协同应用用户手册用友软件股份有限公司2010年11月协同应用第2页共28页目录目录..2产品概述.3产品定位.3应用价值.3产品应用.4首页空间.4新闻.4公告.4我的消息.4我的任务.4日历.5协同常用功能.5协同工作.5功能概述.5新建协同事项.6处理协同事项.7团队协作.8表单应用.8公文管理.8公文类型.8公文文号.10公文印章.11模板套红.13公文实体.15公文表单.16公文流程.18公文应用.20文档管理.21日程任务.23会议安排.24通讯簿.26记事本.27协同应用第3页共28页产品概述产品定位U9协同应用产品是建立在U9ERP产品基础上和ERP业务深度整合集成的产品。支撑组织内部行为过程管理、控制和协调，以及跨组织间的业务沟通协作。是组织成员之间进行信息沟通交流、请示、汇报、审批的高效的无纸办公平台；是发布企业重大新闻、公告、通知的信息发布交换平台；是集成业务流程的协同工作平台。应用价值U9协同产品是完全基于B/S结构下的应用产品。使企业的日常协同工作从物理环境位置的限制转为互联网模式下的虚拟办公环境。从而提高企业日常工作的效率。围绕业务流程展开的协同使业务处理更加高效。U9协同产品提供了以下应用： 企业新闻 公告 文档管理 公文应用 表单应用 团队协同 协同事项 会议管理 通讯簿 日程和任务 记事本 企业搜索协同应用第4页共28页产品应用首页空间新闻展示企业最新的新闻。通过点击新闻区域中的“更多”进入新闻首页。公告展示我能访问所有公告版块的最新公告。通过点击公告区域中的“更多”进入公告首页。我的消息进入U9门户后，我的消息会默认显示所有我未读的消息。点击消息标题可以直接打开消息关联表单进行处理。点击消息标题后，消息会自动标记为已读。我的任务默认显示所有我未完成的任务。点击任务标题可以直接打开任务关联表单进行处理。协同应用第5页共28页日历默认显示最近和我有关的日程，以及他人共享的日程。协同常用功能协同常用功能帮助你快速的进入日常办公经常使用的功能页面。协同工作功能概述1.功能描述企业在运营过程中既有预先定义和规范的业务流程，同时也存在大量的临时的，因事而定的人和人之间的信息传递和工作协作。通过设定规则，自动传递信息、文档。协同工作是个人、团队、组织之间传递信息和执行规则的办公事务处理工具。可以使用它完成日常事务的发起、处理和管理，并记录事务的处理过程和结果。通过发起人定义流程规则发起事务办理。 使多个参与人在设定规则下协同工作，传递信息和文档。协同过程完全可监测、可控制、可交互，并且支持跨组织协同。 用户可以图形化方式自由定义复杂流程，满足不同类型事务处理需求。 完整记录跟踪参与人的处理意见和结果。可以了解整个协同任务的流转过程，便于协同的发起者、处理者对整个事项处理过程的跟踪。2.关键特性 支持图形化方式自定义串，并模式的复杂业务流程。 在协同事项流程中支持知会、加签、串发、并发、审核。 支持流程的催办、督办。 发起人可以将未处理人换为其他人处理。 处理人支持用户、部门、联系人组。 可以在协同事项执行过程中参与意见回复。 发表的意见可以选择是否隐藏。 支持收回、撤销、退回、终止。 可以通过复制协同事项重用协同事项流程。 支持流程过程中的完整信息保留。协同应用第6页共28页 可以将协同事项转发为公告、新闻和新的协同事项。 支持附件。新建协同事项基本栏目栏目说明标题协同事项的标题。附件关联该事项的附件，可以上传多个附件。状态只读，协同事项处理的状态。重要性协同事项的重要性：一般、重要、非常重要。发起时间只读，协同事项发起的时间。流程设置协同事项流程。正文协同事项的内容描述。意见协同事项流程处理人的处理意见。操作说明 流程——点击流程链接可以新建或者编辑流程。 清除——清除建立的流程。 发起——直接发起协作事项，开始协作工作。协同应用第7页共28页 撤销——撤销已经发起的协作事项，回到未发起状态。 后续处理 转发事项（不包含意见）——把当前协作事项转发成一个新的协作事项，当前协作事项的标题、正文会自动带入新的协同事项中。 转发事项（包含意见）——把当前协作事项转发成一个新的协作事项，当前协作事项的标题、正文以及参与人的处理意见会自动带入新的协同事项中。 转发新闻——把当前协作事项的正文转发到新闻。 转发公告——把当前协作事项的正文转发到公告。处理协同事项基本栏目栏目说明标题协同事项的标题。重要性分为：低、一般、高。发起人只读，发起协同事项的用户名称发起时间只读，协同事项发起的时间。状态只读，协同事项处理的状态。正文协同事项的内容描述。协同应用第8页共28页栏目说明动作参与人的处理动作，有已阅、同意、不同意。隐藏意见选中表示处理意见除了发起人可见外，其他人不可见。不选中则意见对所有人都可见。附件关联该事项的附件，可以上传多个附件。意见处理意见。操作说明 收回——在后续节点没有进行处理时可以收回任务重新处理。 回退——任务回退给上一个节点。 终止——终止当前节点和后续节点的任务。 撤销——撤销已经发起的协作事项，回到未发起状态。 转发事项（不包含意见）——把当前协作事项转发成一个新的协作事项，当前协作事项的标题、正文会自动带入新的协同事项中。 转发事项（包含意见）——把当前协作事项转发成一个新的协作事项，当前协作事项的标题、正文以及参与人的处理意见会自动带入新的协同事项中。团队协作请参阅《ECA-CS企业协同协同区手册.doc》表单应用请参阅《ECA_CS自定义表单手册.doc》公文管理公文类型功能概述属于公文应用的基础设置。用来对公文中的类型进行管理和维护。分收文和发文两种不同的类型。协同应用第9页共28页栏目说明公文类型——列表页面栏目说明编码当前行中包括的公文类型的编码名称当前行中包含的公文类型的名称类别当前行中包含的公文类型所属于的类别注意:本版本只包括两种类别：发文和收文，并且这两种类别不可维护由系统预置描述当前行中包含的公文类型的描述公文类型——类型属性栏目说明编码公文类型的编码，必填项名称公文类型的名称，必填项类别公文类型所属于的类别，下拉框选择注意:本版本只包括两种类别：发文和收文，并且这两种类别不可维护由系统预置描述公文类型的描述生效当前公文类型是否生效，CheckBox选择框生效日期当前公文类型的生效时间失效日期当前公文类型的失效时间协同应用第10页共28页公文文号功能概述属于公文应用的基础设置。用来对公文中的发文进行文号的维护。主要是对文号的生成规则进行维护，不是维护具体某一个文号的。栏目说明公文文号——列表页面栏目说明名称当前行中包括的文号的名称年号当前行中包含的的文号的年号，即当前公文文号的年份编码起始值当前行中包含的的文号的起始值注意:发文文号规则定义后，发文单单中引用的是此规则，根据规则中的起始值和当前值自动按照步长为1的序列递增编码当前值当前行中包含的文号的当前值预览根据以上规则组成的完整文号的样式协同应用第11页共28页公文文号——文号属性栏目说明名称当前文号的名称,必填项年号当前文号的年号，即当前公文文号的年份,必填项默认为当前年编码起始值当前文号的起始值,默认为1注意:发文文号规则定义后，发文单单中引用的是此规则，根据规则中的起始值和当前值自动按照步长为1的序列递增编码当前值当前文号的当前值,默认为1预览根据以上规则组成的完整文号的样式，只读属性不可编辑生效Checkbox选项，用来控制当前文号是否生效生效日期用来控制当前文号的生效时间失效日期用来控制当前文号的失效时间公文印章协同应用第12页共28页功能概述属于公文应用的基础设置。用来对公文中的电子印章进行维护。是公文应用中的电子盖章的图章来源。栏目说明公文印章——列表页面栏目说明编码当前行中包含的电子印章的编码名称当前行中包含的电子印章的名称描述当前行中包含的电子印章的描述公文印章——印章属性栏目说明编码电子印章的编码字段，必填项名称电子印章的名称字段，必填项图片印章的电子图片，即电子印章描述对当前印章的描述生效Checkbox选项，用来控制当前印章是否生效生效日期用来控制当前印章的生效时间失效日期用来控制当前印章的失效时间协同应用第13页共28页模板套红功能概述属于公文应用的基础设置。用来对公文中红头文件进行模板设置。是公文应用中的套红模板的来源。栏目说明套红模板——列表页面栏目说明编码当前行中包含的套红模板的编码名称当前行中包含的套红模板的名称协同应用第14页共28页栏目说明创建人.姓名当前行中包含的套红模板的创建人创建时间当前行中包含的套红模板的创建时间描述当前行中包含的套红模板的描述套红模板——模板属性栏目说明编码套红模板的编码字段，必填项名称套红模板的名称字段，必填项描述对当前套红模板的描述生效Checkbox选项，用来控制当前套红模板是否生效生效日期用来控制当前套红模板的生效时间失效日期用来控制当前套红模板的失效时间操作说明模板设计操作为当前正在创建或修改的套红模板进行模板内容的设计或修改操作前提 套红模板的基础属性已经存在与系统中操作步骤单击菜单“协同 公文设置 套红模板”进入套红模板的属性页面，单击本页面左下方的模板设计按钮，弹出包含Word编辑器的设计页面，用户可在此页面中对模板内容或格式进行设计。协同应用第15页共28页公文实体功能概述属于公文应用的基础设置。用来对公文单的设计提供数据源。系统提供预置的数据源，包括发文实体和收文实体。用户可以根据企业公文的特性，对此实体进行扩展，但不能删除这两个实体或增加新的实体。栏目说明公文实体——列表页面栏目说明编码当前行中包含的公文实体的编码标题当前行中包含的公文实体的名称修改人当前行中包含的公文实体的最后修改人描述当前行中包含的公文实体的描述创建时间当前行中包含的公文实体的创建时间公文实体——实体属性栏目说明编码当前发文/收文实体的编码标题当前发文/收文实体的名称协同应用第16页共28页栏目说明描述当前发文/收文实体的描述树默认为当前发文/收文实体中包含的实体树，包括主实体、子实体和实体中的属性。在页面的左侧，与右侧列表页面联动；列表默认为实体列表页面，包括当前实体组件中的主实体、子实体；与左侧的树联动；当单击左侧树中的实体节点时，右侧自动更新为当前被单击的树节点中所包含的属性列表；操作说明 发布——将当前的实体进行发布，只有发布后的实体才能用来进行公文单的设计。单击菜单“协同 公文设置 公文实体”，单击发布。 添加子实体——为当前的实体组件添加一个或多个子实体。单击菜单“协同 公文设置 公文实体”，选择要修改的实体组件，默认是发文实体。然后：第一步：单击列表下方的添加子实体按钮，实体列表中会增加一个新行，在新行中录入新增子实体的标题等属性；第二步：单击本页Toolbar中的保存按钮，或实体列表下方的同步到实体树；第三步:在实体树中单击新增的子实体节点，然后在右侧视图中增加改实体中包括的字段并设置其字段的属性。第四步：单击本页中的保存按钮，保存实体属性的设置，然后单击发布，将当前实体的新增部分发布出去。公文表单协同应用第17页共28页功能概述属于公文应用的基础设置。用来进行公文单的设计，包括结构的设计和字段属性的设置。使用公文实体中定义的数据源，进行表单结构的设计；为自定义表单中的字段进行是否显示、默认值、是否只读等属性的设置。栏目说明公文表单——列表页面栏目说明名称当前行中包含的公文表单的编码显示名称当前行中包含的公文表单的名称创建人当前行中包含的公文表单的创建人创建时间当前行中包含的公文表单的创建时间公文表单——表单属性栏目说明单据编码当前公文表单的编码显示名称当前公文表单的标题关联实体当前公文表单关联的数据源公文单属性树默认已选择的属性树。当选中右侧的列表项，单击<<按钮后，左侧的树自动更新为添加了该属性的树。实体属性树默认为当前收文实体中包含的实体树，包括主实体、子实体和实体中的属性。在页面的中部，与右侧列表页面联动；实体属性列表默认为实体列表页面，包括当前实体组件中的主实体、子实体和实体中的属性；与中部的树联动；当单击中部树中的实体节点时，右侧自动更新为当前被单击的树节点中所包含的属性列表。操作说明 保存——将当前的公文表单进行保存，只有保存后的表单才能被用来进行公文流程的设计引用。单击菜单“协同 公文设置 公文表单”，单击本页Toolbar中的保存。 置顶——将当前所选属性置为顶部，顶部的属性为公文表单上最靠前显示的字段。单击左侧属性树中的属性，然后单击置顶，该属性被置为顶部。 上移/下移/最末——将当前所选属性移动位置。操作方法与置顶类似。 删除——将当前所选属性删除。单击左侧属性树中的属性，然后单击删除，该属性被删除。协同应用第18页共28页公文流程功能概述属于公文应用的基础设置。用来进行公文流程的定义，包括流程的基本信息和流程跳转的定义。引用定义好的公文表单做为流程实体。栏目说明公文流程——列表页面栏目说明标题当前行中包含的公文流程的标题当前版本.修改日期当前行中包含的公文流程的当前版本的最后修改日期状态当前行中包含的公文流程的启用状态：启用/禁用公文流程——流程属性栏目说明标题当前公文流程的编码状态当前公文流程的启用状态协同应用第19页共28页栏目说明版本号当前公文流程的版本号定义人当前公文流程的初始定义人定义时间当前公文流程初始定义的时间修改人当前公文流程最后一次的修改人修改日期当前公文流程最后一次修改的时间描述当前公文流程的描述信息流程设计——节点页签栏目说明开始节点默认且必有的节点。该节点默认在设计器中包括，为流程的起始节点。不能删除该节点；可在在开始节点中设置可填写该公文的用户结束节点默认且必有的节点。该节点默认在设计器中包括，为流程的结束节点。不能删除该节点单人活动节点是流程中最简单的节点，不包含任何判断条件等规则限制，当前处理人处理完成后按照路由（即流程图中的箭头线）流转到指定的节点。多人活动需要多处理人都处理后才能结束的节点。判断节点用来做条件判断的节点，可为此节点设置特殊处理人。消息节点不是人工处理的节点，系统自动产生消息的节点。子行审批该节点将根据表单中的明细行产生多个审批任务，分别由多个人分别审批原表单行数据。发文应用发文流程所须的发文处理节点注意：发文流程必须含有发文节点，且不能含有收文节点收文应用收文流程所须的收文处理节点注意：收文流程必须含有收文节点，且不能含有发文节点流程设计——错误列表栏目说明节点错误所隶属于的节点名称。双击鼠标发生错误的节点将被选中（边框为红色时表示选中状态）描述错误的描述信息。双击鼠标发生错误的节点将被选中（边框为红色时表示选中状态）协同应用第20页共28页操作说明 保存——将当前的公文流程信息进行保存，只有保存了流程信息才能进行公文流程的设计。单击菜单“协同 公文设置 公文流程”，单击本页Toolbar中的保存。 设计流程——设计公文流程节点属性，绑定公文表单。单击按钮“操作 设计流程”。 节点操作——选中一个节点，添加到正在设计的流程图中。包含节点为“流程设计－节点页签”中除开始节点和结束节点之外的所有节点。注：开始节点和结束节点为系统预置在流程图中的节点，每个流程图中有且只能有一个开始、一个结束节点，并且不能删除这两个节点。 启用/禁用——启用/禁用该公文流程。单击按钮“操作 启用/禁用”。公文应用功能概述公文是各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书。在进行了公文的基础设置后，系统提供如下的公文应用：收文登记、发文登记、待收公文、收文管理、发文管理、待归档公文、档案日志、档案管理、公文借阅、借阅管理。操作说明 收文登记——指对来自本机关内外部的公文所实施的接收登记过程。第一步：录入收文单数据；第二步：单击本页Toolbar中的保存按钮；第三步：单击本页左下方的“公文处理 正文”按钮，录入公文正文，点击保存按钮后回到收文登记页。第四步：单击本页Toolbar中的提交按钮，开始执行收文流程。收文流程请参阅《ECA-CS自定义表单手册.doc》 发文登记——指建立公文，并形成拟稿、审核、签发、校对等一系列衔接有序工作的过程。操作方法同上。 待收公文——用于实时接收已发公文。第一步：选择待接收的公文；第二步：单击本页上方的接收按钮，公文接收成功。 收文管理——用于管理员操作，支持将已接收的公文归档，支持批量操作。操作方法同上。协同应用第21页共28页 发文管理——用于管理员操作，支持将待发送的公文发出或归档，支持批量操作。操作方法同上。 待归档公文——用于管理员操作，确认是否归档，支持批量操作。操作方法同上。 档案日志——用于记录档案的历史操作日志。 档案管理——用于管理员对已归档公文的管理，支持档案的移动，支持批量操作。 公文借阅——用于对已归档公文的借阅，支持批量发起借阅申请。第一步：选择待借阅的公文；第二步：单击本页上方的借阅按钮；第三步：填写借阅期间；第四步：单击确定按钮，公文借阅申请提交成功。 借阅管理——用于管理员审核用户的借阅申请，支持批量操作。第一步：选择待审核的公文；第二步：单击本页上方的审核按钮；第三步：确认或修改借阅期间；第四步：单击确定按钮，公文借阅审核成功。文档管理协同应用第22页共28页功能概述文档管理帮助使用者管理个人、单位的各种文件，并提供签入、签出、下载、订阅、共享等功能。支持建立多个文档区；多维的文档视图显示。栏目说明文档管理——属性栏目说明文档区树用户的文档区树，显示属性如下： 我订阅的文档区 所有文档区文档视图树用户的文档视图树，显示属性如下： 最近添加的文档； 最受欢迎的文档； 我签出的文档； 我上传的文档； 我订阅的文档； 待提交审核的文档； 正在审核的文档。其中，最受欢迎的文档指下载量最大的文档。快速查找模糊查找所需的文档。列表显示左侧所选的文档区或文档视图内的文档列表，或显示查找结果。操作说明 新建文档区——用户可建立新的文档区。点击新建文档区按钮。 上传文档——用户可在所选的自己建立的文档区内上传文档。在打开的新表单页中点击新增第一步：点击选择文档区；第二步：点击选择文件夹，或点击操作 新建根文件夹/新建子文件夹建立新的文件夹；第三步：点击新增按钮，选择要上传的文件；第四步：点击确定按钮，文件上传成功。若不再上传文件，再点击关闭按钮。 文档区订阅——用户可订阅文档区，支持多种订阅条件。第一步：点击选择文档区；第二步：点击订阅按钮；第三步：点击新增按钮，选择触发条件。 文档的移动/删除/签出/撤消签出/签入/锁定/解锁/上传/历史/订阅/取消订阅/提审——用户按协同应用第23页共28页权限执行上述操作。支持对文档的评论；支持对文档的评论进行回复、订阅等。日程任务功能概述日程安排、事件记录。支持日程消息提醒，支持建立多个日历，支持日历共享。栏目说明日程－日历列表页签栏目说明个人日历当前用户的日历列表，含属性： 颜色框：表示此日历事件在日历视图中的颜色； 日历名称：表示日历的名称；他人日历当前系统中其他用户共享出来的日历列表，含属性： 颜色框：表示此日历事件在日历视图中的颜色； 日历名称：表示日历的名称；添加个人日历和他人日历都附带有该操作，是用来创建新日历的。日程－日历视图页签栏目说明视图名称分三种可选视图：日视图、月视图和周视图。默认为周视图视图 日视图：以凌晨12点为起点——下午11点截至，用一列表格以小时为单位表示；默认定位在当前系统时间上； 月视图：网格形式以天为单位显示当前月份中的全部天数； 周视图：以周日为起点——周六截至，以二维表格的方式显示，每天24小时为单位。注意: 单击日历视图中的每个时间点都可快速创建该时间段内的事件。 日历视图中可同时显示多个日历中的事件，不同日历的事件以日历的颜色进行区分。即：日历A的颜色为红色，那么日历A的事件在视图上的显示颜色即为红色。协同应用第24页共28页操作说明 创建活动——即创建事件。可通过两种方式实现：第一步： 单击日历列表上方的新增按钮； 单击日历视图上的时间点快速创建。第二步：在事件信息页面中填写事件的内容；第三步：单击事件信息页面中的确定按钮，保存新创建的事件并关闭当前对话框；否则取消数据保存并关闭对话框。会议安排功能概述用户可新建会议，支持会议信息直接通知与会人员，支持会议提醒，支持分别定义会议负责人、主持人、记录人。栏目说明会议——列表页面栏目说明主题当前行中包含的会议主题开始时间当前行中包含的会议开始时间协同应用第25页共28页栏目说明结束时间当前行中包含的会议结束时间会议室.名称当前行中包含的会议的会议室名称地点当前行中包含的会议地点负责人.名称当前行中包含的会议负责人的姓名回执当前行中包含的参会人的回执状态会议——会议属性栏目说明基本信息当前会议基本信息，属性包括主题、会议室、会议时间、地点、描述。人员信息当前会议的各种会议组织人员，包括负责人、主持人、记录人。与会人员当前会议的与会人员。附件当前会议有关的附件。会议提醒自定义是否会议提醒，设置提醒时间。会议通知自定义是否发送会议通知。正文当前会议的具体内容。操作说明 发送会议通知——点击操作 发送通知。 会议回执——点击操作 回执，选择回执类型，点击确定按钮。 会议纪要——点击操作 纪要，支持将纪要通知给所有与会人员，也支持将纪要发送给指定人员。协同应用第26页共28页通讯簿功能概述用户私人的通讯簿。支持通讯簿分组，支持通讯薄成员共享，支持批量操作。栏目说明通讯簿——属性栏目说明联系人组可自定义多个联系人分组。搜索可搜索列表中的联系人。列表显示左侧所选的联系人组内的联系人信息。操作说明 添加联系人组操作——用户可添加新的联系人组。第一步：点击添加按钮；第二步：录入联系人组信息，包括名称、是否将联系人组内成员共享、生效期间；第三步：点击确定按钮后联系人组信息保存成功。 新增组内联系人操作——用户可为所选择的联系人组添加新的联系人。第一步：点击左侧联系人组名称；协同应用第27页共28页第二步：点击右侧列表上方的新增按钮，在弹出的用户选择框内选择用户。第三步：点击确定按钮后联系人保存成功。记事本功能概述用户私人的记事本。可将记事本内容以消息发送给其他人员。栏目说明记事本——列表页面栏目说明checkbox选择标识标题当前行中包含的笔记标题记事本.名称当前行中包含的记事本名称最近编辑时间当前行中包含的笔记的最近修改时间记事本——笔记属性栏目说明标题当前笔记的标题记事本当前笔记所属的记事本协同应用第28页共28页栏目说明最近编辑时间当前笔记的最后一次编辑时间正文当前笔记的正文内容操作说明 新建操作——创建新的笔记。点击新增按钮，进入笔记编辑页面：第一步：填写笔记标题；第二步：选择/录入记事本；第三步：填写笔记内容；第四步：单击保存按钮，完成笔记添加操作。 删除操作——删除指定的笔记，支持批量删除。 修改操作——修改指定的笔记。 转发为消息操作——将当前笔记转发为消息给指定用户。第一步：在当前记事本中选择要转发为消息的笔记，双击标题进入笔记的编辑页面；第二步：单击“操作 转发消息”，弹出消息属性对话框（注：系统自动将当前笔记的标题和内容带到消息的标题和内容中）。
