归档平台应用方案手册-2021.05用友网络科技股份有限公司1版权用友集团未经用友集团的书面许可，本应用方案手册任何整体或部分的内容不得被复制、复印、翻译或缩减以用于任何目的。本应用方案手册的内容在未经通知的情形下可能会发生改变，敬请留意。请注意：本应用方案手册的内容并不代表用友所做的承诺。用友网络科技股份有限公司2目录版权1变更记录.5名词解释.6第一章整体概述..71.1总体概述.71.2应用概述.81.3应用价值.9第二章应用角色..10第三章应用地图..10第四章应用场景..104.1凭证归档.114.1.1业务描述.114.1.2业务流程.114.1.3应用点清单.114.1.4应用解决方案.114.2账表归档.164.2.1业务描述.164.2.2业务流程.164.2.3应用点清单.164.2.4应用解决方案.164.3报表归档.214.3.1业务描述.214.3.2业务流程.224.3.3应用点清单.224.3.4应用解决方案.224.4业务单据归档.264.4.1业务描述.264.4.2业务流程.274.4.3应用点清单.274.4.4应用解决方案.274.5归档校验.294.5.1凭证对账..294.5.2调整期凭证归档..314.5.3报表对账..314.6取消归档.334.6.1业务描述.334.6.2业务流程.334.6.3应用点清单.334.6.4应用解决方案.334.7NCC取消结账/取消上报的校验.354.8归档平台任务监控.35用友网络科技股份有限公司34.8.1业务描述.354.8.2业务流程.354.8.3应用点清单.354.8.4应用解决方案.35第五章初始准备..385.1初始化配置.385.1.1会计期间方案..385.1.2币种..385.1.3业务单元..395.1.4账簿类型..395.1.5财务核算账簿..395.1.6权限管理..405.1.7打印模板配置..405.1.8查询方案配置..405.1.9归档的预置数据..415.1.10电子档案系统FTP配置..415.1.11电子档案系统预置参数配置..42第六章注意事项..43附录A归档文件编码规则.46附录B归档范围清单.53用友网络科技股份有限公司4导读此手册面向实施顾问以及企业关键用户，旨在为实施规划、解决方案制定和落实提供指导。手册围绕应用能够解决的主要业务场景展开，并以此为依托展现应用的关键应用功能，提供业务需求与应用点相匹配的思路。本手册包括五大部分；第一部分是对应用整体方案及其价值的概要介绍；第二部分是对应用角色使用情况说明；第三部分是对应用点在前后台（轻量端、重量端）分布情况的地图对比清单；第四部分是对有关本模块的主要业务场景、流程以及对应的应用解决方案的说明；第五部分是初始准备设置；此外，为了便于用户对整体内容加深理解，手册中对一些关键的名词进行了解释，并在附录中对一些可能需要对照查询的关键点进行了补充说明，以便用户查找对照。用友网络科技股份有限公司5变更记录编写人于婵娟版本修订人审核人起止时间修订/审核章节修订/审核内容2021.05于婵娟梅志红2021/07/30用友网络科技股份有限公司6名词解释档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。会计档案：是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映企事业单位经济业务发生情况的重要史料和证据，属于单位的重要经济档案，是检查企事业单位过去经济活动的重要依据，也是国家档案的重要组成部分。电子会计档案归档：是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料以“电子档案”的形式进行归档管理。用友网络科技股份有限公司7第一章整体概述1.1总体概述2015年12月11日，财政部会同国家档案局，公布修订后的《会计档案管理办法》，自2016年1月1日起施行。为配合政策执行，NC配合电子档案系统，提供了电子会计档案归档接口（基础账表归档产品）。2020年9月23日，为适应电子商务、电子政务发展，规范各类电子会计凭证的报销入账归档，财政部和国家档案局联合发布《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》；2021年2月22日，国家档案局会同财政部、商务部、国家税务总局联合推动增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作。国家大力推动电子档案发展，为更好地帮助客户落实国家政策，NCC配合电子档案系统，在总结过去产品积累经验基础上，重构电子档案系统归档接口（归档平台产品），帮助客户实现档案定期高效采集，规范电子档案管理。NCC版本中动态建模平台下增加了归档平台的功能，归档平台包括账簿类归档设置-集团、账簿类归档设置-组织、业务单元类归档设置-集团、业务单元类归档设置-组织、报表类归档设置-集团、报表类归档设置-组织。归档设置中维护了凭证、账表、单据、企业报表、合并报表等归档对象所属的领域、模块，归档查询待归档数据要用的查询方案、更多属性设置、关键字组合，归档档案可选择的打印模板、更多属性设置、输出档案的格式、归档文件编码规则、与电子档案云对应的目录前缀。电子档案云采集数据时，会向NCC请求全宗下某个目录前缀对应的档案在某个会计期间的数据，归档平台根据目录前缀找到归档设置，领域查询出符合条件的档案，以归档设置中配置的输出格式输出档案，档案按归档文件编码规则命名，电子档案分批次采集数据。档案数据采集布局图如下所示：用友网络科技股份有限公司8图1.1-1档案数据采集布局图1、本版支持归档数据范围包括：1)总账凭证：所有总账凭证（含调整期凭证）2)业务单据：总账凭证直接上游单据和非直接上游单据（1）费用管理：费用申请单、费用预提单、费用调整单、借款单、报销单、还款单（2）财务：应收应付-应收单、应付单、收款单、付款单、收入管理-收入确认单、递延收入确认单（3）资金：资金调度-上收单、下拨单；现金管理-主收款结算单、主付款结算单、主划账结算单、付款申请单；资金结算-委托收款、委托付款（4）资产：固定资产增加、固定资产减少、调出单、拆分单、合并单、折旧清单（5）共享服务：工单（自定义单据、新发布工单）3)预置账表（1）总账账表：三栏式总账、三栏式明细账、现金日记账、银行日记账、科目余额表、辅助余额表、辅助明细账（2）固定资产账表：固定资产卡片、固定资产卡片台账、固定资产明细账、固定资产总账（3）资金账表：银行余额调节表、银行对账单、现金日记账、银行日记账4)企业报表：月报、季报、半年报、年报5)合并报表：月报、季报、半年报、年报2、本版主要提供和用友电子档案系统归档接口，如有第三方厂商电子档案系统需要从NCC采集档案数据，也基于此接口进行对接。1.2应用概述从计算机未普及时的大量纸质档案，到各种软件产品的更新换代所遗留下的电子数据，企业累积了大用友网络科技股份有限公司9量的信息化核算数据，如何更好、长期有效地保管这些重要的财务数据，避免因系统、环境的变迁导致会计档案毁损，同时保证这些数据不被任意篡改和查询、输出，成为企业关注的重点，因此电子会计档案归档产品应运而生，会计资料的安全性和保密性也成为了电子会计档案归档产品的重要目标。电子会计档案归档是独立的系统，具备会计资料的归档功能，具有符合国家统一标准的数据接口，可以同时对业务单据及其影像（凭证的部分上游单据及影像）、凭证、总账、明细账、现金日记账、银行日记账、科目余额表等会计报告一并进行归档，也可对多个组织、多个期间的数据一并执行归档操作。图1.2-1功能分布图归档平台是NCC动态建模平台中的重要环节，是连接财务系统与档案系统的桥梁，将财务领域的电子会计资料以图形化数据及结构化数据的形式传送给电子档案系统，1.3应用价值1.给企业带来可观的效益，使企业大幅度减少纸质凭证和会计档案的打印、传递、保管费用，优化业务流程。2.随时随地查找和检索档案。3.便于政府监管，提升监管效率，从而规范电子商务市场秩序，促进经济发展。4.企业档案保管安全，档案被损坏风险得到控制。5.数据价值发掘与管理提升，事后合规控制。用友网络科技股份有限公司10第二章应用角色电子会计档案归档的主要使用者：财务人员、档案人员、实施人员。归档平台属于动态建模平台，归档平台包括七个功能节点：账簿类归档设置-集团、账簿类归档设置-组织、业务单元类归档设置-集团、业务单元类归档设置-组织、报表类归档设置-集团、报表类归档设置-组织、归档平台任务监控。第三章应用地图归档平台属于动态建模平台，归档平台包括六个功能节点：账簿类归档设置-集团、账簿类归档设置-组织、业务单元类归档设置-集团、业务单元类归档设置-组织、报表类归档设置-集团、报表类归档设置-组织、归档平台任务监控。产品领域产品模块功能动态建模平台归档平台账簿类归档设置-集团动态建模平台归档平台账簿类归档设置-组织动态建模平台归档平台业务单元类归档设置-集团动态建模平台归档平台业务单元类归档设置-组织动态建模平台归档平台报表类归档设置-集团动态建模平台归档平台报表类归档设置-组织动态建模平台归档平台归档平台任务监控注：手册以下章节相关应用内容描述，请以此表为准。第四章应用场景电子档案系统中凭证和单据可按日或者按月采集数据。所有档案在总账结账后，电子档案系统才可以归档。账表类总账结账后才可以采集。NCC上报的合并报表才可以被电子档案系统采集。NCC上报的企业报表才可以被电子档案系统采集。数据采集完成后，电子档案系统归档前会进行对账校验。NCC系统取消结账或者取消上报需校验是否结账或采集。1、支持归档凭证上游单据的上游单据。2、支持调整期凭证归档。3、支持合并报表、企业报表归档，支持月度、季度、半年度和年度报表归档、用友网络科技股份有限公司114、支持电子档案归档前凭证、单据对账。账表随凭证对账结果确定是否需要清除数据并重新采集。5、支持电子档案归档前企业报表、合并报表对账。4.1凭证归档4.1.1业务描述电子档案系统中凭证可按日或者按月采集数据，需要将凭证及上游单据的影像、附件、电子发票、电子回单等信息以电子档案的形式进行归档留存。所有档案在总账结账后，电子档案系统才可以归档。数据采集完成后，电子档案系统归档前会进行对账校验。NCC系统取消结账需校验是否归档。4.1.2业务流程无。4.1.3应用点清单领域产品模块应用页面动态建模平台归档平台账簿类归档设置-集团凭证设置账簿类归档设置-组织凭证设置4.1.4应用解决方案1.NCC系统归档平台账簿类归档设置包括组织级、集团级，获取账簿配置时，遵循组织优先原则。集团级账簿类归档设置主组织是账簿类型，账簿类型下的核算账簿都支持设置。组织级账簿类归档设置主组织是财务核算账簿，为核算账簿归档进行设置。账簿类归档设置支持凭证设置、账表设置。凭证设置可为某个或者所有凭证类别设置普通凭证打印模板、数量凭证打印模板、外币凭证打印模板、外币数量打印模板的样式、归档文件编码规则、目录前缀。用友网络科技股份有限公司12图4.1-1账簿类归档设置列表态图4.1-2账簿类归档设置-凭证设置的卡片态2.电子会计档案系统执行采集操作1)用友电子会计档案系统中可进行手工采集、自动采集，点击手工采集，在手工采集页面可设置采集方案，按采集方案采集数据。用友网络科技股份有限公司13图4.1-3电子会计档案手工采集图4.1-4手工采集方案设置用友网络科技股份有限公司14图4.1-5自动采集方案设置2)电子档案系统请求获取某个账簿、会计期间或者操作日期、目录前缀的档案。归档平台的账簿归档设置中查找目录前缀的归档设置。设置中及电子档案系统中参数作为组合条件找到符合条件的档案返回给电子档案系统，参与数据采集、装册、归档。3)凭证按日采集数据包括两部分：NCC中制单日期是电子档案传过来的采集日期的凭证数据；NCC中制单日期小于电子档案采集日期，但是NCC中最后修改时间是采集日期的。4)凭证按月采集数据包括：按NCC中会计月等于电子档案传过来的采集月的凭证数据。5)采集凭证时，凭证附件中的全部附件会和凭证一起进行采集处理。凭证的上游单据、影像附件、电子发票、电子回单也会同凭证一起进行采集（直接上游单据归档具体详见下文4.4业务单据归档），下图为电子档案系统接收凭证数据界面：图4.1-6电子档案系统接收凭证数据6)电子档案系统接收到数据且未装册时，电子档案系统可进行装册。用友网络科技股份有限公司15图4.1-7电子档案系统对凭证进行装册3.电子会计档案系统执行归档操作1)电子档按归档之前需要校验数量，数量一致可归档。2)电子档案系统装订成册并执行归档。图4.1-8电子档案系统执行归档3)归档成功图4.1-9电子档案系统归档成功用友网络科技股份有限公司164.2账表归档4.2.1业务描述月底结账后，需要将账表以电子档案的形式进行归档留存。账表不做对账处理，随凭证对账结果确定是否需要重新采集。凭证不需要重新采集，则账表不需要重新采集。凭证需要重新采集则账表需要清除数据，重新采集。资金取消结账不用校验是否归档，可以随总账校验。固定资产取消结账校验固定资产卡片和卡片台账对应电子档案系统中目录是否存在对应已采集数据，已有对应数据不允许取消结账；4.2.2业务流程无。4.2.3应用点清单领域产品模块应用页面动态建模平台归档平台账簿类归档设置-集团账表设置账簿类归档设置-组织账表设置业务单元类归档设置-集团账表设置业务单元类归档设置-组织账表设置4.2.4应用解决方案1.NCC系统归档平台账簿类归档设置包括组织级、集团级，获取账簿配置时，遵循组织优先原则。集团级账簿类归档设置主组织是账簿类型，账簿类型下的核算账簿都支持设置。组织级账簿类归档设置主组织是财务核算账簿，为核算账簿归档进行设置。账表设置可为某个账表设置打印模板的样式、归档文件编码规则、目录前缀、输出格式、更多属性设置、查询方案。其中更多属性设置根据领域的注册情况，弹出预置的面板。可设置科目是否汇总，汇总到几级科目，是否按辅项汇总。用友网络科技股份有限公司17图4.2-1账簿类归档模板设置-账表设置业务单元类归档设置包括组织级、集团级，获取配置时，遵循组织优先原则。集团级业务单元类归档设置主组织是集团。组织级业务单元类归档设置主组织是组织。如果账表的主组织时业务单元，会将财务核算账簿转换成对应的业务单元，查找账表待归档数据，如果是财务核算账簿则不需要转换。账表设置可为某个账表设置打印模板的样式、归档文件编码规则、目录前缀、输出格式、更多属性设置、查询方案。其中更多属性设置根据领域的注册情况，弹出预置的面板。图4.2-2业务单元类归档模板设置-账表设置2.电子会计档案系统执行采集操作1)用友电子会计档案系统中可进行手工采集、自动采集，点击手工采集，在手工采集页面可设置采集方案，按采集方案采集数据。用友网络科技股份有限公司18图4.2-3电子会计档案手工采集图4.2-4手工采集方案设置用友网络科技股份有限公司19图4.2-5自动采集方案2)电子档案系统请求获取某个账簿、会计期间、目录前缀的档案。归档平台的业务单元类归档设置或账簿类归档设置中查找目录前缀的归档设置。设置中及电子档案系统中传递的参数作为组合条件找到符合条件的档案返回给电子档案，参与数据采集、装册、归档。3)资金按月采集数据逻辑：归档平台将电子档案传过来的会计月转换成会计月对应的自然日的开始及结束日期，并以此区间作为查询条件，查询符合条件的资金账表数据。4)总账、固定资产和资金的账表按年采集数据逻辑：归档平台将电子档案传过来的会计年转换成成各账表支持的的对应年的时间范围（1-12月或1.1-12.31），并以此区间作为查询条件，查询符合条件的账表数据。5)归档频度由档案系统确定，涉及大于归档频度执行的情况，如归档频度是月，但是一年执行一次，电子档案云拆分为12个月分别传参；如归档频度为年，则传全年的数据。6)账表类总账结账后才可以采集，下图为电子档案系统接收账表数据界面：用友网络科技股份有限公司20图4.2-6电子档案系统接收账表数据7)电子档案系统接收到数据且未装册时，电子档案系统可进行装册。图4.2-7电子档案系统对凭证进行装册3.电子会计档案系统执行归档操作1)账表不做对账，是否重新采集取决于凭证是否重新采集。2)电子档案系统装订成册并执行归档，用友网络科技股份有限公司21图4.2-8电子档案系统执行归档图4.2-9电子档案系统归档成功4.3报表归档4.3.1业务描述报表上报后，需要将报表以电子档案的形式进行归档留存。数据采集完成后，电子档案系统归档前会进行对账校验。NCC系统取消上报需校验是否采集。用友网络科技股份有限公司224.3.2业务流程无。4.3.3应用点清单领域产品模块功能节点动态建模平台归档平台报表类归档设置-集团报表类归档设置-组织4.3.4应用解决方案1.NCC系统归档平台报表类归档设置包括组织级、集团级，获取配置时，集团级业务单元类归档设置主组织是集团。组织级业务单元类归档设置主组织是组织。报表类归档设置支持报表类型是企业报表或者合并报表的设置。企业报表选择报表任务、关键字组合、报表名称、输出格式、归档文件编码规则、档案目录前缀。合并报表选择合并方案、关键字组合、报表名称、输出格式、归档文件编码规则、档案目录前缀。4.3-1报表类归档设置列表态4.3-2报表类归档设置卡片态2.执行采集操作用友网络科技股份有限公司231)用友电子会计档案系统中可进行手工采集、自动采集，点击手工采集，在手工采集页面可设置采集方案，按采集方案采集数据。4.3-3电子会计档案手工采集4.3-4手工采集方案设置用友网络科技股份有限公司244.3-5自动采集方案2)电子档案系统请求获取某个账簿或合并报表组织或企业报表组织、会计期间、目录前缀的档案报表类归档设置中查找目录前缀的组织+集团的并集归档设置。按归档设置及电子档案系统中传递的参数作为组合条件找到符合条件的组织+集团的并集档案返回给电子档案，参与数据采集、装册、归档。3)NCC上报的合并报表才可以被电子档案系统采集。NCC上报的企业报表才可以被电子档案系统采集。下图为电子档案系统接收报表数据界面：4.3-6电子档案系统接收报表数据4)会计档案采集的报表都是会计期间的报表，如果采集了自然期间的报表，在“是否自然期间报表”字段值是“是”。用友网络科技股份有限公司254.3-7报表数据是否自然期间标识5)电子档案系统接收到数据且未装册时，电子档案系统可进行装册。4.3-8电子档案系统对报表进行装册3.电子会计档案系统执行归档操作1)报表归档之前需要进行对账，数量一致才可以归档。2)电子档案系统装订成册并执行归档，用友网络科技股份有限公司264.3-9电子档案系统执行归档4.3-10电子档案系统归档成功4.4业务单据归档4.4.1业务描述电子档案系统中单据可按日或者按月采集数据，需要随凭证采集，采集凭证的上游单据及上游单据的影像、附件、电子发票、电子回单等信息以电子档案的形式进行归档留存。所有档案在总账结账后，电子用友网络科技股份有限公司27档案系统才可以归档。数据采集完成后，电子档案系统归档前会进行对账校验。NCC系统取消结账需校验是否归档。4.4.2业务流程无。4.4.3应用点清单领域产品模块应用页面动态建模平台归档平台业务单元类归档设置-集团单据设置业务单元类归档设置-组织单据设置4.4.4应用解决方案1.归档平台业务单元类归档设置包括组织级、集团级，获取配置时，遵循组织优先原则。集团级业务单元类归档设置主组织是集团。组织级业务单元类归档设置主组织是组织。业务单元类归档设置支持单据设置、账表设置。单据设置为凭证获取上游单据的归档样式提供支撑。同时为归档单据提供了可扩展的性能。单据设置可为某个交易类型或者单据类型下所有交易类型设置打印模板的样式、归档文件编码规则、目录前缀、更多属性设置。其中更多属性设置根据领域的注册情况，弹出预置的面板。图4.4-1业务单元类归档设置用友网络科技股份有限公司282.执行采集操作1)用友电子会计档案系统中可进行手工采集、自动采集，点击手工采集，在手工采集页面可设置采集方案，按采集方案采集数据。业务单据随凭证归档。图4.4-2电子会计档案手工采集图4.4-3手工采集方案设置用友网络科技股份有限公司29图4.4-4自动采集方案2)归档凭证时，凭证附件中的全部附件会和凭证一起进行归档处理。凭证的部分直接上游单据及影像附件也会同凭证一起进行归档，下图为电子档案系统接收凭证、单据、附件数据界面：图4.4-5电子档案系统接收凭证、单据、附件数据4.5归档校验4.5.1凭证对账1)归档的数据必须结账后才可进行归档操作，否则会给出提示。用友网络科技股份有限公司302)电子档案系统归档之前需要进行对账。对账时采集获取的NCC中凭证与已采集的凭证进行对比。如果与当前已采集到电子档案系统中的没有差异，则可进行归档；如果有差异需要调用补偿机制，重新采集获取有差异部分的凭证及上游单据，或者上游的上游单据，同时账簿类的账表需要清除数据，重新采集。图4.5-1NCC中凭证与已采集的凭证进行对比3)数量对比全宗设置：只有授权了全宗后，归档时才会强制校验数量对比图4.5-2数量对比全宗设置用友网络科技股份有限公司314)单据不可单独归档，不做对账处理，单据随凭证对账结果确定是否需要重新采集。凭证不需要重新采集，则单据不需要重新采集。凭证需要重新采集，则单据作为凭证的上游单据采集，或者上游的上游单据采集。5)账表不做对账处理，随凭证对账结果确定是否需要重新采集。凭证不需要重新采集，则账表不需要重新采集。凭证需要重新采集则账表需要清除数据，重新采集。6)正在进行归档的数据，不允许进行重复归档，否则会进行提示。4.5.2调整期凭证归档归档平台中调整期凭证及上游单据，可以被电子档案系统采集，电子档案会将其放在调整的会计期间，eg：调整期1A会放到会计期间1。需要电子档案取消归档后，重新采集、归档。调整期凭证及上游单据，不参与对账。4.5.3报表对账1)电子档案系统归档之前会进行企业报表对账，确定采集的数量是否与对账数量相符，相符则可以归档，不相符需要清除数据后重新采集。2)电子档案系统归档之前会进行合并报表对账，确定采集的数量是否与对账数量相符，相符则可以归档，不相符需要清除数据后重新采集。用友网络科技股份有限公司32图4.5-3NCC中企业报表与已采集的企业报表进行对比3)数量对比全宗设置：只有授权了全宗后，归档时才会强制校验数量对比图4.5-4数量对比全宗设置4)正在进行归档的数据，不允许进行重复归档，否则会进行提示。用友网络科技股份有限公司334.6取消归档4.6.1业务描述归档完成后，发现归档错误或者有遗漏，需要取消归档后重新归档。4.6.2业务流程无。4.6.3应用点清单无。4.6.4应用解决方案1.电子档案系统取消归档电子档案系统，选择已归档页签，选中时间选框的右侧“重新归档”按钮，进行取消归档。图4.6-1电子档案系统取消归档2.电子档案系统取消装册取消归档后，继续在电子档案系统的已装册页签，“拆册”按钮进行拆册。用友网络科技股份有限公司34图4.6-2档案系统拆册3.电子会计档案系统清除数据需要在电子会计档案系统清除对应目录的数据后，才能重新采集。图4.6-3档案系统清除数据4.财务系统取消结账。重新采集参考上面文档所述归档操作内容。用友网络科技股份有限公司354.7NCC取消结账/取消上报的校验1)总账取消结账需要校验凭证和所有账表是否已归档，只要有一个归档了就不能取消结账。凭证也不能做删除、修改、新增等动作。资金取消结账不用校验是否归档，可以随总账校验。2)固定资产取消结账校验固定资产卡片和卡片台账对应电子档案系统中目录是否存在对应已采集数据，已有对应数据不允许取消结账；3)NCC报表取消上报，需校验对应合并方案电子档案系统中目录是否.
