采购订单

1、功能介绍

2、应用场景

场景一：当采购下单与收到商品入库不是同时进行时，建议使用采购订单。当采购员根据企业的采购需求，向供应商发出采购要求后，供应商可能需要一段时间后才能发货或者发货后需要运输几天才能到达仓库，此时需要录制采购订单。当实际到货后，将采购订单转为采购入库单，增加仓库的库存。采购订单不影响实际的库存，只是记录预期的交易。

3、操作步骤

系统路径：采购管理-采购订单

订单列表筛选条件说明：

采购订单查询支持按常用时间/自定义时间、单据状态、部门查询采购申请单；可按申请人或者绑定员工筛选展示采购申请单。

执行状态：采购订单生成采购入库单；订单列表显示整单的执行状态，代表订单整单是否生成采购入库单。

关闭状态：当订单全部执行时，订单自动变为关闭状态。当订单未执行完，剩下的部分不需要再执行，可以将订单手工关闭。系统会记录手工关闭数量和手工关闭金额。已关闭的订单不能执行入库操作，在计算在途库存的时候，也不需要包含本订单中的商品数量。订单关闭后，还可点击“启用”，将订单状态重新开启，订单可继续入库

列表显示设置：可显示单据信息或者商品信息即分录信息，商品信息最多展示5条

1）新增采购订单中，供应商和商品信息、数量是必录的。基础信息可预设置，新增单据时需录入客户（必录），可录入采购人员、部门、仓库、币别等信息。当需要统计部门或业务员业绩时，建议填写部门和业务员字段。订单中的仓库为非必录字段，但是若已确定发货仓库，也可填写仓库字段。预计交货日期（非必录字段）为与供应商约定的交货时间。

2） 选择供应商（若无预先录入供应商信息，可在供应商字段选择“新增供应商”录入）

3）选择商品信息

3种录入商品信息方式：1、选择商品库中的商品；2、直接扫码录入商品；3、从该名客户历销中选择商品。

注意：该页面扫条码仅支持扫条码录入了基础商品信息的商品，如需扫码新增商品需要在选商品页面新增商品信息

4）选择好采购商品后，有两种结算呈现方式，下拉或者切换页签查看进行结算：核对客户信息、金额等其他信息

5）点击保存提交审批或直接下单（注：审批单据将自动流转到审批人处，审批完成后即可下单）

6）采购订单审核后可直接【生成采购入库单】，同一张采购订单可多次生成采购入库单。采购订单的关闭状态，表示本次采购已完成，不需要再入库，采购订单全部生成采购入库单后，单据状态会自动关闭，已关闭状态的采购订单不允许再次生成采购入库单。

7）结算部分字段说明：

1、 预计采购费用：若采购此笔订单有需要本企业承担的费用，则在此字段中录入，如，商品运费、搬运费等。采购费用一般是需要支付给第三方，而不是支付给本次购买商品的供应商；若确实是需要支付给本单供应商，也可以在录入费用时，选择与本单相同的供应商，增加该供应商的“其他应付款”。可以在付款单中，与货款一并支付。

2、付订金金额：预付给供应商款项可在订单填写金额，勾选如图所示参数，审核后会生成预付款单，暂不支持单据联查，需要去资金管理-付款记录里查看

8）采购订单支持全流程跟踪，在采购订单详情界面支持关联单据信息联查，资金类单据暂不支持联查

9）采购订单支持单据列设置，用户可依据单据的表头，表体，列表设置展示或隐藏，系统内置了关键必录字段不可设置，比如客户名称、商品名称、单据编号等信息必须展示，不系统内置必须展示的字段，用户可自行设置展示或隐藏。设置隐藏就在开单和详情界面不展示，移动端列设置只对移动端单据生效，与PC端列设置是分开的，互不影响。