用友电子会计档案系统帮助手册用友电子会计档案系统帮助手册用友网络科技股份有限公司二零二一年五月用友电子会计档案系统帮助手册前言手册阅读指南本手册是基于电子会计档案系统202104版本编制的使用手册。由于系统在不断更新，手册中的某些图形界面与软件中的界面可能稍有差异，但功能介绍与软件中功能的相同，图形界面信息以软件中的界面为准，请用户在使用过程中予以注意。本手册是针对电子会计档案系统功能的详细使用说明。为了便于用户阅读，本手册分为三个部分为您进行详细讲解。 第一部分使用基础介绍一些基本场景、系统概念、操作流程、系统菜单等； 第二部分系统初始化该部分指导用户根据本全宗日常档案处理的需要，建立运行电子会计档案系统所必需的基础数据和利用财务系统生成待装册数据等工作，并使之真正为本全宗的档案处理工作服务。 第三部分基本功能的使用主要介绍对待归档数据的处理，附件采集，归档凭证，账簿，报表等数据。并对已经归档的数据进行查询，收藏，移交等操作。202104版本增加了纸档管理、首页配置、银行回单等功能，同时提高了系统的易用性。本手册的版权归用友网络科技股份有限公司所有，未经我公司书面许可，任何全宗或个人不得以任何形式复制或传播本手册的任何部份。本手册所述内容如有更改，恕不另行通知。通信地址：北京海淀区北清路68号用友软件园邮编：100094目录1.使用基础.11.1.功能概述.11.2.财务系统待归档数据的准备..21.3.系统菜单.32.系统初始化..42.1.全宗管理.42.2.角色管理.62.3.用户管理.72.4.FTP接口设置.92.5.流程管理.9用友电子会计档案系统帮助手册2.6.档案室管理..102.7.档案目录管理.102.8.字段配置.102.9.四性检测.112.10.首页设置.153.基本功能使用.163.1.归档前的附件采集.173.1.1.凭证附件采集功能概述.173.2.档案管理.183.2.1.装册..193.2.2.拆册..223.2.3归档.243.2.4取消归档..273.2.5清除数据..283.3.纸质档案管理.293.3.1纸档管理.293.3.2档案上架..293.3.3档案下架.313.4.对已归档会计资料的使用.313.4.1借阅申请..323.4.2档案查询..343.4.4统计展板..363.4.5下载申请..373.4.6高级查询..383.4.7档案外借..393.4.8档案归还..403.5.档案移交.403.5.1档案鉴定.413.5.2档案销毁.413.6.清册管理.413.6.1移交清册.42用友电子会计档案系统帮助手册3.6.2保管清册.423.6.3销毁清册.433.7.电子票夹.433.7.1电子发票.433.7.2银行回单.433.8.档案溯源.433.9.用户中心.43用友电子会计档案系统帮助手册V5.01.使用基础1.1.功能概述本章将主要介绍电子会计档案系统的一些基本功能，通过这些功能的学习，用户将对电子会计档案系统有一个总体的了解，便于以后对本系统操作使用的学习。本章包括如下内容：操作流程财务系统待归档数据的准备系统菜单1.2.财务系统待归档数据的准备以NC为例。在NC财务系统中结账后会计期间的凭证，账簿，报表其他类型都可以作为电子会计档案系统的待归档数据，可归档的账簿类型有：总账，明细帐，余额表，现金日记账，银行日记账、总账余额表等。NC端结账后，允许选择对应待归档账簿进行会计档案归档，为了保证NC和电子会计档案系统数据一致性，NC反结账必须要清除已归档数据，才允许反结账，具体流程如图1-1所示：1用友电子会计档案系统帮助手册V5.0NC端发起会计档案归档上图所示：1.3.系统菜单一级菜单二级菜单描述档案管理会计档案对会计档案按分类、批量进行装册、归档、取消归档、拆册、清除数据操作收集转化数据源配置配置档案系统采集数据的核算系统地址等自动采集配置自动采集方案手动采集手动采集设置采集任务记录所有采集任务档案利用档案查询可根据全宗，分类，范围，期间等信息对已归档资料进行档案查询。档案借阅非全宗人员查阅档案提交申请，在线审批后开通查阅权限统计统计统计并展示各月归档文件数量，档案借阅次数高级查询可支持跨组织跨期间查询，支持关键词、摘要等查询下载申请对跨组织申请查看、下载进行流程审批后续管理移交申请档案可对外移交、对内移交，生成全宗的会计档案移交清册，档案鉴定对到保管期限的档案进行鉴定档案销毁对鉴定后没有意义再进行保管的档案进行销毁纸质档案纸档管理从单据维度进行装册、归档操作，同步会计凭证装册、归档档案上架/下架对纸质档案提供上架/下架记录，记录电子档案对应纸质档案2用友电子会计档案系统帮助手册V5.0的存储位置档案外借纸质档案外部使用，填写外借记录，约定归还日期，允许外部使用档案归还纸质档案使用完毕，归还档案，超期未归还档案进行催还处理清册管理保管清册对已归档的档案目录进行清单示例移交清册对移交记录进行清单示例销毁清册对销毁记录进行清单示例电子票夹电子发票支持电子发票上传、解析、关联凭证银行回单支持银行回单的上传、关联凭证档案溯源签名验证支持验证从档案系统下载的PDF文件是不是从档案系统流出的系统管理角色管理分配和管理用户角色权限用户管理管理、维护用户信息及角色全宗管理管理和维护全宗的基本信息日志管理记录数据的处理情况，用户的登录情况等档案目录管理支持用户自己修改档案目录、添加其它种类档案目录档案室管理授权全宗使用的档案室存放纸质档案流程管理设置企业在不同的档案管理场景下，对不同申请进行操作通过、驳回等操作。FTP管理配置与核算系统连接的FTP字段配置支持自由配置会计档案在各个页面的表头显示预置参数管理用户自由修改系统参数四性检测对文件及元数据进行检测2.系统初始化在正式启用电子会计档案系统对本全宗的档案进行管理之前，必须首先进行系统初始化工作，对操作员进行适当的权限分配，建立必要的基础资料信息等。本章将着重向您介绍如下内容：全宗信息的建立和维护档案管理员权限的分配数据接口的设置档案室设置参数设置系统显示字段配置3用友电子会计档案系统帮助手册V5.02.1.全宗管理档案管理员对使用电子会计档案系统的全宗信息的建立和维护，全宗名称是本全宗的名称，全宗编码与系统中核算账簿编码保持一致，全宗号是该全宗的档案管理的全宗号。全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。全宗号是各级档案馆为已进馆或可能进馆的单位分配的编号，用于区分各立档单位，也便于日常管理和查询。如没有可以自定义。新增全宗时需要同时立档，可在全宗名称下拉框选择要立档的全宗并能生成相应的全宗号。可根据工作需要填写年份，案卷号。支持批量导入全宗，按系统已有模板进行批量导入支持对全宗属性进行配置，例如：增加全宗所属区域、所属组织等。全宗新增或者在档案管理菜单进行查询时，支持按全宗属性查询。支持授权用户，全宗和用户直接关联4用友电子会计档案系统帮助手册V5.0支持从核算系统同步组织信息（新的接口方案）2.2.角色管理全宗信息建立好之后，需要超级管理员为档案管理人员建立角色，便于对档案进行归档等处理操作。新增角色5用友电子会计档案系统帮助手册V5.0新增角色后需要对角色进行功能授权、数据授权、目录授权、用户授权。功能授权：决定角色有哪些菜单和按钮权限；数据授权：决定角色能管理哪些全宗。目录授权：决定角色能操作哪些目录权限。用户授权：角色与用户关联。2.3.用户管理点击“新增”按钮，填写用户信息。用户账号时间限制只对私有部署客户有效。勾选用户支持删除操作6用友电子会计档案系统帮助手册V5.0对于新增加的账号，需要点击“通知”才能激活账号支持启用/停用用户。点击“重置默认密码”按钮，用户密码将被重置成：123456a!（此功能仅对私有部署有效，公有云密码是友互通密码）点击“免登陆设置”按钮，支持做了将跳转登录的客户直接登录：点击“角色授权”按钮，支持对用户进行角色授权：7用友电子会计档案系统帮助手册V5.0支持全宗授权，直接关联用户和全宗支持从核算系统同步用户信息（新的接口方案）8用友电子会计档案系统帮助手册V5.02.4.FTP接口设置私有部署需要此设置。FTP接口的作用是连接核算系统，详细配置信息如下。ftpIP是电子会计档案部署服务器IP。端口：21。ftp用户：yonyouftp。ftp密码：yonyouftp123。应用ID、秘钥：自定义与核算系统保持一致即可。9用友电子会计档案系统帮助手册V5.02.5.流程管理设置企业在不同的档案管理场景下，对不同申请进行操作通过、驳回等操作。系统预置了审批通过、驳回到制单人、会签、抢占等审批术语；审批术语主要应用在审批批语、审批意见中参照。当流程的全宗、参与者、申请类型三个属性完全一致的时候，那么只允许启动一个审批流程。如果审批流发生修改变动，版本变动的话，引用变化前得业务动作将继续沿修改前得流程走完，新的业务将引用最新的版本。新增流程后先配置环节，然后配置组织，最后启用。如果要修改流程，需要先停用。2.6.档案室管理档案室管理是为了增加存储会计档案实体资料档案室、档案柜等属性信息，列表显示档案室记录，预览界面可查看详细信息以及授权使用该档案室全宗列表。全宗管理可查看到授权使用的档案室。新增档案室时同步新增档案柜信息，档案柜信息支持不同种类档案柜管理，档案室新增完毕后需授权给全宗，才能在档案上架时使用。2.7.档案目录管理左侧选择目录后，点击新增子目录，支持用户添加会计档案目录点击新增档案类型，支持用户添加其它种类档案目录，如文书档案添加完成后在档案管理菜单下可以对新增的目录进行相关操作。10用友电子会计档案系统帮助手册V5.02.8.字段配置支持用户自定义各目录、各页面的字段显示。支持修改字段名称，显示列宽。2.9.四性检测一、新建方案1.1输入新建方案名称二、真实性检测内容设置2.1设置真实性内容，支持元数据长度、值域、数据类型等内容设置2.2电子文件内容设置11用友电子会计档案系统帮助手册V5.0三、完整性检测内容设置3.1对元数据内容进行检测3.2对电子文件本身进行完整性检测四、可用性检测内容设置4.1对元数据内容进行可用性检测进行设置4.2对电子文件可用性检测进行设置五、安全性检测内容设置5.1元数据检测内容设置12用友电子会计档案系统帮助手册V5.05.2电子文件检测内容检测设置六、选择文件6.1、选择要检测的文件七、检测7.1、选择检测方案7.2、查看检测结果13用友电子会计档案系统帮助手册V5.07.3、检测结果导出支持导出检测结果2.10.首页设置通过首页设置，设定符合当前用户显示的首页菜单快捷方式14用友电子会计档案系统帮助手册V5.03.基本功能使用本章主要介绍电子会计档案的基本操作，实现了对电子档案及实体档案的建档管理，使用等功能与日常工作紧密相关，建议仔细阅读。本章主要内容为：归档前的附件采集凭证附件采集其他类型附件采集对会计凭证，账簿，报表，其他会计资料的处理装册拆册归档取消归档15用友电子会计档案系统帮助手册V5.0数据清除已归档会计资料的利用借阅申请统计查阅档案查阅模糊查询统计展板档案鉴定档案销毁纸质档案管理跟踪档案上架/下架档案外借申请档案归还档案移交申请审批3.1.归档前的附件采集一些财务系统未传输的会计资料在会计档案系统中可通过附件采集的方式传入会计档案系统中作为待归档数据，全部采集完成后可对其进行归档，重建，查询等操作。支持直连高拍仪、扫描仪，硬件符合twain协议即可。本地文件上传支持的文件类型有PDF、图片类、word、PPT、Excel、OFD、zip。3.1.1.凭证附件采集功能概述未在财务系统存储的附件在归档时可通过附件采集的方式作为会计档案系统的数据。凭证附件采集界面16用友电子会计档案系统帮助手册V5.03.2.收集转化此功能是档案档案系统发起档案采集的，适用于《会计档案管理规范》新接口对接的系统及项目。使用档案采集前需要在系统管理-预置参数管理，修改以下预置参数。专属云参数值请使用实际IP和端口号。公有云参数值是：https://idoc.diwork.com。17用友电子会计档案系统帮助手册V5.03.2.1.数据源配置采集数据的来源核算系统，支持配置多个数据源，例如客户有NC、U8等多个核算系统，需要配置多个数据源。支持删除数据源、给数据源授权全宗，默认第一个数据源是主数据源，所有未授权全宗都从主数据源采集数据。需要给数据源授权全宗，授权后的全宗会从此数据源采集数据。18用友电子会计档案系统帮助手册V5.0每个数据源下支持新增多个单据或报表采集地址，例如核算系统是NC，配置了数据源，但是报销单来源是OA系统，那需要新增采集类型，同样需要配置采集地址、用户名、密码等。3.2.2.自动采集支持用户设置自动采集方案，方案支持修改、启用、停用、删除。19用友电子会计档案系统帮助手册V5.0方案设置时，支持选择全宗，支持选择采集方案的起止时间。支持对目录进行自动采集的采集时间进行设置，如：凭证支持按天采集、按月采集，每天几点几分去数据源系统采集数据。3.2.3手工采集可以手动发起采集任务，手动采集仅支持按会计期间采集。20用友电子会计档案系统帮助手册V5.0系统自动记录了所有采集任务3.2.4采集任务记录手动、自动采集的所有任务，支持按全宗、任务启动时间查询。支持对失败任务的一键补采或忽略21用友电子会计档案系统帮助手册V5.0支持点击任务进度查看采集成功、失败的文件主键3.3.档案管理此功能模块是档案的基本操作，也是系统的核心功能，实现了对电子档案的建档管理功能。主要包括档案装册、档案拆册、档案归档、取消归档、数据清除等。3.3.1.装册电子会计档案系统的核心功能，可点击待装册全宗预览相应的待装册会计凭证、会计账簿、会计报表、其他会计资料等并将资料装册。某个目录下的档案进行装册，支持勾选装册、按数量装册、按凭证类型装册支持勾选某些文件转到指定册操作。查看档案详情，可以通过左上角目录查看关于本条凭证的所有单据及附件。22用友电子会计档案系统帮助手册V5.0右上角可以查看本凭证下的所有附件缩略图。批量操作：选择会计档案、会计账簿等目录支持对所有符合条件的单位，所有目录下的所有档案进行批量装成一册操作。批量装册完成后，会显示所有目录的装册结果23用友电子会计档案系统帮助手册V5.0完成装册后点击左侧目录树会计凭证，会计账簿，财务会计报告文件夹可查看相应会计资料的封面。在会计凭证封面点击“查看”进入可看到已装册的凭证。点击“封面”可以看到凭证封面24用友电子会计档案系统帮助手册V5.0点击“装册清单”可以看到该册内所有凭证清单3.3.2.拆册已装册档案可以重新装册，在系统中可以选择对应会计期间数据进行拆册。25用友电子会计档案系统帮助手册V5.0可以选择根目录，把该会计期间所有已装册的单位的册都拆掉。【点击拆册】按钮后，系统提示是否确认拆册，拆册成功的会计资料从【已装册】转回【待装册】。26用友电子会计档案系统帮助手册V5.03.2.3归档系统的核心功能，选择待归档全宗预览相应的待归档会计资料并将会计凭证装册，加盖签章。预览待归档的凭证归档完成，状态数据随之变化27用友电子会计档案系统帮助手册V5.0归档完成后会在档案资料左上角加盖归档章。可以打印封面。批量操作：对已经装册的符合归档条件的所有全宗进行勾选归档。由于归档签章较慢，所以批量归档会进入列队，请勿重复操作。28用友电子会计档案系统帮助手册V5.0归档进度会实时显示点击进度条可以查看归档结果29用友电子会计档案系统帮助手册V5.03.2.4取消归档财务系统中会计资料变动时，电子会计档案系统中已归档的数据也要做相应更新保证电子会计档案系统中数据的真实性。电子会计档案系统中已归档的数据不能做任何的修改，但可以通过重新归档功能删除最后一个月已归档数据之后再对更新的待归档会计资料进行归档操作。批量操作，对已归档的所有档案进行取消归档操作，在已归档页面点击取消归档3.2.5清除数据当NC系统推送数据不正确或手工采集数据错误，可以全部清除数据，只有在会计档案目录下待装册页面，全部未装册的全宗才能清除该期间下的数据。30用友电子会计档案系统帮助手册V5.03.4.纸质档案管理此功能模块是档案的基本操作，也是系统的核心功能，实现了对电子档案的建档管理功能。主要包括档案上架、档案下架。3.3.1纸档管理支持对单据维度的档案进行装册、归档等操作。装册是在单据维度进行装册，会同步档案管理菜单凭证装册。装册完毕后归档上架进行操作都是对相同的数据进行操作。3.3.2档案上架电子会计档案系统的核心功能，可点击勾选待上架会计凭证、会计账簿、会计报表、其他会计资料等并将资料上架。如有档案位置变更，则可以进行档案下架。预览待上架的凭证31用友电子会计档案系统帮助手册V5.0批量操作选择要上架的档案室、档案柜位置，方便纸质档案和电子档案的互相索引。32用友电子会计档案系统帮助手册V5.03.3.3档案下架在已上架页面可以对已经上架的档案进行逐一下架。支持批量勾选批量下架也可以对会计期间所有档案进行批量下架。3.5.对已归档会计资料的使用档案管理员归档完成后档案使用人员可填写查阅申请单查阅某全宗的档案，档案管理员审批后可对该全宗的档案进行搜索，查阅，收藏等操作。3.4.1借阅申请内部公司相互借阅电子档案使用，可以借阅当前账号没有权限的其他全宗的档案。支持按件借阅、按目录借阅两种借阅方式。33用友电子会计档案系统帮助手册V5.0按件借阅选择要借阅档案所在册在册里勾选文件加入借阅列表，支持对多册内的文件进行勾选加入到借阅列表填写借阅单据信息，保存借阅记录后进行提交，发起借阅流程。按目录借阅34用友电子会计档案系统帮助手册V5.0档案使用人员借阅档案之前需要在登录页面填写查阅申请单，记录全宗、查阅使用期间、查阅原因、查阅文档范围、申请查阅档案期间等信息。对某个目录档案进行借阅。借阅审批通过后可在审批通过页面【在线查看】按钮查看借阅到的档案数据。3.4.2档案查询可根据全宗，类型，范围，期间等信息对所有已归档全宗的资料进行档案查询。35用友电子会计档案系统帮助手册V5.0如要查看详情和下载，则需要【文件申请】。选中已归档资料后【文件申请】按钮可用，通过文件申请流程，待审批通过后可以查看详情、下载文件到本地，严格档案外泄等情况。36用友电子会计档案系统帮助手册V5.03.4.4统计展板归档数量统计，支持对多全宗、多目录、跨期间的文件数量和装册数量进行统计。档案状态统计，支持对多全宗、多目录、跨期间的待装册、已装册、已归档的所有文件和册数统计。档案利用统计，支持对多全宗、多目录、跨期间的档案查询次数、外借、借阅、下载次数进行统计37用友电子会计档案系统帮助手册V5.03.4.5下载申请对当前账号没有权限的全宗，支持下载申请，审批通过后，可以查看、下载档案选择要下载文件所在册，支持模糊搜索文件内容勾选要下载的文件，点击下载申请38用友电子会计档案系统帮助手册V5.0填写完申请单据后，提交单据发起审批流程。3.4.6高级查询可跨期间、多全宗查询所有状态档案支持按凭证摘要、关键字等信息查询3.4.7档案外借需要将纸质档案外借出本全宗，需要对应工作人员提交纸质档案外借申请，申请档案外39用友电子会计档案系统帮助手册V5.0借内容及查阅时间，约定归还时间，填写查阅原因等；确认无误后，提交审批流程，经过各级审批通过后，方可将纸质档案借出；3.4.8档案归还纸质档案外借进行归还管理，借出后及时更新外借状态；对于外借申请单约定使用到期未归还的记录，计算超期情况，同时提供催还功能；3.6.档案移交在档案移交页面档案管理员可选择待移交全宗的全宗导出该全宗全部归档资料并生成档案移交清册便于档案的移交工作。40用友电子会计档案系统帮助手册V5.03.5.1档案鉴定对已到保管期限的档案可以组织档案鉴定，对已无继续保管意义的档案经鉴定后可以销毁，对有继续保管意义的档案可以继续保存。3.5.2档案销毁对已无继续保管意义的档案经鉴定后可以销毁。销毁即物理删除档案41用友电子会计档案系统帮助手册V5.03.7.清册管理《会计档案管理办法》中明确要求移交清册、保管清册、销毁清册要保存归档，本系统有单独节点进行管理3.6.1移交清册对已移交的档案进入到清册管理，明确记录已移交档案记录。支持导出移交清册列表3.6.2保管清册对已归档的档案进行清册管理，已归档状态的档案按册进入保管清册支持导出保管清册列表42用友电子会计档案系统帮助手册V5.03.6.3销毁清册对已经销毁的档案进行销毁清册管理，明确记录销毁了哪些装册档案。支持导出销毁清册列表3.8.电子票夹3.7.1电子发票支持手工上传电子发票解析可以关联到凭证可以按发票信息查询发票3.7.2银行回单支持手工（本地文件或者扫描）上传银行回单，支持银行回单关联凭证并随着凭证一起装册归档43用友电子会计档案系统帮助手册V5.03.9.档案溯源对电子会计档案系统输出的档案文件进行验证，利用签名技术验证是否档案系统流出。3.10.用户中心支持我的审批，对所有流程进行审批管理支持修改密码等操作44
