系统管理使用手册北京用友软件股份有限公司二零零三年十月未经用友软件股份有限公司事先书面许可，本手册的任何部分不得以任何形式进行增删、改编、节选、翻译、翻印或仿制。本手册的全部内容用友软件股份有限公司可能随时加以更改，此类更改将不另行通知。具体应用以软件实际功能为准 本手册的著作权属于用友软件股份有限公司·翻制必究2003年10月第一次印刷用友、Users’Friend、UFSOFT、UFERP、U8、NC、iCRM为用友软件股份有限公司的注册商标。Windows,WindowsNT,SQLServer是MicrosoftCorporation的注册商标。本书中涉及的其它产品商标为相应公司所有。在中华人民共和国印制。目录第1章系统介绍.11.1系统功能.11.1.1系统功能概述..11.1.2系统特点..11.2应用方案.1第2章系统对运行环境的要求.22.1系统运行的硬件环境.22.2系统运行的环境.2第3章系统的安装、启动和退出.33.1系统的安装.33.2系统的启动.73.3系统的退出.83.4系统的卸载.8第4章系统设置步骤.104.1新用户操作流程.104.2老用户操作流程.11第5章使用单位的建立与维护.12第6章基础信息设置.166.1数据精度.166.2编码方案.166.3会计科目.196.4凭证类别.256.5外币种类.276.6常用摘要.286.7结算方式.296.8部门档案.306.9职员档案.326.10地区分类.336.11客户分类.346.12客户档案.366.13供应商分类.426.14供应商档案.426.15自定义项.47第7章系统管理.507.1进入系统管理.507.2账套管理.527.2.1建立账套..527.2.2修改账套..527.2.3引入账套..527.2.4输出账套..527.3年度账管理.537.3.1建立年度账..537.3.2年度账的引入和输出..537.3.3结转上年数据..547.3.4清空年度数据..547.4如何使用视图.547.4.1刷新..547.4.2上机日志..55第8章操作员设置.588.1操作员设置.588.2操作员权限设置.59第9章操作功能的几种方式.639.1使用菜单.639.2使用图标.639.3使用右键.649.4使用功能键.649.5使用命令快捷键.65第10章如何操作和管理窗口.6610.1常用窗口的操作.6610.1.1页编辑窗口..6610.1.2行编辑窗口..6610.1.3目录编辑窗口..6810.2如何改变窗口的外观.69第11章如何使用鼠标和键盘.7011.1鼠标的使用方法.7011.2鼠标指针形态的变化.7011.3如何用鼠标或键盘选取编辑项.7011.4如何用鼠标或键盘选取菜单.7111.5如何用鼠标或键盘选取对话项.71第12章如何使用打印功能.7312.1直接打印.7312.2打印预览.7312.3打印设置.7412.3.1页面设置..7412.3.2打印机设置..7512.3.3打印效果设置..7612.4数据输出.77第13章如何使用帮助.7813.1使用帮助菜单.7813.1.1帮助主题..7813.1.2关于系统..7913.2使用“在线帮助”图标.7913.3使用F1键.79第14章如何使用工具.8014.1使用计算器.8014.2使用日历.8114.3使用记事薄.8114.4自定义报表.8314.4.1账表管理..8314.4.2启动“自定义报表”工具..8414.4.3设计数据..8414.4.4设计格式..8814.4.5应用技巧..94第1章1.1系统功能1.1.1系统功能概述用友财务通基础版V8.21主要是为了满足中小企业的财务核算基础需求，帮助企业实现财会电算化。用友财务通基础版V8.21包括如下功能模块：财务部分的总账、应收应付管理、现金银行、UFO报表模块；系统服务部分的升级服务、系统管理。该版本只支持升级到V8.21财务通。 总账系统总账系统为您提供凭证处理、账簿管理、个人往来款管理、部门管理、项目核算和现金银行管理等功能，帮助您进行全面财务核算与管理。 应收应付应收应付系统可以帮助您核算每一笔业务的欠款情况以及收、付款情况，提供详细到客户、供应商和产品的统计分析，帮助您有效的管理应收应付账款。 现金管理现金管理系统帮助您进行每笔现金、银行结算业务的处理，有效提高资金利用率。 UFO报表可以帮助您制作企业所需的各种报表，包括财务报表、图表等，并且能够与其它系统交换信息。1.1.2系统特点 强大的应用定制功能为客户提供最大的业务自由度，可以自由选择业务类型配置；可以定制各类原始单据、账表的格式；提供表管理功能；导入工作流设计概念，使客户能设计和优化工作流程。 开放性提供按多种格式的数据引入、引出；提供第三方编程接口；提供报表、第三方软件等对象嵌入功能。 技术先进性采用组件技术；支持双语（中英文）；支持中西文WINDOWS；支持语音录入。 安全性采用准C/S结构，数据安全可靠性进一步提高；提供数据库加锁功能。1.2应用方案 日常财务核算在总账系统录入凭证，进行总账、明细账查询等 应收应付在总账系统中录入客户、供应商往来凭证，在应收应付系统中进行明细查询。 现金管理在总账系统中录入现金、银行存款凭证，现金管理系统中进行查询、银行对账等。 报表管理在UFO报表管理中定义查询资产负债表、损益表等财务报表和其它报表。现在该往哪里去？阅读完本部分后，相信您对用友财务通管理软件有了一个全面的认识，您可以进入安装阶段了。 建议您先阅读本手册第2章，了解一下安装所需的软、硬件环境。 如果您尚未安装系统，请按照本手册第3章中的指南，进行安装。1第2章2.1系统运行的硬件环境 最低配置环境 主机：P3或以上 内存：64兆或以上 硬盘：4G或以上 鼠标：标准系列鼠标 显示器：Windows系统支持的显示器,可显示256色 打印机：Windows9x、WindowsNtServer/Workstation4.0、Win2000支持的各类打印机 建议环境 主机：P350或以上 内存：128兆或以上 硬盘：10G或以上 鼠标：标准系列鼠标 显示器：Windows系统支持的显示器,可显示256色 打印机：Windows9x、WindowsNtServer/Workstation4.0、Win2000支持的各类打印机2.2系统运行的环境 操作系统：中文win98一版、中文win98二版、中文win2000(professional)、中文winnt4.0、中文win2000(server)、中文win2000(advancedserver)、中文Win2003注意 不要用减号“-”等特殊字符作为机器名。 安装产品之前请将金山毒霸的防火墙和实时监控系统关闭。2第3章3.1系统的安装用户购得的用友财务通基础版V8.21，包括用友财务通管理软件光盘、加密盒、系统管理手册和所购买子系统的用户手册等对象。用友财务通管理软件产品不分单机/网络版本，视具体的应用模式而定。如果是单机应用模式，那幺只要把用友财务通管理软件光盘放入光驱内，运行其上的Setup.EXE后即可使用，不需要额外的配置；如果是C/S网络应用模式，需要用同一张光盘在服务器和客户端分别安装（服务器安装基本运行环境），然后在客户端进行配置即可（详见文后的“建立客户端与服务端联接”所述）。在系统运行过程中，可根据实际需要随意切换应用模式（单机《==》网络）；在网络应用模式下，可根据实际需要随意切换远程服务器，即通过改变服务器名称来访问不同服务器上的业务数据（详见文后的“建立客户端与服务端联接”所述）。下面以服务端是WindowsNTServer4.0，客户端是Windows98为例，说明用友财务通管理软件安装过程。我们假定在服务器上有一台共享的光盘驱动器（驱动器在本地亦可）。 第一步：在服务端插加密盒用户首先把加密盒插在服务器的并口上。如果是单机应用模式，则把加密盒插在本地并口上。 第二步：在服务端安装用友财务通管理软件以WindowsNT系统管理员注册进入系统，将用友财务通财务通管理软件光盘放入服务器的共享光盘中，打开WindowNTServer4.0的资源管理器，打开光盘目录，如图3-1所示。图3-1双击Setup.EXE文件，即进入安装界面，如图3-2所示。3图3-2点击要安装的各子系统项，然后点“开始安装”，进入图3-3。第一次安装时，必须至少安装一个子系统。图3-3若是第一次安装，则可修改安装目录。若是覆盖安装，则不可。关于覆盖安装，见本章后面的附录一。点击图3-3的大按钮，出现图3-4。4图3-4在图3-4的对话框中确定用友财务通管理软件程序组名称，按〖继续〗按钮。初步安装完毕，重启机器，可看到Windows【程序】菜单下【用友财务通管理软件】程序组下的用友财务通管理软件的模块名称。 第三步：在客户端安装用友财务通管理软件打开客户端Windows98的资源管理器，找到“网上邻居”中的服务端机器名，打开其共享光驱，运行Setup.EXE。以下与在服务器上安装相同。 第四步：建立客户端与服务端联接用户运行【系统服务】下的【远程配置】项，出现如下界面（3-5）：图3-5点取其左栏内服务器所在的组名，在右栏内出现该组所有用户，点取服务器名，按〖选择〗按钮。此时，服务器已配置完毕。下面还需要第一次运行服务端系统管理程序，之后，用户可在客户端启动子系统。5注意 【系统服务】下的【远程配置】用来设置客户机与服务器的联接，可随时由用户切换到任一服务器。若所切换的服务器就是客户机本身，则在该机器上就形成单机应用模式；否则，是C/S网络应用模式。 第五步：第一次运行用友财务通管理软件到服务器上以Administrator身份重新登录WindowsNTServer4.0。启动用友财务通管理软件的“系统服务”下的“系统管理”程序，选择【系统】菜单的【注册】项。出现如下对话框（3-6）：图3-6第一次运行时没有系统管理员密码（密码为空），用户最好在第一次运行时就改入新的密码，以防疏漏。设置操作员、建立账套、分配操作员权限等。注意 作为第一次运行，以下步骤必不可少：设置操作员、建立账套、分配操作员权限（参考“系统设置步骤”一章中所介绍的顺序）。这项工作必须在运行客户端子系统之前进行，否则由于不存在可用的账套，客户端会登录失败（除非是登录演示账套999）。以上工作完成后，到客户机上，启动用友财务通管理软件的“系统控制台”。此时，如果屏幕显示用友财务通管理软件桌面，则请到服务器上察看系统管理程序的窗口，应如下图显示（3-7）：图3-7此时，如果一切正常，则系统全部安装完毕，可以开始正常使用。63.2系统的启动系统安装完毕后，即可启动用友财务通管理软件系统。【操作步骤】1、进入Windows界面后，用鼠标单击屏幕左下脚的【开始】键，将鼠标移动到【程序】菜单上，系统自动拖出二级菜单，再将鼠标移动到【用友财务通基础版】菜单上，系统将自动拉出三级菜单，如图3-8所示图3-8 系统控制台为了方便用户，用友财务通系统还提供了一种用于启动的快捷方式，即系统控制台。使用方法是：用户用鼠标单击三级菜单项【系统控制台】，系统将自动弹出如下界面（3-9）：图3-9用户在此选择账套、会计年度，校对业务时间，设定操作员并输入相应的密码口令。设置完毕后，点击〖确定〗按钮以示确认；如想放弃，则点击〖取消〗按钮即可。待选定账套和操作员后,系统将自动弹出如图3-10所示界面：7图3-10提示 为了更加方便用户，用友财务通管理软件还为系统的启动建立了桌面快捷方式。用户启动计算机，进入Windows界面后，可以通过双击“系统控制台”图标进入用友财务通管理软件系统。3、进入后，用鼠标点击要执行的功能即可。注意 如果用友财务通管理软件系统启动时有以下错误,请按以下方法处理：错误情况：程序无法启动可能原因：加密盒未插好，检查加密盒是否插好，请插好加密盒再试。3.3系统的退出首先要将登录到系统管理中的各项功能和任务退出，然后退出各子系统。退出的方法主要有：1、在各子系统【文件】菜单下，用鼠标单击【退出】项，便可退出该子系统。2、在各子系统的主界面上，用鼠标点击主界面右上角的“关闭窗口”按钮，便可退出该子系统。3、都退出以后，系统管理界面中的功能列表为空，这时，可用鼠标点取【系统】下的【退出】项，便可退出用友财务通管理软件系统。注意 只有退出用友财务通管理软件系统后才能关机，否则将造成数据丢失。3.4系统的卸载所谓“卸载”就是将它删除，用户单击【设置】下【控制面板】菜单下的“添加/删除程序”系统自动弹出一选择框，如图3-11所示：8图3-11点击“用友财务通管理软件”，点击〖删除〗按钮，在选择栏中将列示的是用户已安装的用友财务通管理软件产品，用户可以从中选择将要卸载的产品。选择的方法是：鼠标点击产品项，使之颜色变深即可。若想去掉选择，则再用鼠标点击，使之颜色恢复即可。选择完毕后，按〖确定〗按钮表示确认;如果想放弃，则点击〖取消〗按钮即可。如图3-12图3-12现在该往哪里去？阅读完本部分后，您可能已经完成了系统安装。 您可以按照第4章所介绍的操作流程开始工作了。 如果您需要了解系统的一些基本操作方法，可以参考第9-14章的内容。9第4章4.1新用户操作流程如果您是第一次使用本系统，请按照图4-1所示的步骤执行操作。安装管理模块新建账套其他系统设置操作员设置操作员权限启动启动系统图4-1【操作步骤】1、安装模块：在您初次使用本系统时，您应该首先进行系统安装。安装的步骤参见“系统的安装、启动与退出”一章。2、启动系统管理模块：安装完成后，启动系统管理模块。启动的操作参见“系统的安装、启动与退出”一章。103、设置操作员：用友财务通管理软件中所有产品的操作员均在系统管理模块中设置。设置的方法参见“操作员设置”一章。4、新建账套：设置完操作员后，建立一个新的账套。建立账套的方法参见“使用单位的建立与维护”一章。5、设置操作员权限：用友财务通管理软件中所有产品的操作员权限均在系统管理模块中设置。设置的方法参见“操作员设置”一章。6、启动其它系统：设置完成后，您就可以启动相应的系统，执行相关的操作了。4.2老用户操作流程如果您已经使用了本系统，并且需要进行年末结转，以便进入下一年度的处理，请按照图4-2所示的流程执行操作。启动系统管理建立下一年度账启动其他系统结转上年数据进行新年度操作图4-2【操作步骤】1、启动系统管理：进入系统管理模块。2、执行建立下一年度账的功能。具体操作步骤请参阅“建立年度账”一章。3、执行年末结转的功能。具体操作步骤请参阅“结转上年数据”一章。4、退出系统管理。5、进入相应的系统的新年度。6、执行相关的操作。现在该往哪里去？了解了本系统的操作流程后，您可以按照本章所介绍的流程开始工作了。 如果您已经安装了系统，请参阅第8章增加新的操作员。 如果您已经设置了操作员，需要建立一个新的账套，请参阅第5章的内容。 如果您已经建立起一个新的账套，请参阅第8章进行操作员权限的设置。 如果您已经完成操作员的权限分工，请参阅第6章进行基础信息的设置。 如果您已经完成基础信息的设置，可以进入相关系统进行相应的处理了。11第5章在运行系统之前，首先要新建本单位的账套。【操作步骤】1、用户在系统管理界面单击【账套】项，系统自动拖出下级菜单，再将鼠标移动到【建立】上，单击鼠标则进入建立新单位账套的功能。2、第一步：输入账套信息。用于记录新建账套的基本信息，包括已存账套、账套号、账套名称、账套路径、启用会计期、会计期间设置。界面如图5-1。图5-1【各栏目说明】 已存账套系统将现有的账套以下拉框的形式在此栏目中表示出来，用户只能参照，而不能输入或修改。 账套号用来输入新建账套的编号，用户必须输入。 账套名称用来输入新建账套的名称，用户必须输入。 账套路径用来输入新建账套所要被放置的路径，用户必须输入，但可以参照输入。 启用会计期用来输入新建账套将被启用的时间，具体到“月”，用户必须输入。 会计期间设置用户在输入“启用会计期”后，用鼠标点击〖会计日历〗按钮，弹出界面如图5-2。12图5-2系统根据前面“启用会计期”的设置，自动将启用月份以前的日期的背景色设为蓝色，标识为不可修改的部分；而将启用月份以后的日期（仅限于各月的截止日期，至于各月的初始日期则随上月截止日期的变动而变动）的背景色设置为白色，标识为可以修改的部分。用户可以任意设置。3、输入完成后，点击〖下一步〗按钮，进行第二步设置；点击〖取消〗按钮，取消此次建账操作。4、第二步：输入单位信息。用于记录本单位的基本信息，包括单位名称、单位简称、单位地址、法人代表、邮政编码、电话、传真、电子邮件、税号、备注。界面如图5-3所示。图5-3【各栏目说明】 单位名称用户单位的全称，必须输入。企业全称只在发票打印时使用，其余情况下，全部使用企业的简称。 单位简称用户单位的简称，必须输入。 单位地址用户单位的详细地址，用户可以不输。 法人代表用户单位的法人姓名，用户可以不输。13 邮政编码用户单位的邮政编码，用户可以不输。 联系电话用户单位的联系业务电话，用户可以不输。 传真用户单位的传真号码，用户可以不输。 电子邮件用户单位的电子邮件地址，用户可以不输。 税号用户单位的税号，用户必须输入。 备注一输入用户认为有关该单位的其它信息，如所有制类型等。 备注二输入用户认为有关该单位的其它信息。5、输入完成后，点击〖下一步〗按钮，进行第三步设置；点击〖上一步〗按钮，返回第一步设置；点击〖放弃〗按钮，取消此次建账操作。6、第三步：输入核算信息。用于记录本单位的基本核算信息，包括本位币代码、本位币名称、账套主管、行业性质、企业类型、是否按行业预置科目等。界面如图5-4所示。图5-4【各栏目说明】 本位币代码用来输入新建账套所用的本位币的代码，如“人民币”的代码为￥。 本位币名称用来输入新建账套所用的本位币的名称。用户必须输入。 账套主管用来输入新建账套账套主管的姓名，用户必须从下拉框中选择输入。 企业类型用户必须从下拉框中选择输入。 行业性质用户必须从下拉框中选择输入。 是否按行业预置科目如果用户希望预置所属行业的标准一级科目，则在该选项前打勾；否则可以不进行处理。7、输入完成后，点击〖下一步〗按钮，进行.
