YonSuite项目管理创建日期：2023-05-17修订日期：2023-06-03当前版本：V1.1历史修订记录版本号编写人审核人修改内容修改时间V1.0季娜吴国兵整体章节内容名称进行统一；增加项目中心字段维护规则2023/5/17V1.1季娜吴国兵更新项目中心字段维护规则，增加退换货操作指引2023/5/31目录一、文档简介.4二、登录方法及权限获取.4三、YCS系统更新频率及内容.61、更新频率..62、更新内容..7四、项目立项工作及实施交接单处理..71、项目立项..72、审批实施交接单..7五、项目中心字段维护规则.9六、YCS系统中各角色工作内容..91、区域实施总监.92、项目经理..10成功规划阶段.12构建上上线阶段.14持续运营阶段.15七、区域实施总监、PMO管理及数据洞察工作.18八、其他.201、线上协同..202、注意事项..21一、文档简介本文档主要介绍了YonSuite交付部项目经理在YCS系统上对在建项目进度、上线项目更新、交付物上传及CSM移交方面所需要进行的操作方法及要求。介绍从项目交接开始，至项目移交CSM结束，感谢各位的了解及配合，如对本文档有任何疑问，可以直接联系YCS管理员进行咨询处理，联系方式见文档结尾。二、登录方法及权限获取1、项目经理使用以下路径登录：1）YCS系统：https://ycs.diwork.com。2）域用户名和密码、手机号和验证码或直接用友空间扫码登录YCS系统。2、进入系统后，左侧导航栏点击【项目中心】，可以查看被授权的所有项目情况，项目经理可以通过此处进入，搜索所需维护、查看的项目，进行项目更新等操作。3、点击【客户名称】，即可穿透至客户信息页面，可以查看该项目【客户成功规划表】、【实施交接单】页面，查询之前的流程详情。三、YCS系统更新频率及内容1、更新频率1)区域实施总监及项目经理要按照项目的进度情况、问题情况等及时对项目进行更新。2)项目出现风险及暂停、退换货等情况，需要在24小时内进行项目进度及风险情况的维护，风险需要准确描述问题卡点和对客户、业务流程、上线回款等的影响。3)项目交付移交CSM前，需要对所有基础信息及交付物上传情况进行检查，确认填写及上传内容无误后，方可发起项目移交流程。2、更新内容1)项目经理需要对新签项目按照方法论阶段进行计划编制。2)项目经理需要将项目组成员及干系人情况依据实际情况进行补充增减。3)项目成员在实施计划中的项目任务进行工时填报及任务结果填报。4)项目经理需按照方法论阶段实施计划的任务中上传客户签署版交付物。5)项目上线后，达成转CSM条件的，项目经理在【项目中心--客户名称--基本信息--运营变更】中进行项目移交，运营人员变更等操作。四、项目立项工作及实施交接单处理1、项目立项机构销售完成商务合同签署后，即正式进入交付阶段，首先销售需要在CRM商务系统下订单，订单流程完成后可以实现在YCS系统自动立项，其次机构销售创建项目交接单进行实施移交，区域实施总监会在友空间收到项目提醒。2、审批实施交接单1)分配项目经理，审核“销管合同编码”、“接收部门”填写是否正确。2)区域实施总监将项目分配给项目经理后，YCS系统将以短消息方式在友空间提醒项目经理。五、项目中心字段维护规则项目中心字段名称字段维护描述预计上线时间1）敏捷交付：实施计划--成功规划--1.2客户沟通，确认客户成功目标--发送目标确认单中维护【预计上线时间】2）快速交付：实施计划--成功规划--1.3客户沟通，确认客户成功目标--发送目标确认单中维护【预计上线时间】计划结项时间无需维护，系统默认维护规则是：预计上线时间+7天实际结项时间导入WBS模版时，需维护【实施结项（签署上线确认单）】时间，系统自动获取【实施计划】下所有CTA任务完成的最大时间项目阶段1）根据项目实际执行情况，及时维护实施计划中的【项目状态】2）【项目状态】--【流失】状态维护，如项目因某种原因造成流失，需要维护【合同履约状态】及【原因填报分析】六、YCS系统中各角色工作内容1、区域实施总监区域实施总监指派交付运营项目经理，在YCS系统里面收到指派项目经理的任务，可登录系统进行分配，路径：基本信息--服务团队。2、项目经理1)项目经理主要负责项目的管理，如果遇到项目信息的变更，需要做变更申请。2)根据实际情况维护客户基础信息，项目经理需在客户基础信息发生变更时，第一时间进行信息调整。3)在系统中将客户干系人要建立好，后续满意度调查都需要干系人回复。4)项目经理在“实施计划”模块进行“导入模板”根据下拉菜单选择相关数据后，按照方法论调出各WBS阶段。5)根据项目进展，分别点击“成功规划”、“构建上线”、“持续运营”三个主WBS阶段目标，根据项目进展，对各详细任务进行支持并上传各阶段交付物文档。成功规划阶段1)客户成功阶段所有任务如下图：2)详细信息：a.进入成功规划阶段后，按照项目进度及方法论顺序进行交付及任务执行填报。在方法论允许下，如客户项目启动会阶段放弃，需将不需要的任务中状态下拉菜单调整为“已取消（无效）”3）任务执行：a.点击进入所需要执行的任务菜单，项目经理指定项目团队负责人，可以上报工时。b.当任务执行至“1.1确认交付目标交付范围”时，点击“编辑”可操作此任务页面，上传附件后可以直接点击“发送目标确认单”给相关客户，其中【预计上线时间】为必填项。构建上上线阶段1)根据项目进度，对构建上线阶段任务进行执行。区域实施总监、项目经理可以根据各个任务的进展进度，随时查看任务执行情况以及执行时间，执行人。2)项目经理如果发现项目风险，可随时在【项目进展跟进】模块进行填报，方便后续进行会议评估。路径：点击【风险review】列加号，即可增加提交风险。持续运营阶段持续运营阶段最重要的工作有两项：1）第一项，进行客户满意度调查，需要进入目标为【实施确认】--【3.1实施总结及目标完成确认】这个任务中，点击页面【编辑】，点击【发送实施满意度调查】按钮，系统会自动向干系人发送满意度调查问卷，问卷内容与客户成功阶段的客户成功目标相对应，了解客户成功目标是否达成，客户进行回复后，获取满意度评分。2）第二项，CSM移交工作，待项目经理完成项目交付工作并达成CSM移交标准后，即可在“基本信息--运营变更”中进行CSM运营移交工作。项目经理点击移交操作后，CSM同事将会在友空间收到待办消息提醒，如下图。注：如CSM同事未在系统中维护相关CSM总监及CSM同事，则请线下联系CSM总监，请其进行维护更新，选择好人员后，即可进行移交工作。七、区域实施总监、PMO管理及数据洞察工作1）区域实施总监可以在项目中心查看所有权限范围内项目的基础信息及任务进度情况，可以通过上方筛选项，多维度多角度进行数据洞察。点击【客户名称】，可以穿透至具体项目进行穿透管理及洞察。2）【项目进展跟进】功能，方便交付团队定期对所辖项目进行进度刷新及风险上报、资源协调解决等工作，点击【编辑】按钮，可对项目的情况进行一些补充说明记录，保存即可。3）项目存在多条风险Review时，可点击【项目进展跟进】--【风险review】列下面的红色加号按钮，进行查看，点击【风险review】列下面的红色减号，可将展开的风险条目收起。4）展开风险Review，点击【操作】列下面的黄色加号，即可进行项目风险内容条目的增加，直至项目结束。八、其他1、线上协同 为推进全面应用YCS线上协同，实施计划中每个目标下的任务都可以@需要协助的同事，也可创建CTA，作为创建任务和指派，但需要提交人说明具体需要协助的问题，以便被@的人高效有效的推动风险/问题。2、注意事项 项目中心数据是定时批量拉取更新的，当天更新的所有数据，系统中要第二天更新，但【实施计划】中是实时更新。 实际结项时间即为签署上线确认单上的日期，不应填写为未来将要发生的时间。 项目重复、分配时选择不到项目经理、无法发起CSM移交等，请及时反馈给区域实施总监或直接联系YCS系统管理人员。 项目信息要及时更新维护，否则会影响数据看板统计。至此，YCS系统立项至交付转接CSM的使用已经介绍完毕，如有问题，可以联系管理人员咨询，谢谢！YCS系统技术管理员：仲光军YCS系统业务管理员：张秀双、季娜
