采购入库单

1、功能介绍

采购入库单记录货品入库信息，建立实时库存记录，方便企业了解库存水平和采购情况。采购入库单是对采购实物入库数量的确认,也是对采购人员和供应商的一种监控,是企业内部管理和控制的重要凭证。一般来说，采购入库单可以通过手工录入、采购订单关联等多途径生成。

2、应用场景

场景一：仓库收到供应商发出的商品后，若采购员已经录入了采购订单，仓管员可以直接点击采购订单列表的“入库”生成采购入库单，也可以在采购入库单新增界面，点击“选源单”，选择对应的采购订单入库。

场景二：采购进货时，可以不付款，部分付款或者全部付款。

场景三：若已提前给供应商支付了定金或预付款，可以在采购进货时直接抵扣预付款。

场景四：若在采购过程中，产生了一些费用，比如运费等，可以直接在采购入库单中记录费用，并分摊到商品的采购成本。

场景五：采购时接收供应商的赠品。

场景六：供应商按商品分别打折，也有可能是达到一定的采购数量或采购金额后给出整体折扣。

场景七：企业指定了商品的最高采购限价，超过该价格时给予提示。

3、操作步骤

系统路径：采购管理-采购入库单

订单列表筛选条件说明：

采购入库查询支持按常用时间/自定义时间、单据状态、部门查询采购入库单；可按采购人员或者绑定员工筛选展示采购申请单。

付款状态：根据付款情况分为待付款、未收款、部分付款、全部付款

列表显示设置：可显示单据信息或者商品信息即分录信息，商品信息最多展示5条

1）新增采购出库单中，供应商和商品信息、数量是必录的。基础信息可预设置，新增单据时需录入客户（必录），可录入采购人员、部门、仓库、币别等信息。当需要统计部门或业务员业绩时，建议填写部门和业务员字段。

2） 选择供应商（若无预先录入供应商信息，可在供应商字段选择“新增供应商”录入）

3）选择商品信息

3种录入商品信息方式：1、选择商品库中的商品；2、直接扫码录入商品；3、从该名客户历销中选择商品。

注意：该页面扫条码仅支持扫条码录入了基础商品信息的商品，如需扫码新增商品需要在选商品页面新增商品信息

选择采购商品时支持接受供应商的赠品，需要先在移动端的统一列设置打开【是否赠品】字段：

4）选择好采购商品后，有两种结算呈现方式，下拉或者切换页签查看进行结算：核对客户信息、金额等其他信息

5）点击保存提交审批或直接下单（注：审批单据将自动流转到审批人处，审批完成后即可下单）

6）结算部分字段说明：

1、 采购费用：随本次采购产生的费用，可以在采购入库单中，点开采购费用打开弹窗录入；支持录入多种费用，比如运费，搬运人工费，停车费等等。“分摊规则”是指将采购费用分摊入每条商品行的依据。系统提供两种：商品价税合计和数量，用户根据需要选择。当本次采购的多种商品，计量单位差异较大，比如有的商品单位是件，有的商品单位是斤，此时不适合选择“数量”的分摊方式。

2、采购入库单审核后，系统自动将录入的采购费用，生成“其他支出单”；若需支付费用，点击单据编号链接，打开其他支出单，审核即可，其他支出单金额不支持修改

提示：采购入库单上的“采购费用”为什么不增加本单应付金额？

采购过程中发生的费用，与购买商品是两种不同的业务。采购费用一般是需要支付给第三方，而不是支付给本次购买商品的供应商；若确实是需要支付给本单供应商，也可以在录入费用时，选择与本单相同的供应商，增加该供应商的“其他支出单”。可以在付款单中，与货款一并支付。

3、 如需其他字段，如，交货方式等，请在辅助资料中提前录入并设置采购入库单字段

4、抵扣预付款：采购入库单出编辑时可打开“抵扣预付款”按钮，通过“选源单”选择已有的预付款单，抵扣本次采购入库的应付款；

5、立即付款在单据下方的“收取货款”处，选择“收款帐户”、“收款方式”并录入收款金额即可；  

6、付款抹零在“付款抹零”处录入金额后，会在本单的应付账款中减去这部分数额；

【说明】支持多账户付款，点击按钮在弹窗中录入多个帐户的信息即可；其余结算功能与采购订单单据相同

8）采购入库单支持全流程跟踪，在采购入库单详情界面支持关联单据信息联查

9）采购入库单支持单据列设置，用户可依据单据的表头，表体，列表设置展示或隐藏，系统内置了关键必录字段不可设置，比如客户名称、商品名称、单据编号等信息必须展示，不系统内置必须展示的字段，用户可自行设置展示或隐藏。设置隐藏就在开单和详情界面不展示，移动端列设置只对移动端单据生效，与PC端列设置是分开的，互不影响。