1 功能简介

      现金日记账，是用来逐日逐笔反映库存现金的收入、支出和结存情况，以便于对现金的保管、使用及现金管理制度的执行情况进行严格的日常监督及核算的账簿。现金日记账的登记依据是经过复核无误的收款记账凭证和付款记账凭证。

2 系统路径

在KIS控制台中，选择〖财务会计〗"〖现金管理〗"〖现金〗"〖现金日记账〗，进入该处理过程。

3 功能介绍

3.1 现金日记账的新增

现金日记账的新增有三种方法，如下表所示：

注意：

通常情况下不进行混合使用，因为这样会增加对账难度。对有些长期不用的账户，可以通过“禁用”使该帐户不显示。

• 引入现金日记账

      如果您的业务量很大，可以选择〖檔〗—>〖从总账引入现金日记账〗或在工具栏上单击【引入】，系统会自动引入现金类所有凭证，接口与〖总账数据〗里引入现金日记账相同。

引入现金日记账的条件设置主要有以下几类：会计期间、会计科目、引入方式、期间模式、日期和凭证范围等。

1）会计期间：引入现金日记账的会计期间在通常情况下默认为账套当前期间，如果用户采用预录入方式，也可以引入下一期的现金日记账。

注意：

引入下一期的现金日记账不参与期末结账，这样既达到了严格控制，又达到了灵活处理的原则。

2）引入方式：如果选择“按现金科目”，系统会根据凭证中的现金科目的第一个对应科目引入现金日记账；如果选择“按对方科目”，系统会根据凭证中的现金科目的所有的对应科目引入现金日记账，即将该笔凭证拆分成多笔登记日记账（凭证号相同），这在一对多的情况尤为明显。

3）期间模式分为两种：只引入本日凭证和引入本期所有凭证。

4）日期也分为两种：使用凭证日期和使用系统日期。

5）凭证范围包括：凭证字、凭证号、制单人及凭证状态（是否审核、过账）

注意：

凭证号为空时系统默认为全部，输凭证号时不能输0。

当用户设置完成这些引入条件后，就可以引入现金日记账了。引入的结果分别可以在各个现金科目中可以看到。

• 复核记账

指通过〖总账数据〗模块的〖复核记账〗对现金类科目的复核来登账。具体参见：复核记账

• 手工录入现金日记账

在现金日记账主接口选择【新增】，进入手工录入接口。手工录入现金日记账又可分为单笔输入和多行输入。录入时还可以定义系统是否采用【固定汇率】。

注意：

手工增加现金日记账时，如果输入的“对方科目”是银行科目，则保存时应该同时将该笔日记账保存到“对方科目”所指定对应的银行科目中去，在查看该银行科目的银行日记账时，双击调出的该笔日记账中，“对方科目”中显示的是该现金科目。

• 多行输入

      在现金日记账主接口单击鼠标右键选择【多行输入】或在〖编辑〗下的单击【多行输入】，多行输入可以进行插入行、删除行、复制行和粘贴行等操作，可以选择不同的科目、期间。如表所示：

注意：

账套的下一期间是给用户预录入用的。“摘要”和“对方科目”均可以通过按F7键或“代码”键调用。

多行新增时保存当前输入行后原记录不会清空，直到退出多行输入接口或切换科目、币别、期间。

日记账多行输入在就绪栏提供借贷方原币合计数。

• 单行输入

在现金日记账主接口，在〖编辑〗下或单击鼠标右键把＜多行输入＞的勾去掉，再单击【新增】就是单行输入。

      与多行输入的区别在于单行输入只能一笔一笔的进行手工输入。并且在录入日记账时默认为上一张凭证的凭证字。其数据项录入与多行输入相同，请参照。

注意：

      在进行现金日记账录入的时候，因设置的科目比较多，如果不留意把一个科目的误录入到另一个科目中，则不需要删除，重新到另一个科目中增加。只需要修改该条现金日记账记录，重新选择正确的科目和币别，单击【保存】，即可将该条记录从原来的现金日记账科目下消除，保存到新的现金日记账科目下。

• 固定汇率

      现金管理具有处理本位币的功能。系统默认为固定汇率，故新增日记账时，“汇率”一栏总是灰的。如果您要更改汇率，可以固定汇率一栏去掉（单击鼠标右键的【固定汇率】或在〖编辑〗下的〖固定汇率〗）。

注意：

固定汇率一栏去掉之后，只有当录入币别为外币的现金科目时，用户才可以自定义对该外币的汇率进行调整。

3.2 修改现金日记账

      如果需要修改现金日记账，在现金日记账接口选择需要修改的内容，单击【修改】，修改相关信息后，单击【保存】即可。

已生成凭证的日记账，只能双击打开查看，不能修改。

• 自动修改对方科目日记账

      菜单选项【自动修改对方科目日记账】：由用户设置修改A科目日记账是否同时修改B科目的日记账。系统默认为同步修改，用户可以在修改日记账前去掉该选项，修改A科目日记账时就不会同步修改B科目的日记账。

修改现金日记账的操作与新增现金日记账的操作相似。请参照。

3.3 删除现金日记账

如果需要删除现金日记账，在现金日记账接口选择需要删除的内容，单击【删除】即可。

3.4 现金日记账生成凭证

      用户在录入现金日记账时，可以不录入凭证字号的信息，只录入日期、摘要、金额等信息。根据这些已录入的信息，可以生成凭证。

      生成凭证时，系统提供了两种方式，按单和汇总，按单表示每一条日记账记录生成一张凭证；汇总则表示将所选中的记录汇总生成一张凭证。

      总账系统整理了凭证字号后，自动更新日记账凭证字号，实现总账凭证字号与日记账联动，保证了日记账对应凭证字号的正确性。

注意：

对于日记账记录生成凭证这个功能，用户需要考虑具体的使用模式，是先录入日记账，再生成凭证还是在总账中生成凭证后，再引入到现金系统。如果是先录入日记账记录，再根据日记账记录生成凭证这种使用方式，由于从总账引入日记账时系统不会判断记录是否重复（系统无法判断，因为同一个凭证字号有多条记录也是正确的），所以最好将系统参数中的【允许从总账引入日记账】这个参数不选择，引入这个功能就不能使用，避免引入时导致数据重复，引起日记账的错误。

注意：

日记账中，数据源为收款单-应收、收款单-应付、付款单-应收、付款单-应付的记录，不能生成凭证；

注意：

选中“自动生成对方科目日记账”选项，生成凭证还有以下功能：

新增现金日记账记录的对方科目为现金科目时，保存该记录同时新增一条对方科目的现金日记账；

新增现金日记账记录的对方科目为银行存款科目时，保存该记录同时新增一条对方科目的银行存款日记账；

对其中任一条日记账生成凭证保存成功后，同时更新对方科目日记账对应的凭证字号为当前生成的凭证字号；

凭证删除和凭证字号修改时，同步更新现金日记账和银行存款日记账；

• 按单生成凭证

      选择日记账记录(用光标选中，在接口上显示为置为黑色的记录，点击【按单】，则会弹出凭证录入的接口，程序自动将日记账记录中的相关信息带入凭证中，用户可以在凭证录入的接口上对凭证进行修改，凭证保存成功后，凭证字号信息将会显示在现金日记账记录中。

注意：

可以用CTRL或SHIFT键一次选择多条日记账记录，批量生成多张凭证。

已生成了凭证的记录，不能够再进行修改和删除。

•  汇总生成凭证

选中多条日记账记录，点击【汇总】，弹出汇总选项接口，选项说明如下。

汇总时要求摘要相同：先判断摘要相同再进行汇总；

借贷方汇总相抵：科目在借贷方都有则相抵；

汇总借方、汇总贷方：汇总生成凭证支持按借方或贷方汇总，如果两个选项都选上，则借贷双方对现金科目汇总。 

凭证排列方式：提供“借贷借贷”和“借借贷贷”两种方式排列凭证分录。

• 凭证查询

日记账生成凭证后，点击工具栏中的【凭证】按钮，弹出凭证查看的接口，用户可以查看该条日记账所对应的凭证。

• 删除凭证

日记账生成凭证后，点击工具栏中的【删凭证】按钮，可以将已生成的凭证删除，删除凭证后，在日记账中凭证字号的信息将显示为空。用户可以修改日记账记录，再次生成凭证。

注意：

日记账记录生成凭证后，凭证如果审核或是过账了，审核和过账的信息，会显示在日记账中，同时凭证不能够再被删除。

3.5 查询现金日记账

相关内容见下表：

注意：

打开、过滤和查找的区别：【打开】是一个主要功能，可以打开科目、币别、期间及一些选项。【过滤】是一个重要的辅助功能，是对已有内容的过滤，还可以过滤一些特殊条件（如：大于10000元、不等于10000元等）。【查找】只是对符合条件的记录进行查找。

注意：

对于在结束初始化后引入的新科目，只能查询引入期间以后期间的报表数据。如账套启用在2004年10期，在11期新增了一现金科目，从总账引入科目，引期间为2004年11期，则在查询相关的现金报表时，只能查询2004年11期以后的报表数据，不能查询2004年10期的报表数据。查询其他的现金的相关报表也是同样处理。

3.6 现金日记账套打

      在工具菜单中，提供了日记账的套打功能。点击【工具】菜单下的【套打设置】，进入套打设置的接口，可以进行套打模板的设置。选择具体的套打模块后，在【文件】菜单下选择了【使用套打】，则在打印预览和打印时，会按照所设置的套打模板进行日记账的打印。

3.7 现金日记账预览、打印

在现金日记账接口选择【预览】、【打印】即可。

3.8 引出

单击〖文件〗选择【引出】，您就可以把现金日记账引出为各种格式的文件。