1 功能介绍

为保证应付款管理系统与总账系统的数据保持一致，在应付款管理系统新增单据之后，必须通过凭证处理把单据生成凭证传入总账系统。应付款管理系统的单据要生成凭证，在凭证处理模块进行。

在应付款管理系统，集中进行凭证处理时可以分为采用凭证模板的处理方式与不采用凭证模板的处理方式两种，现以采用凭证模板的处理方式进行说明。

选择〖财务会计〗→〖应付款管理〗→〖凭证处理〗→〖凭证-生成〗进入该处理过程。该模块主要是用来将各种单据生成凭证。

    选择事务类型

    录入过滤条件

    生成凭证选项

    生成凭证

    查看报告

    有关凭证模板设置的方法参见第一章第四节凭证模板设置

    科目属性的设置参见基础资料中的科目资料录入

2 主要操作

2.1 选择事务类型

选择〖财务会计〗→〖应付款管理〗→〖凭证处理〗→〖凭证-生成〗，出现单据事务类型选择界面，移动光标，选择需要生成凭证的单据，单击【确定】，进入“凭证处理-过滤条件”界面。目前系统提供的事务类型包括：采购普通发票、采购增值税发票、其他应付单、付款、退款、预付款、预付款冲应付款、应付款冲应付款、应付款转销、开出票据、应付票据付款、预付款转销、预付冲预付、付款冲付款、应付票据退票、期初应付票据退票。

2.2 录入过滤条件

一般情况，一种事务类型对应一种单据，如采购普通发票、其他应付单、付款单等，系统会调出该单据的序时簿过滤界面，用户可灵活地设置过滤条件，也可以指定排序的字段；其他事务类型均可以设置过滤条件进行选择。

对采购普通发票、采购增值税发票、其他应付单、付款、退款、预付款的事务类型生成凭证的单据序时簿界面增加合计行的显示，只对金额进行合计。

2.3 生成凭证选项

选择〖文件〗一〖选项〗，显示生成凭证的一些选项，包括选择默认凭证模板，错误处理等。列表介绍如表2-1：

表2-1                                    

2.4 生成凭证

按【Shift】或【Ctrl】选定一张或多张单据，单击【按单】或【汇总】，则按单（单据组）生成多张或汇总生成一张凭证。

在生成凭证时还可以实现以下功能：

1、 会计科目下挂多个核算项目，生成凭证可以自动携带在凭证模板中已经指定的核算项目内容。

2、 支持单据上自定义的金额字段生成凭证。

3、 生成凭证时可以根据单据数量自动携带附件张数。

4、 提供凭证批量操作，包括：批量生成凭证、批量审核、批量反审核、批量删除。

5、 对于〖系统设置〗→〖基础资料〗→〖科目〗中为选上“现金科目”、“银行科目”的会计科目，在付款单、预付单或应付退款单生成凭证的时候，可以把单据上的【结算方式】、【结算号】内容携带到凭证的【结算方式】、【结算号】中。

6、 按凭证模板生成凭证，凭证摘要可以取单据体中的内容。

7、 凭证检查：为了避免单据与凭证不符的情况，在凭证保存时对以下内容进行检查和提示：

    a、如果单据上的币别与所用科目的币别不一致。

    b、如果单据金额与凭证金额不一致

    c、单据期间与凭证期间不一致

生成凭证失败主要有以下几方面的原因：见表2-2：

                                                表2-2

须同时满足以下条件，系统才会进行数量汇总

1)   需要汇总的行次上的计量单位属于同一计量单位组

2)   单据的计量单位组与会计科目的计量单位组属于同一计量单位组

采购电子狗10只、采购齿轮10箱，汇总开票。发票往来科目为2121-应付账款。2121-应付账款 需要进行数量金额辅助核算；默认计量单位组为“原材料组”缺省单位为“个”；

1)   电子狗与齿轮的计量单位组同为“原材料组”；1只=1个；1箱=10个。则2121-应付账款汇总数量为 10 x 1 + 10 x         10 = 110 个

2)   电子狗与齿轮不同为“原材料组”则不进行换算汇总，直接取单据上的单位及数量 

生成凭证时，若科目需外币核算，则系统会将单据上的外币金额和汇率传递到凭证中。

8、  特殊说明

    a、已经审核、未生成凭证的单据，在单据界面直接点击“凭证”时，按所选单据事务类型的凭证模板自动调出凭证生成界面。

    b、单据序时簿如果同时选中多行点击“凭证”按钮，则只对选中的第一行进行处理：已经生成凭证的，调出此单据对应的凭证；没有生成凭证的调出此单据的凭证生成界面；

    c、应付系统适用单据：采购普通发票、采购增值税发票、付款单、预付单、应付退款单、其他应付单，对于其他单据不予处理。

2.5 查看报告

在生成凭证成功或失败的提示界面上，单击【查看报告】，可查看生成凭证过程的报告，内容包括：保存凭证成功/凭证号：XXX/借方金额合计：XXX/贷方金额合计：XXX。凭证生成失败时，可通过报告中提示的原因作出调整，以便顺利地生成凭证。

2.6 不采用凭证模板方式生成凭证

录入采购发票、其他应付单、付款单等业务单据时可以即时逐笔生成记账凭证，也可以在凭证处理模块进行统一生成凭证操作。

在〖系统参数〗取消<按模板生成凭证>，然后选择〖财务会计〗→〖应付款管理〗→〖凭证处理〗→〖凭证-生成〗，进入凭证处理过滤条件框，系统默认进入付款单据的过滤条件框。单击【确定】，进入“凭证处理”界面。界面中列示了需要生成凭证的付款单记录。您可以逐张生成凭证，也可以通过Shift键选择成批生成凭证，还可以汇总生成凭证。可以在单据类型下拉菜单中选择显示的单据。

目前不按模板生成凭证提供了以下单据类型：付款、预付款、退款单、发票、其他应付单、预付款冲应付款、应付款冲应付款、应付款转销、预付款转销、预付冲预付、付款冲付款、应付票据付款、应付票据作废、期初应付票据作废。

凭证处理时，右上角会计科目的设置可以自行设置。在生成凭证的时候首先根据此会计科目生成，如果此会计科目内容为空，则根据该事务类型下【凭证模板】中的系统模板的设置生成凭证。

2.7 数量金额核算时“数量”的自动换算

单据汇总生成凭证时，生成凭证的“科目汇总选项”任一项有勾选的情况下，需要首先判断：“生成的凭证中是否存在“数量金额辅助核算”的会计科目”。如果没有则需求规则不变：，按照“相同科目+相同核算项目”汇总。

如果存在按数量金额辅助核算的会计科目，则还需要判断：“需要汇总的行次上的计量单位是否属于同一计量单位组”，如果否，则不予汇总，只取单据上的计量单位和数量，具体参见表格2-3中“步骤1”的说明。

如果各参加汇总行属于相同的计量单位组，还需要判断：“单据的计量单位组与会计科目的计量单位组是否是否属于同一的计量单位组”，如果是，则将单据上数量将会按照科目的计量缺省单位进行系统自动换算。具体参见表格2-3中“步骤2”的说明；如果否，也不进行汇总，只取单据上的计量单位和数量，具体参见表格2-3中“步骤1”的的说明。

上述修改对发票及其对应的转销操作、付款单选发票、退款单选负数发票等操作进行汇总生成凭证均有效。