，则完工日期由系统自动生成为当前系统登录日期，允许用户修改。可修改项：未使用的分类编码和分类名称，已使用的分类名称可以修改。不可修改项：非末级分类编码和已使用的分类编码不能修改。银行对帐银行对账指本单位的记录的银行日记账和开户行记录的此账户银行对帐单的核对。操作步骤：1.银行对账启用：在银行对账期初录入中选择启用日期2.设置对账单余额方向：银行对账单余额方向为借方时，借方发生表示银行存款增加，贷方发生表示银行存款减少；反之，借方发生表示银行存款减少，贷方发生表示银行存款增加。系统默认银行对账单余额方向为借方，按〖方向〗按钮可调整银行对账单余额方向。已进行过银行对账勾对的银行科目不能调整银行对账单余额方向。3.启用银行对账后要录入期初余额，银行对账的期初余额分银行方和单位方两方的期初余额和未达账项。调整前余额录入：录入银行对账单和单位日记账的期初未达项调整后余额自动根据调整前余额+对方已收本方未收-对方已付本方未付计算出的余额。录入期初余额后可以以本月启用第一天进行银行对账，截止日期为启用日期对账后查询余额调节表数据正确后进行本期银行对账业务操作。银行对账日常业务包含录入本期银行对账单，进行银行对账，查询余额调节表的操作。银行对账单的录入：录入时注意在启用银行对账时对账单余额方向的选择。另对账单提供文件引入功能，目前可支持.TXT、.DBF和.MDF文件三种类型的引入。下面是银行对账单导入的一个简单文件格式"日期","结算方式","票号","借方金额","贷方金额","余额"'日期'|'结算方式'|'票号'|'借方金额'|'贷方金额'|'余额'(日期)(结算方式)(票号)(借方金额)(贷方金额)(余额)根据上面的文本文件，建立引入模版，注意几项选择。日期分隔符的选择是否有描述行字段分隔符字段包含符这些信息要和要引入文件一致，否则不能引入。录入银行对账单后下一步进行银行对账，进入对账界面，但是注意几点：进入时的期间选择：起始期间不选（空白），截止的期间为当前对账截止期间。进入后单击对账，选择对账截至日期，但是对账条件中的除方向相同，金额相同条件保留（默认）其余条件可以根据具体情况选择。对账可以使用上面的系统自动对账功能，还可以使用手工对账，在银行对账界面分别选择单位日记账和对账单的记录双击。自动对账两清表示为O，手工对账两清标识Y对账后可以单击上面的检查按钮查询对账平衡情况对账后查询余额调节表和对账勾兑情况取消对账操作：取消自动对账在银行对账界面单击取消按钮取消手工对账在银行对账界面在两清标识处双击每期对账后可以将已达账项核销银行账。但是软件中本身的原因建议客户每年年度结转前核销一次就好。否则导致银行对账单余额和实际不一致。核销银行账要在对账平衡的情况下才可以使用，对账不平衡的账户不能进行核销银行账的操作。反核销银行帐在核销银行账的界面ALT+U键常见问题：1.银行对账年中启用的问题问题描述：总账１月份启用，银行对账11月1号启用，银行科目１-10月份有业务发生，11月前未作银行对账，现在11月份要启用银行对账功能时，在单位日记帐期初调整前余额录入10月底银行日记账余额。但是直接导致期初余额不平衡。要手工录入1-10对账单进行对账工作量太大了。是否有其他解决方案呢？银行对账启用日期2005.11.01进入日记账期初未达项后，发现11月份以前的记录都会显示出来11月份之前无未达账，使用删除按钮，删除下面记录删除所有记录后，再次进入还可以看见这些记录，只是显示成了黄色（已达账项）没有删除？后经测试发现当时删除只是删除了未达账项，但是再次进来反映的是已达账项。总结：未达账项删除后形成已达账项还会显示。进入期初录入看，没有变化，仍然不平。不管它看余额调节表奇怪，已经平衡。单击查看总结：年中启用银行对账，在银行对账期初显示不平是正常的，不影响银行对账结果。2.年度结转后银行余额调节表数据不正确问题描述：在银行存款余额调节表中单击查看后单击详细看到以前年度记录，企业账面和银行账面都有以前年度好多笔记录，客户认为是错误的数据，认为今年的银行账中不应该包含以前年度数据问题分析：在银行存款余额调节表中看到的详细记录是所有影响余额调节表现在余额的数据，肯定是未达账项，那就是说这些记录还没有对上账。解决方案：在余额调节表中的既然显示未达账项，说明还没有对上账，恢复对账操作到年初（若有核销银行账操作，先反核销银行账操作，在核销银行账界面ALT+U），重新对账，只要对上账的已达账项不会再显示在余额调节表中重新对账：注意进入期间进入余额调节表：去年的记录没有了总结：1.在银行对账进入时过滤条件中不要选择前面的起始时间，只选择当前的截止时间对账，否则跨月的未达账项对不上，导致未达账项一直存在.2.在年度结转前核销一次银行账，年中建议可以不核销（除客户每月的业务较多情况），我们软件中在核销银行帐后所有已达帐项会被隐藏，导致在查询银行对帐单余额时导致和实际不符情况（被隐藏的记录不再余额范围内）账龄分析账龄分析：当科目设置客户，供应商，个人核算时，软件提供可以针对往来款项进行分析，及时了解各单位往来款余额的时间分布情况，通过【往来催款单】催要货款或通过调整客户/供应商的信用额度控制延期收付款的状况。进入往来账龄分析“往来账龄查询条件”界面选择〖账龄区间设置〗，增加账龄区间，只要录入总天数，其他系统自动设置。编号从01-99，账龄区间最大值为99个，最小值为01。〖确认〗保存退出账龄区间设置，返回查询条件界面，系统自动更新界面中显示的账龄区间注意：总天数：应输入整数，且大于0，小于等于9999，后一总天数起始天数应大于等于上一总天数加1。起止天数：最小区间的开始天数为1，结束天数为对应的总天数只有一个账龄区间时不可删除。删除账龄区间后，被删除区间以后的账龄区间序号自动重排，起止天数自动重新计算。分析对象：系统提供客户/供应商、客户/供应商分类、客户/供应商总公司、地区分类、部门、主管部门、业务员、主管业务员等分析对象分析日期：1.按发生日期分析即以业务发生日期为基础（在填制凭证录入辅助项时录入业务发生日期），如未填入业务发生日期，则按制单日期。2.按制单日期分析即进行账龄分析以制单日期为基础。分析方式：1.按所有往来明细进行账龄分析对全部往来明细进行计算。2.按未两清往来明细进行账龄分析只对未进行两清的往来明细进行计算。分析金额：1.余额账龄分析：用借方（贷方）发生额冲销贷方（借方）发生额的余额作为进行账龄分析的第一笔分析金额的分析方法。2.按实际发生进行分析：按借方、贷方的实际发生额为分析金额进行分析常见问题：1.客户往来帐龄分析中，有两种分析方式：按所有往来明细分析和按未两清往来明细分析，这两种分析方式有什么区别呢？不做客户往来两清，这两种分析方式没有区别在客户往来两清中做了手工勾兑，那么按两种分析方式的结果是不一样的。例：应收1000，已收500按所有往来明细分析：按未两清往来明细分析客户明细账的结果与按所有往来明细分析的结果是一样的。总结：建议客户在做往来两清时查询账龄分析表按照所有往来明细查询2.年度结转按照余额方式借转后账龄分析不正确问题描述：客户和供应商辅助核算的科目进行账龄分析，在年度结转前帐龄分析的数据正确。年度结转后进行帐龄分析，所有帐龄都在一年以内,无论年度结转前是三年期的还是五年期的。原因分析：问题现象是在年度结转后发现的，上年还是三年或五年帐龄的，年度结转后怎么会变成一年内的呢？询问年度结转过程中客户、供应商往来结转方式，在年度结转时往来结转方式是按余额结转的，不是按明细结转的。余额结转与明细结转方式区别按余额方式结转是只是将所有客户供应商的明细余额结转到新的年度，把明细发生的时间汇总后以上年最后一天的日期结转到新年度作为期初余额，不会将产生余额的过程（业务发生时间）结转过来。按明细结转是将所有客户和供应商的发生额的明细余额以业务发生日期（凭证的制单日期）结转到新的年度作为期初余额。解决方案：此问题出现后除重新年度结转外没有其他解决方式（可以告诉客户这个是产品在定义两种不同结转方式时的重要区别）。
