目前工作流是支持待处理任务和消息通过邮件、短信、云之家消息等几种方式发送提醒的,由于邮件还是很多企业沟通和任务安排的主要形式,所以有不少的客户都需要配置任务的邮件提醒,同时短信也是可即时知会用户的一种重要的方式,下面我们将分别介绍邮件提醒和短信提醒的配置和应用:

一、邮件通知:

先看工作流中对应邮箱提醒的配置,需要再审批节点(审批动作)或者消息节点(消息动作中),勾选支持邮件通知,则流程流转到对应的节点后会根据配置的条件触发邮件发送,邮件接收人是当前节点的参与人或者消息接收人.

再来看邮件服务本身的基础配置,目前工作流邮件发送支持几种形式,具体如下:

1)工作流邮件提醒有上游任务处理人发送:

第一步)有管理员用户配置邮件服务器

第二步)个人信息配置,配置个人邮箱和发送用户校验

实现效果:当流程节点配置了邮件通知时,由上一环节的任务处理人邮件向当前环节的参与人(消息接收人)发送邮件.

2)工作流邮件提醒有统一的账号发送(例如:工作流任务提醒账号)

第一步)由管理员用户配置邮件服务器(同上)

第二步)参数设置中工作流参数选择“使用虚拟邮箱”-单个帐户,并且设置虚拟用户和对应的发送校验

实现效果:当流程节点配置了邮件通知时,由统一设置的虚拟邮箱向当前环节的参与人(消息接收人)发送邮件.

3)支持多邮件服务器,并且根据接收人选择邮件服务器

第一步))由管理员用户配置邮件服务器(同上)

第二步)参数设置中工作流参数选择“使用虚拟邮箱”-多个帐户

第三步)配置多个虚拟账户(管理员-公共设置-邮件设置-邮件虚拟帐户设置)

第四步)设置用户和虚拟邮箱的对应关系(管理员-公共设置-邮件设置-虚拟帐户用户设置)

按用户接收者的维度选择需要的邮箱服务器和虚拟邮箱

实现效果:当流程节点配置了邮件通知时,由根据用户所对应的邮箱服务器以及虚拟帐户向当前环节的参与人(消息接收人)发送邮件.

二、短信知会

短信配置相对于邮件配置要简单一些,主要是两个步骤:

第一步)在管理中心-短信服务配置中配置短信点卡对应的账号和密码,需要说明的是短信提醒是按照发送的短信条数收费的

第二步)用户个人信息中需要正确配置个人的手机信息

两种方式:一是在个人主页个人信息中设置

第二是由管理员在用户信息中设置

工作流审批节点(消息节点)中对应的设置,勾选超过XX发送短信,在正常进行短信设置的情况下,会根据这里的勾选和设置的时间,给对应的参与人(接收人)发送邮件提醒,内容是“审批任务”的内容。