金蝶云星空交付支持中心吴嘉怡星空直播项目日常会议管理2021年11月24日201项目会议管理概述02高手如何做好项目会议管理03项目交付过程中的主要会议目录3会议管理的定义会议管理是采取步骤确保会议有效并高效地达到预期目标。——《项目管理知识体系指南PMBOK指南》步骤有效高效预期目标有计划、有秩序达成目标、高效率有议题、聚焦4项目会议的分类按形式分•线上or线下•正式or非正式•代表人会议or全员会议按频率分•日会-晨会-晚会•周例会•月度例会•……按目的分•阶段汇报会•专题讨论会•问题解决会议•穿透会•技术会议•……按媒介分•面对面会议•电话会议•视频会议5项目会议的作用帮助决策对齐信息解决问题鼓舞士气对项目的范围、计划、解决方案、重大问题等进行决策和确认，分配任务，明确下一步工作重点通过集思广益产生新的创意，有助于寻求最优的问题解决办法；也可以通过会议协调资源，缓解相关方矛盾等将项目组的目标和意见统一起来，传达管理层的信念，激发项目组成员的工作热情，众志成城跟进项目进展、阶段成果，梳理风险和偏差，以便对项目进行及时的跟踪和采取必要的控制措施总结经验回顾项目过程、汇报项目成果、总结项目经验、提炼项目价值、整理项目资产，完成项目的验收与交接定义项目定义项目、定义项目成员及相关方，包括明确项目范围、计划、实施策略、项目章程等，奠定交付基础601项目会议管理概述02高手如何做好项目会议管理03项目交付过程中的主要会议目录7项目会议管理的四个阶段会议规划会议准备会议过程会议跟踪8项目会议管理规划项目章程沟通管理计划启动阶段（建立沟通管理机制）定义项目包含的日常会议类型，及对应需实现的会议目的会议类型定义各类会议的固定参与角色会议参与角色定义各类会议的举行频率，及其固定的开始与结束时间会议频率与时间规定会议流程与步骤，定义对于会议的基本要求，规范各步骤会议行为会议规范9会议准备会议议程会议邀请会议材料会场准备会议牵头人发起会议前需确定好会议议程，包括：会议主题、目标、会议主持人、详细议程、每项议程耗时、会议开始与结束时间会议牵头人判断相关业务部门，决定并邀请具体与会人员，通知会议议程、会议时间、会议地点，确认关键与会者是否能到会会议前1个工作日需把相关会议材料发送与会人员，并提醒其在会议开始前查看提前预定会议所需的场地，并做好会场布置及设备调试，包括：桌椅、电脑、网络、投影、麦克风、翻页器、排插、白板等10明确预期目标，以确保会议有效框定讨论范围，防止话题蔓延，以确保会议高效与会人员可提前思考议题，整理问题，准备材料聚焦核心，解决问题规范流程步骤，使会议可以按计划有序进行明确议题的重要性11选择合适的与会者项目总监项目经理项目领导小组业务部门负责人关键用户最终用户交付顾问实施组长➢有权做决策的人➢了解信息的人➢任务执行人➢关心会议结果的人➢主持人➢记录人原则：少而精12会议过程重申目标会场控制过程引导会议记录会议主持人应在会议开始时重申会议目标及议程，如会议过程中讨论偏离议题，也需要及时提醒与会人员回归议题会议主持人需明示会议开始，讲解会场纪律及要求，控制会议过程的纪律、气氛、效率，控制会议时长会议主持人需保证会议按既定的议程完成，会议出现争论时有效引导焦点和讨论方向，避免讨论过度发散会议需按模板输出会议纪要，对会议过程中确认的结论、共识、需跟踪的事项及责任人进行及时的记录。重要会议安排拍照留影环节13主持人的要求01040203亲和力理解能力、表达能力、沟通能力现场反应能力控场能力01040203做好会前的准备工作保持大方得体的礼仪严肃会场纪律引导和掌握会议进程素质素养14顾问的要求会前熟悉会议议程和相关材料提前到场，不无故缺席正式着装，注重礼仪手机调至静音，中途不接听电话遵守会场纪律，避免“小会场”记录重点，讨论环节积极参与15会议纪要的重要性重要依据传达信息体现能力分配任务文字能力逻辑思维领悟技巧梳理遗留指派任务划清权责决策凭证归档备查统计分析会议精神通报决议对齐信息16写出高价值的会议纪要主题议程时间地点参加人员主要内容结论共识跟踪事项提示：1.可在会议前征得与会人员的同意进行录音，方便会后回顾会议细节；2.使用关键词进行速记，整理会议纪要时再进行补充和完善；3.纪要应做到描述准确、简明扼要、语句通顺易理解，忌流水账、忌口语化；4.纪要应分清层级，用小标题划分内容，行文有逻辑、有条理。纪要整理纪要审核相关附件主送抄送17会议跟踪确认纪要跟踪任务整理材料会议结束后，在规定时间内形成会议纪要，并以邮件形式发送给所有与会人员确认需对会议中形成决议的待办事项、遗留的问题进行跟踪，已分配到责任人的任务需落实执行情况，未决问题需组织会议另行讨论整理会议相关材料：包括会议使用的PPT、会议纪要、会前会后各方提供的相关资料等，归档为项目过程文档1801项目会议管理概述02高手如何做好项目会议管理03项目交付过程中的主要会议目录19项目交付过程中的主要会议类型&•项目启动大会•业务蓝图汇报会•上线动员会•项目验收会•每日晨会•每日穿透会•周例会•月度高层例会•专题讨论会•问题解决会议•重大变更汇报阶段汇报会日常管理会议20活动活动描述及要求输入条件输出交附件金蝶职责客户职责1.5.1启动会准备启动会准备包括布置启动会现场，准备条幅、投影、话筒等。•启动会PPT•执行•协助1.5.2召开启动会项目经理组织召开项目启动会，邀请双方高层参加，对项目进行动员并获取高层对项目的支持，明确项目章程中的关键内容，双方项目经理签订项目章程。要求在启动会上，客户方高层明确己方项目团队成员及其责权利，专职开展项目工作。•启动会PPT•启动会会议纪要•编制•组织1.启动阶段1.1项目启动1.4制订计划1.2售前交接1.3实施准备1.5启动会启动阶段-召开启动会V9.0新增或优化21项目启动大会目的1.传达项目目标，明确项目章程中的关键内容2.对项目进行动员并获取高层对项目的支持3.阐明每个相关方的角色和职责人员客户方：高层领导、项目经理、业务主管、关键用户金蝶方：高层领导、项目经理、实施小组成员确认双方项目经理签订《项目章程》序号议程主讲人1宣布会议开始，致开场词，来宾介绍主持人2客户方领导讲话客户公司领导3金蝶方领导讲话金蝶公司领导4项目实施方案金蝶项目经理5签订项目章程双方项目经理6合影留恋双方项目人员7宣布散会，指示离场顺序主持人22项目启动大会注意事项建议在顾问进场后一周内召开1324已建立明确的项目组织架构，资源已到位需要与会各方认可或承诺的事宜，需要在启动会前沟通清楚确保双方高层、业务主管参与23活动活动描述及要求输入物输出物金蝶职责客户职责3.6.1业务蓝图汇报会编制业务蓝图汇报PPT，内容需要包含企业战略（总体）、痛点（分层次）、解决方案、实现预期价值等。向甲方高层汇报业务蓝图。业务蓝图、客户化需求设计说明书业务蓝图汇报-PPT组织参与3.6.1业务蓝图确认组织蓝图签字，一般由关键用户或业务骨干先签字，再由甲方业务高层签字确认。业务蓝图、客户化需求设计说明书、业务蓝图汇报业务蓝图确认单组织确认3.方案阶段3.3编写业务蓝图3.4客户化需求设计3..5系统环境设计3.6方案汇报3.2核心流程分析与模拟方案阶段-方案汇报3.1标准功能培训V9.0新增或优化24业务蓝图汇报会目的1.向高层领导汇报项目的进展情况，总结业务调研和蓝图设计的成果2.汇报蓝图方案，展示其对企业流程和管理优化的价值3.促成业务蓝图确认，并现场进行确认单签署仪式人员客户方：高层领导、项目经理、业务主管、关键用户金蝶方：高层领导、项目经理、实施小组成员确认《业务蓝图确认单》一般由各业务部门主管先签字，再由双方项目经理签字确认序号议程主讲人1宣布会议开始，致开场词，来宾介绍主持人2XX集团信息化目标金蝶项目经理3前一阶段工作回顾金蝶项目经理4蓝图方案主要内容金蝶项目经理5下一阶段工作安排金蝶项目经理6签署业务蓝图确认单双方项目经理7宣布散会，指示离场顺序主持人25业务蓝图汇报会注意事项需要在蓝图汇报会前获得各部门业务主管对于蓝图的确认1324确保双方高层、业务主管参与强调确认后业务蓝图将作为交付的基线，不能随意更改，如变更需提出变更申请会前设计并打印出业务蓝图确认单，一式两份，并在签署后跟进公章盖章流程26活动活动描述及要求输入物输出物金蝶职责客户职责6.1.1上线切换策略上线切换策划需明确期初数据的切换时间点、旧系统停机时间和业务线下处理方案、新旧系统并行时间、切换的组织范围及业务范围、切换风险及回滚应急预案、切换重要事项清单等，需客户方高层领导确认后发布。上线切换方案编制•确认6.1.2上线事项检查项目经理组织双方人员编制上线检查表，需明确任务项、责任人、完成时间等，项目经理及时检查和标记各事项的完成情况。上线切换方案•上线检查表组织配合6.1.3上线动员会★项目经理准备上线动员会材料，邀请双方高层领导参加上线动员会。上线动员会报告•上线动员会•会议纪要协助组织上线阶段6.3系统上线6.4上线辅导6.1上线准备上线阶段-上线准备6.2系统初始化V9.0新增或优化27上线动员会目的1.对项目具备上线条件达成一致共识，对项目组成员进行动员并获取高层的支持2.双方对齐上线方案、上线支持方案，明确双方上线工作安排和职责分工人员客户方：高层领导、项目经理、业务主管、关键用户金蝶方：高层领导、项目经理、实施小组成员确认会前客户方高层领导及各业务部门主管确认上线方案序号议程主讲人1宣布会议开始，致开场词，来宾介绍主持人2项目阶段成果金蝶项目经理3上线方案金蝶项目经理4上线支持方案金蝶项目经理5上线动员令金蝶项目经理6合影留恋双方项目人员7宣布散会，指示离场顺序主持人28上线动员会注意事项会前应保证已完成最终用户测试和培训，项目具备上线条件1324会前应保证上线方案已获得客户高层领导及各业务部门主管确认确保双方高层、业务主管参与已建立明确的问题反馈机制，保证上线支持小组已到位（客户成功人员应提前加入项目团队）29验收阶段-项目验收活动任务描述及要求输入物输出物金蝶职责客户职责7.2.1准备验收会议甲乙双方项目经理准备项目验收会议，包括确定验收会议时间、地点、参与人员、场地、议程、所需物料，等编制编制7.2.2召开验收会议甲乙双方项目经理组织业务部门或外部专家召开项目验收会。项目验收计划项目验收会PPT验收会议纪要配合组织7.2.3签署实施完成确认单双方项目经理在实施完成确认单上签字确认。验收会议纪要实施完成确认单编制确认7.2.4签署开发完成确认单如果有客户化开发，双方项目经理在开发完成确认单上签字确认。验收会议纪要开发完成确认单编制确认7.项目验收7.1项目总结7.2项目验收7.3项目交接7.4项目关闭V9.0新增或优化30项目验收会目的1.对项目过程进行回顾，量化总结双方项目组的辛勤付出2.总结项目成果，总结项目为客户带来的价值3.对双方未来合作进行规划和建议4.促成实施完成确认，并现场进行确认单签署仪式人员客户方：高层领导、项目经理、业务主管、关键用户金蝶方：高层领导、项目经理、实施小组成员确认《实施完成确认单》一般由各业务部门主管先签字，再由双方项目经理签字确认。序号议程主讲人1宣布会议开始，致开场词，来宾介绍主持人2实施目标和规划金蝶项目经理3实施成果展示金蝶项目经理4项目总结金蝶项目经理5二期项目规划（如有）金蝶项目经理6签署实施完成确认单双方项目经理7合影留恋双方项目人员8宣布散会，指示离场顺序主持人31项目验收会注意事项需要在验收会前获得各部门业务主管的验收确认1324确保双方高层、业务主管参与会前设计并打印出实施完成确认单，一式两份，并在签署后跟进公章盖章流程如有项目成员表彰环节，应提前准备好奖章奖品，并设计好相关流程32日常管理会议会议类型目的人员交付物每日晨会•与项目组成员明确日计划，安排及动员本日工作。金蝶项目组《日报》、《晨会会议纪要》每日穿透会•各组组长向项目经理汇报本日工作完成情况，明确次日计划，提出需项目经理帮助协调的事项。金蝶PM、小组长《穿透会会议纪要》周例会•总结本周工作进展、成果，对齐下周计划，提出风险和求助，申请相关支持。及时对标计划，识别偏差并采取措施。双方项目组《周计划与周总结》、《周例会会议纪要》月度高层例会•每月向高层汇报项目全貌，总结本月进展、成果，对齐下月计划，提出风险和求助，申请相关支持。双方高层、双方项目组《月度高层例会PPT》、《会议纪要》专题讨论会•针对特定专题展开讨论，进行业务的深入探讨，相关人员共同制定解决方案。专题相关人员专题相关材料、《会议纪要》问题解决会议•以解决问题为目标，分析问题根源，讨论并确定解决方案，指定责任人和计划解决时间。双方PM、问题相关人员《问题跟踪记录表》、《会议纪要》重大变更汇报•当项目出现重大变更时，可不定期召集高层及相关干系人讨论是否执行变更、如何执行和应对变更。客户高层、双方PM、变更相关人员PCR、《会议纪要》Thanksterimakasih感謝谢谢ありがとうขอบคุณ
