1 简介

1.1 功能介绍

当期凭证全部录入完毕后，就要进行期末的账务处理和结账了。除了期末结账外，其它业务操作都不是每期必须做的，根据业务的需要进行相关操作。

1.2 主要功能点

期末处理主要包括：

期末调汇

结转损益

自动转账

期末结账

1.3 系统路径

【财务会计】→【总账】→【结账】         

2主要操作

2.1期末调汇

本功能主要用于对外币核算的账户在期末自动计算汇兑损益，生成汇兑损益转账凭证及期末汇率调整表。

期末调汇操作前提：

①只有在“会计科目”中设定为<期末调汇>的科目才会进行期末调汇处理。

②所有涉及外币业务的凭证和要调汇的会计科目全部录入完毕并审核过账。

期末调汇向导界面将引导你进行期末调汇操作。以下为调汇向导界面相关参数的含义：

按其科目方向调整

1）选上此选项，按以下规则处理：

调汇公式：外币科目的原币余额×调整后汇率－外币科目的本位币余额＝调整额

调整额     外币科目方向       生成的凭证数据

大于0       借方            以蓝字显示在该科目的借方正数

大于0       贷方            以蓝字显示在该科目的贷方正数

小于0       借方            以红字显示在该科目的借方负数

小于0       贷方            以红字显示在该科目的贷方负数

2）不选此选项，系统处理方式如下：

   如果调整额是正数，则以蓝字显示在该科目的借方正数；如果调整额是负数，则以蓝字显示在该科目的贷方正数。

其他参数含义:

2.2结转损益

期末时，应将各损益类科目的余额转入“本年利润”科目，以反映企业在一个会计期间内实现的利润或亏损总额。本系统提供的结转损益功能就是将所有损益类科目的本期余额全部自动转入本年利润科目，并生成一张结转损益记账凭证。

结转损益操作前提：

①只有在<科目类别>中设定为“损益类”的科目余额才能进行自动结转。

②所有的凭证全部录入并过账。

结转损益向导界面将引导你进行结转损益操作，以下为结转损益向导界面相关参数的含义：

温馨提醒：

用户切勿忘记要将“结转损益”生成的转账凭证审核过账，否则无法结账。

账薄报表查询时，如果只是结转到本年利润科目上，查询本年利润科目有数据，查询核算项目无数据。如果结转到本年利润科目下挂的核算项目上，查询本年利润科目与核算项目均有数据。

在报表系统中，制作损益表时，有一类取数类型为，取损益表发生额（其他的类型不再详细说明），此时这种与损益表取数相关的取数类型，必须在总账中进行了相应的损益结转后才可以取数据，如果是手工进行的损益结转，则无法取数这种取数类型的数据。如果在自动转账设置中，将类型设置为结转损益，在报表取与损益表相关的数据时也可以取出数据来，则结转损益的结果是一样的，只是需要定义损益结转的凭证模板。

本年利润科目下挂核算项目，在自动结转损益时损益类科目最好下挂核算项目且包含本年利润科目下挂的核算项目，否则只结转至科目，核算项目为空！

利润分配科目下挂核算项目，在自动结转损益时以前年度损益调整科目最好下挂核算项目且包含利润分配科目下挂的核算项目，否则只结转至科目，核算项目为空！

2.3自动转账

为了总结某一会计期间(如月度和年度)的经营活动情况，必须定期进行结账。结账之前，按企业财务管理和成本核算的要求，必须进行制造费用，产品生产成本的结转，期末调汇及损益结转等工作。若为年底结转，还必须结平本年利润和利润分配账户。为了方便用户，KIS系统提供了能够自动生成可按比例转出指定科目的“发生额”、“余额”、“最新发生额”、“最新余额”等项数值并生成会计凭证的功能，即 “自动转账”。

以下为自动转账界面相关参数的含义：

自动转账自动实现核算项目的对应结转。

转出方科目与转入方科目下挂相同核算项目类别，且一方指定具体核算项目，另一方未指定具体核算项目的情况下，在不具体指定核算项目的情况下，实现核算项目的对应结转。

要将自动转账方案文件引入系统，需要引入方案的名称在待引入方案账套中不存在，并且待引入方案的账套中的科目、所涉及的核算项目类别、具体的核算项目、币别、凭证字、等基础资料与引入文件数据中的资料一致，否则将自动转账方案文件引入系统。

自动转账凭证格式或自动转账方案设置完毕之后，在需要生成相应的转账凭证时，点击浏览页签界面中的“生成凭证”就可以了。

2.4凭证摊销

凭证摊销是用来帮助用户处理对已经计入待摊费用的数据进行每一期的摊销，将其转入费用类科目。例如：预付保险费、固定资产修理费用。当然也可以用于一些长期资产的摊销，如低值易耗品摊销、无形资产摊销、递延资产摊销等。

通过系统的处理，可以简化用户每个期间都需要手工录入类似凭证的工作量。系统提供手工执行，也可以设置由系统在后台定时自动执行。

1、新增凭证摊销方案

在摊销方案序时簿界面，直接通过工具条上的【新增】按钮进行摊销方案的新增。在摊销方案明细界面，通过该界面上的新增按钮新增新的摊销方案。

对该界面的字段解释如下表：

【摊销科目输入】

提供手工直接输入科目代码，也可以通过F7进入科目设置界面。摊销科目只能输入最明细级的科目，如果该科目带有核算项目，系统显示的科目录入界面应将该科目带有的所有核算项目类别列出，然后由用户选择每个核算项目类别的明细核算项目。用户在输入的科目为非明细级、核算项目未录入或者核算项目录入为非明细级的情况下，用户提交时，系统应给予提示“科目（或核算项目）必须为明细级！”。

摊销科目的摊销总额提供两种录入方式：

1）直接输入数字金额；

2）双击进入公式设置界面。设置报表公式，或者在公式上再进行加减乘除的设置。用户提交公式后，系统将公式运算的取数结果回填入摊销总额框内。

【转入费用科目的输入】

转入费用科目的输入与摊销科目的输入一致，可以手工录入科目代码，也可以通过F7进入科目设置界面。录入的转入费用科目必须为明细级，如果带有核算项目，也必须输入所有核算项目类别的核算项目明细。

用户设定完摊销比例后可以根据需要，再修改这些比例设置，系统应根据用户修改的比例，计算摊销金额；用户也可以直接修改摊销金额，系统此时应根据摊销金额反算出摊销比例并回填。

另外需要注意的是，经用户修改摊销比例或摊销金额后，如果系统检测出从摊销的第一期到最后一起的摊销比例之和>100%，或各期的摊销金额之和>各个摊销科目的摊销总额之和，系统应给出提示“摊销金额已超过摊销总额，请重新设定！”。

【类推】

用户继续输入摊销科目，考虑到可用性。提供类推功能键，如果录入的第一行不是一级科目，则类推该科目的同级次科目。

例如：基础资料中设置的科目有：1301.01待摊费用A、1301.02待摊费用B、1301.03待摊费用C……

  在摊销科目中已经输入了1301.01待摊费用A，则此时利用类推功能，系统可以在后面的行中自动填入1301.02待摊费用B、1301.03待摊费用C、……

如果科目是科目带有核算项目的情况，则按核算项目类推。

例如：基础资料中科目为1301待摊费用，科目设有核算项目类别部门。

  在摊销科目中输入了1301待摊费用|部门01，则利用类推后，自动在后面的行中填入1301待摊费用|部门02、1301待摊费用|部门03、……

类推规则：

如果已经录入的科目为非一级科目，无论是否带有核算项目均按科目来类推。

 如果已经录入的科目为一级科目，带有核算项目，按核算项目类推；不带有核算项目，则系统不提供类推功能。

科目下为核算项目组合，不类推，系统提示：没有符合条件的类推科目，不进行类推。

2、凭证摊销方案的管理

对摊销方案的管理包括查看、修改、删除等功能。

【查询】

系统查询的界面和其他类似，主要操作如下表：

系统提供了“快捷过滤”、“高级过滤”两种方式，

（1）快捷过滤

主要是按照方案名称、待摊科目、转入科目、状态等方式过滤，对状态解释如下：

摊销方案分三种状态：

未启用：摊销方案若未生成任何凭证，则是此状态。底色为白色。

进行：摊销方案已生成了凭证，但是还未摊完，即待摊销余额不为0。底色为蓝色

完毕：摊销方案已经在所有期间摊销完毕，待摊销余额为0。底色为浅红色。

注：如果摊销方案已经生成凭证，后又被删除掉，此情况仍视作未生成凭证处理。

（2）高级过滤

可以按摊销、摊销方案名称、摘要、凭证字、币别等要素过滤。过滤后系统显示符合条件的凭证摊销序时簿。

【修改】

在摊销方案序时簿界面，通过工具条上的修改按钮，打开选中行的摊销方案的明细界面。此时打开的摊销方案设置界面处于可编辑状态，用户可直接进行修改。

在摊销方案明细界面，通过该界面上的修改按钮将摊销方案由不可编辑状态转换为可编辑状态，用户可进行修改。

如果已经在某些期间生成了摊销凭证，则这些已生成凭证的摊销期间不可再编辑。如果是摊销总额发生变化，这些已生成凭证的期间保持摊销金额不变，根据摊销金额和新的摊销总额重新计算摊销比例并显示。

用户通过方案设置界面上的保存按钮，提交修改后的摊销方案。

【删除】

在摊销方案序时簿界面，通过工具条上的删除按钮删除选中的摊销方案。

 在摊销方案明细界面，通过该界面上的删除按钮进行该方案的删除。删除成功后，系统自动显示出下一个摊销方案的方案明细界面。

摊销方案删除时，系统应根据用户所选择的方案个数给出提示：“已选定*个方案，是否确定删除！”用户选择“是”，删除所有选中的方案；用户选择“否”，撤销删除操作。

3.生成摊销凭证

依据已存在的凭证摊销方案，生成摊销凭证。生成凭证的方式有两种，一种是手工生成，另一种是后台定时生成。

【手工生成凭证】

手工生成凭证主要有以下几个步骤：

 在选择了多个方案后，批量生成凭证时，系统应按方案的列表顺序依次生成凭证。

如果待摊费用科目选择的是外币时，应按照外币的原币来进行摊销，本位币按照当期汇率计算。a.转入的费用科目如果核算所有币别，则按币别对应结转待摊费用科目的原币金额；b.转入费用科目如果只核算本位币，则只结转待摊费用的本位币金额；c.转入费用科目核算单一外币，如果与待摊费用科目币别相同按a处理，如果不同，结转待摊费用的本位币金额，并按照当期该币别的汇率倒算原币金额。

 【举例】：

账套本位币：人民币

待摊费用科目：1301待摊费用，待摊销总额500美元，当期汇率为8.0，分5期等额摊销，转入费用科目：5502管理费用

a.管理费用核算所有币别

借：5502管理费用（美元）100.00   800.00

        贷：1301待摊费用（美元）100.00   800.00

b.管理费用只核算人民币

借：5502管理费用（人民币）800.00

        贷：1301待摊费用（美元）100.00    800.00

c.管理费用核算单一外币

核算美元：同a

核算港币：港币汇率1.2

借：5502管理费用（港币）666.67   800.00

           贷：1301待摊费用（美元）100.00   800.00

4.查看凭证摊销报告

用户在生成摊销凭证后，需要进行对已生成摊销凭证数据信息的查询，以及对剩余的摊销数据有一定掌握。

2.5凭证预提

凭证预提是用来帮助用户处理每期对租金、保险费、借款利息、固定资产修理费等的预提，将其按一定金额进入预提费用。

通过系统的处理，可以简化用户每个期间都需要手工录入类似凭证的工作量。

【新增凭证预提方案】

在预提方案序时簿界面，直接通过工具条上的【新增】按钮进行预提方案的新增。在预提方案明细界面，通过该界面上的新增按钮新增新的预提方案。

①输入方案名称、凭证摘要、凭证字、币别，相关内容见下表：

②输入预提科目

预提科目输入提供手工直接输入科目代码，也可以通过F7进入科目设置界面『参见科目设置界面』。预提科目只能输入最明细级的科目，如果该科目带有核算项目，系统显示的科目录入界面应将该科目带有的所有核算项目类别列出，然后由用户选择每个核算项目类别的明细核算项目。用户在输入的科目为非明细级、核算项目未录入或者核算项目录入为非明细级的情况下，用户提交时，系统应给予提示“科目（或核算项目）必须为明细级！”。

③设置该科目的转入费用科目

转入费用科目的输入与预提科目的输入一致，可以手工录入科目代码，也可以通过F7进入科目设置界面。录入的转入费用科目必须为明细级，如果带有核算项目，也必须输入所有核算项目类别的核算项目明细。

④给每个转入费用科目设置分配比例

分配比例只提供手工输入的方式。用户输入比例的时候只能输入小数形式，光标跳开后，自动显示为百分比的显示方式。

设置多个预提科目时，每期的预提金额在预提科目之间分配的比例。预提科目比例之间相加应为100％，方案才可以保存。

⑤设置预提期间

第一行手工输入会计期间，该行输入完成后回车跳到下一行，系统自动显示下一个会计期间。会计期间的输入形式可以为2004.1或者2004.01。系统同一格式化显示为2004.01。

⑥设置每个期间的预提金额

预提金额提供两种输入方式：直接输入数字金额；

双击进入公式设置界面。设置报表公式，或者在公式上再进行加减乘除的设置。用户提交公式后，系统将公式运算的取数结果回填入预提金额框内。

在继续设置下一个期间时，用户回车跳到下一行，下一个会计期间的预提金额直接复制上一个期间已经设置好的金额，如果上个期间通过公式设置预提金额，那么也一并将公式复制下来。用户可以根据需要在此基础上进行修改。

⑦继续输入预提科目

用户继续输入预提科目。考虑到可用性，提供类推功能键，如果录入的第一行不是一级科目，则类推该科目的同级次科目。

如果科目是科目带有核算项目的情况，则按核算项目类推。

如果已经录入的科目为非一级科目，无论是否带有核算项目均按科目来类推；如果已经录入的科目为一级科目，带有核算项目，按核算项目类推；不带有核算项目，则系统不提供类推功能。

⑧提交方案

即用户通过点击方案设置界面上的保存按钮可进行方案的保存。

【凭证预提方案的管理】

对预提方案的管理包括查看、修改、删除等功能。

①查询

系统查询的界面和其他类似，主要操作如下表：

系统提供了“快捷过滤”、“高级过滤”两种方式，

a、快捷过滤

主要是按照方案名称、待摊科目、转入科目、状态等方式过滤，对状态解释如下：

预提方案分三种状态：

未启用：预提方案若未生成任何凭证，则是此状态。底色为白色。

进行：预提方案已生成了凭证，但是还未摊完，即待预提余额不为0。底色为蓝色

完毕：预提方案已经在所有期间预提完毕，待预提余额为0。底色为浅红色。

注：如果预提方案已经生成凭证，后又被删除掉，此情况仍视作未生成凭证处理。

b、高级过滤

可以按预提、预提方案名称、摘要、凭证字、币别等要素过滤。过滤后系统显示符合条件的凭证预提序时簿。

②修改

在预提方案序时簿界面，通过工具条上的修改按钮，打开选中行的预提方案的明细界面。此时打开的预提方案设置界面处于可编辑状态，用户可直接进行修改。

③删除

在预提方案序时簿界面，通过工具条上的删除按钮删除选中的预提方案。

注：用户可以通过SHIFT或CTRL键选中多个方案后，用删除功能进行批量删除。

在预提方案明细界面，通过该界面上的删除按钮进行该方案的删除。删除成功后，系统自动显示出下一个预提方案的方案明细界面。

预提方案删除时，系统应根据用户所选择的方案个数给出提示：“已选定*个方案，是否确定删除！”用户选择“是”，删除所有选中的方案；用户选择“否”，撤销删除操作。

【预提凭证】

手工生成凭证主要有几个步骤，见下表：

在选择了多个方案后，批量生成凭证时，系统应按方案的列表顺序依次生成凭证。用户可以通过系统进行方案顺序的调整。

如果预提费用科目选择的是外币时，应按照外币来进行预提，本位币按照当期汇率计算。

转入的费用科目如果核算所有币别，则按币别对应结转预提费用科目的原币金额；

转入费用科目如果只核算本位币，则只结转预提费用的本位币金额；

转入费用科目核算单一外币，如果与预提费用科目币别相同按a处理，如果不同，结转预提费用的本位币金额，并按照当期该币别的汇率倒算原币金额。

举例：

账套本位币：人民币

预提费用科目：2191预提费用，每期预提金额100美元，当期汇率为8.0

   转入费用科目：5503财务费用

财务费用核算所有币别

借：5503财务费用（美元）100.00   800.00

    贷：2191预提费用（美元）100.00   800.00

财务费用只核算人民币

借：5503财务费用（人民币）800.00

    贷：2191预提费用（美元）100.00    800.00

财务费用核算单一外币

核算美元：同a

核算港币：港币汇率1.2

借：5503财务费用（港币）666.67   800.00

    贷：2191预提费用（美元）100.00   800.00

【查看凭证预提报告】

用户在生成预提凭证后，需要进行对已生成预提凭证数据信息的查询，以及对已经预提的总额有一个把握，以便将其转为支出。

2.6结账

在本期所有的会计业务全部处理完毕之后，就可以进行期末结账了。系统的数据处理都是针对于本期的，要进行下一期间的处理，必须将本期的账务全部进行结账处理，系统才能进入下一期间。

结账时需要注意以下几点：

①如果系统发现本期内还有未过账的记账凭证，系统会发出警告，然后中断结账。

②系统在进行结账之前，还要检查“系统维护”中系统参数关于总账的一些设置，如<结账要求损益类科目余额为零>等，如果事项未完成，则系统会作相应的提示。

③提供<结账时检查凭证断号>选项，如果在结账时当期存在凭证断号的情况，系统不予结账。

在全部事项处理完毕后，单击【结账】，系统开始结账。结账完成之后，系统进入下一个会计期间，并返回到主界面。