工作流角色管理

总体概述

工作流遇到的问题：

流程执行人的静态设计无法满足运行期的动态变化。

目前的EAS Cloud组织体系、职位和职员体系、参与人关系等无法完全满足工作流的参与人配置，为了实现更复杂的参与人设置，通常需要写大量的脚本，脚本里可能涉及到组织、职位、人员，当组织架构调整、职位变化，职员离职，脚本可能会挂起或者计算错误，需要进行调整，工作量很大，且操作复杂，需有开发经验的人员才能处理，使维护和管理变得更加困难。

为什么会存在这些问题：

因为工作流的汇报关系具有个性化和动态性的特性。个性化包括行业特性和管理特性；动态性包括业务变化、管理变化、异常变化等特点。而ERP内在的汇报关系是固定的，工作流的定义是预置的，也是相对固定的，这就会导致需要不断调整工作流配置去适应动态的变化，目前需要能做到不需要调整工作流也能使用动态变化。

解决方案：

基于以上原因，增加了一种参与人设置，即工作流角色，将相同角色的人员定义为一个角色，人员对应不同的行政组织，流程配置工具参与人直接设置为某角色，运行时根据单据的组织能准确找到该参与人。优点：(1)根据单据的组织字段自动匹配对应的审批人(2)实际审批人发生变化时，只需要去调整角色里的人员，不需要更改流程定义。

工作流角色管理系统由以下部分组成：

1、工作流角色菜单：配置工作流角色界面，将相同审批角色的人员定义成一个审批角色，对应不同的行政组织，运行时根据单据上的组织自动找到对应的审批人。

对应使用角色：业务系统实施人员，企业工作流管理人员、业务人员。

２、工作流角色组菜单：配置工作流角色组界面，角色组可以随意组合已有且启动的工作流角色

对应使用角色：业务系统实施人员，企业工作流管理人员、业务人员。

3、流程配置参与人设置界面优化：流程配置工具增加工作流角色和工作流角色组参与人设置。

4、流程配置连接弧界面优化：连接弧条件增加判断单据申请人是否属于某角色。

5、工作流角色运行服务：流程参与人设置了角色，根据规则找对应的审批人，规则在下文详解。

特性介绍

1、 可定制、方便易用

工作流角色定义简单，根据客户的业务需求，可以将不同职位的人按照职责要求定义在相同的工作流角色里，供审批时使用。

2、 动态性

当业务人员发生变动时，举例：人员离职、人员职责变动等，只需要更改工作流角色即可，不需要改流程定义重新发布。

3、 可修复

流程运行期也支持修改角色人员，避免了找错人或者人员离职导致挂起等问题。

4、 引擎强大

流程运行期根据单据的组织字段自动在角色中匹配对应行政组织的审批人

详细配置及流程应用

温馨提醒：工作流角色管理同时支持WEB和GUI配置，以下以为详解。

工作流角色

工作流角色是将相同职责的人员定义成一个审批角色的过程，分为职员角色、职位角色和组织角色。

菜单位置

Web门户登录——应用——企业建模——业务流程管理——工作流管理平台——工作流角色

GUI 客户端登陆——应用中心——企业建模——业务流程管理——工作流管理平台——工作流角色

工作流角色

工作流角色菜单打开的是角色列表界面，新增角色有三种类型：职员角色、职位角色、组织角色。

1) 职员角色

定义：角色定义对应的是职员，运行时通过单据上的组织字段自动在定义的角色中找到对应的职员。

WEB页面展示:

GUI页面展示:

职员角色界面字段详解：

2) 职位角色

定义：角色定义对应的是职位信息，运行时通过单据上的组织字段自动在定义的角色中找到对应的职位。

WEB页面展示:

GUI页面展示:

职位角色界面字段详解：

3) 组织角色

定义：角色定义对应的是组织信息，获取该组织下的所有职员信息，组织角色主要作用是判断单据申请人是否属于该角色，举例：启动条件判断申请人属于该组织角色，触发该流程定义，一般不做审批人使用。

WEB页面展示:

GUI页面展示:

角色界面字段详解：

4) 工作流角色列表界面

工作流列表界面显示所定义的工作流角色信息，左边的组织与角色所属组织有关。

WEB页面展示:

GUI页面展示:

列表界面按钮功能详解：

工作流角色组

工作流角色组是已启动角色的组合。

使用场景：在流程配置工具——参与人设置，如果参与人需要设置多个角色时，可以直接选择角色组，当业务发生变化时，不需要更改流程定义参与人，只需要改角色组的内容即可。

菜单位置

Web门户登录——应用——企业建模——业务流程管理——工作流管理平台——工作流角色组

工作流角色组

工作流角色组菜单打开的是角色组列表界面， 角色组是已启动角色的组合。

列表界面按钮功能详解：

流程配置工具改造

由于增加了工作流角色和工作流角色组两个功能，流程配置工具也改造使用角色相关功能，主要改造的地方有两个，一个是参与人设置，另外一个是连接弧条件设置。

参与人设置

参与人设置增加工作流角色和工作流角色组，支持按照编号和名称模糊查询、支持查看角色详情，可选择多个角色，如图：

操作前提：参与人配置工作流角色和角色组时一定要选择组织字段，因为角色都是需要通过组织找到对应的人员信息。如果不选择组织字段，确定时会有信息提醒。

温馨提醒：提交节点的参与人不能用工作流角色和角色组

连接弧设置

连接弧设置增加了“设置单据申请人是否属于某角色”，如果单据申请人属于该角色，结果为true，否则为flase

使用场景：不同角色的申请人走的流程分支不一样，以前需要写脚本判断申请人的职位信息，现在只需要在连接弧设置工作流角色即可。举例：公司总经理和普通员工的费用报销单的审批节点不同。

操作前提：申请人字段一定要设置才能使用。

温馨提醒：连接弧属性设置业务条件设置和角色判断是与的关系，可以配合使用。

补充：判断条件可以仅设置申请人，也可以仅设置组织字段，也可以全部都设置，全部都设置是与的关系

工作流角色运行期逻辑

参与人设置工作流角色的运行逻辑

使用工作流角色作为参与人，最关键的是通过对应的行政组织，然后找到对应的审批人，但是配置单据上的组织字段不一定是行政组织，因此关键就需要根据配置的组织字段找到对应的行政组织，因为工作流角色是按照行政组织配置的。

通过单据上的组织字段找行政组织是后台自动查找，查找规则是：

第一步：判断该组织字段本身是不是行政组织，如果是，就找到了

第二步：如果该组织字段不是行政组织，找它的委托关系是否存在行政组织委托，如有有，就找到了。

第三步：如果没有行政组织委托，就找该组织字段的上级业务组织是否是行政组织，直到找到为止。

具体通过组织字段找申批人的运行逻辑如下：

连接弧设置工作流角色的运行逻辑

判断单据上的申请人字段是否属于某角色，只需要判断该申请人是否在这个工作流角色里即可。

注意：为什么不直接用创建人而需要设置申请人字段呢？因为很多单据的创建人并不是单据申请人，比如采购单，入职申请单等，单据创建人通常是采购部门人员和hr人员，而不是申请人本人，直接用创建人去判断会出错。

案例分析

本章以两种典型的业务应用场景为例，介绍工作流角色具体设置方法。

介绍过程中为了突出描述关键业务的实现，对整个流程定义进行了简化，实际应用过程中，可以根据具体的业务需求，综合运用各类典型案例所提供的方法进行流程定义的设计。

参与人应用

本案例介绍参与人设置为工作流角色的使用场景，实际应用过程中，可参考类似场景进行参与人的设置。

参与人应用1

1) 客户场景

某客户具体案例，职位体系未进行标准化。

以副总为例，各分公司一般会有三个副总经理，分别分管销售、采购、财务。但在职位体系上均为副总经理，为了上线费用报销的审批，按不同的部门需要对应不同的领导，或者不同的业务流审批节点，需要对应分管领导，这种情况下，因温氏仅财务组织有300多个，无法在工作流上指定审批人。但是，如果要拆分职位，则需要把一个职位分为三个职位。并且，还要考虑各级领导对职位修改后的意见。

2) 实现方案

步骤1：对各公司各部门情况，进行分类，在工作流角色里按照组织对应维护审批领导清单 ；

步骤2：流程参与人设置为该角色，按照组织去自动匹配审批领导

3) 工作流角色优点

1、此功能应用方便，配置人员不需要了解HR中职位维护的内容，按工作流角色上的职员、职位、组织，分别进行设置，则可实现工作流上灵活应用

2、维护工作量小，温氏案例：副总负责全面工作，系统中可以在职位上选上负责人职位，但对于客户方有5000多个领导职位的情况下，上线维护的工作量是超大的，而后续一旦领导职位变化，或副总转正，维护的工作量也是很可观的，使用工作流角色，维护工作量会大大减少

3、修改角色不影响流程运行和发布

参与人应用2

4) 业务场景

费用报销单提交后都需要经过一级部门经理审批，才能到出纳，由于不同提交人的部门不一样，需要根据提交人所在部门，准确找到对应的一级部门经理。

5) 场景分析

某一级部门下还分多个二级部门或三级部门，员工所属部门级次不确定，关键是通过申请人所属部门找到对应的一级部门。

6) 关键步骤配置

此流程的关键配置步骤在于首先需要配置经理人角色，然后正确配置参与人。

步骤1：配置经理人角色

Web门户登录——应用——企业建模——业务流程管理——工作流管理平台——工作流角色，新增职位角色（或职员角色），如图

步骤2：参与人配置

7) 实现结果

根据参与人配置的组织字段所获取的申请人部门信息，找经理人组部门对应的审批人。因为角色的部门包含下级，所以不管申请人是二级部门还是三级部门，都可以直接找到一级部门对应的经理人

职员离职变动引发的工作流角色的应用

1) 业务场景

广州分公司财务部总经理张三离职了，导致经过他的流程挂起了，信息部发现问题后，需赶快修正，否则越来越多的流程将挂起。

2) 场景分析

通过工作流角色的“职员角色查询”查找张三该职员出现在哪些角色里，然后全部修改为其他人即可，好处：1、流程定义不需要重新修改发布 2、运行期的流程不会再挂起。

3) 关键步骤配置

在工作流角色列表界面，通过“职员角色查询”查找并修改某职员所在的角色即可。

4) 实现结果

角色修改后，运行中的流程和以后发起的流程都正常运行。体现了流程的动态性，人员离职、人员职责变动等，只需要更改工作流角色即可，不需要改流程定义重新发布。

连接弧应用

连接弧分支应用

本案例介绍连接弧设置为工作流角色的使用场景，实际应用过程中，可参考类似场景进行连接弧的设置。

1) 业务场景

某分公司的费用报销单流程，普通员工提交的单据只需要直接领导审批，然后到财务出纳；而经理人提交的流程，需要分公司总经理审批、财务经理审批，才能到财务出纳，审批的级次不一样。

2) 场景分析

该案例关键是如何区分单据申请人是普通员工还是经理人，以前可能需要写脚本通过判断申请人的职位信息，通过返回值设置连接弧条件，现在可直接使用工作流角色。

3) 关键步骤配置

此流程的关键配置步骤在于首先需要配置经理人角色，然后正确配置连接弧条件。

步骤1：配置经理人角色

Web门户登录——应用——企业建模——业务流程管理——工作流管理平台——工作流角色，新增职位角色（或职员角色），如图

步骤2：设置连接弧的申请人字段，主要看用单据的哪个字段去匹配，如果单据的创建者、申请人 、制单人是相同的人，这三个字段都可以使用。这里设置为申请人字段。

步骤3：连接弧分支条件配置

经理级连接弧设置为属于经理人组：

普通员工连接弧设置为不属于经理人组即可：

4) 实现结果

  当申请人是经理人组的职位人员时 ，自动走经理级的分支，不属于经理人组的员工走另外分支。

启动条件分支应用

1) 业务场景

某集团下有4家下属公司，由于主营业务不同，需要走不同的费用报销流程，因此需要制定4个费用报销单流程分别对应4家下属公司，实现不同员工提交费用报销单流程时能触发正确的流程

2) 场景分析

4个费用报销单流程，需要根据制单人所属公司自动判断触发哪个流程。

3) 关键步骤配置

此案例的关键配置是启动条件的配置，判断制单人属于这个下属公司即可触发。

步骤1： 配置下属公司组织角色，因为有4个下属公司，需要定义4个下属公司的组织角色：集团A公司，集团B公司，集团C公司，集团D公司,以集团A公司为例，设置了包含下级，表示集团A公司及下级的所有行政组织对应的人员。

Web门户登录——应用——企业建模——业务流程管理——工作流管理平台——工作流角色，新增组织角色，如图

步骤2：配置启动条件

在流程的开始节点和提交节点之间的连接弧上设置

4) 实现结果

判断单据制单人是不是属于集团A公司及下级组织里的员工，如果是的，那就触发这个流程。

注意：用户也可以通过定义提交节点的参与人为组织单元来实现此业务场景，但是当组织架构调整时 ，需要大批量的修改流程定义，而使用工作流角色，只需要调整角色组织即可，不需要修改流程定义。