文档管理用户手册用友软件股份有限公司2010年11月文档管理第2页共25页目录目录.2产品介绍.4应用专题.4权限.4权限设置.4可授权的实例.4系统中包含的权限.4系统预置内容.4全文检索.5介绍.5搜索范围.5索引字段.5摘要字段（搜索结果中显示）.5消息订阅.6消息.6消息触发时机.6版本管理.7介绍.7版本号.7历史版本.7路径导航.8介绍.8文档区中的路径导航.8文档首页.8功能概述.8使用前提.9栏目说明.9操作说明.10文档区首页..11功能概述.11使用前提.11栏目说明.12操作说明.13消息订阅..17功能概述.17使用前提.17栏目说明.17操作说明.18文档详细信息..18功能概述.18文档管理第3页共25页使用前提.19栏目说明.19操作说明.20全文检索..24功能概述.24使用前提.24栏目说明.24操作说明.25文档管理第4页共25页产品介绍文档管理以文档区为单位进行文件管理，在文档区中以不同的文件夹来对文件进行分类；文件管理受权限限制，除文件的上传、下载、删除等基本此操作外，文档区还提供文件的版本管理、文件变更通知、文件锁定和文档区的全文检索功能。应用专题权限权限设置权限设置的对象是用户和角色。在所有角色中，名称为“所有用户”的角色是系统预置的，任何人不能对其进行更改。当前用户拥有的是：“所有用户”角色所拥有的权限，当前用户本身所拥有的权限，当前用户所属角色所拥有的权限，这三种权限的集合。可授权的实例•文档中的权限是针对文件夹进行授权的，文件夹中的文件继承其所属文件夹的权限；•文件夹之间的权限是相互独立的，没有任何关系；•文档区中的文件夹是系统资源，任何用户都可以看见，对文件夹的授权目的是为其所包含的文件授权。系统中包含的权限•创建文件夹：创建子文件夹，可以更名。•删除文件夹：删除子文件夹。•读取文件：读取文件夹中的文件。•创建文件：新增（上传）文件。•更新文件：修改文件。•删除文件：删除文件。•获得所有权：获得给该文件夹授权给其他角色或者用户的权利。系统预置内容•“所有用户”为系统预置的角色，用户不能对其进行维护或删除它。•文件的上传人如果拥有该文件的读取权限，那么他也自动拥有对该文件的更新权限。文档管理第5页共25页全文检索介绍全文检索用于搜索文档管理中的各种文件。相对于简单的文件查找功能文档的全文检索功能，搜索简单方便，只需在搜索框内键入一个或多个搜索关键字（最能描述您要查找的信息的字词或词组），然后按下“Enter”键或点击“搜索”按钮，就可以得到符合查询需求的结果。在使用方法上类似大家熟悉的百度、Google等互联网搜索引擎。全文检索特点:•全文检索可以实现跨文档区的搜索应用，您无需进入某个特定的文档区，无需精确定义搜索的信息类型（文档全名还是类型），随时可搜。•全文检索是一种快速的搜索，能够在几秒钟的时间内搜索到上百万条的文件，真正的即输即搜。搜索范围全文检索根据其所在的位置不同，其搜索范围也不同：•文档管理首页中的全文搜：搜索范围是当前文档管理中的全部文档区，但数据权限受当前用户所拥有的权限控制。•文档区页面中的全文搜：搜索范围是当前文档区中的全部文件，数据权限受当前用户在此文档区中的权限控制。索引字段•标题•文件名称•文件正文•描述•关键词•上传时间摘要字段（搜索结果中显示）•文档名称（文件全名，带扩展名）•上传人•上传时间•所属文件夹•所属文档区（文档首页中搜索时包含此字段，文档区中搜索时不包含）•版本号文档管理第6页共25页消息订阅消息文档管理为用户提供了消息提醒功能，消息产生的时机由用户决定，消息传递的方式包括：邮件和短信两种；用户可以针对文档区或单个文档进行消息订阅，当被订阅的文档区（主要针对文档区中的全部文档）或被订阅的单个文档发生变化时，文档区自动产生一条消息发送给订阅人。消息触发时机消息触发时机：用户可选择在什么情况下发送消息给他，这里“可选则的情况”就是消息触发的时机。•文档区级消息触发时机：•发生任何更改时符合以下5种选项中的一种时，系统自动发消息给当前订阅人•其它用户更改文档1、需要审批的文档：当其他用户在文档区所修改的文档的审批状态=“核准”时，系统发自动发消息给该消息的订阅人2、不需要审批的文档：当其他用户在文档区中修改了文档并且被修改的文档被签入时，系统自动发消息给该消息的订阅人说明：a、修改包括：重新上传文件和修改文档的基础属性；b、说明：审批状态=“核准”时：表示被修改的文档被审核通过时•其他用户修改我上传的文档1、需要审批的文档：当其他用户在文档区所修改的文档的上传人=“我”并且所修改的文档的审批状态=“核准”时，系统发自动发消息给该消息的订阅人2、不需要审批的文档：当其他用户在文档区中修改了我所上传的文档并且被修改的文档被签入时，系统自动发消息给该消息的订阅人说明：a、修改包括：重新上传文件和修改文档的基础属性；b、上述提到“我所上传的文档”和上传人=“我”中的“我”代表的是：当前消息订阅人，即：文档的上传人=当前消息的订阅人说明：审批状态=“核准”时：表示新被修改的档被审核通过时•其他用户添加了新文档1、需要审批的文档：当其他用户在文档区中上传的新文档的审批状态=“核准”时，系统发自动发消息给该消息的订阅人2、不需要审批的文档：当其他用户在文档区中上传了新文档并且新文档被签入时，系统自动发消息给该消息的订阅人说明：审批状态=“核准”时：表示新文档被审核通过时•文档级消息触发时机：•当文档发生变更时，文档变更包括如下情况：•其他用户重新上传文档时1、需要审批的文档：当其他用户重新上传了当前文档并且当前文档的审批状态=“核准”时，系统发自动发消息给该消息的订阅人2、不需要审批的文档：当其他用户重新上传了当前文档并且被重新上传的文档被签入时，系统自动发消息给该消息的订阅人说明：审批状态=“核准”时：表示新文档被审核通过时文档管理第7页共25页•其他用户修改文档的基础属性时1、需要审批的文档：当其他用户修改了当前文档并且当前文档的审批状态=“核准”时，系统发自动发消息给该消息的订阅人2、不需要审批的文档：当其他用户修改了当前文档并且被修改的文档被签入时，系统自动发消息给该消息的订阅人说明：审批状态=“核准”时：表示被修改的文档被审核通过时版本管理介绍文档管理为用户提供版本管理功能，每个版本有不同的版本号，同一个文件不限制其版本数量，用户可任意将当前文档回复到指定的历史版本。版本号1.版本号由系统维护，任何人不能进行修改。默认从1.0开始，顺序递增步长为：0.1。例如：当前版本为1.0那么以后的版本顺序为：1.1、1.2……2.0、2.1……2.新文件上传时，文件自动为签入状态。并且，创建默认版本为：1.0。3.每签出一次产生一个新版本。只有签入状态的版本才为有效版本，除签出人外，其他用户只能看到该文档的有效版本；签出人比其他用户多一个版本，即正在编辑的版本。历史版本1、当前文档所产生的所以版本都为历史版本，其中签出状态的文档有如下不同：i.文档的签出人比其他人多一个历史版本，即当前正在编辑的版本。2、任何人不能对处于历史版本的文档进行签出修改，除非最后一个版本外。3、版本还原：将当前版本还原到某一个历史版本，即：用某个指定的历史版本替代当前的版本。详细规则如下：1.只有对当前文件有修改权限的用户才能进行版本还原操作。2.执行版本还原后，系统自动使用“要还原到的历史版本”创建一个新版本，“要还原到的历史版本”保留不变。例如：文档“报价单.doc”目前有4个版本，分别为：1.0、2.0、3.0、4.0王珊珊选择历史版本2.0进行版本还原后，该文档将共有5个版本，分别为1.0、2.0、3.0、4.0、5.0；其中版本5.0是使用2.0版本的文档创建的。文档管理第8页共25页路径导航介绍文档区中任何页面上方都提供：进入当前页的步骤痕迹，称为路径导航。该版本文档区中的路径导航由系统按照一定规则自动维护。文档区中的路径导航•文档首页路径导航：文档管理>当前视图名称(注：热门关键字的视图名称为：热门关键字）•文档区首页路径导航文档管理>当前文档区名称>当前视图名称（注：热门关键字的视图名称为：热门关键字）•文件详细信息画面文档管理>文件隶属于的文档区名称>当前文件名称•文档区中的快速查找•当前视图范围内的查找：文档管理>当前文档区名称>当前视图名称（注：热门关键字的视图名称为：热门关键字）>查找•全部文档范围内的查找：文档管理>当前文档区名称>查找消息订阅查看消息订阅项画面（或消息列表画面）中的导航为：文档首页>当前文档区名称>我订阅的消息项全文检索的搜索结果画面中的导航文档区范围的全文搜：文档管理>当前文档区名称>全文搜索文档管理范围（全部文档区）的全文搜：文档管理>全文搜索（文档首页中搜索时不包含文档区名称）注：弹出窗口中无路径导航文档首页功能概述•文档管理首页面，单击U9Portal中的菜单进入•显示系统中的全部文档区信息•跨文档区进行文档显示•跨文档区的全文检索文档管理第9页共25页使用前提•拥有【协同模块】中【文档管理】菜单的访问权限的U9用户栏目说明文档管理首页－视图栏目说明文档区视图包含：我订阅的文档区和所有文档区两个视图，分别表示：当前用户进行了消息订阅的文档区和当前协同中所有的文档区。这两个视图的结果都将以列表的形式展现在右侧列表视图中文档视图包含如下视图最近添加的文档各个文档区中的全部文档的集合，该集合按照文档的上传时间倒排序最受欢迎的文档各个文档区中全部文档的结合，该结合按照文档被下载的次数倒排序我签出的文档各个文档区中由我所签出的文档的集合我订阅的文档各个文档区中我所订阅的文档的集合我上传的文档各个文档区中我所上传的文档的集合待提交审核的文档各个文档区中我所上传的需要审批但尚未提交审判的文档的集合正在审核的文各个文档区中我所提交审核但尚未完成审核的文档的集合文档管理第10页共25页栏目说明档热门关键词所有文档区中使用频率最高的前24个关键词，这些关键词按照被引用的次数倒序排列文档首页－列表栏目说明文档区视图名称文档区的名称，单击进入文档区首页代码文档区的代码，此属性在文档审核中使用文档视图图标用图标表示当前行中文件的类型文件文件标题，超链接项；单击该栏目进入文档详细信息画面所属文档区当前文档隶属于的文档区名称，单击进入文档区首页上传时间当前文件的上传时间下载超链项目，单击该栏目下载文件注意：文件列表中的摘要信息文件列表中的每一个文件除了上面的四个属性外还包括文件的【上传人】和该文件的【关键字】：1、上传人：超链接项，单击该超链接后列表自动列出由该用户上传的所有文件2、关键字：列出当前文件中的所有关键词，每个关键词之间用空格分隔，每个关键词都是一个超链接项，单击这里的超链接项后列表自动列出使用关键词的所有文件操作说明关键词操作每个关键词都是一个超链接项，单击关键词系统会自动以该关键词为条件搜索所有文档，并将符合条件的结果展示在右边的文件列表中操作前提•无操作步骤点击某个关键词，文件列表被更新快速查找操作根据用户指定的条件进行查询，并将查询结果列在文件列表中文档管理第11页共25页操作前提•无操作步骤包括两种查询操作：第一种：输入查询条件，单击查找图标（默认按照文档标题和名称查找）。第二种：输入查询条件，单击“查询选项”在下拉菜单中选择查询范围，再选择查询方式，单击查询图标。重新排序操作单击视图选项在弹出的菜单中指定排序字段和排序方式（升序还是降序）单击重新排序按钮，当前列表将根据用户指定的排序条件重新排序；全文检索操作此处的全文检索是跨文档区的文件搜索操作前提•无操作步骤在快速查找操作的上方有搜索框，在此搜索框中输入搜索条件单击全文检索按钮，符合条件的搜索结果将列出。此时的搜索只包含最终版本的文档，如果想包含历史版本的文件请先选择全文检索按钮后方的历史版本复选框后再单击全文检索按钮文档区首页功能概述本文档区内文件的管理；本文档区内全部文档的快速查看；本文档区的授权、文件夹（文件）的授权；文档区内的全文检索；在文档管理首页中选择文档区视图中的任一视图 单击指定的文档区名称，进入文档区首页使用前提•至少具有文档区的读权限，才能进入本文档区；文档管理第12页共25页•文件管理、目录（文件夹）管理和授权操作需要有文档区或文件夹的相关权限；栏目说明视图树－文档视图栏目说明最近添加的文档当前用户在该文档区中有权查看的所有文档，按照文档的上传时间倒排序注意:此视图中的文档受当前用户对该文档区中文件的读权限的限制最受欢迎的文档当前文档区中下载次数最多的文档我签出的文档当前文档区中被当前用户签出（尚未签入）的文档我上传的文档当前用户在当前文档区中上传的所有文档最近修改的文档当前文档区中的全部文档，按照文档被修改的时间到排序注意:此处的全部文档指：当前用户在该文档区中有查看权限的全部文档我订阅的文档当前用户在该文档区中进行了消息订阅（不包含取消订阅的文档）的所有文档待提交审核的文档当前用户在该文档区中上传需要审批的但尚未提交审判的全部文档正在审核的文档当前用户在该文档区中上传的需要审批并且正处于审批中的文档视图树－文件夹视图栏目说明文档管理第13页共25页栏目说明所有文件夹当前文档区中目录结构的根节点，此文件夹对最终用户来说无任何意义，由系统维护；但文档区中的其他目录必须创建在该目录中注意:文件必须隶属于某个文件夹，如果该文件夹中不包含任何子文件夹，那么当前文档区将不能上传任何文件视图－热门关键字栏目说明关键字列表当前文档区中使用频率最高的24个关键字，按照使用频率倒序排序注意:每个关键字之间用空格分开，单击某个关键字后，右侧列表将列出本文机器中使用了该关键字的所以文档（此处的所有文档是指当前用户有权查看的文档）文档区首页－列表视图栏目说明checkbox控制文件的选则状态文件上传文档时为文档所指定的标题注意：文件列表中的摘要信息文件列表中的每一个文件除了上面的四个属性外还包括文件的【上传人】和该文件的【关键字】：1、上传人：超链接项，单击该超链接后列表自动列出由该用户上传的所有文件2、关键字：列出当前文件中的所有关键词，每个关键词之间用空格分隔，每个关键词都是一个超链接项，单击这里的超链接项后列表自动列出使用关键词的所有文件上传时间该文档的最后上传时间下载超链接项目，单击该栏目下载文件操作说明新建根文件夹操作为当前文档区创建根文件夹，可创建多个根文件夹操作前提•具有文档区的“创建文件夹”的权限或“获得所有权权限”操作步骤点击操作 新建根文件夹，弹出文件夹维护画面。具体步骤如下所示：文档管理第14页共25页 第1步：单击操作 新建根文件夹，弹出文件夹对话框 第2步：在名称对话框中输入要创建的文件夹的名称 第3步：单击确定新建子文件夹操作为某个指定的根文件夹创建子文件夹，同一个根文件夹下可包含多个子文件夹，和多级子文件夹操作前提•具有当前文件夹（要创建子文件夹的文件夹）的“创建文件夹”的权限或“获得所有权权限”操作步骤点击操作新建子文件夹，弹出文件夹维护画面。具体步骤如下所示。 第1步：单击操作新建子文件夹，弹出文件夹对话框 第2步：在名称对话框中输入要创建的文件夹的名称 第3步：单击确定重命名文件夹操作为指定的文件夹重新命名操作前提•具有当前文件夹（被选择的文件夹）的获得所有权权限操作步骤点击操作重命名文件夹，弹出文件夹维护画面。具体步骤如下所示。 第1步：单击操作 创建根文件夹及，弹出文件夹对话框 第2步：在名称对话框中输入要为该文件夹指定的新名称 第3步：单击确定删除文件夹操作删除指定的文件夹及其所包含的所以子项（包括：文件夹和文件）操作前提•具有当前文件夹删除权限操作步骤点击操作删除文件夹，弹出确认对话框。具体步骤如下所示。 第1步：操作删除文件夹，弹出确认对话框 第2步：在确认对话框中单击确定按钮文档管理第15页共25页移动文件夹操作将指定的文件夹移动到其他目录下，被移动的文件夹所包含的文件也将随之移动，但这些文件仍旧是在被移动的文件夹下操作前提•具有文件夹的删除权限操作步骤点击操作移动文件夹，弹出移动文件夹对话框。具体步骤如下所示。 第1步：单击操作移动文件夹，进入移动文件夹对话框； 第2步：在文件夹树中选择要移动到的文件夹，单击确定按钮文件夹授权操作为指定的文件夹进行权限分配，文件夹的授权最终目的是控制其中的文件的安全性的。操作前提•具有当前文件夹的“获得所有权”权限的用户操作步骤点击操作文件夹授权，弹出文件安全设置画面。具体步骤如下所示。 第1步：操作文件夹授权，弹出文件安全设置画面 第2步：在角色和用户名称当中选择要授权的对象（角色或名称），如果当前列表中没有您要授权的对象，那么您可以通过单击新增按钮将您要授权的对象添加到该列表中来，也可以单击删除按钮将指定的角色或用户删除 第3步：在权限列表中将您为所选对象要授予的权限选中（复选框中打对号表示选中），然后单击确定按钮文档区授权操作文档区的授权是用来控制文档区中根文件夹的安全性的操作前提•具有当前文档区的“获得所有权”权限的用户操作步骤点击操作 文件夹授权，弹出文档区安全设置画面。具体步骤如下所示。 第1步：操作 文件夹授权，弹出文档区安全设置画面 第2步：在角色和用户名称当中选择要授权的对象（角色或名称），如果当前列表中没有您要授权的对象，那么您可以通过单击新增按钮将您要授权的对象添加到该列表中来，也可以单击删除按钮将指定的角色或用户删除文档管理第16页共25页 第3步：在权限列表中将您为所选对象要授予的权限选中（复选框中打对号表示选中），然后单击确定按钮删除文档区操作删除当前文档区操作前提•具有当前文档区的“获得所有权”权限的用户操作步骤点击操作 删除此文档区，弹出删除确认对话框。具体步骤如下所示。 第1步：点击操作删除此文档区，弹出删除确认对话框 第2步：在确认对话框中单击确定，完成删除操作；单击取消放弃删除操作；快速查找操作根据用户指定的条件进行查询，并将查询结果列在文件列表中操作前提•无操作步骤包括两种查询操作：第一种：输入查询条件，单击查找图标（默认按照文档标题和名称查找）；第二种：输入查询条件，单击“查询选项”在下拉菜单中选择查询范围，再选择查询方式，单击查询图标；重新排序操作单击视图选项在弹出的菜单中指定排序字段和排序方式（升序还是降序）单击重新排序按钮，当前列表将根据用户指定的排序条件重新排序；全文检索操作此处的全文检索是跨文档区的文件搜索操作前提•无操作步骤在快速查找操作的上方有搜索框，在此搜索框中输入搜索条件单击全文检索按钮，符合条件的搜索结果将列出。此时的搜索只包含最终版本的文档，如果想包含历史版本的文件请先选择全文检索按钮后方的历史版本复选框后再单击全文检索按钮文档管理第17页共25页消息订阅功能概述使用此功能可创建电子邮件和纯文本的消息通知，用于在指定的文档区或指定的文档发生更改时通知当前订阅人。用户设置了订阅项后，系统根据用户所的订阅要求自动发送邮件或短消息给订阅人。当用户取消订阅项后，表示用户取消订阅要求，系统将不再发送被取消订阅的消息通知。消息订阅分如下两种形式：•文档区的消息订阅：当前文档区中的任何文档发生变更时的通知•实例级消息订阅：指定的文档发生变更时的消息通知使用前提•无栏目说明消息订阅－已订列表栏目说明CheckBox控制行集的选中状态触发时机消息通知发送的时机文档管理第18页共25页栏目说明注意:此列表只包含文档区的消息订阅，不包含实例的消息订阅操作说明新增操作增加新的消息订阅项（订阅新的消息）操作前提•无操作步骤点击新增按钮，弹出订阅对话框。具体步骤如下所示。 第1步：单击新增按钮 第2步：在订阅对话框中选择消息产生的时机 第3步：单击确定按钮完成此次新增操作删除操作删除已经订阅的消息项，可单条删除也可批量删除操作前提•无操作步骤点击删除按钮，弹出确认对话框。具体步骤如下所示。 第1步：在订阅列表中选择要删除的订阅项 第2步：单击删除按钮 第3步：在确认删除对话框中单击确定按钮，完成删除操作；单击取消按钮放弃此次删除操作文档详细信息功能概述文档的详细属性和相关操作画面在任意一个文件列表中（如：文档首页或文档区首页）单击文件标题，进入本画面文档管理第19页共25页使用前提•具有当前文档的读权限的用户栏目说明文档管理－文档属性栏目说明标题文件上传时为文件指定的标题注意:文件上传时文件标题并不是必填项，如果用户没有指定文件标题，那么文件标题默认为文件的名称文件名文件的全面，包含扩展名；注意:该属性后面有超链接：下载此文件，单击此超链接可将文件下载到用户指定的位置文件路径文件在文档区中的全路径，包括文档区名称和其所在的目录结构创建人该文档的创建人审核状态该文档的审核状态注意:不需要走审批流的文档的审核状态永远为“已审核”签出状态当前文档的签出状态，如果签出状态为：未签出，则表示该文档为签入状态；文档管理第20页共25页栏目说明签出人当前文档的签出人，当前文档如果为“未签出”状态，那么该属性为空；上传人当前文件的上传人上传时间当前文件的上传时间大小当前文件的大小版本号当前文件的版本号关键词当前文件所包含的关键词文件备注当前文件的备注签入备注当前文件签入时所指定的备注信息注意:当前文件如果为图片类型，那么该属性卡片右侧将提供图片的预览。其它类型的文件无此功能操作说明移动操作将当前的文件从当前目录中移动到其他目录中操作前提•有当前文件的删除权限和目标文件夹的上传文件的权限操作步骤点击移动按钮，弹出移动文件对话框。具体步骤如下所示。 第1步：点击移动按钮； 第2步：在移动文件对话框中指定要移动到的文件夹； 第3步：单击确认按钮，完成文件移动操作。否则放弃移动操作。删除操作删除当前文件操作前提•有该文件的删除权限操作步骤点击删除按钮，弹出确认对话框。具体步骤如下所示。 第1步：点击删除按钮，弹出确认对话框 第2步：在确认对话框中单击确认按钮完成删除操作，否则放弃删除操作文档管理第21页共25页签出操作将当前文件签出，文件只有处于签出状态才能进行编辑操作前提•具有该文件“更新”权限的用户操作步骤点击签出按钮。撤销签出操作对当前文件的签出状态进行撤销，撤销到此次签出之前的文件状态操作前提•当前文件所属文件夹的管理员或当前文件的签出人操作步骤点击撤销签出按钮。签入操作将当前处于签出状态的文件签入，只有文件被签入后文件的此次修改才能反映给当前操作人外的其他用户操作前提•当前操作人必须是该文件的签出人操作步骤点击签入按钮，弹出文件属性对话框。具体步骤如下所示。 第1步：单击签入按钮，弹出签入对话框 第2步：在签入对话框中输入如下属性： 标题：此版本的文件标题，可选填项 描述：此版本文件的的描述，可选填项 关键词：此版本文件的关键词，可选填项 签入备注：此版本的备注信息，可选填项 第3步：在签入对话框中单击确定按钮，完成签入操作，否则放弃签入操作锁定操作锁定当前的文件，当前文件一旦被锁定除锁定人可对其进行解锁操作外，任何人不能对该文件有进行任何修改（包括删除）操作；操作前提•当前文件所处文件夹的管理员并且当前文件为签入状态文档管理第22页共25页操作步骤点击锁定按钮解锁操作对当前锁定状态的文件进行锁定解除操作操作前提•当前文档的锁定人操作步骤点击解锁按钮，完成锁定解除操作。上传操作重新上传当前文档中的文件操作前提•具有文件的更新权限并且当前文档处于签出状态操作步骤点击上传按钮，弹出重新上传文件对话框。具体步骤如下所示。 第1步：点击上传按钮，弹出重新上传文件对话框 第2步：在重新上传文件对话框中单击选择文件按钮，选择您要上传的文件 第3步：单击确认按钮完成文件上传操作，否则取消文件上传操作历史版本操作查看当前版本的所以历史版本操作前提•具有当前文件的读权限的用户操作步骤点击历史按钮，弹出历史版本对话框。具体步骤如下所示。 第1步：点击历史按钮，弹出历史版本对话框 第2步：在历史版本对话框中单击任意一个历史版本的标题，进入历史信息画面 第3步：在历史信息画面中的基本属性中单击“点击这里下载文件”，下载该版本的文件。或在历史信息画面中单击回滚历史按钮，将该文件的当前版本回滚到该画面中的这个版本订阅操作订阅该文件变更时的通知操作前提文档管理第23页共25页•无操作步骤点击订阅按钮，弹出订阅对话框。具体步骤如下所示。 第1步：点击订阅按钮，弹出订阅对话框 第2步：在订阅对话框中输入订阅标题 第3步：单击确定按钮，完成该文档的订阅操作，否则放弃此次订阅操作取消订阅操作取消对该文档的消息订阅操作操作前提•当前消息的订阅人操作步骤点取消订阅按钮。提审操作将当前文档交给下一步审核人进行审核操作前提•当前文档被设置为需要审批操作步骤点击提审按钮完成送审核操作。评论操作针对当前的文档（文件）发表意见并展开讨论操作前提•无操作步骤点击文档详细内容下方的评论中的新增按钮，弹出评论内容编辑对话框。评论的详细操作可参考协同区中的讨论板工具文档管理第24页共25页全文检索功能概述文档首页中的全文检索是跨文档区的搜索，即可搜索范围包括当前用户在文档管理模块中有权读取的全部文档。文档区页面中的全文检索是本文档区内跨目录的搜索，即可搜索范围是当前用户在本文档区内有读取权限的全部文档。此画面主要介绍文档管理中全文检索的搜索结果页面信息，其搜索功能在文档区首页和文档首页中分别有介绍。使用前提•无栏目说明全文检索－搜索结果分类栏目说明全部搜索结果分类目录树的一级节点，该节点统计出当前搜索结果中的总记录数注意:文档管理第25页共25页栏目说明该记录数是按照各末级子节点中的数字统计的二级节点文档区名称，该节点统计此次搜索结果在该文档区中的记录数三级节点文件夹名称，该节点统计此次搜索结果在该文件夹中的记录数全文检索－搜索结果列表栏目说明标题文件标题，单击进入文件详细信息画面摘要文档名称（文件全名，带扩展名）上传人上传时间所属文件夹,超链接项，单击进入该文档区页面中该文件夹下包含的文件画面所属文档区（文档首页中搜索时包含此字段，文档区中搜索时不包含），超链接单击进入该文档区首页版本号，当前文件的版本号。如果当前文件为历史版本，那么根据此属性可直接定位到该文件的最终版本（最新版本）注意:如果搜索结果中的某个记录为文档类型，则摘要信息中包括该文档的简要内容；搜索结果摘要信息中将对此次搜索的关键字进行标红处理（以红色特殊标记出来）。操作说明无
