金蝶云星空交付支持中心吴嘉怡星空直播项目文档管理2021年11月24日201项目文档管理概述02高手如何做好项目文档管理03常见的项目文档管理系统目录3交付顾问的困扰追溯查找•项目发生问题需要追溯时，难以查找相关的记录文档？•项目文档数量庞大，类别划分混乱，检索困难？标准规范•项目文档多次被多人修改，无法确定最新版本？•项目文档没有统一标准，难以控制文档质量？•文档格式五花八门，难以整合？组织资产•项目成员退出项目或组织时带走项目文档，难以找回所需文档？•项目没有梳理、总结项目文档，没有将项目经验纳入知识库，没有转换成组织资产？储存归档•项目文档分散存放在多个地方，难以统一归集？•审核归档流程不完善，难以形成体系化的文档管理？重要性、必要性•项目日常工作很多，写文档太浪费时间？项目文档没必要？•只要做好给客户的交付物文档就可以了，其他文档不需要做了？4项目文档管理的意义一个最有效的项目管理方法就是使所有的文档有着相同的格式和内涵。这些文档驱动着项目，组织着项目，使其标准化，并在项目团队中起着重要的沟通作用。——约翰·雷克斯《项目文档管理指南》5项目文档的分类按形式分•正式or非正式•纸质or电子•在线or本地按来源分•行业标准•产品文档•客户提供•售前交接•交付输出•开发测试•……按管理目的分•质量规范•交付物•过程文档•项目管理文档•技术文档•……按范围分•双方项目组•金蝶项目组内部•实施小组•个人6项目文档的作用正式依据规范标准交流协作管理控制里程碑标志交付成果相关方满意度知识传递7项目文档管理的作用保证交付统一标准规范流程建立体系控制质量控制成本提高效率知识安全8项目文档管理的周期启动需求方案构建测试上线验收➢项目文档管理贯穿于项目的全生命周期➢前序任务的输出，常常会是后序任务的输入➢以任务的输入为依据，推进工作，并交付输出901项目文档管理概述02高手如何做好项目文档管理03常见的项目文档管理系统目录10项目文档管理的流程132项目组成员根据要求编制文档编制45相关方进行项目文档定稿确认确认定义项目文档管理的范围及规范规划根据文档类型按流程进行不同级别的评审评审根据体系要求进行项目文档的分类归档归档11规划项目文档管理项目启动阶段确定范围控制质量和成本有标准可比对有流程可依项目章程沟通管理计划范围与权限规范标准文档模板流程何时规划以何规划为何规划规划什么12规划-项目文档体系客户提供流程与架构管理规范……交付物里程碑文件实施服务工作说明书（SOW）系统开通确认单业务蓝图确认单开发需求设计确认单客户化开发完成确认单系统上线完成确认单实施完成确认单其他交付物业务调研纪要需求开发清单编码规则业务蓝图客户化开发需求设计说明书测试用例测试报告系统参数清单套打清单工作流清单系统初始化指南系统管理员手册用户操作手册四大汇报会PPT（启动、蓝图、上线、验收）……过程文档实施过程文档开发过程文档项目管理项目章程实施计划日报周计划与周总结通讯录问题跟踪表晨会会议纪要周例会会议纪要四大汇报会会议纪要（启动、蓝图、上线、验收）……技术文档环境、升级与补丁跟踪数据迁移数据集成系统切换系统运维……提示：交付项目可以根据项目类型、时间计划、成本预算、客户要求等，增加或裁剪项目文档范围。13规划-SOW关键交付物最低要求阶段9.0SOW交付成果50万以上必选50万以下必选10万以下必选甲方乙方启动《总体计划》√√SP需求《业务调研纪要》√SP方案《业务蓝图》√√√SP《系统配置方案》√SP《客户化需求设计说明书》√SP《开发需求设计确认单》√SP《业务蓝图确认单》√√√SP构建《系统开通确认函件（公有云）》√PS系统开通确认单（私有云）√PS《客户化技术设计说明书》√SP测试《用户操作手册》√√√SP《UAT测试确认单》√√SP上线《初始化数据确认表》√P《系统上线完成确认单》√√√SP验收《开发完成确认单》√Sp《实施完成确认单》√√√SP进度监控四个会议《项目内部启动会议》√《项目内部方案会议》√《项目内部上线会议》√《项目内部验收会议》√P合计1985P:主导S:支持14规范-范围与权限过程文档内部-金蝶项目组过程文档交付文档里程碑文档项目管理文档项目文档技术文档项目管理文档内部-金蝶PM组；外部-双方PM组里程碑文档内部-金蝶PM组；外部-双方PM组交付文档内部-金蝶项目组；外部-双方项目组技术文档内部-金蝶项目组15规划-文档命名规范要素要求12345项目名模块代码文件名版本日期6作者12所有文档命名格式相同（包括连接符）各模块在项目启动阶段确定好对应的代码3命名准确，方便检索举例：XX_SCM_新增供应商业务流程图_V2.1.3_2021xxxx.doc16规划-文档版本管理版本号编辑控制•场景一：当项目文档被编辑时，控制其他人无法进行修改；•场景二：多人同时编辑文档，需在版本号后加上修订人名。更改记录•项目文档更改、升版后，应在文档的文档控制页进行记录；•更改记录包含：更改日期、作者、版本、更改参考，等。历史版本•历史版本文档需按规范分类归档储存，方便后续调阅回溯；•及时同步最新版本至相关方，以免版本不对称。•项目启动阶段确定好版本号规则；•每次项目文档编辑和评审后，根据版本号规则升版。17规划-文档版本管理示例Vz.y.xz：大版本号（对外公开）y：中版本号（内部公开）x：小版本号（私有）客户第2次评审后内部再评审1次后作者又发布过3次V2.1.3经过乙方或子项目组评审通过的文档，版本y+1格式规则1234只要作者把文档发出给其它人，再次修订时增加版本号，即x+1主作者负责更新版本，其它人修订在后面加上修订人名，如V2.1.3-XXX文档经甲乙方评审通过的z+118规划-文档模板封面LOGO页面布局页眉页脚目录结构字体段落图表样式标题层级文档控制版权控制附件附表要求格式123在项目启动阶段明确关键文档的模板项目文档模板中明确格式，给予编写规范说明和示例项目交付过程中，项目组各小组按模板输出文档19项目文档编制确认标准前期准备梳理层级完善内容明确编制文档的类型、目的、面向对象、完成截止时间，明确文档编写要求、规范标准、文档模板根据文档主题收集素材，参考前序任务输出，联系相关人员了解所需信息，如需多人协同编制，需要提前沟通好协同模式构思全文结构，捋清文档逻辑思路，通过小标题体现层级围绕主题编制文档正文、图表、附件等，并关注文档规范和编制进度，在规定时间内完成文档20编制-文档编制的注意事项•明确文档目的和主题，使文档起到真正的管理作用•不生搬硬套的拼凑，不使文档徒具形式，内容空洞•明确和遵守文档规范和标准，根据计划按时完成•需注重层级结构，行文有逻辑，语句准确、通顺、易理解，忌口语化•明确协同模式，传递时注重权限管理和保密要求•统一文档标准和模板，确定版本更新规则•时刻紧扣文档主题、段落中心，切勿跑题•编制过程中及时保存，以防成果意外丢失质量把控协同编制潜在风险体现价值21项目文档评审文档编制内部评审客户评审修改优化定稿确认交付归档评审人的选择⚫原则：少而精⚫文档作者必须参与评审⚫评审参与角色根据文档类型和评审环节决定⚫保证评审人对文档相关业务熟悉⚫保证评审人对评审文档的理解22评审-项目文档质量控制•是否达到文档的目的？•是否符合文档规范、文档要求？•是否符合行业质量标准？•内容是否准确、有效、通顺有条理？•是否满足约定的客户需求？•是否能保证相关方满意度？•是否能体现交付价值？•是否能实际帮助交付和项目管理工作？定性指标•是否交付与客户约定的所有文档？•是否按计划时间完成？•是否包含应包含的所有内容？定量指标满足标准范围成本时间质量23项目文档确认金蝶交付方法论要求，对于重要的交付文档，如《业务蓝图》、《客户化需求设计说明书》等，需要有正式的确认流程，并签署对应的确认单；确认单一般由各业务部门主管先签字，再由双方项目经理签字确认；确认单打印一式两份，并在签署后跟进公章盖章流程；如无特定要求，根据双方项目组在规划阶段的约定，确定项目文档的确认方式、流程和参与人员。24项目文档归档编码版本分类储存文档清单发布共享•按照规范给文档命名与编码•明确版本号，区分不同编制人的输出，区分历史版本•按照规划的项目文档体系进行分类储存•纸质和电子文档都需统一集中管理，以防文档散落各处，可善用项目文档管理系统•梳理文档清单，做好项目文档归档记录，包括记录：文档类别、类别编号、文档名称、发布日期、归档日期、版本号、文档状态等•客户与金蝶、售前与实施、实施与客户成功、项目组内部成员的交接，都应整理交接文档清单，及签署交接确认单•文档在通过评审、确认、归档后，通过正式的渠道发布给相关人员•文档共享时应注意权限管控，包括上传到项目文档管理系统，或者通过其他渠道传递，都应对不同范围的文档设置对应的权限2501项目文档管理概述02高手如何做好项目文档管理03常见的项目文档管理系统目录26项目缺陷管理系统【项目缺陷管理系统】以项目为中心，拉通客户、实施、开发、服务，从项目交付开始，提供项目汇报、需求管理、缺陷管理、文档管理等功能，保障项目稳步推进，简化项目运维，推动客户持续经营。【访问路径】https://vip.kingdee.com/school/defect【文档管理】➢共享文档：云端的项目文档管理平台➢项目协同：文档管理为项目缺陷管理系统中的一个重要板块，可以与整体项目管理结合，文档可关联其他工作项（任务、需求、缺陷等）➢版本管理：支持签入签出文档锁定、历史版本查询、版本回退➢权限管控：支持按用户、项目组、项目角色授权➢模板管理：赋能项目构建标准化文档体系【操作指引】27SVN【SVN】全称是Subversion，即版本控制系统，作为一个开源的版本控制系统，管理着随时间改变的数据。这些数据放置在中央资料档案库中。这个档案库很像一个普通的文件服务器，不过它会记录每一次文件的变动，这样就可以把档案恢复到旧的版本，或是浏览文件的变动历史。【文档管理】➢共享文档：本地服务器部署+客户端➢项目协同：SVN是一个通用的系统，可用来管理任何类型的文件，其中包括程序源码➢版本管理：重命名、复制、删除等动作都保存在版本历史记录当中；支持版本冲突校验、版本回退➢权限管理：目录的访问权限既可以分配给用户组，也可以分配给指定用户➢分支/标记：所谓的Tag或Release就是一个特别的版本，这个版本可能有特别的意义。如：这个版本是特别的Milestone或是release给客户的版本。【操作指引】https://www.runoob.com/svn/svn-tutorial.html28其他项目文档管理系统企业云盘PDMSICRM禅道二开项目管理系统Thanksterimakasih感謝谢谢ありがとうขอบคุณ
