采购发票-新增

栏目：kis知识作者：金蝶来源：金蝶云社区发布：2024-09-22浏览：2

采购发票-新增

1.简介：

1.1 功能介绍

采购发票包括专用发票和普通发票，除了在税务处理方面的差别外，大致相同；另外，发票也分为蓝字发票和红字发票，红字发票是蓝字发票的反向单据，代表采购退回，两者数量相反，但内容一致，因此都一并介绍。

这样，采购发票就分红字专用发票、蓝字专用发票、红字普通发票和蓝字普通发票。可见，发票包含的业务信息、财务信息的丰富和复杂。在介绍采购发票操作功能之前，有必要对这些信息的业务内涵和录入方法先给予详细描述。

KIS供应链系统的业务单据都包括单据头和单据体两部分，单据头部分用来描述针对该业务处理过程共性的业务信息，如单据编码、单据日期等；单据体部分用来描述不同物料的基本信息和单据信息，如每条物料数量、每条物料价格等等。

1.2 系统路径

〖供应链〗→〖采购管理〗→〖采购发票〗→〖采购发票-新增〗

2.单据信息及录入方法

2.1 单据头信息

注意：

在KIS系统中提供了委外加工性质的采购发票，对于委外加工过程中加工费的发票请录入发票类型为委外加工的采购发票，钩稽和核算也进行了相应的处理。费用发票处不再处理费用发票和委外加工入库单的钩稽。

采购发票的单据头包括的默认信息介绍如表10-1：

数据项	说明	必填项（是/否）
整单折扣率（%）	启用整单折扣时界面可见，默认值为零；可手工录入。	否
整单折扣额	启用整单折扣时界面可见，默认值为零； 1) 当手工录入“整单折扣率（%）”时，若“折扣额计算基础”为“含税金额”则专用发票取“整单折扣率（%）×∑分录整单折前价税合计”，普通票取“整单折扣率（%）×∑分录整单折前金额”；若“折扣额计算基础”为“不含税金额”则专用发票取“整单折扣率（%）×∑分录整单折前金额”，普通票取“整单折扣率（%）×∑分录整单折前不含税金额”。 2) 当手工录入“整单折扣额”后，整单折扣率（%）自动清零。	否
编号	本张单据的号码，由系统根据【系统设置】→【系统设置】→【采购管理】→【单据设置】中设置的采购发票的编码自动生成。如果用户将【系统设置】→【系统设置】→【采购管理】→【单据设置】中的“允许手工录入”选项选中，则用户可手工修改系统顺序编号，否则用户不能修改该编号。	是
日期	即单据日期，新增单据时系统自动显示当前系统日期，用户可对日期进行修改。（1）录入以前期间的发票，单据日期传递为应收应付的单据日期，财务日期为物流当期期间的第一天；（2）录入当期和以后期间的发票，单据日期传递为应收应付的单据日期和财务日期；	是
供应商	是指提供发票的单位名称，为必录项，其录入方法是：如果该张单据是手工生成的，用户可以（1）直接手工输入供应商代码；（2）使用快捷键F7；（3）选择【查看】→【基础资料查看】或【查看】→【查看编码】，系统将弹出“核算项目－供应商”查询界面，用户查询后选择所需要的供应商信息。如果该张单据是通过关联单据生成的，则供应商代码是自动关联源单据的供应商代码，用户不能进行修改。	是
地址、纳税登记号、开户银行	是当前供应商的基础信息，系统自动取自【基础资料】，用户不能修改。	系统自动生成
源单类型	下拉框形式，提供“无”、“采购订单”、“外购入库”、“委外加工入库”、“购货发票”“销售发票”六种可选项，具体显示的项目根据业务流程设计设置的情况而定。第一次新增时默认为“空”，一旦用户使用过，则将上次所选的单据类型保存下来，下次再次新增时，能直接显示为上次使用过的类型，在“选单号”字段手工录入或F7选单时，同样默认为该种单据类型的选单。	否
选单号	供用户手工录入单据号和定位单据选单号的地方。当源单类型为"空"时进行选单操作，系统提示“请先选择选单类别”；当源单类型为非空时，用户可以直接在该字段手工录入前面所选类型的单号，也可以F7或点"查看"，调出源单类型所选的单据选单序时簿。用户在【选项】菜单中指定选单方式：返回整单或返回条目，如果选择整单则会将源单的表头和表体项目携带过来，如果选择条目，则只携带源单的表体项目。	否
业务类型	即当前采购发票是外购入库单的采购发票还是委外加工入库的采购发票。	是
采购方式	即采用哪种采购业务的处理方式，可以选择现购、赊购、直运采购、受托入库四种方式，用户根据需要选择。	是
付款日期	供用户录入此业务的付款日期。新增及关联生成时（源单无付款日期）付款日期根据单据上供应商的付款条件进行计算得到。如果源单有付款日期，则携带源单付款日期。单据上供应商无付款条件时，则付款日期默认为单据日期。	是
币别	指发票结算使用哪种货币。系统默认为本位币，用户可以修改。如果该张单据是通过关联其它单据生成的，则系统自动带出源单据币别，用户可以再进行修改。	是
汇率	即当前币别的汇率，取自币别基础资料信息，用户可以根据实际情况改为业务发生日汇率。	是
年利率	是应付款系统专用字段，反映应付款计算利息的利率，以百分比表示。	否
往来科目/贷方科目	可以由用户直接录入现金、银行存款等具体的明细科目或科目，以方便对应采购发票的账务处理。审核后的发票，该字段在核算系统中可以修改。	否
备注	即该笔业务的参考信息。用户可以手工输入备注，也可以使用【系统设置】→【基础资料】→【采购管理】→【备注资料】中录入的备注信息，即（1）直接手工输入备注代码；（2）使用快捷键F7；（3）选择【查看】→【基础资料查看】或【查看】→【查看编码】，系统将弹出“基础资料”查询窗口，用户查询后选择所需要的备注信息。	否
业务员	是指提出该笔订货业务的职员。	是
主管	是指该笔订货业务的主管人员。	否
部门	是指该笔业务所处理的部门。	是
制单	即当前单据的录入操作员，该字段用户不能设置，在单据保存后，由系统根据当前操作员自动生成，并不再随修改而改变。	系统自动生成
开票人	开出发票的人员，一般是供货单位的人员，用户根据手工输入。	系统自动生成
审核	即业务审核的操作员，用户不能设置，在业务审批人审核后，由系统根据当前操作员自动生成。	系统自动生成
审核日期	即业务审核的日期，用户不能设置，在业务审批人审核后，由系统根据当前系统日期自动生成。	系统自动生成
钩稽人	即发票钩稽的操作员，用户不能设置，在钩稽人钩稽后，由系统根据当前操作员自动生成。	系统自动生成
钩稽期间	即发票钩稽的钩稽所属期间，用户不能设置，在钩稽人钩稽后，由系统根据当前系统日期自动生成。其中，发票上对应的采购成本和税额信息的确认是由钩稽期间决定的，在哪个期间钩稽，即确认为当期成本。	系统自动生成
记账	即该将该单据生成记账凭证的人员，由于采购发票属于核算单据，因此在业务审核后需要生成凭证。该字段用户不能设置，在核算系统生成凭证时系统根据当前操作员自动生成。	系统自动生成
制单机构	制定单据的分支机构。

2.2 单据体信息

采购发票的单据体包括的默认信息介绍如表10-2：

数据项	说明	必填项（是/否）
行号	是系统标识录入条目（或称分录）的顺序的，由系统自动生成。在供应链系统中，提供使用单据号码和行号的双重标记来为物料定位。	否
物料代码	指该采购发票的物料代码，如果该张单据是通过关联生成的，则物料代码是自动关联源单据相关分录而生成的，用户也可以进行修改。	是
物料名称、规格型号	是所选物料的名称、规格型号信息，是从物料基础资料中自动取得，用户不能修改。	系统自动生成
辅助属性	指物料或商品的附加属性。首先需要在当物料或商品的属性中指定对应的辅助属性类别，并在【系统设置】→【基本资料】→【采购管理】→【物料辅助属性】中指定物料和辅助属性值的对应关系。取得的方法是：（1）如果该张单据是手工录入的，用户可以按F7或者选择【查看】→【查看编码】菜单，系统将弹出相应资料窗口供选择；（2）如果单据是关联生成的，则自动关联源单据相关分录生成，用户可修改。	否
单位	所选物料的常用计量单位，如果该张单据是通过关联生成的，则单位是自动关联源单据生成的，用户可以根据实际计量情况进行修改。	是
数量	即当前物料按当前所选单位计量的订货数量，如果该张单据是通过关联生成的，则数量是自动关联源单据相关分录而生成的，用户也可以进行修改。	是
单价	当为采购专用发票时，其代表不含税的单价，如果先录入含税单价，则根据单价＝含税单价/(1+税率)，如果先录入金额，则会根据选项决定是否倒算，如果倒算则按照单价＝金额/(1－折扣率)/数量进行倒算；当是采购普通发票，其代表的是含税的单价。	否
含税单价（专用）	普通采购发票不显示，是指当前物料的专用发票含税价格。	否
折扣率	即当前价格的折扣率，精度取系统参数中所设定的“折扣率精度”其处理、控制方式与单价一致。折扣率可以录入负值，表示实际价格高于参照价格。	否
实际含税单价	含税的实际价，当为专用发票时，按照以下公式进行计算，实际含税单价＝含税单价×（1－折扣率），用户不能修改当为普通发票时，按照以下公式计算，实际含税单价＝单价×（1－折扣率），用户不能修改	系统自动生成
金额	当发票为专用发票时，指当前物料的不含税实际金额，系统根据以下公式计算得出，用户可以修改，金额＝数量×含税单价×（1－折扣率）/(1+税率)；当发票为普通发票时，指当前物料的含税实际金额，系统根据以下公式计算得出，金额＝数量×单价×（1－折扣率），用户可以修改如果用户修改<金额>等字段，系统根据是否选择【选项】→【调整金额后倒算单价】来分别处理：如果选择，则调整金额后系统会根据金额倒算单价，否则，系统将保留修改状态，不作处理。	是
金额本位币	指当前物料的本位币金额，金额（本位币）＝金额×汇率，并且该字段不允许修改。	系统自动生成
折扣额	1) 在系统选项“折扣额计算基础”的值为“含税金额”前提下，专用发票的折扣额＝数量×含税单价×折扣率%；普通发票的折扣额＝数量×单价×折扣率%。 2) 在系统选项“折扣额计算基础”的值为“不含税金额”前提下，专用发票的折扣额＝（数量×含税单价×折扣率%）/（1+税率%）；普通发票的折扣额＝数量×单价×折扣率×（1-税率%）	系统自动生成
折扣额本位币	用本位币表示的折扣额，折扣额（本位币）＝折扣额×汇率。	系统自动生成
税率	即当前物料的增值税率或征收率（分别适用于专用发票和普通发票），录入方式是：手工新增时，专用发票根据系统选项“采购系统税率取数来源”取相应的税率；普通发票税率默认为0，允许修改；如果勾选“采购价格资料含税”时，不管订单通过哪条线关联到发票（即包括直接关联和三方关联），普通发票均携带订单上的税率，专用发票如果取不到订单税率，则取系统预设的税率；如果不勾选“采购价格资料含税”，不管订单通过哪条线关联到发票（即包括直接关联和三方关联），普通发票均不携带订单税率，专用发票如果取不到订单税率，则取系统预设的税率；发票关联其它非订单单据生成，依据“采购系统税率取数来源”取税率	否
税额（专用）	指专用发票中的增值税额，系统根据以下公式计算得出，用户可以修改；税额＝数量×含税单价×（1－折扣率）/(1+税率)×税率	否
税额本位币（专用）	指专用发票中按本位币显示的增值税额，税额（本位币）＝税额×汇率，并且该字段不允许修改；	系统自动生成
可抵扣税额（普通）	指普通发票中的增值税额，系统根据以下公式计算得出，用户可以修改；税额＝数量×单价×（1－折扣率）×税率	是
可抵扣税额本位币（普通）	指普通发票中按本位币显示的增值税额，可抵扣税额（本位币）=可抵扣税额×汇率，并且该字段不允许修改；	系统自动生成
不含税金额（普通）	指普通发票中的不含税金额，系统根据以下公式计算得出，用户可以修改；不含税金额＝金额－可抵扣税额	系统自动生成
不含税金额本位币（普通）	指普通发票中按本位币显示的不含税金额，不含税金额（本位币）＝金额（本位币）－可抵扣税额（本位币），并且该字段不允许修改；	系统自动生成
价税合计（专用）	指专用发票中的金额和增值税额的合计数，系统根据下列公式计算得出，用户不能修改。价税合计＝金额＋税额	系统自动生成
价税合计本位币（专用）	指专用发票中按本位币显示的金额和增值税额的合计数，价税合计（本位币）＝金额（本位币）＋税额（本位币），并且该字段不允许修改；	系统自动生成
应计成本费用（本位币）	采购该笔物料发生的各种计入成本费用，存货核算时将费用发票的不含税金额分摊入采购发票的应计费用。用户不需要手工录入，录入仅供费用分摊后在单据间进行调整。	否
不计成本费用（本位币）	采购该笔物料发生的各种不计入成本费用，入库核算时，不计成本费用不参与入库成本核算过程。	否
运费税金（本位币）	指费用（包括计入成本费用和不计入成本费用）对应的税金。	否
订单单价	指三方关联或直接从订单关联时，从订单上关联过来的订单单价，订单单价=三方关联订单的单价×（1—折扣率）。订单为含税价时，订单单价和专用发票的含税价一致；订单为不含税价时，订单单价和专用发票的不含税价一致。多张入库单生成一张发票，订单单价升级为0。	系统自动生成
源单单号	通过选单关联录入时的源单单号。用户在表头选单后，系统将用户所选单据的单号携带到表体相应的分录上。	系统自动生成
订单单号	用户在表头选单后，如果该单为订单，则除了记录源单单号外，还需订单单号单独携带到表体相应分录上的该字段。如果为上游单据为非订单（外购入库单、委外入库单、原发票号），并且上游单据的订单单号非空，则需要将订单单号的值携带到相关分录上的“订单单号”字段上。	系统自动生成
已钩稽数量	指该物料与外购入库单已经钩稽的数量。	系统自动生成
已钩稽金额	指该物料与外购入库单已经钩稽的金额。	系统自动生成
本期钩稽数量	指该物料本期与外购入库单已经钩稽的数量。	系统自动生成
本期钩稽金额	指该物料本期与外购入库单已经钩稽的数量。	系统自动生成
整单折前金额	启用整单折扣后发票上该字段可见，支持手工录入。	是
整单折前金额(本位币)	启用整单折扣后发票上有此字段，锁定并隐藏。	否
整单折前不含税金额	启用整单折扣后普通发票上该字段可见，锁定不允许编辑。	否
整单折前不含税金额(本位币)	启用整单折扣后普通发票上有此字段，锁定并隐藏。	否
整单折前价税合计	启用整单折扣后专用发票上该字段可见，锁定不允许编辑。	否
整单折前价税合计(本位币)	启用整单折扣后专用发票上有此字段，锁定并隐藏。	否
整单折扣分配额	启用整单折扣后上该字段可见，锁定不允许编辑。为整单折扣额分配到发票分录上的值	否
整单折扣分配额(本位币)	启用整单折扣后发票上有此字段，锁定并隐藏。	否

表10-2

注意：

新增了费用发票的单据形式后，采购发票中的“应计费用”和“运费税金”两个字段必须通过采购发票与费用发票一起和入库单钩稽后，再核算回填才有效，用户手工录入的该两个字段的金额核算时不会生成其他应付单，生成凭证时借贷也会不平。

2.3 录入方法

手工新增

手工录入就是整张单据由手工生成，不需要借助其它单据或其它系统信息。手工录入信息和录入方法可以参见前面介绍。录入完毕，使用（1）使用工具条上的【保存】；（2）选择【文件】→【保存】；（3）直接使用快捷键Ctrl+S，就可以实现保存录入信息的功能。如果用户录入不完整、或者录入非法信息，系统会随时给予提示，用户按照提示进行处理即可。

在保存时，系统根据用户的相关选项会给予一系列的处理：

如果用户在系统选项中选择了<应收应付系统未结束初始化，则业务系统发票不允许保存>选项，则应付款系统不启用就不允许供应链采购系统保存发票。若不需要与应收应付保持同步，则可不选中该选项。

如果用户在系统选项中选择了<采购最高限价预警>，则系统会检查每条物料的净价是否超过最高限价，并给予相应提示。

在保存的当前单据上，用户才能执行修改功能，修改后，即时保存即可。

如果用户在单据上选择了<调整金额不倒算单价>，单价和税额字段不会进行重新计算。

关联生成

在【业务处理】模块的所有单据，只能实现单据的上拉式关联，即在相关关联的目标单据及目标单据序时簿上，显示选中的关联关系所对应的源单据号码，供用户选择相关的源单据来生成该目标单据。

蓝字采购发票可以通过关联采购订单、蓝字外购入库单、蓝字委外加工入库单、销售发票生成；红字采购发票可以通过关联采购订单、红字外购入库单和蓝字采购发票生成，此时都要求源单已审核但是未完全关联完毕。

入库单选单物料合并

如果用户在采购发票新增界面上选择【选项】→【入库单选单物料合并】则采购发票关联多张外购入库单生成时，提供合并源单的功能。具体的合并依据可以选择【选项】→【入库单选单物料合并选项】进行设置。在设置界面，用户可以设置合并的条件、合并后的单价来源、合并后的常用计量单位取值。

合并条件提供相同物料代码、相同辅助属性、相同单价三个选项，由用户依据需要组合成选单时物料合并的条件，其中“相同物料代码”是必选项，不允许修改，即基本的合并条件为相同物料代码；其它另外二个选项默认不选中，允许修改；

合并后的常用计量单位取值取基本计量单位、取采购系统常用计量单位两种选项。

合并后的单价来源包括“默认取第一条物料单价”和“金额合并后倒算单价”两个选项。如果选“默认取第一条物料单价”，发票选入库单生成时，对于多张入库单依据合并条件合并后，发票上的单价取源头单据上对应物料的第一条分录价格；如果发票上的单位取默认的基本计量单位，则合并生成后的数量应是基本计量单位对应的数量和；如果发票上的单位取物料属性中设置的采购系统常用计量单位，则合并生成后的数量是按常用计量单位换算过的数量和；

如果选“金额合并后倒算单价”，发票选入库单生成时，对于多张入库单依据合并条件合并后，发票上的采购金额取参与合并的各分录采购金额之和，发票上的金额取参与合并的各分录金额之和，单价依据金额/数量倒算得出；如果发票上的单位取默认的基本计量单位，则合并生成后的数量是按基本计量单位换算过的数量和；如果发票上的单位取物料属性中设置的采购系统常用计量单位，则合并生成后的数量是按常用计量单位换算过的数量和。

注意：

如果关联外购入库单时，分录进行合并的话，则相应分录的源单单号和源单行号只能取到合并中的第一行分录的值。

单据复制

单据具体复制的操作请参见公用功能中的“单据公用功能”部分。

2.4 连属单据的处理

在采购发票的界面，可以对其连属单据——费用发票进行录入、修改和查询等业务处理。

连属单据：是KIS供应链系统中引入的一种单据关系定义。当两种单据之间不属于关联关系、同样也不属于钩稽关系，甚至单据头、单据体都部分或完全不同，但两者之间存在着从属或相关关系，就称之为连属单据。这种单据关系就相当于一个将两种单据夹在一起的活页夹。

在采购系统中，采购发票和费用发票形成连属单据，是解决在采购物料的过程中发生的运输费、税金等需计入采购成本的采购费用的录入，以便发票审核将费用发票一起审核。具体处理方式如下。

费用发票处理

在已保存的采购发票界面上，选择【查看】→【费用发票】，系统将调出一张空白的费用发票录入界面。其中，如果当前采购发票为蓝字单据，则费用发票也为蓝字单据；如果当前采购发票为红字单据，则费用发票也为红字单据。

在调出的费用发票上，已录入自动填入连属单据号码，即为当前采购发票的单据号；另外还自动带入供应商信息。用户根据实际情况录入其它业务信息，然后保存。

连属单据对应查询

1、在采购发票上可以查询已存在的费用发票，方法仍是选择【查看】→【费用发票】，调出该单据后，还可以执行修改、审核与反审核、作废与反作废等功能。

2、在费用发票上返回采购发票，方法是选择【查看】→【采购发票】，调出该单据后，还可以执行修改、审核与反审核、作废与反作废等功能。

该功能使用户不使用单据序时簿功能，就可以相互查询连属单据。

2.5 核心业务三方关联

针对采购发票的价格信息处理，系统提供了完善的采购核心业务的三方关联处理功能，综合外购入库单的数量信息和订单的价格信息来完成采购发票的关联，以保证业务处理的完整、合理性。

核心业务三方关联，是指在采购和销售业务处理中，“订单→出、入库单→发票”组成业务系统的核心单据，当形成业务流程、传递关联时会综合出、入库单的数量信息和订单的价格信息来完成发票的关联。即当发票关联出、入库单生成时，发票除了取得出、入库单上的数量信息之外，还要从该出、入库单所关联的订单上取得订单价格信息。

三方关联功能针对企业中具有的普遍业务需求。对于发票的业务流程设计是既要从入库单据中取得数量信息，也要从采购订单中取得订单价格信息，所以供应链系统实现“采购订单—外购入库单—发票”核心业务的综合管理，对该功能予以完整体现。

三方关联标志着业务关联方式已经是由单据之间一对一的信息传递方法完善为多对一的间接信息传递方法，即通过业务单据之间的间接关联关系来实现业务流程的严密、丰富。这一质的变化使得应用流程变得更丰富多样，更大程度地满足用户的需求。

该功能的具体描述是：当采购发票通过关联外购入库单而新增时，则发票除了取得外购入库单上的数量信息之外，还要从该入库单所关联的采购订单上取得订单价格信息。也就是说，为了紧密采购核心单据——订单、入库单和发票之间的关系，发票要从订单和入库单两方面取得其价格信息和数量信息，具体涉及的路线包括：

如果通过“采购订单→外购入库单（包括红、蓝字）→采购发票”的流程来生成采购发票，则该张发票的数量信息取自与其直接关联的外购入库单，而价格信息取自与其间接关联的采购订单。

如果通过“采购订单→收料通知单→外购入库单→采购发票” 的流程来生成采购发票，则该张发票的数量信息取自与其直接关联的外购入库单，而价格信息取自与其间接关联的采购订单。

如果通过“收（退）料通知单→外购入库单（包括红、蓝字）→采购发票” 的流程来生成采购发票，则该张发票的数量信息取自与其直接关联的外购入库单，而价格信息取自与其间接关联的收（退）料通知单。

2.6 关联时的单价处理规则

关联时单价的携带规则请参见采购价格管理中的“单据关联时采购价格的获取”部分。

2.7 发票和应付系统的发票的关系

1、赊购的采购发票保存时传递为应付系统的发票，现购的采购发票如果选项：现购发票（费用发票）不传递到应付款系统选中，则不传递到应付系统，如果选项：现购发票（费用发票）不传递到应付款系统不选中，则和赊购的采购发票一样，保存时传递到应付系统的发票；

2、采购发票审核和反审核时会同时审核应付系统的发票，由于采购新增的发票在应付系统可以单独审核但不能反审核，在发票审核时，如果应付系统的发票已经审核，则只审核采购发票，反审核时不管应付系统的发票的审核人和反审核人是否为同一人，只判断采购发票的审核人和反审核人是否为同一人，一起进行反审核；

3、采购发票反审核时，如果应付系统的发票已经审核并核销，由于应付系统不管选项未审核的发票可以核销是否选中，一律不允许反审核，因此将不能反审核发票。

4、采购发票修改、删除、作废时需要检查应付系统的发票是否已经审核、已经核销，如果已经审核或者已经核销，则该发票不能修改、删除、作废；

5、采购发票删除时需要删除应付系统的发票，修改后保存也需要将修改的数据传递到应付系统的发票上；

6、作废发票时需要删除应付系统的发票，反作废时重新传递到应付系统的发票；

2.8 审核与反审核

在KIS供应链系统中，提供单据审核和反审核功能。如果本单据在【多级审核管理】中不设置进行多级审核，则审核和反审核指的都是业务审核；如果该张单据要进行多级审核，则审核和反审核包括业务审核和形式审核等其它审核与反审核。

采购发票和其它的非业务审核、反审核的处理与其它单据一致，审核就是在当前发票界面、新增并保存了一张单据后，（1）单击工具条上的【审核】；（2）选择【查看】→【审核】；（3）直接使用快捷键F4，系统会自动审核该张单据，并给予相应提示信息；另外，对已审核的发票选择【查看】→【反审核】、或者直接使用快捷键Shift+F4，系统会自动反审核该发票，并给予相应提示。

另外在发票序时簿上，也可以进行发票的审核、反审核操作。方法是：（1）单击工具条上的【审核】；（2）选择【编辑】→【审核】；（3）直接使用快捷键F4；（4）在右键菜单中选择【审核】来进行审核。

2.9 钩稽与反钩稽

对于采购发票，钩稽是发票与入库单确认的标志，是核算入库成本的依据。已钩稽的发票才可以执行入库核算、根据凭证模板生成记账凭证等操作，无论是本期或以前期间的发票，钩稽后都作为当期发票来核算成本。

采购发票钩稽就是在当前发票界面、新增保存并且审核了一张单据后，（1）单击工具条上的【钩稽】；（2）选择【查看】→【钩稽】；系统会自动钩稽该张单据，并给予相应提示信息；另外，对已钩稽的发票选择【查看】→【反钩稽】，系统会自动反钩稽该发票，并给予相应提示。

另外在发票序时簿上，也可以进行发票的钩稽、反钩稽操作。方法是：（1）单击工具条上的【钩稽】；（2）选择【编辑】→【钩稽】；（3）在右键菜单中选择【钩稽】来进行钩稽，

在“钩稽”界面，用户还可以根据操作习惯调整栏位位置及显示与否。方法是：选择【文件】→【显示隐藏列】→【**单据】，在调出的显示隐藏列界面，用户可以通过选中所需字段前面的对勾来设置相关单据在钩稽界面的显示列，通过修改所需字段的显示宽度值来设置其在钩稽界面的显示宽度，在退出“钩稽”界面用户的这些设置将会被保存下来，以便下次进入“钩稽”界面，系统能自动按上次的用户设定进行显示。

另外用户在“钩稽”界面直接对字段宽度进行的拖动调整也会在退出时被保存下来，并直接更新到显示隐藏列的设置表中，建议用户对所显示列的宽度设置可以直接在界面上通过手工拖动来进行，这样会更方便。

显示隐藏列的界面如图10-3：

图10-3

下面详细介绍钩稽及反钩稽的具体操作方法：

发票钩稽

在供应链系统中，一张采购发票可以与多张外购入库单、多张费用发票钩稽，多张发票也可以与一张外购入库单、一张费用发票钩稽，同样，多张采购发票可以与多张外购入库单、多张费用发票钩稽。

发票类型为委外加工类型时，进入采购发票钩稽－委外入库的钩稽和反钩稽界面，在该界面，发票只能选择委外入库类型的发票，入库单只能选择委外加工入库单；如果发票类型为外购入库类型时，进入采购发票钩稽－外购入库的钩稽和反钩稽界面，发票只能选择外购入库类型的发票，入库单只能选择外购入库单。

采购发票可以进行钩稽的条件

如果系统选项 “允许钩稽以后期间单据”选中，则所有期间的发票均可钩稽，否则只允许钩稽当期或以前期间的采购发票。

发票必须为已业务审核、未完全钩稽的发票；

钩稽人必须具有采购发票的钩稽权限。

采购发票与入库单及费用发票的钩稽条件

采购发票和外购入库单钩稽的条件是：

（1）两者供应商相同，

（2）两者单据状态必须是已审核、尚未完全钩稽（即钩稽状态是部分钩稽或未钩稽）；

（3）对于受托入库采购方式的单据钩稽时，两者的采购方式必须一致；

（4）对于委外加工类型的入库单进行钩稽时，两者的业务类型必须一致；

（5）如果系统选项“允许钩稽以后期间单据”未选中，单据或采购发票两者都必须是以前期间或当期的单据，否则，前期、当期和以后期间的单据均可钩稽；

（6）两者的物料、辅助属性、本次钩稽数量必须一致；

能够和采购发票一起钩稽的费用发票为：本期或前期的已审核、未钩稽的费用发票。

手工钩稽的操作

1、采购发票的钩稽界面

当在发票上执行钩稽操作时，系统会弹出 “钩稽”界面，如图10-4：

图10-4

该界面上左方显示当前所选采购发票，下方显示外购入库单。在该界面，系统提供自动和手工选择外购入库单的功能，并有相应的选单工具。在该界面上右方有费用发票按钮，点击该按钮显示当前采购发票连属的费用发票，在该界面，系统提供手工选择费用发票的功能。

注意：

1、当选中“采购系统支持部分钩稽”时，则界面上的未钩稽数量可以手工修改；当没有选中以上选项时，则界面上的未钩稽数量不能修改，默认为单据的全部数量；

2、即使选中“采购系统支持部分钩稽”，当发票的采购方式为委外加工时，委外加工入库单和发票的也不支持部分钩稽，而只能全部钩稽，即本次钩稽数量不能录入，默认为单据的全部数量；

下面将逐一介绍“钩稽”界面的按钮及重要选项。

2、钩稽界面按钮

（1）【发票】与F8

“钩稽”界面上的【发票】与【查看】菜单下的【选择发票】及快捷键F8执行都是同一操作，选择其他发票来和当前的发票一起作为一组来进行钩稽，即按照钩稽界面上的供应商将符合钩稽条件的相同供应商的采购发票过滤出来，在该发票过滤界面可以选择多张单据返回。

（2）【重选】与F7

“钩稽”界面上的【重选】与【文件】菜单下的【重新选择】及快捷键F7执行都是同一操作，重新选择一张发票来钩稽，即过滤出所有符合条件的采购发票，在该发票过滤界面不能选择多张单据返回。

（3）【单据】与F9

“钩稽”界面上的【单据】与【查看】菜单下的【选择单据】及快捷键F9执行都是同一操作，重新选择与当前发票供应商相匹配的入库单，即过滤出所有符合条件的外购入库单，在该入库单过滤界面可选择多张单据返回。

系统允许和发票钩稽的入库单包括：与所选采购发票供应商相同，物料匹配的已钩稽、尚未钩稽、且日期不为以后期间的外购入库。

（4）【费用】

“钩稽”界面上的【费用】与【查看】菜单下的【选择费用发票】是选取可以与采购发票一起钩稽的费用发票。费用发票的供应商可以和采购发票不一致，但必须是本期或前期的未钩稽、已审核的费用发票。

如果采购发票有连属生成的费用发票，或者参与钩稽的委外加工入库单有连属生成的费用发票，在钩稽该张发票时，系统会自动将其连属的本期的费用发票带出。

注意：

1. 采购发票中的<应计费用>和<运费税金>两个字段需要通过采购发票、费用发票一起和入库单钩稽后，再核算回填。如果用户手工录入的该两个字段的金额，并且该张采购发票没有和费用发票一起钩稽，生成凭证时会提示借贷不平。

2. 如果用户在费用分配后需要调节分配到采购发票的应计费用，只需要手工修改采购发票的应计费用和运费税金，但需要保证修改后的应计费用和运费税金与费用发票的金额保持一致，否则生成凭证时会提示借贷不平；

3. 用户也可以在采购发票上手工录入的<应计费用>和<运费税金>两个字段的金额，只要保证应计费用和运费税金与核销的费用发票的总金额保持一致，这样不进行费用分配，只进行核算，也可以生成凭证。

4. 委外加工的加工费更改为由采购发票录入后，核算后填入的加工费和税额包括钩稽的采购发票和费用发票的金额和税额。

（5）【删除】

在发票钩稽界面，单击【删除】时，可以将当前光标所在行的单据从钩稽界面上清除掉。如果再需要所删除的单，只能通过重选。

（6）【清空】

在“发票钩稽”界面，单击【清空】时，可以将“钩稽”界面所有的采购发票、外购入库单及费用发票全部从当前界面删除。

（7）【钩稽】

在“钩稽”界面，选单完毕后，单击工具栏上【钩稽】、选择【编辑】→【钩稽】，系统会钩稽发票并将发票与对应入库单钩稽，并提示成功。钩稽后可以退出钩稽界面、也可以继续钩稽。

2、钩稽界面的选项

（1）自动选择单据

如果选中<自动选择单据>选项，在“采购发票”单击【钩稽】或在“钩稽”界面重取发票返回后，系统会自动搜寻出与所选发票供应商相同，物料匹配的已审核、尚未钩稽、且日期不为以后期间的外购入库单显示在钩稽的下界面。注意，外购入库单可以为已记账的单据。

采购发票钩稽时费用发票的自动带出不受选项<自动选择单据>的影响，该选项只对外购入库单起作用。

（2）选择关联单据

如选择<选择关联单据>选项，在“采购发票”界面单击【钩稽】或在“钩稽”界面重取发票返回后，系统会自动搜寻出与所选发票关联的入库单显示在钩稽的下界面，而不再将所有符合该张发票钩稽条件的入库单都过滤出来，可以缩小钩稽时自动选单的范围。如果找不到发票对应的上游关联单据，系统会自动再去找该张发票所下推生成的入库单。

举例：

如果发票A是选择WIN1，WIN2，WIN2三张入库单同时关联生成的，那么在钩稽时，如果选中这个选项，再选择发票A，系统会将WIN1、WIN2、WIN3三张入库单列在下界面，而不再去找其他匹配发票A的入库单；如果发票A没有通过上拉入库单生成，而是直接下推生成了入库单WIN4，系统在找不到其上游入库单的情况下，则会将记录了该发票号的下游单据WIN4列在下界面。

该选项与<自动选择单据>选项不能同时被选中，即如果选择其中一个，另外一个应不再可选，但可以同时不选。如果该选项与<自动选择单据>选项都未选中，则采购发票点钩稽后，系统则不会再去搜索与发票匹配的入库单，钩稽界面的下界面显示为空。

注意：

用户已进入了“钩稽”界面，在<选择关联单据>、<自动选择单据>两个选项之间切换时，系统不会自动按相应规则再去更新下界面的入库单数据，只有通过F7再重新选择一次发票或下次再进入钩稽界面，系统才会按相应的规则取相关的入库单。

（3）选项“默认列宽”

【查看】菜单下的【默认列宽】可以将“钩稽”界面各列的长度调整为系统预设的列宽，即0.5英寸。

（4）参数选项

在采购发票钩稽界面，【查看】菜单【钩稽数量】选项下有“取未钩稽数量”，“默认为零”，“按日期顺序取钩稽数量”三个参数单选项，当系统设置-采购管理-系统设置中的参数选项“采购系统支持部分钩稽”未勾选时，钩稽界面的“按日期顺序取钩稽数量”选项菜单为不可见；否则，为可见。

当采购系统支持部分钩稽时：

【系统设置】-【采购管理】-【系统设置】中的参数选项“与入库单相关联的采购发票钩稽时自动钩稽”钩选时，如果采购发票有关联的外购入库单，则自动进行钩稽，不弹出钩稽界面；如果发票没有关联的外购入库单，则弹出钩稽界面，“钩稽数量”选项可选择：“取未钩稽数量”，“默认为零”，“按日期顺序取钩稽数量”。如果选择“按日期顺序取钩稽数量”，那么加载后入库按日期顺序排列，将发票上的本次钩稽数量，按入库单日期顺序和入库单的未钩稽数量，依次分配到入库单的本次钩稽数量，没有分配到的入库单本次钩稽数量为0，采购发票没有找到对应入库单进行钩稽分配本次钩稽数量也为0。

【系统设置】-【采购管理】-【系统设置】中的参数选项“与入库单相关联的采购发票钩稽时自动钩稽”不勾选时，无论采购发票有无关联的外购入库单都弹出钩稽界面。“钩稽数量”选项可选择：“取未钩稽数量”，“默认为零”，“按日期顺序取钩稽数量”。如果选择“按日期顺序取钩稽数量”，那么加载后入库单按日期顺序排列，将发票上的本次钩稽数量，按入库单日期顺序和入库单的未钩稽数量，依次分配到入库单的本次钩稽数量，没有分配到的入库单本次钩稽数量为0，采购发票没有找到对应入库单进行钩稽分配本次钩稽数量也为0。

发票反钩稽

如果在钩稽之后发现原来的钩稽有误，或者需要对已经钩稽的单据进行修改，则可以执行反钩稽操作。

反钩稽的判断条件

1、只有是某一组钩稽记录（一组记录的钩稽序号是一致的）的钩稽人才能对该组钩稽记录执行反钩稽操作。

2、反钩稽时只能反钩稽钩稽期间为本期的发票，钩稽期间为以前期间的发票不能反钩稽；已经记账的发票不能反钩稽。

3、如果暂估凭证冲回方式为单到冲回方式，且采购发票对应的外购入库单在当前已经生成冲回凭证，采购发票不能反钩稽，必须删除对应的暂估冲回凭证后，才能反钩稽。

4、反钩稽人必须具有相应的权限（钩稽的权限）。

反钩稽的处理

反钩稽可以在采购发票序时簿进行，也可以通过先查询钩稽日志，然后选择相应的钩稽日志进行反钩稽。

通过选择【采购管理】→【结算】→【采购发票－钩稽/补充钩稽】进入采购发票的序时簿，选中一张钩稽期间为本期的发票后，点编辑菜单下的【反钩稽】即可以进行反钩稽。如果该采购发票只有一组钩稽日志，即一次就全部钩稽完成，并且采购发票符合反钩稽的条件，系统会反钩稽所选采购发票，并同时解除其与所钩稽的入库单及费用发票的钩稽关系。如果该采购发票对应多组钩稽序号（即进行了多次部分钩稽），则在反钩稽时，系统会先弹出该发票的钩稽日志，让用户选择所要钩稽的部分，然后系统只反钩稽用户选择的钩稽序号对应的钩稽记录，而不会全部反钩稽。

在钩稽日志序时簿中可以查询钩稽的单据序号、供应商、物料、钩稽数量和钩稽金额等信息。如果采购发票分次进行钩稽，则一张采购发票会显示不同的钩稽号。用户可以选中一组钩稽号中的任何一条记录，点击【重选】或者选择【编辑】→【反钩稽】进行反钩稽。反钩稽时，如果符合反钩稽条件，则系统会将将钩稽序号相同的单据一起反钩稽。

如果该组钩稽单据经过核算，已生成了暂估补差单，则反钩稽发票时，系统会自动删除所生成的暂估补差单。

自动钩稽

自动钩稽是简化发票与单据钩稽的重要方法，详见下面的描述。

自动钩稽

在【系统设置】→【系统设置】→【采购系统】→【采购系统选项】中，有<与入库单相关联的采购发票钩稽时自动钩稽>选项。如果选择该选项，则当采购发票是关联外购入库单据关联时，只要符合钩稽条件，系统在发票钩稽时直接在内部完成自动钩稽。如果不选择该选项，则无论发票采用哪种方式生成，系统在发票钩稽时统一调出单据钩稽界面，由用户自行选择单据进行手工钩稽。系统默认为不选中。

当发票与一张或多张入库单据关联时，如果发票与所关联的入库单的物料及数量均相符，对该发票钩稽时，系统不再调出发票和出、入库单的钩稽界面、由用户手工钩稽单据，而是直接在内部完成自动钩稽，然后给出“发票钩稽成功”的提示。

自动钩稽时钩稽的判断条件与非自动钩稽时一致，如果不符合发票的钩稽条件，系统会给出相应不成功的理由，然后再调出“钩稽”界面，供用户进行手工钩稽。

在发票自动钩稽时，如果发票存在连属的费用发票，或者自动钩稽中的委外加工入库单存在连属的费用发票，只要该费用发票符合钩稽的条件，则钩稽时自动将费用发票一起钩稽。

自动反钩稽

选中系统选项<与入库单相关联的采购发票钩稽时自动钩稽>后，采购发票反钩稽时可以实现自动反钩稽。只要是符合反钩稽条件的发票，单击【反钩稽】后，不再弹出“反钩稽”界面，直接反钩稽成功，并给予用户“反钩稽发票成功”的提示。

费用发票补充钩稽与反补充钩稽

补充钩稽

补充钩稽可以在采购发票的序时簿或者是采购发票的钩稽日志中进行。采购发票进行补充钩稽的条件：

1、相应的发票必须已经钩稽（包括部分或全部钩稽）

2、相应的发票的钩稽期间为以前期间或当前期间（包括当前期间进行的补充钩稽），当期期间钩稽的但已经生成凭证的发票不能再进行补充钩稽；

在发票的序时簿选择已经钩稽的发票，点击【编辑】→【补充钩稽】或者直接【补充钩稽】就可以进行补充钩稽。如果该采购发票只有一组钩稽日志，即一次就全部钩稽完成或只进行了一次部分钩稽，并且采购发票符合补充钩稽的条件，系统会直接针对该组钩稽单据进行补充钩稽。如果该采购发票对应多组钩稽序号（即进行了多次部分钩稽），则在补充钩稽时，系统会先弹出该发票的钩稽日志，让用户选择所要补充钩稽的钩稽序号，然后系统只对用户选择的钩稽序号对应的钩稽单据进行补充钩稽。

用户还可以通过选择【采购管理】→【结算】→【采购发票－钩稽日志】进入钩稽日志序时簿，先确定需要补充钩稽的采购发票对应的具体的钩稽组（同一个钩稽序号），然后针对该钩稽组进行补充钩稽。

发票补充钩稽不需要判断发票和费用发票的供货单位是否相同，金额的方向是否一致，只要费用发票已经进行了业务级次的审核就可以进行钩稽，并且也不再判断发票的供货单位、物料、数量和入库单是否一致；

钩稽完成后，采购发票的钩稽期间不进行改变，原来参与钩稽的费用发票的钩稽期间也不进行更改，只是更改增加选择新的参与钩稽的费用发票的钩稽标志和钩稽期间；

反补充钩稽

反补充钩稽的费用发票需要满足的条件：（1）钩稽单据中有费用发票参与钩稽或补充钩稽；（2）钩稽人和反钩稽人必须一致；（3）钩稽期间为当前期间（4）未生成凭证。如果一组钩稽单据中有多张费用发票时，只要有一张费用发票符合以上条件也允许反补充钩稽，即允许部分反补钩；

在采购发票序时簿或者采购发票钩稽日志序时簿中点击反补充钩稽菜单时，不管发票是否是进行过补充钩稽，只要存在当期的和发票一起钩稽的费用发票，则将钩稽期间为当期且未生成凭证的费用发票进行反钩稽，但发票和出库单不进行反钩稽。

补充钩稽的费用发票和入库成本调整单的关系

对以前期间钩稽的发票进行补充钩稽的费用发票在外购入库核算处进行费用分配并且核算后会生成一张入库成本调整单，并且在入库成本调整单生成凭证时会将凭证号对应写入费用发票上。

如果入库成本调整单已经生成凭证，再不允许费用发票反补充钩稽，而必须先删除凭证后才能反补充钩稽，并且在费用发票反补充钩稽时，会删除对应的入库成本调整单。