概念介绍：

会议管理可支持会议预定、会中记录决策、会后纪要的会议全过程管理，包括会议室申请、预定、会议通知、会议提醒、会议取消。

线上线下会议结合，满足大部分企业内部会议室预定的需求，以及对企业会议室资源进行高效管理的需求。

• 会议管理流程

• 角色区分

业务场景分析：

在YS系统中，进行如下操作可完成会议管理的初始化设置：

1、租户管理员设置

只有租户管理员可以进行会议管理初始化设置，设置租户管理员需要现有的租户管理员添加新的租户管理员。

（1）路径：数字化建模 > 权限管理 > 用户管理 > 用户管理；

（2）点击【用户视图】，搜索用户，点击【设置管理员】，将该用户设置为租户管理员

2、会议管理员设置

（1）路径：数字化建模 > 权限管理 > 授权 > 授权；

（2）在搜索框中搜索用户，点击【分配角色】，在待分配角色中搜索系统预制的【会议管理员】，点击【>】移动到已分配角色中，点击【确定】

注：除预制角色外，也支持在【角色管理】中自定义角色。

3、会议管理初始化设置（1）路径：协同云>协同服务 > 办公协同 > 会议管理；

（2）在左侧菜单中点击【初始化设置】，初始化设置中共有八项设置，分别是时间与显示设置、位置、设备、管理员、自定义角色、支付方式、广告图设置、模板设置，企业可以按实际需求进行设置。

操作步骤：

1、租户管理员设置

Step1：路径：数字化建模 > 权限管理 > 用户管理 > 用户管理；

Step2：点击【用户试图】，在搜索框中搜索用户，点击【设置管理员】即可。

【注意】：这一设置只能由租户管理员完成。

2、会议管理员设置

路径：数字化建模 > 权限管理 > 授权 > 授权；

Step1：在用户检索中搜索用户，选择用户点击【分配角色】

Step2：在左侧待分配角的的搜索框中搜索会议管理员，将其移动到右侧已分配角色中；

Step3：点击【确定】，完成设置

3、会议管理初始化设置

路径：协同云>协同服务 > 办公协同 > 会议管理；

进入会议管理节点，点击【初始化设置】

（1）时间与显示设置

Step1：点击【时间与显示设置】，按需求设置各项参数，设置完成点击【保存】

参数说明：

• 设置会议室时间间隔：该间隔仅当员工预定会议室时生效，预定自定义会议地点及视频会议时，均不受此限制；
• 会议室预定开始、结束时间：员工可以预定会议的时间范围
• 会议的预定范围将不再是自定义的，可能会恢复到系统默认的预定时间范围。
• 可预订范围：管理员设置用户可预定会议的日期范围，默认2周，可根据实际需求选择下拉框中配置好的时间范围；
• 释放会议室资源时间：员工每日几点可以开始预定会议室。

（2）位置设置

该设置用于创建会议室时的会议室属性设置。点击【位置】，点击【新增位置】，填写位置信息后点击【保存】即可。

（3）设备设置

支持新增会议室配置的软硬件等配套设备。点击【新增设备】，填写设备名称后点击【保存】即可。

（4）管理员设置

管理人员可查看、统计、审批其负责的会议室。

 管理员在“授权”节点中设置的“会议管理员”，与此处管理员的管理职能一致，管理范围遵循在“授权”节点设置的组织权限。

【说明】：若授权节点中分配的权限是B组织，但在管理员设置中分配的管理范围是A组织，则实际管理权限是B组织。

点击【管理员设置】，点击【分配人员】，设置管理员和管理会议室范围，点击【保存】。

（5）自定义角色设置

管理员可自定义角色名称，在启用后会议中可指定该角色，分配人员承担角色责任。

例如，开启自定义角色，设置会议角色名称为主持人，保存后，预约会议室会出现“主持人”选项

设置前：

设置后，预约会议时出现主持人选项框

（6）支付方式设置

支付方式可选择划拨单支付，设置会议室使用费用，启用后用户可划拨单付款。

（7）广告图设置

管理员设置移动端会议管理应用中，上方轮播图的图片及图片打开链接。

点击【新增广告图】，上传图片点击【保存】

效果展示：

网页端设置

手机端显示：

（8）模板设置

模板设置支持对不同会议室分类设置不同预定模板，以满足企业个性化管理需求。

点击【创建模板】

将控件拖入画布中，在控件设置中可以编辑控件名称

管理员可在模板设计页面的右侧设置该模版的生效范围：

若选择“全局生效”，则预定全部会议室均需按照该模版填写；

若选择“指定范围生效”，则需选择需要生效的会议室分类。

其中，同一会议室分类最多可同时属于一个模版，且对某会议室分类单独设置的模版将优先于全局生效的模板生效。

常见问题：

Q1：在会议管理初始化设置中设置的管理员和在授权中设置的会议管理员有什么区别？

答：管理员在“授权”节点中设置的“会议管理员”，与在会议管理初始化设置中设置的管理员的管理职能一致，管理范围遵循在“授权”节点设置的组织权限。