1 功能介绍

启用系统时，需要对各种参数做一些设置，从〖财务会计〗→〖系统设置〗→〖系统设置〗→〖应付款管理〗→〖系统参数〗进入系统设置界面，主要功能包括：

    科目设置

    结算方式

    类型维护

    启用系统

2 应用场景

2.1 科目设置

核算项目设置完毕，您可以录入会计科目。为减少工作量，您可以先在总账系统进行引入会计科目操作，系统预设了许多行业的会计科目，您可以根据需要进行选择。如果您没有购买总账系统，则必须手工录入。

与应付款管理系统相关的会计科目主要有现金、银行存款、应付账款，应付票据、预付账款、材料采购、应交税金等。下面逐一进行说明。

对于现金、银行存款科目，主要与付款单、预付单、退款单相关，您可以根据需要设置，生成凭证时，单据中的结算方式、结算号可以自动填充到现金类科目中。

应付账款：建议您设置为下设核算项目而非明细科目。您可以下设供应商核算，当然也可以设置多个核算项目，如同时设置部门、职员。凭证处理时，系统可以根据单据中的供应商、部门、职员信息自动填充相应的核算项目。考虑到其他应付单、付款单中没有存货的信息资料，建议您不要进行数量金额辅助核算，否则生成凭证时，您必须逐笔手工填充，增加了日常工作量。如果要查看数量方面的情况，您可以通过查看往来对账单进行。

应付票据、应交税金建议不下设核算项目，可以通过明细科目进行处理。

预付账款的设置可以参照应付账款。

2.2 结算方式

系统预设了一些结算方式，您可以根据需要修改，每一种结算方式可以指定对应的会计科目，付款单、预付单、退款单生成凭证时，根据结算方式，可以自动找到对应的会计科目填充。

2.3 类型维护

选择〖系统设置〗→〖基础资料〗→〖应付款管理〗→〖类型维护〗，进入“类型维护”界面。该模块主要对应付款管理系统的一些特殊项目进行维护。    

(1) 票据类型维护

系统预设了银行承兑汇票、商业承兑汇票两种类型，系统预设的两种票据类型及应付票据录入时已用到了的票据类型，将不允许删除，但可以修改。您可以新增、修改、删除自己设置的其他票据类型。

(2) 偿债等级维护

反映供应商的偿债能力。可以进行新增、修改、删除等操作。根据此处设置的偿债等级，在供应商资料录入时，你可以选择供应商属于哪一个等级，以方便管理。

(3) 现金折扣维护

进行现金折扣的分类设置。可以进行新增、修改、删除等操作。目前暂为参考信息。

(4) 应付单类型维护

系统预设了期末调汇、应付款转销、费用分配、其他应付单和退票回冲单等五种类型，系统预设的五种类型及已用到了的类型，将不允许删除，但可以修改。您可以新增、修改、删除自己设置的应付单类型。

(5) 付款单类型维护

系统预设了期末调汇、转账等六种类型，系统预设的六种类型及已用到了的类型，将不允许删除，但可以修改。您可以新增、修改、删除自己设置的类型。凭证模板

选择〖系统设置〗→〖基础资料〗→〖应付款管理〗→〖凭证模板〗，进入“凭证模板”界面。选择某一事务类型的单据，单击【新增】，弹出凭证模板新增界面，在该界面进行借贷方科目、金额的定义，以及凭证字、摘要的设置等，设置完成后单击【保存】，保存该凭证模板。

    录入模板编号、模板名称、凭证字号

    选择科目来源，确定科目

    选择金额来源

    录入摘要

    保存、继续新增或退出

                

    应付款管理系统提供三种生成凭证的方式。

    a、 新增单据时，在单据序时簿或单据新增界面即时生成凭证。

    b、 采用凭证模板，凭证处理时直接根据模板生成凭证。

    c、 采用凭证处理时不使用凭证模板的方式生成凭证。

    第二种方式与第三种方式不能同时并存。对于所有的单据都可以在保存单据的同时单击【凭证】，采用第一种方式即时生成凭证，如发票、其他应付单等。但对于一些特殊的事务类型，如预付款冲应付款，应付款冲应付款、应付款转销、预付款转销、开出票据、应付票据付款则必须通过第二种或第三种方式进行凭证处理。对于应付票据退票则可通过第二种或第三种方式处理。

    如果采用第二种方式，即必须首先定义凭证模板。按不同的事务类型定义好凭证模板之后，凭证处理时，根据不同的事务类型系统自动套用相应的凭证模板进行生成凭证处理。

    对于凭证模板目前系统提供16个事务类型的模板，包括：采购普通发票、采购增值税发票、其他应付单、付款、退款、预付款、预付款冲应付款、应付款冲应付款、应付款转销、开出票据、应付票据付款、预付款转销、预付款冲预付款、付款冲付款、应付票据退票、期初应付票据退票。

(6) 录入模板编号、模板名称，选择凭证字号

在“凭证模板新增”界面，录入模板编号、模板名称，应保证模板编号的唯一性，否则系统不允许保存，单击凭证字下拉列表框，选择凭证字。

(7) 选择科目来源，确定科目

在凭证模板新增界面，单击科目下拉列表框，选择科目来源，不同的事务类型科目来源也不尽相同。如表3-5简要说明一些主要的科目来源及其用法：

科目来源	用           法
单据上的往来科目	取单据上的“往来科目”字段内容。
单据上单位的应付（付）账款科目	指核算项目供应商或客户属性设置中设置的应付（付）账款会计科目。
单据上物料的存货科目	商品（物料）属性中设置的存货科目。
单据上结算方式对应的会计科目	主要针对于付款单、预付单、应付退款单。指基础资料设置中，结算方式所对应的会计科目。
付款时的结算科目	用于应付票据付款。付款时指定的结算科目。
冲销单位的应付（付）账款科目	指进行预付款冲应付款时应付单或者发票上客户或者供应商属性中设置的应付（付）账款科目
冲销单位的预付（付）账款科目	指进行预付冲预付、预付款冲应付款时预付单上客户或者供应商属性中设置的预付（付）账款科目
单据上单位的应交税金科目	指核算项目客户或供应商属性中设置的应交税金科目

表2-1

若选择来源于凭证模板，须在科目栏录入固定科目，可按F7查找。若选择其他的科目来源，则不需要在模板录入具体科目（科目栏自动变灰），系统会在生成凭证时根据单据上的内容和科目来源自动查找相应的科目。

(8) 选择金额来源，录入摘要

在凭证模板新增界面，单击金额来源栏，出现金额来源下拉列表，列出对应单据上所有的金额型字段（包括用户在单据上任何位置自定义的金额型字段），由用户选择。如表3-6简要说明一些主要的金额来源及其用法。

类型	金额来源
采购普通发票	分为金额、税额、不含税金额、附加费用，其中税额+不含税金额=金额。也可取自定义金额字段的内容。启用整单折扣时，金额来源还包括整单折前金额、整单折前不含税金额、整单折扣分配额。
付款单	付款金额指付出的现金或银行存款的金额。折扣金额指现金折扣的金额，应付金额指核销的应付款金额，在不涉及多币别换算时，应付金额=付款金额+折扣金额，如果涉及多币别换算时，应付金额指要核销的应付款金额，与付款金额币别不一致。也可以取自定义金额字段的内容。

                                                                    表2-2

在选择金额来源时，应注意配合相应的科目及借贷方向，并保证借贷方金额相等，否则不能保存。

核算项目不用设置，系统可以根据会计科目下挂的核算项目自动填充。单据上的自定义核算项目在凭证模板上的设置，请参见核算项目设置的内容。

指定单据上的自定义核算项目后，可在生成凭证时自动携带。

                

(9) 录入摘要

应付款管理系统对所有凭证事务类型的摘要都提供自定义功能，可以根据实际情况选择字段以及录入摘要进行编辑。摘要自定义功能通过凭证模板中的摘要定义窗口实现。在摘要栏，录入摘要信息，该信息会在生成凭证时携带到摘要栏。

目前各事务类型提供的摘要单元说明如表2-3：

事务类型	摘要单元
采购普通发票	发票单据头、单据体内所有非金额类型且可见字段（包括自定义字段）
采购增值税发票	发票单据头、单据体内所有非金额类型且可见字段（包括自定义字段）
其他应付单	其他应付单单据头、单据体内所有非金额类型且可见字段（包括自定义字段）
付款	付款单单据头、单据体内所有非金额类型且可见字段（包括自定义字段）
退款	应付退款单单据头、单据体内所有非金额类型且可见字段（包括自定义字段）
预付款	预付单单据头、单据体内所有非金额类型且可见字段（包括自定义字段）
预付款冲应付款	序时簿上所有字段
应付款冲应付款	序时簿上所有字段
应付款转销	序时簿上所有字段
开出票据	应付票据单据头、单据体内所有非金额类型且可见字段（包括自定义字段）
应付票据付款	序时簿上所有字段
预付款转销	序时簿上所有字段
预付款冲预付款	序时簿上所有字段
付款冲付款	序时簿上所有字段

(10) 核算项目

在凭证模板上指定了凭证分录对应单据上的自定义核算项目内容后，即可在生成凭证时自动携带。

                

(11) 保存、继续新增或退出

单击【保存】，系统先检查所有的项目是否完整，若不完整，系统会给出相应的提示，不允许保存，完整性检查完毕后，系统还会进行借贷方金额平衡检查，对于多金额字段的单据，系统按单据特定的平衡关系检查。若不平衡，系统会给出提示，用户应查找原因，调整模板。

保存成功后，单击【新增】，继续新增凭证模板，单击【退出】，退出“凭证模板”界面。

(12) 修改、查看凭证模板

进入“凭证模板设置”界面，当光标停留在某一凭证模板上时，单击【修改】，显示“凭证模板修改”界面，可查询凭证模板，或对凭证模板的各个项目进行修改。此界面的各个按钮列表介绍如表2-4：

按钮名称	用途
添加	在凭证模板的当前分录位置添加一条空白分录。
删除	删除光标当前行的分录内容。
保存	保存修改后的凭证模板。
前张	显示该事务类型的上一张凭证模板。
后张	显示该事务类型的下一张凭证模板。
首张	显示该事务类型的第一张凭证模板。
未张	显示该事务类型的最后一张凭证模板。
查看	当光标停留在科目栏时激活，可查看凭证资料。
退出	退出凭证模板修改（查看）界面。

(13) 删除、退出凭证模板

进入“凭证模板设置”界面，当光标停留在某一凭证模板上时，单击【删除】，则会删除此张凭证模板。

在此界面单击【退出】，可退出凭证模板设置。

(14) 调整默认凭证模板

系统自动将系统模板作为默认模板，可将自设的凭证模板调整为默认模板。具体操作步骤如下：

将光标停留在准备作为默认模板的行上；

在菜单条上，单击〖编辑〗→〖设为默认模板〗；

自设的凭证模板会自动变为默认凭证模板，同时原来的默认凭证模板变为非默认。也就是说，一种事务类型只允许一张当前默认模板。

2.4 启用系统

在上述过程完成后，选择〖财务会计〗→〖应付款管理〗→〖初始化〗→〖结束初始化〗，初始化工作即告完成。

初始化结束之后，如果您发现要修改初始化数据资料，您可以通过选择〖财务会计〗→〖应付款管理〗→〖初始化〗→〖反初始化〗，回到初始化状态重新录入、修改初始数据。如果您已进行了结账处理，则必须反结账至启用期间，再进行反初始化处理。反初始化时系统将自动取消单据（应付款管理系统）的审核，取消核销，所有生成的凭证（未过账）都将删除，票据的付款等处理都将取消。如果初始化结束后采购系统的发票进行了审核操作，则必须先在采购系统手工取消审核处理。如果生成的凭证已经过账，则必须先在总账系统手工进行反过账处理。否则系统不予反初始化操作。