采购发票序时簿

栏目：kis知识作者：金蝶来源：金蝶云社区发布：2024-09-22浏览：2

采购发票序时簿

1.简介

1.1 采购发票序时簿概述

采购发票序时簿是针对采购发票、采用不同的筛选条件、汇总依据，然后根据查询的结果进行业务处理和管理控制的模块。

采购发票具有业务和财务双重性质，是KIS供应链系统的核心单据之一。它作为代替企业生产经营活动中无形的资金流动轨迹单据，与反映物流的外购入库单一起相互钩稽，实现资金流和业务流的双轨并行，从而将整个物流业务流程统一为一个有机整体。

1.2 系统路径

〖供应链〗→〖采购管理〗→〖采购发票〗→〖采购发票-维护〗

2.采购发票序时簿

2.1 单据状态设定

对于一般查询，系统提供比较简单的查询方式，即按单据的期间、审核与否等等单据状态特征进行单据的查询的设置，即可按单据状态查询单据。

在“条件查询”界面的右下方，可以设置单据状态，系统预先对每种状态设置了默认选择，用户也是通过选择下拉列表框中的选项的方式来设置。采购发票序时簿的状态设置包括时间、审核标志、作废标志、钩稽标志、记账标志、红蓝字六种过滤条件，各过滤条件的含义请参见公用功能的“序时簿公用功能”部分。

以上各种单据状态查询可以任意组合查询，如可查询当日未审核单据、或本期已关闭单据等等。

当设置完单据状态查询条件后，单击【确定】，便进入了序时薄的主界面，系统把符合查询条件的所有单据，显示在当前界面。

2.2 业务批量处理功能

采购发票的管理功能主要包括采购发票下推式关联、红字和蓝字发票的对等核销、单据关联关系、钩稽关系和凭证的连续查询等等。以下分别介绍。

批量复制

在单据序时簿中提供单据复制和批复制功能，极大地减轻了用户录单的工作量。

用户在使用系统时，工作量最大的是单据录入的工作，并且在录单过程中有较多的业务信息是重复的内容，提供单据复制和批量功能，可以最大程度地减少用户的工作量，这是为用户贴心考虑的一个实用功能。

在业务处理中也提供单据复制功能，即通过复制单据来执行新增，其方法类似于基础资料中核算项目的复制增加。但这种复制是一张对一张的，且复制后还要录入和确认其它无法复制的信息。而批量复制是对一张多多张单据执行全面复制，复制后的单据即是一张已完整保存的单据。

系统提供复制全部单据和复制所选单据的功能。

单据复制规则

在单据复制过程中，系统是按一定的复制规则进行的，主要包括以下几点：

在单据序时簿上只提供整单复制的功能；

单据复制时单据号自动顺序递增，即不能复制原单的单据号；

复制单据日期自动默认为当前系统日期；

所有的单据，无论被复制单据的状态如何，都可以进行单据复制，且复制后的单据都处于可编辑的状态，且<审核人>、<记账人>等字段应置为空值，源单据为作废状态的复制后的单据为正常单据；

复制相当于手工新增，如果被复制单据是关联生成的，则不复制该单据的源单据号码；

在初始化设置中，启用期前的暂估入库单序时簿和启用期前的未核销销售出库单序时簿上不提供复制功能；

一旦出现保存时条件不能满足，不能保存时（例如不允许负库存，却出现了负库存），系统中断目前单据的处理，并由用户选择是否继续进行其他单据的复制处理。

复制所选单据

在序时簿界面中，用鼠标选中一张任何状态的单据或其某个条目、或者使用快捷键Shift选中多张单据，使用复制选择【编辑】→【关闭】。

在当前“采购发票”界面上，单击【复制】或选择【编辑】→【复制所选单据】，系统会自动按所选单据生成同样数目的新单据，并给予复制提示信息表。

复制全部单据

在序时簿界面中，用户先调出“条件查询”界面，进行条件设置，然后在筛选出的单据序时簿上选择【编辑】→【复制全部单据】，系统会自动按界面显示的全部单据生成同样数目的新单据，并给予复制提示信息表。

2.3 采购发票管理功能

采购发票的管理功能主要包括采购发票下推式关联、红字和蓝字发票的对等核销、单据关联关系、钩稽关系和凭证的连续查询等等。以下分别介绍。

采购发票的拆分与合并

采购发票拆单是便于将需要在本期钩稽的部分拆分出来。

拆分和合并条件

进行拆单操作的采购发票必须满足以下条件：

进行拆分的采购发票单必须是已审核单据；

初始化不提供发票拆分外，其余期间的发票都可以拆分；

进行拆分的采购发票必须是尚未钩稽单据，包括与入库单钩稽、与另一张业务信息相同、数据相反的采购发票对等核销；

在应付系统已经核销或部分核销的发票不能拆单；

进行合并的采购发票必须是以前被拆分的子单；

进行合并的采购发票必须是尚未钩稽单据，包括与另一张业务信息相同、数据相反的采购发票对等核销；

进行合并的采购发票必须是未记账单据；

拆分后的子单或母单如在应付系统已经核销或部分核销不能合并。

拆分单据

系统提供将一张采购发票拆分为两张采购发票的功能。

在当前界面中，使用鼠标选中一张符合条件的采购发票，选择【编辑】→【拆分单据】，系统将调出该张采购发票的界面。单据的<物料代码>、<日期>等大部分字段均处于不可编辑状态，只增加了一列<拆分数量>为可编辑状态，用户在该字段上直接录入按当前计量单位计算的拆分数量，操作完毕使用【保存】保存拆单结果，然后退出。

一张采购发票分拆成的两张单据的单据头除单据号码外完全相同，拆分后，被拆分的单据减去拆分部分称为母单，单据号码不变，可继续拆分，拆分出的数量形成的单据称为子单，不能再拆分，在原单据号后加A标记，母单继续拆分后，子单编号加B、C，如此类推。单据体中除数量、金额可以修改外，其他如计量单位、单价等均不变。

合并单据

系统提供将已拆分的采购发票（子单）合并到母单的功能。分拆后的采购发票可合并还原，但只能是一张子单与一张母单逐张合并。

在当前界面中，使用鼠标选中一张以前从母单拆分出的采购发票，选择【编辑】→【合并单据】，该张单据即合并到母单中，系统提示操作成功。

由于原来存在未审核的发票的拆分，如果拆分时是升级前单据未审核时进行的拆单：

1、未审核的发票允许合并，已经审核的发票允许合并，但已经钩稽的发票不能合并；

2、母单和子单均已经审核未钩稽，允许合并，如果审核人不同，则取母单的审核人；

3、未审核的拆分后的单据允许修改，合并时新增的物料即时有相同的物料合并时也作为新增一条记录；拆分的物料修改折扣率、税率、单价后合并时也作为新增一条记录，折扣率、税率、单价都相同的合并，合并时金额、税额相加；已审核的拆分后的单据不允许反审核，包括未审核的发票拆分升级后进行审核。

拆分影响

拆分单据后，对于被拆的母单和拆出的子单有以下影响：

1、已拆分出子单的母单还可以再执行拆分操作；

2、已拆分出的子单不能执行拆分操作。

下推式关联

供应链系统为用户提供业务流程设计功能，从而保证下推式和上拉式两种单据关联形式的完善。

下推式单据关联：就是在源单据的序时簿上自动生成目标单据。它作为主动单据传递模式，为很多ERP软件所采用：单据传输采用主动方式传递，有利于缩短事务处理时间，简化用户操作，同时增加业务处理人员的业务流程认知水平。下推式单据关联模式特别适合业务流程简单明晰、或业务需要强制性管理的用户使用。

下推式关联将单据传递方式从目标单据关联到源单据，发展为从源单据就可以直接关联到目标单据，单据的关联方式多样化，同时丰富了单据的生成方式。

针对采购发票，通过下推关联可以直接生成外购入库单、收料通知单、退料通知单、销售发票和红字采购发票，即通过上拉式关联方式执行的单据都可以通过下推式关联来执行，从而进一步完善了采购发票流程，并动态解决了发票与其它下游目标单据之间的关系，使其关系更加紧密、更利于企业管理，从而为供应链系统业务处理的自动灵活、ERP思想的完善贯彻打下了基础。

下推式单据关联的操作权限同按上拉式单据关联的权限设置为准。即只要该用户具有生成某张单据的权限，则下推式关联也有相应权限。这种下推式关联的处理流程是：

下推目标单据

在当前“采购发票序时簿”上，使用鼠标和快捷键Shift键选中一张符合下推条件的单据的某一条或几条分录，然后选择【下推】→【生成外购入库】、【生成购货发票（普通）】、【生成购货发票（专用）】、【生成收料通知】、【生成退料通知】等菜单，系统就按所选中的分录或整单提供单据生成界面。

该操作界面分成上下两部分，上面<单据编码>栏显示将生成的目标单据的按单据编码规则排列的单据号码；<状态>栏表示该单据处于“已处理”或“未处理”的状态。由于目标单据本身有一些必录信息、不可能统一予以默认；或者要进行采购发票的条目分拆等，必须由用户逐项录入，所以，到目前为止，还不能算是完成了目标单据的生成，而按单据号码显示的目标单据相当于目标单据的一个“原型”，需要用户进一步进行确认和完善。

生成目标单据

在下推生成界面中选中该条目标单据号码，单击【生成】，系统会自动调出该张未完全保存的目标单据“原型”。在该张目标单据中，用户如同新增单据一样，进行相关的操作，录入必要信息后，单击【保存】，系统会保存该张目标单据。至此，采购发票才真正生成目标单据。保存后退出目标单据生成界面，返回下推式生成界面，用户会发现本单据的<状态>栏由“未处理”变为“已生成”。

此时，可以单击【查看】对已生成的目标单据进行查看。

如果已生成完毕、或目前暂不再生成其他目标单据，单击【确定】或【退出】，以实现功能操作。此时，该功能执行完毕。

如果在执行【生成】过程中，该单据因单据已执行完毕、所选单据无符合条件物料等原因，系统将提示没有符合条件的记录，并返回“单据生成”界面。

在“采购发票序时簿”界面并不显示这些新生成的目标单据，用户要在目标单据序时簿中进行查询。

如果用户选择多张采购发票生成目标单据，则系统会自动下推成多张单据，即多张采购发票不能生成一张目标单据。

通过下推式单据生成的目标单据同样适用于单据连查，可以通过序时簿的【上查】和【下查】按钮查询到。

采购发票对等核销

系统提供红字和蓝字采购发票的对等核销和反核销的功能。

该需求的应用非常广泛：对于同一张外购入库单，屡次暂估，而最终发票没有到达，用户希望能够使用红字发票将其冲销；同样对于一张发票，最终货物没有到达、使用红字发票对冲，但没有发票相核销，这两张发票都无法审核成功等等。由于这些需求，我们特增加红字和蓝字采购发票对等核销功能，以满足客户需要。

对等核销条件

进行对等核销的采购发票必须符合以下条件：

对等核销的必须分别为红字和蓝字的已审核采购发票；

对等核销的发票必须全部为审核未钩稽的发票；

对等核销的单据必须是两张业务相同、数据相反的单据，包括两张单据的供应商、采购方式、物料、辅助属性、条目数等内容均一致，而每个条目的数量相反（即相加为零）的情形下才能予以对等核销；

一次只能选择两张单据进行对等核销；但一次只能选择一张单据进行反核销；

反核销的两张发票不能生成记账凭证。

对等核销操作

在采购发票序时簿，使用快捷键Ctrl选中两张符合对等核销条件的采购发票，单击工具条上【核销】、或选择【编辑】→【核销】，系统会检查两张单据是否符合要求、及供应商、物料、条目数、数量（相加为零）是否一致，然后予以对等核销；如果出现不符合的条件，系统给予提示，然后返回序时簿界面。

反核销操作

对于已经执行对等核销的单据，可以执行反核销。反核销只能选中一张单据，对其进行反核销，则另一张与其对等核销的单据也反核销了。

同样在“采购发票序时簿”，选中一张已经执行对等核销的采购发票，选择【编辑】→【反核销】，系统会检查该张单据是否符合要求，然后将二者一起作反核销处理，两张单据同时变为非钩稽状态；如果出现不符合的条件，系统给予提示，然后返回序时簿界面。

对等核销对发票状态的影响

对等核销对采购发票会产生以下影响：

1、对等核销后的采购发票不能再与发票核销；

2、对等核销后的采购发票视同钩稽，可以通过查询钩稽关系查询。

对等核销单据的账务处理

对等核销的发票，不进行账务处理，在存货核算系统的【生成凭证】界面不显示这类单据。具体请参考《存货核算系统手册》的相关处理介绍。

查询钩稽单据

在采购发票和采购发票的单据序时簿界面提供了发票与采购发票之间的钩稽关系查询功能，使采购发票能关联查询相钩稽的采购发票；同时采购发票也能显示相钩稽的采购发票。

采购发票与外购入库单、销售发票与销售出库单之间的关系非常紧密，它们之间的钩稽不仅是确定收入与成本的关系，更是业务流动和资金流动的连结纽带；此外，还有发票与发票、出发票与出发票之间的对等核销，也是钩稽的一种。所以详细查询钩稽关系的功能是非常必要和及时的。

该功能的实现很简单，即在当前单据序时簿界面，选中一张已钩稽单据，使用【钩稽】、或选择【查看】→【查看钩稽单据】，即可调出“单据连查”界面，上面包括与当前单据相互钩稽的所有单据。如果由于该单据没有相关钩稽单据，系统会给予提示。

查询连属单据

在“采购发票序时簿”界面，可以对采购发票的连属单据——费用发票进行录入、修改和查询等业务处理。该功能同样在采购发票界面可以实现，请参考上一节的详细介绍。这里只介绍处理途径。

在当前“采购发票序时簿”界面中，选中一张采购发票，单击工具条上【费用】或选择【查看】→【费用发票】，如果该采购发票有连属的费用发票，系统就会调出该单据，供用户查询、处理；如果该采购发票不存在连属单据，系统就会给出不存在连属单据的提示，并询问用户是否在当前界面上增加该采购发票的连属费用发票，用户视具体需要按系统提示进行操作。

同样，在费用发票的序时簿上，也可以查询采购发票。