某医疗设备公司——畅捷通T+项目实施方案建立日期:2015-5-22修改日期:2015-8-28文控编号:002作者：黄庆明、苏文强版本编号:V1.0目录第一部分某医疗设备公司简介..3第二部分经营中困惑..4第五部分业务流程方案..7一、采购业务流程方案.7二、销售业务流程方案.10三、库房业务流程.14四、财务操作流程.17第六部分实施中的难点分享..23一、前期沟通二、环境配置二、典型业务文档编号:002实施文档版本:T+12.0日期:2024-3-28第2页/共27页2第一部分某医疗设备公司简介北京某医疗设备有限公司，注册于2004年，主要通过购进半成品形的原材料经过车间组装成微量元素,血铅检测的医疗设备。该公司产品拥有多项专利技术，享受国家扶持经费，销售网络遍及全国二十多个省市自治区。某医疗设备公司微量元素分析仪拥有多种合作方式，在北京及其他省市卫生、财政招标中多次成功中标；与全国多家大中型医疗机构成功合作；08年圆满服务北京地区万人以上教师微量元素体检工作，产品累计服务体检已逾100万人次以上。公司主要有以下四种产成品：这样的医疗设备每台大概一万多元左右。文档编号:002实施文档版本:T+12.0日期:2024-3-28第3页/共27页3第二部分经营中困惑某医疗设备公司近几年发展迅速，销售额从几年前每年几百万，到如今每年成千万。目前存的困惑主要是库房、销售以及财务管理方面很混乱。库房没有一个准确的库存数，入库和出库全靠手工。材料入库后，生产领用没有手续和登记，直接去库房拿货生产使用。新任的财务人员到职的两个月将现金和银行存款等期初账务理顺了一些。但涉及到成本结转和应收账款对账等是目前财务最大的难题，上软件也是财务最要需的。成品或一些耗材的销售，销售通过电话通知库房发货，财务收到款项后和发货打印的三联单进行对账，确认款项是哪个客户的货款。这个环节中，经常有一些款项对不出来，因为客户多数是以个人的名义打款到公司账号，这时财务需要和销售确认打款来的个人是哪家客户，这时就有可能会导致销售A说此款是自己的客户打来的，而销售B说此款是自己的客户打来的。公司老总王总说，到现在还有两台成品没有收回款项呢，机器也知道发往哪儿了，贷和款不对应。这一点是导致公司真正需要上软件的痛点所在。文档编号:002实施文档版本:T+12.0日期:2024-3-28第4页/共27页4第三部分、行业述语1、微量元素微量元素是相对主量元素（大量元素）来划分的，根据寄存对象的不同可以分为多种类型，目前较受关注的主要是两类，一种是生物体中的微量元素，另一种是非生物体中（如岩石中）的微量元素。人体中存在量极少，低于人体体重0.01%的矿物质称为微量元素。人体每日对微量元素的需要量很少，但对人体来说必不可少根据科学研究，到目前为止，已被确认与人体健康和生命有关的必需微量元素有18种，即有铁、铜、锌、钴、锰、铬、硒、碘、镍、氟、钼、钒、锡、硅、锶、硼、铷、砷等。这每种微量元素都有其特殊的生理功能。尽管它们在人体内含量极小，但它们对维持人体中的一些决定性的新陈代谢却是十分必要的。2、产品SNSN码是SerialNumber的缩写，有时也叫SerialNo，也就是产品序列号，产品序列是为了验证“产品的合法身份”而引入的一个概念，它是用来保障用户的正版权益，享受合法服务的；一套正版的产品只对应一组产品序列号。别称：机器码、认证码、注册申请码等。文档编号:002实施文档版本:T+12.0日期:2024-3-28第5页/共27页5第四部分、组织架构公司部门有总经办、财务部、采购部、销售部、库房、生产部和研发部，关键用户分别是总经办的王总、李总、财务部畅会计、采购部韩经理、销售部张林、周朋、库房王玉、生产部马主任和研发部王老师。其中生产部和研发部不需要文档编号:002实施文档版本:T+12.0日期:2024-3-28第6页/共27页6总经办采购部库房研发部生产部销售部财务部第五部分业务流程方案一、采购业务流程方案采购场景：公司供应商比较固定，一般是由王总决定采购供应商。先由生产部和研发部提出采购申请，通过纸制单据给采购部韩经理，由她在T+里填写采购订单，总经理王总审批后。如需要先付款的通知财务付款，当采购产品到达后，由库房王玉验货入总仓库。财务根据采购入库单生成进货单并使用预付款后审核。如是月结的情况，财务畅会计根据采购订单生成进货单并审核，当存货到达后，库房王玉由进货单生成采购入库单并审核。月底财务对应付账款统一结算。采购立账依据：进货单立账采购流程：文档编号:002实施文档版本:T+12.0日期:2024-3-28第7页/共27页7采购订单是否审核进货单是否预付款采购发票付款单否是是否采购入库软件操作流程说明：1、采购人员填写采购订单，注意付款方式的填写。2、采购订单经由总经理审核3、到货后，库房参照采购订单填制采购入库单并审核。文档编号:002实施文档版本:T+12.0日期:2024-3-28第8页/共27页84、财务参照采购入库单生成进货单5、付现金时进货单表头输入现结金额，如果不付现金进货单保存审核生成应付帐款，如果是现结，则应付总账及明细账里不会明细记录。6、不付现金做付款单核销应付帐款文档编号:002实施文档版本:T+12.0日期:2024-3-28第9页/共27页9采购退货：收到供应商不合格的存货，如果未入库，直接返给供应收即可，如果已入库需在按如下流程操作，T+里做采购入库（采购退货），库管申核后由财务生成进货单（采购退货），可以跟进货单蓝字单据核销，也可以跟付款单红字单据进行核销。文档编号:002实施文档版本:T+12.0日期:2024-3-28第10页/共27页10二、销售业务流程方案销售场景：公司主要想控制销售发货，基本上严格要求先收款后再能发货。有特殊审批或固定的月结客户，才可先发货再收款，主要解决之前发货混乱的问题，之前发了货不确定应收账套，只知道曾发过货，但查不出具体客户名字，更别说收回应收账款了。销售立账依据：销货单立账销售流程：以图示为例（分两种方式）文档编号:002实施文档版本:T+12.0日期:2024-3-28第11页/共27页11第一种方式：先收款后发货第二种方式：先发货后收款软件操作流程说明：1、先收款后销货 先做收款单，业务类型选择“预收款”，形成预收款 然后根据已审核的销售订单生成销货单：文档编号:002实施文档版本:T+12.0日期:2024-3-28第12页/共27页12 销货单保存后，根据表头的应收余额（负数且金额〉＝销货单表体总金额），判定销货单是否审核出库，若判定表头的应收余额为负数且金额〉＝销货单表体总金额，在表头的“使用预收”直接核销预收账款：2、先发货后收款 然后根据已审核的销售订单生成销货单并审核形成销售出库单（表尾备注注文档编号:002实施文档版本:T+12.0日期:2024-3-28第13页/共27页13明）：收款后填写收款单核销应收账款：销售退货流程：文档编号:002实施文档版本:T+12.0日期:2024-3-28第14页/共27页14收到客户退回的存货，首先由库管增加销售出库单（销售退货）单据，审核后由财务根据销售出库单生成销货单（销售退货），可以跟销货单蓝字单据进行核销，也可以跟收款单红字单据进行核销。三、库房业务流程库房场景：库房目前状态比较混乱，库房没有数量，以前都是手工记一下入库，但生产领用直接到库房拿走，库管没有全部记录，哪样存货在库房有多少无法统计。目前规范为：将现有库存进行盘点，录入一个期初数。严格按照采购入库－材料出库－产成品入库－销售出库进行操作。文档编号:002实施文档版本:T+12.0日期:2024-3-28第15页/共27页15库存流程：以图示为例（分两种方式）软件操作流程说明：1、原材料到库，根据采购订单生成采购入库单，审核：2、生产领用，填写材料出库单，审核：文档编号:002实施文档版本:T+12.0日期:2024-3-28第16页/共27页163、生产完的成品做产成品入库单，直接手工给出成本（就四种成品，成本一般是固定的）文档编号:002实施文档版本:T+12.0日期:2024-3-28第17页/共27页174、销售出库单是由财务审核销货单生成，库房只做销售出库单审核打印和发货5、销售出库单的打印，打印是三联单打印。打印要求如下：存货没有批次和保质期有效期管理，但在销售出库单上要打印这三列，在销售出库单表体增加了三个自定义项，当有些存货需要打印这个时，手工录入一下。在单据上不能打印单价和金额，却要显示出单价和金额列，这时将打印模板中的单价和金额列明细去掉，手工录入单价和金额，没有明细值，不带出单据中的单价和金额。不希望在单据表尾打印畅捷的标，用系统管理员登录，在空白处按下“ctrl+alt+y”,出现的对话框中将打印标志去除。文档编号:002实施文档版本:T+12.0日期:2024-3-28第18页/共27页18四、财务操作流程财务操作相对简单，进行科目设置，录入期初余额，填制凭证，损益结转、成本结转。生成财务报表。软件操作流程说明：1、新增科目：基础设置——科目——新增、修改辅助核算文档编号:002实施文档版本:T+12.0日期:2024-3-28第19页/共27页192、期初余额：系统管理－初始化－科目期初余额文档编号:002实施文档版本:T+12.0日期:2024-3-28第20页/共27页203、填制凭证：总帐4、结转损益文档编号:002实施文档版本:T+12.0日期:2024-3-28第21页/共27页215、结转成本－选销售出库单（必须是审核过的才可以结转）－点生成凭证－保存文档编号:002实施文档版本:T+12.0日期:2024-3-28第22页/共27页226、财务报表：选择报表数据——点系统模板前面的小三角选择报表，再点菜单中的生成报表文档编号:002实施文档版本:T+12.0日期:2024-3-28第23页/共27页23文档编号:002实施文档版本:T+12.0日期:2024-3-28第24页/共27页24第六部分实施中的难点分享一、前期沟通由于前期沟通的问题，客户的期初数据的准备不充分。财务期初账不平，库房没有进行盘点，没有期初账，一些基础档案也没有准备好。第一次见面沟通后，定了主计划和流程：（需要客户主负责人和老总参与）二、环境的配置进行环境配置，安装数据库和软件。共有如下问题：1、环境配置时，操作系统是win732位，在安装数据库时提示，需要.net3.5sp1不符合。下载了安装后提示要从“打开或关闭windows功能”中进行使用。但从控制面板进入后没有打开或关闭windows功能中没有显示内容。从百度文档编号:002实施文档版本:T+12.0日期:2024-3-28第25页/共27页25中搜索解决方法也不能解决。最后请宝华远程查看，操作系统提示xpsp2没有补丁，怀疑操作系统内核是xp的，但外表看上去是win7。只能换操作系统解决。最终客户是重买了一台电脑。2、安装数据库出现问题。最终提示“数据库安装成功，但失败”。查看失败的是sql数据库复制功能等。后来卸载了重装，在选当前用户时，选了admin组成员，安装成功。最终感觉应该就是第一次安装过程中选择用户没有选择系统管理员组员工。三、典型业务1、生产假退料是指每月底生产车间领用原料，但未使用完毕的，需在回到仓库，下月初在领料到生产车间，现实中这些原料并没有真正退库，只是为了核算成本才需要退回到仓库。解决思路：生产车间月底盘点后，做材料出库退回到仓库，真实的原料还在生产车间，下个月初在生成一张材料出库单，将该原料出库到生产国间。2、收货人地址下销售订单的客户或业务员，跟要发货的客户不相同，发货地址也不一样。例如业务员下销售订单，发货到具体的医院。结算客户跟发货的客户不同。解决思路：往来档案的客户联系人里录入要发货的客户及地址，当选择联系时自动带出发货地址。3、结算客户不同结算的客户都是各省的总经销商，下销售订单都是总经销商的业务员，发文档编号:002实施文档版本:T+12.0日期:2024-3-28第26页/共27页26货客户和地址都是各地的医院。解决思路：客户为各大医院，结算客户选择各地总经销商。4、客户一次性各地医院的客户，基本上都是一次性采购，很少重复性采购设备，后续都是耗材购置。所以客户都是没有协议价的。解决思路：发货时再增加客户档案，定期对往来单位进行维护。5、生产加工有简单生产、加工环节、需要试剂、设备等有产成品成本核算要求。解决思路：启用自制加工模块，使用产成品成本分配、产成品成本录入工具等功能。6、设备维护医疗设置都有序列号管理，主要作用方便设备跟踪和设备维护。解决思路：启用存货自由项和批次，出入库时指定序列号，方便报表里查询。文档编号:002实施文档版本:T+12.0日期:2024-3-28第27页/共27页27
