账务处理使用手册北京用友软件股份有限公司二零零三年十月未经用友软件股份有限公司事先书面许可，本手册的任何部分不得以任何形式进行增删、改编、节选、翻译、翻印或仿制。本手册的全部内容用友软件股份有限公司可能随时加以更改，此类更改将不另行通知。具体应用以软件实际功能为准 本手册的著作权属于用友软件股份有限公司·翻制必究2003年10月第一次印刷用友、Users’Friend、UFSOFT、UFERP、U8、NC、iCRM为用友软件股份有限公司的注册商标。Windows,WindowsNT,SQLServer是MicrosoftCorporation的注册商标。本书中涉及的其他产品商标为相应公司所有。在中华人民共和国印制。目录第1章系统介绍.11.1系统主要功能.11.2系统特点.21.3应用解决方案.3第2章系统操作流程.42.1新用户操作流程.42.2第二年操作流程.5第3章应用准备.6第4章系统初始.84.1初始设置.84.2选项.84.3期初余额.124.4明细权限.154.4.1明细账查询科目权限设置..154.4.2凭证审核权限设置..164.4.3制单科目权限设置..174.5账簿清理.18第5章凭证管理.205.1使用次序.205.2填制凭证.205.2.1如何填制凭证..205.2.2如何修改已填制的凭证..245.2.3如何查看其他凭证信息..245.2.4如何进行凭证整理..255.2.5如何快速制作红字冲销凭证..265.2.6常用凭证的调用与增加..265.2.7如何打印当前凭证..265.3出纳签字.285.4审核凭证.295.5查询凭证.315.6打印凭证.325.7科目汇总.335.8记账.345.9恢复记账前状态.365.10常用摘要.375.11常用凭证.37第6章现金管理.406.1现金日记账.406.1.1查询现金日记账..406.1.2打印现金日记账..416.2银行日记账.426.2.1查询银行日记账..426.2.2打印银行日记账..446.3资金日报.456.4支票登记.456.5银行对账.466.5.1使用次序..476.5.2录入银行对账期初..476.5.3录入银行对账单..506.5.4银行对账..506.5.5编制余额调节表..526.5.6查询对账勾对情况..546.5.7核销银行账..546.6长期未达账审计.55第7章账簿管理.577.1账簿查询的常用操作.577.1.1如何使用“我的账簿”..577.1.2如何保存及还原默认列宽..577.1.3如何锁定摘要列..587.1.4如何设置摘要内容..587.2总账.587.2.1查询总账..587.2.2打印总账..597.3余额表.607.3.1查询余额表..617.3.2打印余额表..637.4明细账.647.4.1查询明细账..647.4.2打印明细账..677.5序时账.697.6多栏账.707.7日记账.747.7.1查询日记账..747.7.2打印日记账..757.8日报表.767.9综合多栏账.77第8章部门管理.828.1使用次序.838.2部门总账.838.2.1科目总账..838.2.2部门总账..848.2.3三栏式总账..858.3部门明细账.868.3.1科目明细账..868.3.2部门明细账..878.3.3三栏明细账..888.3.4多栏明细账..898.4部门账簿打印.908.4.1部门三栏式明细账打印..918.4.2部门多栏式明细账打印..918.5部门收支分析.93第1章1.1系统主要功能基本核算1、建账由用户根据自己的需要建立账务应用环境,将用友账务处理变成适合本单位实际需要的专用系统。 自由定义科目代码长度、科目级次。 可根据需要增加、删除或修改会计科目或选用行业标准科目。 提供中英文科目的录入与切换功能。 若有外币核算，还需定义各外币币种、汇率。 可录入开始使用用友总账系统时各科目的余额。 可定义凭证分类。 若要进行辅助项管理，还需要定义各辅助项的目录。 自由定义会计期间。2、凭证管理 通过严密的制单控制保证制单的正确性。提供资金及往来赤字控制、支票控制、预算控制、外币折算误差控制以及查看最新余额等功能，加强对发生业务的及时管理和控制。 最少击键次数的设计：提供快捷键自动计算借贷方差额，以最快速度使凭证借贷平衡。若有外币核算可自动由外币、汇率、本币金额中的两方计算出第三方。 可随时调用常用凭证、常用摘要，自动生成红字冲销凭证，以及语音提示功能，可助您更加快速准确地录入凭证。 提供出纳签字功能，加强出纳凭证的管理。 提供对原始单据及明细账的联查功能。 增加凭证及科目的自定义项定义及录入，提高凭证录入内容的自由度。 可完成凭证审核及记账，并可随时查询及打印记账凭证、凭证汇总表。 凭证填制权限可控制到科目。 凭证审核权限可控制到操作员。 灵活的打印功能。 标准凭证格式的引入和引出，可完成不同机器中总账系统凭证的传递： 引入：按规定格式引入其他系统或其他机器上的总账系统中的凭证。 引出：按规定格式引出总账系统中的凭证。 复制：按规定格式将相同版本账套中的凭证复制到其它账套中。3、标准账表 可随时提供如下标准账表，并可查询包含未记账凭证的最新数据：总账、余额表序时账、明细账、多栏账、以及能够同时查询上级科目总账数据及末级科目明细数据的月份综合明细账。日记账、日报表 在查询各标准账表的同时，可同时查询到数量账、外币账。 在查询时可随时调整列宽，可在退出查询时对符合各自需要的列宽进行保存。 提供“我的账簿”功能为您保存常用的查询条件，加快查询速度。 任意设置多栏栏目，能够实现各种输出格式。自由定义各栏目的输出方式与内容，能够满足不同层次的管理需要。 提供总账 明细账 凭证 原始单据相互联查、溯源功能。 明细账的查询权限可以控制到科目。1 灵活的打印输出：提供栏目打印宽度、账页每页打印行数等参数的设置，以及明细账可按总账科目打印账本的功能。各类正式账簿提供套打功能。4、现金管理为出纳人员提供一个集成办公环境，加强对现金及银行存款的管理。可完成银行日记账、现金日记账，随时出最新资金日报表，余额调节表，以及进行银行对账。5、数量核算适用于要求对实物数量和金额同时核算业务。6、外币核算 用户可选择采用固定汇率方式还是浮动汇率方式计算本币金额。 可由用户选用直接标价法和间接标价法折算本位币。 月末可自动调整汇兑损益。7、月末处理 自动完成月末分摊、计提、转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等业务。 进行试算平衡、对账、结账、生成月末工作报告。 灵活的自定义转账功能、各种取数公式可满足各类业务的转账工作。辅助管理1、个人借款管理 主要进行个人借款、还款管理工作，及时地控制个人借款，完成清欠工作。 提供个人借款明细账,催款单,余额表,账龄分析报告及自动清理核销已清账等功能。2、部门核算 主要为了考核部门费用收支的发生情况，及时的反映控制部门费用的支出，对各部门的收支情况加以比较便于进行部门考核。 提供各级部门总账、明细账的查询，并对部门收入与费用进行部门收支分析等功能。3、应收应付管理 主要进行客户和供应商往来款项的发生，清欠管理工作，及时掌握往来款项的最新情况。 提供往来款的总账、明细账、催款单、往来账清理、账龄分析报告等功能。1.2系统特点 系统管理 选用安全性高的数据库。 系统提供功能级、操作级等多层次的安全机制。 严密的内部控制和极高的容错性。 最多可设置999套账，支持集团应用。 亲切友好的操作界面 科目、凭证、账簿、辅助管理当作对象处理，用户使用时更加简捷方便。 用户在编辑、查询状态下按下右键菜单，即可弹出便捷菜单。如查询明细账时联查总账、凭证时，可以通过右键菜单便捷查询。 参数设置、修改采用向导方式，内容更加明确清晰。 向导式的界面，清晰的操作流程，顺畅自然的操作。 强大的在线帮助。按F1键可随时得到帮助信息。 灵活的多栏账设置 提供分析栏目前置式及分析栏目后置式多栏账两种多栏账格式，可分别处理普通多栏账及增值税多栏账查询和打印输出，更贴近手工账格式。 栏目任意设置，能够实现各种格式输出。 各栏目输出方式与内容的自由定义，能够满足各种管理需要。 全程查询提供预记账功能 及时查询各科目的最新余额，全面掌握业务动态。 随时查询各科目的最新明细情况，真实了解业务的每一个细节。 部门信息的即时反映，费用控制依据更加可靠。 独特的记事簿功能。 排版式输出2“所查即所需，所见即所得”的打印方式，可对显示出的账簿栏目进行任意拖放及缩放，使用户非常方便的改变栏目内容的次序和栏目宽度。提供完备的打印预览、页面设置等功能，根据用户设置纸张大小自动缩放，并可从屏幕上观看到打印效果。 事件回卷安全机制实现不论出现任何意外情况，如断电等，都能始终保证数据的完整性和一致性。 ODBC开放式接口提供将所有账表数据转换成Excel、Dbase、Foxpro、SQLServer以及文本文件等格式。一方面有利于用户进行系统的二次开发；另一方面使得用友软件更易与第三方软件厂商结合，充分利用信息资源。 无缝联接用友财务通软件各系统之间连接按业务单据 凭证 账 表 分析的手工业务流程设计，与各系统既能融为一体、共享信息，又能各自独立使用。 远程实时处理。 设立“我的账簿”记忆常用查询条件方便用户查询。1.3应用解决方案 对于业务较小的小型企业对于实际业务较简单，数据量较小的小型企业，只使用总账系统，按照制单──审核──记账──查账──结账的业务流程进行即可。可参看本手册的第四、五、七、十一章。 对于业务较复杂的企业如果企业核算业务较复杂，建议使用本系统提供的各种辅助核算进行管理，如：个人往来借款的管理，部门管理，应收应付管理。除参看本手册的第四、五、七、十一章外，还需参看第八至十章。 对于机构设置较复杂的企业如果企业机构设置较复杂，则应使用部门核算管理，多级部门的设置将更方便的管理企业各部门的收入和支出。3第2章2.1新用户操作流程第一次使用总账时，操作流程如图2-1：图2-1【步骤说明】1、安装总账系统：请参阅《系统管理手册》。2、增加新账套：请参阅《系统管理手册》。3、进入总账系统：系统安装完毕后，即可启动账务系统。启动方法可参阅《系统管理手册》的‘安装、启动和退出’部分。44、第4步建立会计科目开始到第8步设置凭证类别（即图中虚线所括部分），是对账套进行的初始设置，您应该根据本企业的特点进行相应的设置。详见第三章──应用准备和第四章──系统初始。5、当您的会计科目、各辅助项目录、期初余额及凭证类别等已录入完毕，您就可以使用计算机进行制单、记账了。从第9步到第12步是您每月进行的日常业务。本手册第五章到第十章是对这部分操作的详细说明。6、从第13步到第15步是您月末需进行的工作，包括月末转账、对账、结账，以及对会计档案进行备份等，可参阅本手册第十一章──期末处理。2.2第二年操作流程第二年使用账务时，使用次序如图2-2：图2-2第二年使用时一般可参考以上流程图，但也应视本单位实际情况,比如有些单位上年的账还未结完，但又要继续录入新年的凭证，这时,也可先做第2、3、4、5、8步，填制新年度的凭证，但不能记账，等上年度的账结完后,再做第6、7步，然后继续制单或记账。第2、6步详见《系统管理手册》。5第3章如果您的单位一直采用手工进行财务核算，那么，在开始使用财务软件进行财务管理之前，应对会计资料进行整理，进而为后续的各项功能应用做好准备。假设您准备从2002年10月开始使用总账系统，那么您应在使用前整理出以下会计资料：1、会计科目：整理手工账使用的会计科目，您可以直接采用现有的科目，也可以根据电算化的特点对科目进行调整。一般来说，为了充分体现计算机管理的优势，在企业原有的会计科目基础上，应对以往的一些科目结构进行调整，以便充分发挥计算机的辅助核算功能。如果企业原来有许多往来单位、个人、部门是通过设置明细科目来进行核算管理的，那么在使用总账系统后，最好改用辅助核算进行管理，即将这些明细科目的上级科目设为辅助核算科目，并将这些明细科目设为相应的辅助核算目录。总账系统中可设置包括部门、个人、客户、供应商四种辅助核算以及部门客户、部门供应商组合辅助核算。一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记在辅助总账和辅助明细账上。【例3-1】原科目设置为：科目编码科目名称113应收账款11301客户一11302客户二⋯⋯⋯⋯119其他应收款11901应收职工借款1190101张三1190102李四1190103王五⋯⋯⋯⋯121材料采购12101甲材料12102乙材料⋯⋯⋯⋯169在建工程16901工程物资1690101A部门169010101工程一169010102工程二1690102B部门169010201工程一169010202工程二⋯⋯⋯⋯521管理费用52101办公费5210101A部门5210102B部门5210102C部门⋯⋯⋯⋯那么，在使用总账系统进行财务核算时，可将科目设置为：科目编码科目名称辅助核算113应收账款客户往来⋯⋯⋯⋯⋯⋯119其他应收款11901应收职工借款个人往来⋯⋯⋯⋯⋯⋯521管理费用652101办公费部门核算⋯⋯⋯⋯⋯⋯2、各辅助核算目录：只把科目设置了辅助核算还是不够的，还应将从科目中去掉的明细科目设置为辅助核算的目录。若有部门核算，应设置相应的部门目录；若有个人核算，应设置相应的个人目录；若有客户往来核算，应设置相应的客户目录；若有供应商往来核算，应设置相应的供应商目录。如上例：在对设置好会计科目后还应将以前用明细科目核算的部分，整理成辅助核算目录：客户目录：1、客户一2、客户二⋯⋯⋯⋯部门目录：1、A部门2、B部门3、C部门⋯⋯⋯⋯个人目录：1、A部门张三2、B部门李四3、C部门王五⋯⋯⋯⋯3、自定义项：在使用科目进行制单时，还有一些辅助信息希望能够灵活自由的录入，如税号、付款方式、工程项目的料、工、费等等，这就是单据自定义项。4、外币及汇率：如果您的企业有外币业务，那么，还应进行外币及汇率的设置。如果您在填制凭证时，使用的是当日汇率，则您应将其输入到浮动汇率中，若使用的是月初汇率，则应将其输入到固定汇率中。5、期初余额：在开始使用总账系统时，应先将各账户的此时的余额和年初到此时的借贷方累计发生额计算清楚。例如：某企业由2002年月10月开始启用总账系统，那么，应将该企业2002年9月末各科目的期末余额及1~9月的累计发生额计算出来，准备作为启用系统的期初数据录入到总账系统中。若有辅助核算，还应整理各辅助项目的期初余额，如：某科目有部门核算，应计算出各部门的期初数据。如果有个人往来款的核算，还应将10月份前的个人往来款项中未两清的个人往来明细账整理出来，以便在期初余额功能中录入。6、结算方式：即您的企业常用的收付款结算方式，如支票、商业汇票、银行本票等等。7、银行对账期初：如果您要使用系统提供的银行对账功能，应先对银行日记账与银行对账单进行勾对，计算出最新余额调节表，并将尚未勾对的银行日记账与银行对账单整理出来，以便在银行对账期初功能中进行录入。8、凭证类别：在开始用计算机录入凭证之前，应在系统中设置凭证类别。如：收款凭证，付款凭证，转账凭证。现在该往哪里去？ 如果您已了解了系统的操作流程，并作好了应用前的数据准备，请遵循本手册第四章‘系统初始’的指示，开始进行建立电子账套的工作。 如果您还不熟悉系统的基本操作方法，您应先阅读《系统管理手册》中的‘基本操作方法’部分。7第4章4.1初始设置在刚开始使用系统时，应先进行以下工作：1、操作员及权限：在使用计算机进行财务管理后，应对本单位财务人员的分工和权限进行设置。具体操作详见《系统管理手册》的“操作员设置”部分。若您需要对某一功能权限做进一步细化，如希望制单时按科目进行权限控制等，可到“明细权限”功能中进行设置。2、编码方案：由于系统中的各项目录都采用分级核算，那么，在系统初始时，您应对系统将要用到的一些目录的编码级次及每级位数进行定义，以便录入各类信息的目录，如：科目级长、客户分类级次、部门级次等。具体操作参见《系统管理手册》的“基本信息设置”部分。3、选项：选项决定了您将如何使用总账系统，如果您希望系统的功能与控制能够适应您单位的实际需要，那么您最好先在这里进行相应的设置。例如：您的企业有外币核算，且在日常录入凭证时，您都是使用当日汇率折合本位币，那么，您应在“选项”中选择“浮动汇率”选项，若您平时采用月初汇率，则应在“选项”中选择“固定汇率”选项。本章的4.2节将作进一步说明。4、会计科目：账簿选项设置完毕后，就可以开始录入一些基本的目录信息。如先将已整理好的会计科目录入到系统中。具体操作参见《系统管理手册》的“基本信息设置”部分。5、各辅助核算目录：如果您的单位有较多的往来业务、有较多的部门或需对一些特殊业务进行项目核算，那么，录入会计科目后，还应进行客户目录、供应商目录、部门目录等等。具体操作参见《系统管理手册》的“基本信息设置”部分。6、外币汇率：如果您的企业有外币业务，那么还应进行外币及汇率的设置。具体操作参见《系统管理手册》的“基本信息设置”部分。7、期初余额：在开始使用总账系统时，应先将各账户的此时的余额和年初到此时的借贷方累计发生额计算清楚，并输入到总账系统中。若有辅助核算，还应输入各辅助项目的期初余额，如：某科目有部门核算，应录入各部门的期初余额。本章的4.3节将作进一步说明。8、凭证类别：在开始用计算机录入凭证之前，应在系统中设置凭证类别。如：收款凭证，付款凭证，转账凭证。凭证类别可根据需要进行设置。具体操作参见《系统管理手册》的“基本信息设置”部分。4.2选项系统在建立新的账套后由于具体情况需要，或业务变更，发生一些账套信息与核算内容不符，可以通过此功能进行账簿选项的调整和查看。如制单是否序时，汇率方式采用固定汇率还是浮动汇率，明细账每页打印行数等。【操作步骤】1、用鼠标单击系统主菜单【设置】下的【选项】，屏幕显示如图4-1：8图4-12、用鼠标点击“凭证”、“账簿”、“会计日历”、“其它”页签，即可进行账簿选项的修改。 凭证：选择“凭证”页签（如上图），可查看及修改有关凭证的选项。 制单控制.
