存货管理使用手册北京用友软件股份有限公司二零零四年三月未经用友软件股份有限公司事先书面许可，本手册的任何部分不得以任何形式进行增删、改编、节选、翻译、翻印或仿制。本手册的全部内容用友软件股份有限公司可能随时加以更改，此类更改将不另行通知。具体应用以软件实际功能为准 本手册的著作权属于用友软件股份有限公司·翻制必究2004年3月第一次印刷用友、Users’Friend、UFSOFT、UFERP、U8、NC、iCRM为用友软件股份有限公司的注册商标。Windows,WindowsNT,SQLServer是MicrosoftCorporation的注册商标。本书中涉及的其他产品商标为相应公司所有。在中华人民共和国印制。第1章系统介绍.11.1系统功能.11.1.1设置..11.1.2单据..21.1.3处理..21.1.4账表..31.2产品接口.51.3如何使用本系统功能.51.3.1系统特点..51.3.2按实际成本核算的工业企业（单独使用本系统时）.61.3.3按计划成本核算的工业企业（单独使用本系统时）.71.3.4按进价核算的商品流通企业（批发、外贸、物资供销等企业单独使用系统时）.81.3.5按售价核算的零售商业企业（单独使用本系统时）.9第2章系统操作流程.122.1新用户操作流程.122.1.1初始使用本系统的一般流程..122.1.2需要与总账系统集成使用本系统的工作流程..142.1.3使用本系统计划价或售价核算的工作流程..142.2老用户操作流程.15第3章应用准备.163.1公用目录.163.2期初数据.163.3单据设计.16第4章设置.174.1选项.174.1.1基本设置..174.2其他设置.204.2.1存货科目设置..204.2.2对方科目设置..214.2.3最大最小单价/差价率设置.224.3期初数据.254.3.1期初余额..254.3.2期初差异..284.4月末结账.304.5结转上年.30第5章单据.315.1入库单据.315.1.1采购入库单..315.1.2产成品入库单..365.1.3其他入库单..415.2出库单据.455.2.1销售出库单..455.2.2材料出库单..505.2.3其他出库单..555.3调整单据.615.3.1入库调整单..615.3.2出库调整单..645.4列表.685.4.1采购入库单列表..685.4.2产成品入库单列表..715.4.3其他入库单列表..715.4.4销售出库单列表..715.4.5材料出库单列表..725.4.6其他出库单列表..725.4.7入库调整单列表..725.4.8出库调整单列表..72第6章处理.736.1正常单据记账.736.2恢复单据记账.786.3差异率计算/差价率计算..796.4平均单价的计算.806.5产成品成本分配表.816.6计划价/售价调整..836.7期末处理.84第7章账表.887.1明细账.887.2总账.897.3出入库流水账.907.4计价辅助数据.927.5入库汇总表.947.6出库汇总表.957.7差异/差价分摊表..977.8收发存汇总表.987.9存货周转率分析.1007.10ABC成本分析..1007.11库存资金占用规划.1017.12库存资金占用分析.1027.13入库成本分析.102第8章凭证.1048.1生成凭证.1048.2凭证列表.1068.3与总账系统对账.107附录A图标操作一览表.109常用图标一览表..109设置图标一览表..109单据图标一览表..110单据列表图标一览表..110处理图标一览表..111账表查询图标一览表..111第1章存货是指企业在生产经营过程中为销售或耗用而储存的各种资产，包括商品、产成品、半成品、在产品以及各种材料、燃料、包装物、低值易耗品等。存货是保证企业生产经营过程顺利进行的必要条件。为了保障生产经营过程连续不断的进行，企业要不断地购入、耗用或销售存货。存货是企业的一项重要的流动资产，其价值在企业流动资产中占有很大的比重。存货的核算是企业会计核算的一项重要内容，进行存货核算，应正确计算存货购入成本，促使企业努力降低存货成本；反映和监督存货的收发、领退和保管情况；反映和监督存货资金的占用情况，促进企业提高金额的使用效果。在企业中，存货成本直接影响利润水平，尤其在市场经济条件下，存货品种日益更新，存货价格变化较快，企业领导层更为关心存货的资金占用及周转情况，因而使得存货会计人员的核算工作量越来越大。随着先进的计算机技术不断发展，利用计算机技术来加强对存货的核算和管理不仅能提高核算的精度，而且更重要的是能提高及时性、可靠性和准确性。针对上述情况，用友软件（集团）公司根据手工存货核算系统的数据处理流程和存货核算数据量大、数据处理频率高的特点，开发了WIN95平台上的存货核算系统，以减轻财务人员繁重的手工劳动。该软件是通用的存货核算系统，适用于工商企业的各种存货核算形式。通用灵活，功能丰富，实用简便，易学易用是本系统的宗旨。1.1系统功能本系统主要用于核算企业存货的入库成本、出库成本和结余成本，反映和监督存货的收发、领退和保管情况；反映和监督存货资金的占用情况。1.1.1设置1、账套参数 由用户根据自己的需要建立系统应用环境,将用友存货核算系统变成适合本单位实际需要的专用系统。 自由定义存货分类编码级次、地区分类编码级次、客户分类编码级次、供应商分类编码级次、部门编码级次、收发类别编码级次、成本对象编码级次。 可根据需要定义存货单价小数位、存货数量小数位。 按实际需要定义业务范围：存货核算方式、零出库成本选择、资金占用规划、有无成套件管理、存货有无辅助计量单位、启用会计月份。2、自定义项定义存货档案、供应商档案、客户档案、单据中使用的自定义项和自由项。3、分类体系为用户提供以下分类体系的定义： 存货分类体系 地区分类体系 客户分类体系 供应商分类体系4、编码档案为用户提供以下编码档案的定义： 部门档案 职员档案 客户档案 供应商档案 存货档案 仓库目录1 收发类别 常用摘要5、科目设置 存货科目 对方科目6、其他设置为用户提供以下一些设置的定义： 产品结构 成套件 项目档案7、期初数据由用户根据自己的需要输入存货的期初余额和计划价/售价法核算的期初差异；功能有： 对期初数据进行记账功能 提供恢复期初记账功能8、单据设计由用户根据自己的需要设计单据上所使用的项目，可增加或删除已设置的项目，不可修改项目名称。9、月末结账对本月账簿做结账标志等。10、结转上年结转本账套结余数据至下一会计年度。1.1.2单据1、入库单据为用户提供以下入库单据： 采购入库单 产成品入库单 其他入库单2、出库单据为用户提供以下出库单据： 销售出库单 材料出库单 其他出库单3、调整单据为用户提供以下调整单据： 入库调整单 出库调整单4、列表对已输入的单据列表以便快速查询，也可在此进行增加单据、修改单据、删除单据等操作。1.1.3处理1、单据记账将输入的单据登记明细账、差异明细账、功能有： 可显示未记账单据汇总表 联查单据 对未记账单据进行记账 将本月已记账的单据恢复到未记账状态，提供按日期恢复功能。2、差异率计算提供随时了解存货差异率情况的功能： 计算本月差异率 查询以前月份差异率2 查询以前月份的差异结转单3、平均单价计算提供随时了解全月平均单价的功能： 计算本月全月平均单价 查询以前月份全月平均单价4、产成品成本分配表可随时对产成品入库单提供批量分配成本，填入入库单。5、计划价/售价调整表提供计划价/售价随时调整，并于调整后自动计算差异/差价，同时记账。6、期末处理按不同计价方式计算本会计月出库成本。7、生成凭证选择单据自动生成凭证，可单张单据生成凭证，也可多张单据生成凭证；用户可对生成的凭证进行修改：凭证类别、凭证科目、金额等。1.1.4账表1、我的账表自动记录用户查询的账表，形成账表管理器，可方便用户以后快捷查询。2、明细账按用户需要出各种业务明细账及财务分类明细账，包括： 业务明细账 差异账/差价账 存货差异明细账/存货差价明细账 差异汇总表/差价汇总表 显示格式选择 显示合计/不显示合计选择 联查凭证 查单据3、总账输出存货的总分类账4、出入库流水账为用户提供一个简捷方便的对账、查账的流水，包括： 已记账、未记账、全部单据的流水账 显示格式选择 显示合计/不显示合计选择 联查单据5、计价辅助数据提供先进先出法、后进先出法、个别计价法核算的入库结余数量、金额，以便用户查账、对账。6、存货汇总表对某月存货的收发存及差异进行汇总输出。7、入库汇总表对某期间的入库单据进行统计汇总： 提供已记账、未记账、全部单据的汇总数据 提供成套件、单件的汇总数据 提供是否包含上级存货的汇总数据 按仓库汇总 按存货汇总 按入库类别汇总 按部门汇总 按供应商汇总 按仓库和入库类别汇总3 按存货和入库类别汇总 按部门和入库类别汇总8、出库汇总表 对某期间的出库单据进行统计汇总： 提供已记账、未记账、全部单据的汇总数据 提供成套件、单件的汇总数据 提供是否包含上级存货的汇总数据 按仓库汇总 按存货汇总 按出库类别汇总 按部门汇总 按客户汇总 按仓库和出库类别汇总 按存货和出库类别汇总 按部门和出库类别汇总 按客户和出库类别汇总9、差异分摊表对某期间已记账单据的差异/差价进行统计分摊： 提供是否包含上级存货的汇总数据 按仓库分摊 按存货分类分摊 按存货分类分摊 按出库类别分摊 按项目大类分摊 按项目分类分摊 按项目分摊 按客户分类分摊 按客户分摊 按业务员分摊 按生产批号分摊 按销售分摊10、收发存汇总表对某期间已记账单据的收发存数量金额进行统计汇总： 提供成套件、单件的汇总数据 提供是否包含上级存货的汇总数据 显示格式选择11、存货周转率分析为用户提供某一种存货、某一类存货、全部存货的存货周转率分析。12、ABC成本分析按用户设定的分析范围，通过统计计算确定各存货的ABC分类： ABC选项设置 显示A类存货 显示B类存货 显示C类存货 显示全部分类表 显示合计13、库存资金占用规划按用户的初始设置提供库存资金的不同占用规划。14、库存资金占用分析分析实际库存资金的占用与计划之间的差额。415、入库成本分析统计分析不同期间或不同入库类别的存货的平均入库成本。1.2产品接口本系统是财务通系统的一部分，与总账有着密切的关系，其接口如下： 本系统生成的各种单据、凭证，可用于账务处理系统生成总账。系统流程如图1-1所示：图1-1与总账系统集成使用时1、应对存货科目、对方科目进行设置。2、当本会计月进行月末结账之前，可对本会计月的记账单据生成凭证。注意已月末结账的会计月的单据不能再生成凭证。 1.3如何使用本系统功能1.3.1系统特点 《存货核算系统》主要针对企业存货的收发存业务进行核算，掌握存货的耗用情况，及时准确地把各类存货成本归集到各成本项目和成本对象上，为企业的成本核算提供基础数据。并可动态反映存货资金的增减变动情况，提供存货资金周转和占用的分析，在保证生产经营的前提下，降低库存量，减少资金积压，加速资金周转，具有及时性、可靠性和准确性，是一套适用于工商企业的各种存货核算形式的软件。 本系统主要用于对企业存货的出入库业务进行出库存货成本的核算及计算结存余额，涉及的单据主要有采购入库单、产成品入库单、其他入库单、销售出库单、材料出库单、其他出库单、入库调整单、出库调整单、计划价/售价调整单、产成品成本分配单等，财务账主要有存货明细账(总账)、差异明细账、差价明细账，系统自动按照所选核算方式计算成本并记账。 本系统可对数量、金额均具备的出入库存货进行核算，也可对只有数量无金额的存货如赠品、附属物等存货进行核算。 本系统支持工业和商业各6种计价方式：全月平均、移动平均、先进先出、后进先出、个别计价、计划价核算/售价核算。 可按仓库进行核算，也可按部门（即多个仓库）进行核算。 可利用出入库调整单对本月已记账单据进行修改，并同时修改明细账或差异账/差价账。 可调整预定的销售单价或计划单价，系统自动计算调整后的进销差价或差异。 可对没有入库成本的产成品分配成本。 本系统适用企业范围广泛，覆盖不同行业的各种企业。5 数据精度分数量、单价，可自由设定。 系统提供按仓库、存货或收发类别等多种口径统计，具有强大丰富的综合统计查询功能，可灵活输出各类报表。 可按照指定存货和指定仓库出存货明细账、总账、差异明细账等。 提供存货资金的占用分析及周转分析。 提供存货ABC分析。 事件回卷安全机制，实现不论出现任何意外情况，如断电等，都能始终保证数据的完整性和一致性。 屏幕清晰直观，动态在线自学功能，可随时为用户的操作提供帮助。 通用灵活，功能丰富，使用简便，易学易用。 亲切友好的操作界面 “所查即所需，所见即所得”。可对显示出的账簿栏目进行任意拖放及缩放，使用户非常方便地改变栏目内容的次序和栏目宽度。提供完备的打印预览、页面设置等功能，根据用户设置纸张的大小自动缩放，并可从屏幕上观看到打印效果。 真正32位，适用于Windows95/NT，通用灵活，功能丰富。 ODBC开放式接口：提供将所有账表数据转换成Excel、Dbase、FoxPro、SQLServer以及文本文件等格式；提供通过直接从SQLServer获取数据的方式。一方面有利于用户进行系统的二次开发；另一方面使得用友软件更易与第三方软件结合，充分利用信息资源。1.3.2按实际成本核算的工业企业（单独使用本系统时）按实际成本计价的存货收发核算，是指存货的收入、发出、结存均按实际成本计价。本系统支持5种计价方式：全月平均法、移动平均法、先进先出法、后进先出法、个别计价法（一）存货收发核算应设置的账户为了反映企业材料物资的增减变动和结存情况，应设置“原材料”、“产成品”等资产类账户。“原材料”账户是用来核算企业库存的各种材料，包括原材料及主要材料、辅助材料、外购半成品、外购件、修理用备件（备品备件）、包装材料、燃料等的实际成本。借方登记购入、自制、委托加工完成并已验收入库的材料的实际成本；贷方登记领用、销售或发出的原材料的实际成本。期末余额在借方，反映期末库存材料的实际成本。“产成品”账户是用来核算企业自己生产的产成品入库和出库情况，借方登记生产完并验收入库的产成品的实际成本，贷方登记销售出库的产成品的实际成本，期末余额在借方，反映期末库存产成品的实际成本。明细账：应按材料、产成品的保管地点（仓库）、类别、品种和规格，设置明细账（或材料卡片），进行明细分类核算。总分类账：在月末根据按实际成本计价的领发料凭证，按领料部门或仓库和材料进行归类汇总，编制而成。（二）使用本系统的基本操作步骤1、对于新用户，首先建立新账套。2、对新建的账套选择设置，进行账套参数的设置、自定义项的设置、分类体系的设置、编码档案的设置及其他基本设置。3、本系统可不设置结算方式编码级次。4、本系统可不设置开票单价小数位。5、如果仓库各自独立核算，可选按仓库核算；如果有两个或两个以上仓库统一核算，应选择按部门核算，统一核算的仓库，应选相同的所属部门。6、单独使用本系统时，不能设置存货科目、差异科目、存货对方科目。7、进行完以上基础设置后，即可输入本企业的期初结余数据；可按每笔单据输入，也可输入总的结余数量和结余金额；输入完后，进行期初记账；然后可进行以下操作。8、对于老用户，可直接打开账套，进行以下操作。9、可输入采购入库单、产成品入库单、其他入库单、销售出库单、材料出库单、其他出库单、入库调整单、出库调整单等单据。10、对没有成本的产成品入库单进行成本分配。11、选择单据记账，将选择的未记账单据记入明细账。12、输入完本月单据业务，可进行期末处理和月末结账，以便计算存货的出库成本。13、查询输出明细账、总账及各类报表。6（三）业务操作流程如图1-2图1-21.3.3按计划成本核算的工业企业（单独使用本系统时）按计划成本计价的存货收发核算，是指存货收、发、结存均按计划成本计价。（一）存货收发核算应设置的账户材料按计划成本核算，应设置“原材料”、“材料成本差异”、“产成品”、“产成品成本差异”等资产类账户。“原材料”、“产成品”账户核算的内容与按实际成本计价的原材料、产成品核算内容相同，只是按计划成本计价时，原材料、产成品账户收入、发出、结存都是按计划成本计价。“成本差异”账户，核算企业各种存货的实际成本与计划成本的差异。借方登记存货实际成本大于计价成本的差异额；贷方登记实际成本小于计划成本的差异额以及发出存货应负担的成本差异结转数。实际成本大于计划成本的差异用蓝字结转；实际成本小于计划成本的差异用红字结转。月末借方余额，反映库存存货的实际成本大于计划成本的差异；月末贷方余额，反映实际成本小于计划成本的差异。明细账：应按材料、产成品的保管地点（仓库）、类别、品种和规格，设置明细账（或材料卡片），进行明细分类核算。差异明细账：应按材料、产成品的保管地点（仓库）、类别、品种和规格，设置差异明细账，并根据材料成本差异明细账计算成本差异率，计算填列发出存货应负担的存货成本差异额，把本月发出存货的计划成本调整为实际成本。总分类账：在月末根据按计划成本计价的领发料凭证，按领料部门或仓库和材料进行归类汇总，编制而成。（二）使用本系统的基本操作步骤1、对于新用户，首先建立新账套。2、对新建的账套选择设置，进行账套参数的设置、自定义项的设置、分类体系的设置、编码档案的设置及其他基本设置。3、本系统可不设置结算方式编码级次。4、本系统可不设置开票单价小数位。75、如果仓库各自独立核算，可选按仓库核算；如果有两个或两个以上仓库统一核算，应选择按部门核算，统一核算的仓库，应选相同的所属部门。6、进行完以上基础设置后，即可输入本企业的期初结余数据和期初差异；可按每笔单据输入，也可输入总的结余数量和结余金额；输入完后，进行期初记账；然后可进行以下操作。7、对于老用户，可直接打开账套，进行以下操作。8、可输入采购入库单、产成品入库单、其他入库单、销售出库单、材料出库单、其他出库单、入库调整单、出库调整单等单据。9、对没有成本的产成品入库单进行成本分配。10、在需要时，可使用计划价调整单对存货的计划价进行调整。11、选择单据记账，对输入的单据记入明细账和差异账。12、输入完本月单据业务，可进行期末处理和月末结账，以便计算差异率和生成差异结转单。13、查询输出明细账、差异账总账及各类报表。（三）业务操作流程如图1-3采购入库单销售出库单其他入库单产成品入库单其他出库单存货明细账差异明细账收发存汇总表ABC成本分析差异/差价分摊表存货周转率分析入库调整单出库调整单材料出库单产成品成本分配单价格调整单单据记账入库汇总表存货汇总表计价辅助数据出库汇总表期末处理月末.
