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如何建立统一的采购商城平台，解决各电商切换对比商品，效率低下，实现在线自动比价，选到性价比高的商品？

如何打通商城采购最后一公里，从预算管控、到采购需求，再到采购执行，财务付款，采购流程闭环，实现商城采购模式的业财一体化管理？

本期文章为大家带来一线的真实案例，解决你有关采购商城的种种疑惑。

撰稿人：金蝶-杨敏

【温馨提示：因企业业务场景存在不同程度的差异，此案例仅供参考，请根据现场实际业务情况探讨最优解决方案，并在上线前进行充分验证。】

一、业务背景

业务现状

某轨道交通公司在传统采购基础上，还有通过第三方电商平台采购的需求。首先由业务部门提报采购需求获批后，采购部门汇总确认各类商品的采购方式，如需要通过电商采购的，采购部门分别登录合作的第三方电商平台采购商品（如京东、晨光等）。采购部门可直接在第三方电商平台中选购、下单、对账、开票。

客户痛点

1、 电商平台都是独立的平台，采购人员选购商品时无法将其放在一起完成同质商品在线自动比价。需要在各个电商平台中切换对比商品，选购时间长，效率低下，难以选到性价比高的商品；

2、 电商平台的商品价格容易发生价格变动，当价格变动时采购人员无法及时获取变动消息，带来采购成本的增加。

3、 电商订单与企业内部ERP订单数据割裂，无法统一管理与分析。比如采购部门希望分析电商采购的商品中哪些品类的需求量比较大、金额比较大，对于这类商品需要重新谈判或转线下供应商供货，以降低采购成本。那么当电商平台无法集中在一起展示及管理时，则无法进行统一分析。

4、采购权限全部集中在物资部，每年采购量比较多，导致物资部采购压力过大；希望将部分采购权限下放到各个需求部门。

5、采购数据量大、采购范围广，难以管控电商采购订单、查询不便。

客户诉求及期望

客户希望将各个电商统一接入到金蝶星瀚采购商城中，同时支持对接齐心商城，在统一的业财一体系统中执行完整的采购和费用结算流程。电商采购需要满足办公用品采购和非办公用品采购两种业务场景，同时商城采购需要进行公司采购预算管控。

办公用品采购：需求部门驱动的电商式自助采购，由各需求部门采购员自行登录系统，进入购物商城选购商品，商品选购完成后在购物车中提交商城订单，进入领导审批；商城订单发货后由各部门各自签收并在系统中自动生成采购收货单，由物资部统一与供应商进行对账，统一开票；收到发票后由物资部根据发票签收单进行费用报销；办公用品不进行库存管理，不关联ERP物料。

非办公用品采购：基于ERP采购申请的代采模式，各需求部门在业财一体系统中提起需求申请，由物资部统一汇总形成采购申请，并且由采购申请跳转至商城进行商品选购，选购商品与ERP物料一一对应，选择完成后提交商城订单并同时生成采购订单，根据采购订单执行收货、入库和结算流程。

二、解决方案

整体思路

通过对客户商城采购业务的了解和分析，为满足客户业财一体信息化平台整体构建目标以及电商采购业务的整体需求，制定以下整体解决方案：

（1）通过星瀚采购商城统一接入三家商城（京东、晨光、齐心），进行商城初始化，支持在线跨商家商品搜索、同款同类商品比价、购物车下单、对账、开票。

（2）根据采购类型分为办公用品采购和非办公用品采购。办公用品不做库存管理，走对公报销，采购权限下放到各业务部门，各部门采购员负责商品选购、下单、收货，物资部采购员负责对账、开票、报销。非办公用品做库存管理，走应付。物资部采购员负责整体采购，从采购申请下推电商采购，进行商品选购，下单、收货、验收、入库、对账、开票、付款。

图1：商城采购方案

（3）采购商城订单下单时实施采购预算管控。

图2：商城预算管控方案

关键步骤

在商城采购方案实施的过程中，星瀚采购商城的整体业务流程与客户需求的匹配度是比较高的，进行基本配置即可。以下就实施上线过程中该企业关注的三个关键业务进行重点介绍：接入齐心商城、下单预算管控、商城单位与采购需求单位转换。

1、齐心商城的接入

和客户沟通需求的过程中，了解到除了星瀚采购商城标准产品预置的京东和晨光外，他们还希望接入齐心商城。在总部老师指导下，现场项目组完成了齐心商城的对接工作。从商城初始化、商品选购、下单、收货、验收、入库、对账、开票、付款等共集成41个接口。齐心商城的接入满足了客户三家商城同一平台集中采购、比价的需求，是构建该企业数字化商城采购平台的重要节点。

图3：齐心商城集成接口

图4：齐心商城

图5：三家商城在线比价

2、预算管控

依据商城预算管控方案，需要在商城订单下单时进行预算管控。商城订单包含了商城采购的基本信息、购买商品的信息以及相关财务信息等。

具体实现方法：在商城订单界面的组织&发票信息模块新增采购项目、预算维度、预算余额字段。通过费用项目+维度的管控方式进行控制，根据不同的业务类型进行预算的占用、执行、返还。整体预算管控方案如下：

（1）对于办公用品类采购，在商城订单下单时占用并执行预算。而非办公用品采购，则是采购申请时占用预算，商城订单下单时执行预算。最终实现预算扣减，并实施在预算余额字段进行展示；

（2）每次下单时确认订单金额是否超出预算，如果超出，则下单失败；

（3）下单完成后，如果进行退换货或者取消订单，则把订单对应扣减的预算金额返回。

图6：商城预算管控

3、商城单位与采购需求单位转换

对于非办公用品类采购，商城商品的单位和采购需求提报的物料单位存在差异，比如需求提报需要10只铅笔，但商城中上架的相同商品则是1把（包含10只）。这种情况下商品进行入库出库时则无法与提报的采购需求进行关联，为了解决这一问题，需要对商城单位与采购需求单位转换。

解决方法是商城订单增加物料计量单位、物料数量，商城下单时携带这2个字段的值到商城订单，同时商城订单调用生成采购订单的接口中，物料数量处理为商城订单的物料数量，基本计量单位数量在转换时换算。这样，商城订单下推采购订单、采购入库时则能按照转换的需求的单位及数量进行入库，出库时就能按照采购需求直接出库。整个采购流程做到简单、流畅的执行。

图7：单位转换

三、方案可推广价值

对于客户而言，自商城2022年6月上线以来，商城采购订单数量超300，总订单金额超400万。商城的上线给客户带来了以下的价值：

1、高效智能 赋能员工

一体化采购商城平台，推动了企业采购职能转变。招采分离，采购权上收，采购部门专注定商定价。使用权下放，需求部门自主下单。通过办公用品和非办公用品采购业务类型的划分，下放采购权限，缓解物资部集中采购压力，赋能各业务部门自行购买。兼具集采的议价能力和散采的灵活性。

2、跨商家智能比价，降低成本

多家电商平台（京东、晨光、齐心）接入，建立统一的采购商城平台，提供丰富的商品目录，可轻松进行同款同类商品比价，选择质优价廉的商品，采购效率提升80%，大大减少采购寻源时间与成本。同时比价留痕，审核人员可以查看用户比价下单的全过程，让商品下单过程变得更加透明，可追溯，可控。

3、业财一体

打通商城采购最后一公里，从预算管控、到采购需求，再到采购执行，财务付款，采购流程闭环，实现商城采购模式的业财一体化管理。

4、阳光合规，采购过程透明清晰

全过程线上管理，价格公开透明，过程可跟踪，可实时查询采购进度。

对于产品而言，该项目的实施验证了星瀚采购商城对于大型企业办公用品采购、劳保等物资类采购的适用性，能够极大满足大型企业对于商城采购业务的诉求。此外，平台与外部商城集成的可行性、稳定性和适用性都是值得肯定的。

对于项目组成员而言，齐心商城的接入，让本地项目组积累了与外部商城集成开发的宝贵经验，同时也熟悉了采购商城各业务端业务转换的逻辑和功能应用。

该项目案例中对于如何进行跨商家商品比价的方案设计及预算管控思路也可推广到其他企业的商城采购中。

四、实施注意事项

实施过程中需要注意以下事项：

1、 电商商品初始化

建议企业按照品类筛选，分阶段的将商品同步到企业电商商品池，减少同步的出错率及加大同步效率。

2、 手工确认收货注意事项

如系统设置为手动确认收货，那么建议采购员线下收到货，同时在商城中执行手动确认收货动作，避免因时间差造成对账数据不准确。

3、 物料主数据默认税率设置

对于采购类型为非办公用品采购的，在关联ERP物料时，物料主数据需要维护默认税率。

4、 明确开票类型

发票签收下推对公报销或者应付时，要提前明确开票类型是电子票还是纸质发票。如果开电子票则由发票签收直接下推带出发票信息，如果开纸质发票则需要设置为【发票签收不带入任何发票信息到报销单或者应付】，后续报销人员上传纸质发票。

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