【概述】

单据作废和关闭都是对单据的操作,以下了解一下关闭和作废的概念及操作。

【操作】

一、关闭:

一般指的是订单已执行完进行关闭,如采购订单所有分录入库完成后自动关闭(一般通过反写规则),也可以手工进行整单关闭。关闭一般需要单据已审核后才能执行关闭或反关闭。已关闭的单据不能下推下游单据。大部分自动关闭的单据无法手动反关闭,只有手动关闭的单据才能手动反关闭。

【操作】

1、打开单据——表头【业务操作】——【反关闭】/【整单关闭】

2、打开单据列表——【业务操作】——【关闭】

二、作废:

单据做错了,为了留下痕迹,又不希望废单影响后续流程。比如采购订单数量10个,下推了一张数量为10的采购入库单,制单时发现入库日期不正确,决定保留错误单据,然后再重新下推正确的入库单。

作废的目的主要是保留错误单据,让每一次操作都留下记录。如果没有此类需求可以直接修改单据或者删除重新做。在保留错误单据时,如果不作废那么就可能影响后续的单据流转。比如上述的案例,错误的入库单既不删除也不作废的话,就无法重新从采购订单下推采购入库单。下游单据作废,上游单据可以重新下推,作废会将单据之间的关联关系完全断开,包括已反写的字段,作废后上下查无法查到该单据。作废按钮只有能在保存或者重新审核状态才能操作,已审核或审核中无法作废。同时,已作废的单据不支持反作废。

【操作】

系统预设的单据大部分都有作废功能,按钮一般在【业务操作】——【作废】,或者直接在表头的按钮中。如下图:

【总结】

作废与关闭的区别:

1、操作的单据状态:关闭需单据审核状态下操作关闭,作废需单据创建或者重新审核状态下操作作废;

2、上下游关联关系:关闭之后单据与上游单据及与下游单据的关联关系依然存在,作废的单据无下游单据,与上游单据的关联关系已经不存在;

3、单据状态:关闭之后该单据依然是有效单据,作废之后该单据实际已经无效单据,只是为了留痕保存的单据;

4、反操作:手动关闭的单据可反关闭,作废的单据如需反作废,需配置反作废按钮,部分单据无法配置反作废按钮,参考知识:不允许对作废状态的单据进行操作!