金蝶云星空交付支持部交付项目中的会议管理郭运鸿目标/收益课程目标◼掌据项目日常会议的一般要求◼熟悉项目日常会议召开的方法和技巧◼了解项目日常会议的价值及注意事项直接收益间接收益促进项目经理个人成长锻炼项目经理的会议组织能力和沟通技巧增强金蝶与客户之间的沟通和理解，为星空项目顺利实施打下基础目录01020304开篇引言为什么要做会议管理项目交付中有哪些会议怎样做好会议管理05会议管理总结4两个会议事例事例2某机构与客户签署了软件实施合同，机构成立项目团队，并委任项目经理进场实施。碰巧跟客户的项目经理是老同学，彼此都很熟悉，关系也挺好，为了赶项目进度，机构项目经理就省掉了启动会、蓝图汇报会等重要会议，集中精力实施项目，结果等到上线时，由于缺少与高层及部门沟通，客户不理解，也不认可，最终导致项目上线失败。事例1某机构与客户签署软件项目实施合同，当时合同签得很模糊，甚至有些需求超出了范围，因此双方存在争议。项目实施时，双方团队在会议中多次沟通，并最终在口头上达成了一致，但未形成会议纪要，后来在项目验收时，由于客户内部人事变动，新接手的项目经理以缺乏书面证明为由，对之前的口头承诺不予承认，双方为此争吵了起来，搞得大家也不愉快，最终导致项目不能正常验收。结论：会议管理是初级项目经理必备的技能之一，一场好的会议能起到事半功倍的效果，并能促进项目顺利实施，达到项目的最终交付目标。目录01020304开篇引言为什么要做会议管理项目交付中有哪些会议怎样做好会议管理05会议管理总结6020103060504对齐信息总结经验互相成就解决问题帮助决策达成共识跟进项目进展、阶段成果，梳理风险和偏差，与团队形成一致性意见回顾项目过程、汇报项目成果、总结项目经验、提炼项目中的成果互相协助、互相配合，理解客户的诉求，帮助客户达成目标促成双方项目团队对项目中有争议的问题形成一致意见对项目中的重大问题等进行决策，分配任务，明确下一步工作重点通过会议讨论或头脑风暴，寻求项目中问题的最优解决办法会议管理的意义和价值目录01020304开篇引言为什么要做会议管理项目交付中有哪些会议怎样做好会议管理05会议管理总结8项目会议的分类按形式分•线上or线下•正式or非正式•代表人会议or全员会议•务虚会•……按频率分•日会-晨会-晚会•周例会•月度例会•……按目的分•阶段汇报会•专题讨论会•问题解决会议•穿透会•技术会议•……按媒介分•面对面会议•电话会议•视频会议•……9•项目启动大会•蓝图汇报会阶段性会议•每日晨会•穿透会•周例会•月度高层例会项目日常会议•上线动员会•项目验收会•专题讨论会•问题解决会议•重大变更汇报•…….项目交付过程中的会议10项目会议的建议类型会议类型小型项目（10万以下）中型项目（10~100万）大型项目（100万以上）阶段会议启动大会√√√蓝图汇报会√√上线汇报会√√√验收汇报会√√√日常会议晨会√周例会√√√月度穿透会√√月度高层例会√专题讨论会√√问题讨解决会√√√重大风险沟通会√项目考核会√√√注明：项目经理可根据项目现场的实际情况，再结合项目的规模、交期、成本等，制定不同的会议策略和会议类型。目录01020304开篇引言为什么要做会议管理项目交付中有哪些会议怎样做好会议管理05会议管理总结121234会议召开重申目标、会场控制、过程引导、会议记录会议跟踪确认纪要、跟踪任务、整理材料会议准备主要包括：会议议程、会议邀请、会议材料、会场准备会议策划明确参会对象、时间、地点、会议议题、召开形式等）项目会议管理的4步法13会议主题时间地点参加人员主要内容结论共识跟踪事项提示：1.在征得与会人员的同意后可进行录音，方便会后回顾会议细节；2.会议纪要可使用关键词进行速记，整理时再进行补充和完善；3.会议纪要应做到描述准确、简明扼要、行文有逻辑、有条理；4.经双方项目经理审核后，以邮件方式发出，并抄送双方领导；5.会议纪要作为项目交付过程文档，应妥善保管，以备后查；纪要整理纪要审核相关附件主送抄送保存留底项目会议纪要必不可少14项目会议中常用的平台工具项目会议有时会远程召开（如疫情期间），因此项目经理掌握几种远程会议工具是有必要的，常见的会议工具有以下几种（如下），项目经理可根据实际情况录活选择应用。15《金蝶实施方法论9.0》要求项目召开4个阶段性会议：启动会、方案会、上线会、验收会会议启动会售前启动上线需求方案构建测试验收⚫会前应获得各业务部门对于业务蓝图的确认⚫强调业务蓝图作为交付的基线，具有一定的严肃性⚫确保双方高层、业务主管及团队成员参与⚫会前设计并打印出业务蓝图确认单，一式两份，先关键用户签，后领导签，签字完以后走盖章流程⚫会前应完成UAT测试、培训，初始化等，且具备上线条件⚫会前上线方案已获得客户高层及各业务部门确认⚫需要建立上线问题反馈机制并明确问题反馈流程⚫会前设计并打印出系统上线确认单，一式两份，先关键用户签，后领导签，签字完以后走盖章流程重点事项⚫遗留问题应处理完，并在会前要获得各部门的确认⚫双方在会前商量好会议事项包括：验收报告PPT、双方参与的高层、业务部门等⚫会前设计并打印出实施完成确认单，一式两份，先关键用户签，后领导签，签字完以后走盖章流程目标传达项目目标，获得高层支持方案会确认业务蓝图，明确交付基线上线会与客户达成共识，启动上线验收会总结项目得失，系统验收签字⚫准备：议程，PPT、会场、条幅、投影、话筒、合影等⚫建议金蝶进场后一周内召开⚫成立双方项目小组织，明确各个角色及职责⚫确保双方高层、业务主管、项目团队成员参与⚫在启动会前双方项目经理要沟通清楚相关事宜事项4个阶段性会议是关键注明：中小微项目不需要方案会目录01020304开篇引言为什么要做会议管理项目交付中有哪些会议怎样做好会议管理05会议管理总结会议管理总结•项目会议要围绕着项目目标来开展•会前准备要充分，不打“无准备的仗”•根据不同的会议类型制定不同的会议策略•召开会议一定要有会议纪要，以备后查•项目4个会议要有阶段成果及签字•会议气氛很重要，但要避免变成“茶话会”•会议要有议有决，议而不决，达不到目的会议管理总结Thanksterimakasih感謝谢谢ありがとうขอบคุณ
