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存在预付款的业务中，很多企业希望审批财务应付单的同时知晓应付金额、已付金额以及剩余需要支付的金额。因此，企业需要在财务应付单审核前付款处理单进行结算。

面对以上客户需求，如何对系统原操作流程进行调整？本期案例为您分享提交态应付单允许结算的功能实践，详细介绍相关配置操作及注意事项。

撰稿人：金蝶-贾刘琴

1 业务背景

业务场景

航运公司有三大营运成本：船期费，燃油费和港口使费，其中港口使费是指航运公司所经营的船舶营运期间在装卸港口所发生的各项支出和费用。船舶进出港口以及在港停泊期间，因使用港口水域、航道、泊位、码头、浮筒、锚地等，装卸和申请港口有关机构提供的各项服务，如引航、拖轮等，按规定要支付的各种费用，统称为“港口使费”。

一般情况下，船到港口前，就需要向港口代理公司预付港口使费。到港后，代理公司根据实际发生费用开具港口使费发票，若预付金额小于发票金额，还需进行尾款支付。

客户痛点及诉求

在没有启用”提交态应付单允许结算“参数前，客户在星瀚系统中的操作步骤如下：

（1）船到港前，先预付港口使费-10万，业务人员新增付款申请单并发起审批流，审核完成后，出纳通过付款申请单关联生成付款处理单，完成港口使费的预付。

（2）收到代理公司的港口使费发票-11万时，业务人员新增财务应付单并发起审批流，审核完成后，出纳通过应付付款结算功能，手工将预付的付款处理单和财务应付单进行结算。此时财务应付单已结算金额为10万，未结算金额为1万。

（3）尾款结算：业务人员基于已和预付款单据结算后的财务应付单关联生成1万的付款申请单并发起审批流，审核完成后，出纳通过付款申请单关联生成付款处理单，完成港口使费尾款的支付。

在实际操作过程中，客户高层提出：

• 在审批财务应付单的时候，需要知晓应付金额、已付金额以及剩余需要支付的金额。

• 应付付款手工结算是一个冲销应付账款的过程，需要支持审批流或多人复核，不能由出纳一人操作。

由于财务应付单只有审核后才能和付款处理单进行结算，客户想要实现的需求和系统原操作流程相悖。

2 解决方案

整体思路

综合考虑后，决定启用”提交态应付单允许结算“参数，一方面可以实现在审批人审批之前先进行财务应付单和付款处理单的手工结算，财务应付单更新已结算金额和未结算金额；另一方面审核人也可以基于手工结算的结果进行审批确认。

业务人员新增财务应付单，根据发票信息填好后提交，第一个审批节点为提交人本人，操作应付预付手工结算功能后，同意流程使得审批流继续往后流转，审批人可完整地审批发票信息和手工结算信息。

涉及功能点：应付系统参数-提交态应付单允许结算

关键步骤及效果展示

（1）勾选应付系统参数“提交态应付单允许结算”，保证提交状态的财务应付单可以和付款处理单结算。

此参数勾选之前，如果针对提交状态的应付单进行【应付结算】-【手工结算】-【应付付款结算】结算，系统就会报错，报错提示为：只有已审核态的单据允许进行手工结算。

另外，此参数还可以实现以下效果：在提交后即时显示可结算单据的提示横幅；在预付明细行选择预付款单后提交时自动结算。

（2）应付单提交后，即可操作【应付结算】-【手工结算】-【应付付款结算】。

（3）若应付单设置了审批流，建议在发起节点和第一个审批节点之间增加一个审批节点，避免提交后忘记结算。          

此审批节点设置时，需要注意：

①设置审批人为发起人本人。

②在审批节点中设置【手工结算】按钮可见。

因为需要在此审批节点操作应付预付手工结算，所以需要先用开发平台在单据上增加应付预付结算按钮，此按钮标识必须和系统预置的手工结算标识保持一致，否则无法调用结算界面。

系统设置界面截图：

用户操作界面截图：

3 方案的可推广价值

• 适用于所有行业发票冲销预付的结算场景，更符合业务处理逻辑。

• 手工结算功能不支持审批流，将手工结算审批融于财务应付单的审批流程，减少误操作风险，大大避免了重复付款的可能性，提高资金管控。

• 提升应付单审核效率。此功能启用前，公司领导层既需要审核应付单，还需要审核应付单关联生成的付款申请单。设置此功能后，仅需审核应付单即可。

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