yonyouU9企业管理软件费用报销用户手册V6.5用友网络科技股份有限公司2019年5月费用报销用户手册目录产品介绍..6应用专题..7跨组织借款报销.7异币种借款报销.9费用控制.11借款控制..12业务流程.13费用报销总体流程.13基础设置.15参数设置..15功能概述..15使用前提..15栏目说明..15交通工具..18功能概述..18使用前提..18栏目说明..19费用计划类型..19功能概述..19使用前提..20栏目说明..20费用申请单类型.22功能概述..22使用前提..23栏目说明..23借款单类型..24功能概述..24使用前提..24栏目说明..25还款单类型..26功能概述..26使用前提..26栏目说明..26费用报销单类型.27功能概述..27使用前提..28栏目说明..28借款额度..29功能概述..29使用前提..30栏目说明..30期初余额.30借款期初..30第2页共79页费用报销用户手册功能概述..30使用前提..31栏目说明..31操作说明..32日常操作.32费用计划..32功能概述..32使用前提..32栏目说明..33操作说明..35费用申请..36功能概述..36使用前提..36栏目说明..37操作说明..39借款..40功能概述..40使用前提..40栏目说明..41操作说明..42还款..43功能概述..43使用前提..43栏目说明..43操作说明..47报销..47功能概述..47使用前提..47栏目说明..48操作说明..51出纳工作台..52功能概述..52使用前提..52栏目说明..53操作说明..53程序.53转总账..53功能概述..53使用前提..54栏目说明..54操作说明..54批量生成交易分录.54功能概述..54使用前提..55第3页共79页费用报销用户手册栏目说明..55操作说明..55重新生成交易分录.55功能概述..55期末结账..56功能概述..56使用前提..56栏目说明..56操作说明..56查询.57费用申请查询..57功能概述..57操作说明..57费用报销查询..57功能概述..57操作说明..58借款查询..58功能概述..58操作说明..58交易分录对账..58功能概述..58交易分录查询..59功能概述..59使用前提..59栏目说明..59操作说明..59报表.59费用分析表..59功能概述..59操作说明..60新增特性.60第4页共79页费用报销用户手册产品介绍U9费用报销系统为企业提供如下应用：提供从费用预算，到费用计划，到费用申请，到借款报销的完整流程，可以帮助企业简化日常费用和差旅费用的报销流程，提高费用报销效率，增强费用报销管理内部控制。将费用预算控制提前到费用申请阶段就开始控制，避免费用发生后报销环节才发现超预算。提供了多种借款额度的控制。为员工提供了简洁的申请和报销工具，企业可以按照所需内容和格式定制不同格式的申请、报销模板，以适用于不同的要求，如差旅费报销、交通费报销、业务招待费报销等。为出纳人员提供了灵活的支付工具，支持现金支付票据支付及银行直接转账到员工银行卡等多种支付方式。为管理人员提供了多维度的费用分析工具，便于管理人员对企业费用的计划、分析与预测。可支持多组织的费用管理。费用报销人员的任职组织，报销的业务组织，报销的资金支付组织，报销的费用归属组织，报销的费用归属对应的记账组织都可以是不同的组织。支持异币种的借款、报销及还款。费用报销系统与现金银行、票据、总账系统实现无缝接口：借款单经出纳确认后可以自动生成现金银行的付款单及总账交易分录；报销单经出纳确认后可以自动生成现金银行的付款单及总账交易分录，其中支票支付的自动在票据系统中进行空白票据的报销；还款单经出纳确认后可以自动生成现金银行的收款单及总账交易分录；第5页共79页费用报销用户手册应用专题跨组织借款报销费用报销中的组织报销人所在组织：报销人当前的任职组织；报销组织：实际来报销的业务组织；报销核算组织：报销业务办理以及资金支付的组织；列支组织：费用应归属的业务组织；列支核算组织：费用应归属的业务组织；注意报销组织与报销核算组织之间要建立“报销-核算”的关系；列支组织与列支核算组织之间要建立“报销-核算”的关系；“报销-核算”的关系在系统管理的业务关系功能中建立；应用场景场景一：报销人所在组织、报销业务组织、报销核算组织、费用列支业务组织、费用列支核算组织是同一个组织。举例：股份公司的张三，在本公司报销个人当月通信费。场景二：报销人员所在业务组织，与报销组织不同，但是报销组织和费用列支组织是同一个组织。举例：一分厂的王五，为了支持销售公司的业务而出差，并在销售公司报销此次出差费。场景三：报销人员所在业务组织，与报销组织相同，但是报销组织和费用列支组织不是同一个组织。举例：股份公司的张三为了销售公司的业务而出差，先在股份公司借款报销，对外报账也按此报告。但是对内管理，需要扣减的是销售公司的预算，同时要形成股份公司和销售公司的内部往来。第6页共79页费用报销用户手册场景四：报销人员所在业务组织，与报销组织和费用列支组织都不是同一个组织。举例：一分厂的王五为了支持销售公司的业务而出差，先在股份公司借款报销，对外报账也按此报告。但是对内管理，需要扣减的是销售公司的预算，同时要形成股份公司和销售公司的内部往来。场景五：上述这五个组织均不相同。举例：一分厂的王五为了支持销售公司下的华北办事处的业务而出差，先在股份公司借款报销，同时报销业务组织记录的是研发中心，对外报账也按此报告。但是对内管理，需要扣减的是销售公司（华北办事处）的预算，同时要形成股份公司和销售公司的内部往来。在销售公司这边，由于是替华北办事处做事，因此费用列支的核算组织记入华北办事处。第7页共79页费用报销用户手册异币种借款报销借款报销涉及到的主要币种借款币种：员工借款的币种还款币种：员工还款的币种报销币种：费用发生的币种出纳支付币种：出纳支付给员工的币种中间币种：两个不同币种之间折算的中间币种应用场景场景一：借款、还款、报销、出纳支付币种均相同最简单的单币种的应用场景，这种场景下不需要异币种的折算，也不需要中间币种；出纳对报销单确认时，使用“确认”按钮；举例：张三出差借款[人民币]，在外发生费用[人民币]，出差回来报销出纳支付其[人民币]。场景二：使用A币种借款、B币种还款借款和还款的币种不同，这种场景下需要通过中间币种进行异币种的折算；举例：张三出差借款[美元]，出差回来还款[人民币]。场景三：报销A币种费用，冲销借款A币种，出纳支付B币种报销和出纳支付的币种不同，但报销和冲销借款的币种相同,这种场景下需要通过中间币种进行异币种的折算；出纳对报销单确认时，使用“异币种确认”按钮；举例：张三出差借款[美元]，在外发生费用[美元]，出差回来冲销借款[美元]，出纳支付余款[人民币]。场景四：报销A币种费用，冲销B币种借款，出纳支付A币种报销和出纳支付的币种相同，但报销和冲销借款的币种不同,这种场景下需要通过中间币种进行异币种的折算；出纳对报销单确认时，使用“异币种确认”按钮；第8页共79页费用报销用户手册举例：张三出差借款[人民币]，在外发生费用[美元]，出差回来冲销借款[人民币]，出纳支付余款[美元]。场景五：报销A币种费用，冲销B币种借款，出纳支付C币种报销、借款和出纳支付的币种均不相同,这种场景下需要通过中间币种进行异币种的折算；出纳对报销单确认时，使用“异币种确认”按钮；举例：张三出差借款[美元]，在外发生费用[欧元]，出差回来冲销借款[美元]，出纳支付余款[人民币]。第9页共79页费用报销用户手册费用控制费用控制工具全面预算：企业在编制年度全面预算中包含对费用的预算；科目预算：企业以会计核算为基础，建立在科目上的年度预算；费用计划：对于一些专项的费用或者比较大的开支，会在费用发生之前编制费用计划，申请、报销金额不允许超过费用计划；费用控制环节费用申请：在费用申请环节，进行事先的全面预算以及费用计划的检查、控制，并对全面预算、费用计划的额度进行占用；费用报销：在费用报销环节，进行全面预算、科目预算、费用计划的检查、控制。对于事先申请的费用报销，可以控制报销金额不允许超出申请金额，费用报销将替代费用申请占用的全面预算、费用计划额度；第10页共79页费用报销用户手册借款控制借款额度控制借款额度在《借款额度》功能中定义，用于控制员工单笔借款的额度，可以按照如下的维度进行控制：按照不同业务部门，进行借款额度控制；按照不同职务，进行借款额度控制；按照不同岗位，进行借款额度控制；按照不同币种，进行借款额度控制；借款期限的控制员工在借款时需要承诺“预计还款日”，借款需要在这个日期前还款；可以通过《借款查询》功能，查询逾期未还款的借款单；前款未清的控制借款笔数控制：（例如：累计借款未清笔数超过5笔，不允许再借款），即：“未报销借款单超过XX张不能再借款”，可通过《参数设置》中“借款信用-未报销借款笔数”参数进行控制；借款天数控制：（例如：有三个月（90天）借款未清款，不允许再借款）即：“最长未报销天数超过XX天不能再借款”，可通过《参数设置》中“借款信用-未报销借款天数”参数进行控制；借款金额控制：（例如：累计借款未清款3万以上，不允许再借款）即：“未报销金额超过XX元不能再借款”，可通过《参数设置》中“借款信用-未报销借款金额”参数进行控制；第11页共79页费用报销用户手册业务流程费用报销总体流程费用报销管理可以支持企业全员网上报销，涉及员工日常费用计划、申请、借款、报销整个流程；第12页共79页费用报销用户手册系统处理过程：第一步，费用预算指企业全面预算中的费用预算的编制。第二步，费用计划对于一些专项的费用或者比较大的开支，会在费用发生之前编制费用计划，申请、报销金额不允许超过费用计划；第13页共79页费用报销用户手册第三步，费用申请为了有效的控制费用开支，在费用发生之前通常可以要求进行费用申请。在费用申请环节会进行预算和计划的检查与控制，并把预算和计划保留下来。第四步，借款员工可以直接借款，也可以根据费用申请借款；根据费用申请借款时，借款的金额不允许超出申请借款的额度；对于借款的控制请参见《借款控制》专题；借款审批通过后由出纳完成支付；没有冲销费用的借款可以直接还款；第五步，报销员工可以直接填写报销单，也可以根据费用申请报销；员工在填写报销单时，可以选择是否冲销借款并选出要冲销的借款单；根据费用申请报销时：报销的费用项目及金额不允许超出申请的额度；会将费用申请环节保留下来的预算和计划执行掉；如果没有费用申请环节，那么在费用报销时进行预算和计划的检查与控制；费用报销单审批通过后由出纳进行确认：出纳可以修改确认报销的金额；出纳可以重新选择需要冲销的借款单及修改冲销借款的金额；若冲销的借款大于确认支付的费用金额，则由出纳向员工收回冲销后借款余额；若冲销的借款小于需要支付的费用金额，则由出纳向员工支付冲销后费用金额；若没有借款或者不冲销借款，则由出纳直接向员工支付费用金额；第14页共79页费用报销用户手册基础设置参数设置功能概述设置费用报销系统的参数。使用前提无栏目说明参数设置画面第15页共79页费用报销用户手册栏目说明费用计划-费用计划组织指定费用申请单、报销单耗用费用计划的组织：报销组织：在单据的报销组织中匹配费用计划并耗用；列支组织：在单据的列支组织中匹配费用计划并耗用；此参数可以随时修改，只影响后续操作，不影响历史数据。费用计划-超支控制方式指定费用申请/费用报销超出费用计划时的控制方式:提醒:当费用申请/费用报销超出费用计划时,系统仅给出超支提醒;严格控制:当费用申请/费用报销超出费用计划时,系统严格控制不允许提交单据;特批:当费用申请/费用报销超出费用计划时,该单据需要走特批流程;此参数可以随时修改，只影响后续操作，不影响历史数据。费用申请-超支控制方式指定费用报销超出费用申请时的控制方式:提醒:当费用报销超出费用申请时,系统仅给出超支提醒;严格控制:当费用报销超出费用申请时,系统严格控制不允许提交单据;特批:当费用报销超出费用申请时,该单据需要走特批流程;此参数可以随时修改，只影响后续操作，不影响历史数据。借款信用-未报销借款天数输入大于等于0的整数;在借款人未还款的借款单中,最早一张借款单的借款日期距离本次借款日期的天数超过这里规定的天数时,不允许再次借款;0表示不控制;此参数可以随时修改，只影响后续操作，不影响历史数据。借款信用输入大于等于0的数值;第16页共79页费用报销用户手册栏目说明-未报销借款金额借款人所有未还款的借款单本币余额合计超过这里规定的金额时,不允许再次借款;0表示不控制;此参数可以随时修改，只影响后续操作，不影响历史数据。借款信用-未报销借款笔数输入大于等于0的整数;借款人所有未还款的借款单的张数超过这里规定的笔数时,不允许再次借款;0表示不控制;此参数可以随时修改，只影响后续操作，不影响历史数据。默认汇率类型参照汇率类型档录入；指定本系统单据默认的汇率类型；此参数可以随时修改，只影响后续操作，不影响历史数据。实时产生AAI分录控制本系统单据是否实时生成交易分录；系统默认费用报销系统的各类业务单据在保存时实时生成ＡＡＩ交易分录。用户在使用系统过程中，如果不需要在保存时实时产生分录，可以取消此生成标记。此参数可以随时修改，只影响后续操作，不影响历史数据。注意用户务必在ＡＡＩ交易分录模版中设置相应分录模版；在月结之前要求该生成交易分录的单据必须生成交易分录；可以通过重新处理已有的单据生成交易分录，也可以通过批量生成交易分录的功能生成分录；转总账事物的凭证张数转总账事务的凭证粒度，为1时转总账不成功只对本张起作用不影响其它；跨组织报销会计分录跨组织报销会计分录是否合并转总账月结时报销单和借款单是否必须全部已确认月末结账时判断，报销单和借款单是否必须全部已确认第17页共79页费用报销用户手册栏目说明默认收入项目参照收支项目；录入默认收款使用的收支项目；类型必须为“收入”或者“收支”默认支出项目参照收支项目；录入默认付款使用的收支项目；类型必须为“支出”或者“收支”；异币种核销-允差设置异币种还款或者冲销时，允许本位币借贷方的最大净差额；此参数可以随时修改，只影响后续操作，不影响历史数据。异币种核销-中间币种设置异币种还款或者冲销借款时的默认中间币种，允许在还款和冲销借款时修改；参照币种档案录入。此参数可以随时修改，只影响后续操作，不影响历史数据。交通工具功能概述定义交通工具的种类，如：汽车、火车硬卧、火车软卧、飞机经济仓、飞机商务仓、飞机头等舱.在填写差旅费等类型的申请单和报销单时，往往需要录入所乘坐的交通工具，可以参照本功能定义的交通工具清单录入；对于不需要在单据中填写交通工具的用户，可以忽略交通工具的定义；使用前提无第18页共79页费用报销用户手册栏目说明基本页签栏目说明编码录入交通工具的编码；不允许重复；名称录入交通工具的名称；描述录入针对此交通工具的描述；生效见公共说明生效日期见公共说明失效日期见公共说明费用计划类型功能概述费用计划是对费用预算的细化，可以按照不同的级别和角色来制定不同维度和期间类型的计划；本功能用来定义费用计划的维度和期间类型，不同的费用计划类型对应不同维度和周期的费用计划；第19页共79页费用报销用户手册费用计划的维度可以为：部门、员工、项目、任务、币种、费用项目、公共扩展字段，其中币种和费用项目为必选的维度，公共扩展字段为所有类型的费用计划都有的维度无需配置，其他的维度则可以在本功能中配置；费用计划的期间类型可以选择任意的统计规则；当用户需要编制费用计划时，本功能是不可忽略的；注意：１、已编制了费用计划的费用计划类型不允许修改；１、已编制了费用计划的费用计划类型不允许删除；使用前提统计规则栏目说明基本页签栏目说明编码录入费用计划类型编码；同一组织中不允许重复；第20页共79页费用报销用户手册栏目说明名称录入费用计划类型名称；描述录入对费用计划类型的详细说明信息。期间类型参照统计规则档案录入；指定费用计划类型所使用的期间类型，如可以选择按照周、月或者日来编制费用计划；业务类型系统默认“费用计划”，不允许修改；部门选中，表示将部门作为费用计划的一个维度；未选中，表示不将部门作为费用计划的一个维度；部门在表头部门为选中状态时，可以选择在编制本类型的费用计划时是否将部门放在表头录.
