演 讲 者 ： 张 艳 超2 0 2 1 年 3 月 1 5 日之不打印凭证打印单据的归档管理模式美的置业电子档案项目案例实际建设应用线上数据未全流程贯通，无法实现线上单据联查集团各区域公司及经营单位分散，各公司财务都通过线下纸质单据审核，各类业务附件要求不统一且大多数无法实现电子化，各环节线上数据未全流程贯通，无法实现线上单据联查，导致报销和付款周期长，整体运营效率将低。纸质档案管理难以监控，存在丢失及毁损风险目前会计凭证以线下进行实物纸质归档，缺乏会计凭证、实物、纸质单据以及系统业务流程的统一管理，凭证装订、回单配置困难，耗时长。档案处理过程人工重复性工作繁多，耗时耗力目前区域 / 单位部分业务分散，部分集中，重复工作多，财务人员工作负荷大；目前财务正在探索把相关事务性的业务处理进行标准化、程序化。总体归档流程影像系统前端业务系统C3 系统EBS 系统HAP 系统电子会计档案系统归档临时存储区业务单据制单 / 审批通过上传附件参照发票影像提交审批流程合同纸质 / 电子发票扫描C3 系统审批通过EBS 凭证HAP 单据单据关联关系凭证结构化信息及 PDF 文件合同结构化信息盖章后文件单据封面及单据结构化信息发票信息及电子发票文件审批流程及发票附件文件合同信息及合同文件业务附件凭证 PDF 文件制单信息凭证 PDF 文件审批流程文件业务单据附件合同归档文件发票及关联单据结构化信息发票文件或影像件发票文件或影像件单据 PDF 文件银行回单通知扫描、整理、归档业务人员核算会计领导及项目会计核算会计制单审单制证电子归档1- 凭证1- 凭证2- 账簿3- 报告报表4- 其他会计资料提交纸质单据交单财务单据复核纸质单据归档线上审批项目测算估算人工成本： 300 元 / 天；打印人工 + 耗材成本： 0.1 元 / 张业务现状单位：万元打印成本出纳配单 + 粘贴成本 装订成本 行标签计数项 : 账套 求和项 : 凭证数量 合同，内部申请单据，凭证，电子发票等打印成本1 分钟 / 张凭证；60% 有附件需粘贴装订耗材成本 平均 5 本 / 账套；日装订 20 本成本合计2020-01344487521.461.83 2.585.872020-02351362251.091.36 2.635.082020-03367648561.952.43 2.757.132020-04361684462.052.57 2.717.332020-05366708532.132.66 2.757.532020-06386748202.242.81 2.907.952020-07383739282.222.77 2.877.862020-08380736092.212.76 2.857.822020-09410809602.433.04 3.088.542020-10320228250.680.86 2.403.942020-11 0.000.00 0.000.002020-12 0.000.00 0.000.002020 小计3668.00615274.0018.4623.070.0027.5169.04不打印凭证，按照单据封面进行装订；回单和销项发票成本装订；节约成本测算打印成本出纳配单 + 粘贴成本单据装订成本其他资料装订成本 系统建设成本 打印成本：打印单据封面业务按照规则粘贴好单据后，交由财务，直接按单据封面存放，整体流程不增加成本凭证不打印，内部单据不打印，按BGY 经验，月度可减少 75% 的装订工作量；回单，销项发票单独装订：平均2 本 / 账套，日装订 20 本装订耗材成本档案系统建设成本+ 配套改造成本 + 实施及运维成本成本合计0.290.000.651.03 1.970.220.000.661.05 1.930.390.000.691.10 2.180.410.000.681.08 2.170.430.000.691.10 2.210.450.000.721.16 2.330.440.000.721.15 2.310.440.000.711.14 2.290.490.000.771.23 2.480.140.000.600.96 1.700.000.000.000.00 0.000.000.000.000.00 0.003.690.006.8811.000.000.0021.57不打印凭证打印单据的归档管理模式会计档案系统信息流单据流来源系统及单据号信息业务系统实体单据清单月结完成核算会计单据整理单据分册按单据类型，单据流水进行分类整理，挑出未生成凭证的单据装订成册存放档案室线上装册根据实际装册情况，勾选单据进行线上装册；并记录与实体单据装册匹配的册号信息位置录入从业务系统传递的单据信息，形成单据池当月装订的单据进行手工分册单据装订，编写单据封面，册号档案室为基础数据；单据清单及档案管理中同步记录更新当前册所在档案室位置（或通过扫描条码录入位置信息）凭证号查找实体单据：档案系统中通过凭证号可以直接查看档案所在位置线下单据查找线上凭证：档案系统搜索单据号 --- 查看单据关联的凭证信息；支持条码扫描实体单据查找1.减少财务粘贴凭证（多）2.增加线上实体装订匹配工作及位置录入工作（相对较少）档案室：目前各区域情况不同（城市 / 区域档案室），未来可设置区域档案室，进行区域实体档案集中管理文件溯源费用凭证MEC 系统费用单据档案系统开始费用单据费用凭证资金付款单付款凭证付款凭证资金系统资金单据来源单据号（费用单）来源单据号（费用单）联查关联凭证① 费用单据生成凭证② 费用单据推送资金系统付款；④ 推送付款凭证到 EBSEBS 系统⑤ 凭证，单据，附件等归档到档案系统③ 付款信息回写单据更新状态智能财务的业务发展规划财务共享服务是通过输出业务标准，在各组织间进行推广与复制， RPA 智能审单是将业务活动按照一定规则和步骤，由机器人代为操作，均需要依赖前期的业务梳理。岗位职责的变动业务梳理及优化• 业务现状的梳理、管控点、审批权限等的梳理，财务管理标准化的输出。改造业务系统•业务财务电子化后，需要考虑为了配合电子会计档案的合规性，对岗位职责的增补•字段、流程、表单、控制节点的改造
