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许多大型企业的租赁业务仍使用Excel进行账务处理，经常面临租赁合同数据分散易丢失、计算效率低、合同数据更新滞后等问题，那么如何提高租赁业务的账务处理效率呢？

别着急，本期文章为大家带来某医药连锁企业租赁业务的核算管理实践案例，通过实行金蝶云·星瀚的固定资产-租赁管理解决方案，实现租赁业务的全生命周期核算管理，提升企业管理效率。

撰稿人：金蝶-周慧君/王昀

一、业务背景

（一）客户现状

Y公司是全国超大型的医药连锁企业，核心业务是医药连锁经营，旗下拥有40+家分子公司，分管9000+家实体门店，线下经营场所需求量大，常会采用租赁或自持获得场地使用权，并且经营场所需要选人流量大、地段繁华的区域，场地变更具有一定灵活性，采用购买或自建场地会有投入过高及资金效率低的问题，因此租赁经营场所是Y公司的最佳选择。

从2021年1月1日开始，作为承租方的Y公司，需按企业新租赁会计准则CAS21的要求核算租入资产；

新签房屋租赁合同租赁期不超过12个月（含）的租赁业务视同为短期租赁（短期和低价值资产豁免核算），在租赁期内各个期间按照直线法或其他系统合理的方法计入相关资产成本或当期损益；

房屋租赁合同租赁期超过12个月的租赁业务，按新准则规定确认使用权资产和租赁负债，并在后续期间对租赁资产计提折旧、摊销租赁利息、结算租金。

Y公司的租赁合同以往通过线下Excel进行管理，合同数量将近11,000多份，业务人员通过办公系统进行租赁业务处理，财务人员通过线下Excel表格计算使用权资产、租赁负债初始确认与后续计量的数据，在核算系统中手工完成相关的账务处理，承担了大量的手工处理工作。这种处理方式业财分离，数据准确性与及时性较难保障，租赁合同信息相对滞后。

因此，用户急需租赁合同统一管理平台，记录合同的基本信息、付款规则、财务信息，系统根据录入的业务信息自动计算并记账，同时支持条款变更等特殊场景处理，并自动生成租金付款计划进行租金付款，改变以往手工处理记账及分析的应用模式。

（二）业务场景及量化需求描述

1、合同录入及初始确认：业务人员根据已签订合同录入基本信息、付款规则后，财务审批合同起始日、付款规则是否录入正确，计算租赁期/免租期/适用租赁期时，不足一个月时需计算为一个月，系统根据租赁合同租金、付款日等关键字段，按新租赁准则核算要求，自动计算合同财务核算入账所需项目及金额，并完成卡片管理及生成凭证；

2、租赁负债摊销与计息：系统根据付款计划、付款日等关键字段，自动确认使用权资产、租赁负债初始计量，计算每月需摊销的未确认融资费用，月末结账时计提利息凭证；

3、使用权资产折旧：使用权资产初始计量后，每月定期进行折旧摊销；

4、租金结算管理：支持租金付款管理，包括付款提醒及自动记账，支持合同租金到期时自动推送下游单据进行房租支付，同时需支持房租到票管理，管理发票是否到达，并生成发票进度清单，统计各合同取得发票的情况，进行发票追踪管理；

5、租赁合同变更：合同条款发生变化时，如存在租金降租、租期变更等情况，支持变更历史未付款期间的付款计划，进行差错变更、追溯调整，系统可按照租赁新准则要求进行结果重算及调整凭证生成，同时对应的资产卡片也需同步变更，影响后续折旧计量；

6、租赁合同终止：需支持合同到期提醒，租赁合同提前/到期终止时，自动计算合同终止后的数据并进行相应账务处理；

7、租赁报表需求：系统依据合同条款生成管理报表，如门店租金付款计划类报表、新旧租赁准则租金对照报表（通过新旧租赁准则计算核算组织下各成本中心每月的租金费用，用于核查递延所得税差异计算、检验合同准确性以及经营性分析）、租赁清单报告等；

8、敏感信息保密需求：房东信息、租赁合同属于商业敏感数据，Y公司要求房屋租赁类供应商仅对部分人可见。目前用户组织结构为公司-分部-区域-后台部门&门店，租赁合同按分部管理，各分部之间租赁合同需进行隔离，需控制不可查看非本分部管理的租赁合同；

9、合同对应多房东场景：签订租赁合同时存在多房东场景，如出租方存在多人拥有房屋产权，需在租赁合同按是否收款人维护相应的房屋租赁类供应商，按合同签订条款对不同房东进行房租支付。同时，因门店数量过多，为避免房东重名导致付错租金的情况，租赁合同房东信息维护、以及下推租金付款时，需按房屋租赁类供应商与门店的映射关系，控制可选供应商范围；

10、租赁合同到期提醒：需有消息提醒功能，付款计划到期付款前需提醒业务人员及时进行租金付款；合同到期前需提醒业务人员及时处理后续业务。

（三）客户痛点

1、无统一管理平台：Y公司强调租赁合同全过程管理，但没有一个关于租赁合同录入及管理的信息系统，各门店合同信息采用EXCEL表格进行登记管理，数据分散容易丢失，不具备数据分析及运用条件；

2、新租赁准则核算复杂：新准则核算要求下，Y公司承租业务会计核算较之前发生重大变化，过程中涉及大量的现值换算、摊销计算、租赁变更等复杂环节，现阶段通过EXCEL表格人工计算管理的模式效率极低，容易出现管理混乱或遗漏；

3、业财数据分离：

• 租赁合同的台账、房屋租赁类供应商信息由业务人员管理，与财务人员进行核算的数据分离，租赁合同条款信息变更后，并未将变更信息及时同步给财务人员进行核算，两者数据存在信息不对等的情况；

• Y公司的租赁合同在核算系统中仅作为卡片管理，但租赁合同变更影响使用权资产、租赁负债科目的后续计量，Y公司通过线下Excel表格计算数据并手工记账，变更数据并未体现在对应核算系统的资产卡片中，导致使用权资产折旧数据不准确，每年需通过审计调账解决。

（四）客户诉求与期望

1、租赁合同信息管理系统化：租赁合同信息登记管理由线下表格方式调整为系统作业，支持前端业务人员录入租赁合同条款信息后，按CAS21租赁准则核算及管理要求确认使用权资产、租赁负债初始计量及后续摊销并自动记账，支持租金、租赁期等条款变更的特殊租赁变更处理场景，提高核算效率及准确率，合同信息互享互用；

2、租赁合同会计核算自动化：租赁合同新增、变更、终止等业务根据实际场景自动折现计算并记账，同时联动租赁资产卡片的新增、变更、终止全生命周期管理，使用权资产、租赁负债的初始计量与后续核算结果准确可靠；

3、租赁业财一体规范化管理：支持按租赁合同生成付款计划，临近付款约定日时系统自动下推付款申请，降低重复付款风险；财务处理环节实现标准化、智能化，根据租赁合同业务数据生成相应租赁报表进行管理分析，实现以租赁合同为中心，业务驱动核算的业财信息统一管理。

二、解决方案

（一）整体思路

在星瀚•固定资产-租赁管理模块进行租赁业务全生命周期核算管理，通过财务云、流程服务云、系统服务云等模块功能完成对租赁管理的基础支持，如通过BOTP上下游转换配置、审批流、数据规则方案、权限配置、预警平台等功能驱动租赁合同业务数据通过智能核算生成会计事件，形成业务场景对应的会计凭证：

（1）租赁合同新增：对使用权资产、租赁负债进行初始计量，生成付款计划、摊销与计息、折旧计提；

（2）租赁合同变更：通过变更租赁合同进行租金、租期等合同条款变更；

（3）租赁合同终止：通过租赁终止进行提前、到期终止等后续计量。

图1 租赁管理整体流程与基础支持

（二）关键功能点及效果展示

1、租赁合同新增

• 租赁合同核算期间与装修费分摊期关联：Y公司通过改造和装修租赁经营场地后投入使用，按会计师要求：租期小于门店装修费分摊期的，租赁合同核算租期需与门店装修费分摊期间保持一致；租期大于装修费分摊期的，按合同租期正常核算。因此租赁合同增加个性化日期字段，规范用户合同录入标准，录入系统时，用户需区分租赁合同核算日期与实际合同签订起始日期，规范租赁合同台账管理。

图2 租赁合同日期信息关联

• 租赁合同关联多个房屋租赁类供应商：

a．将房屋租赁类供应商单独作为一个供应商分类进行管理，设置数据规则方案与相关通用角色权限控制，控制所有可查询供应商的通用角色权限用户不可查询房屋租赁类供应商，仅少数租赁相关的通用角色可查询，做到供应商敏感数据查询隔离；

图3 房屋租赁类供应商数据查询隔离

b．Y公司门店数量较多，且存在合同对应多房东场景，存在供应商重名情况，导致付款风险增加，租金付款时可能选择错误的房屋租赁类供应商进行付款。通过在供应商主数据、租赁合同增加个性化字段【使用部门】，维护房屋租赁类供应商与使用部门的映射关系，租赁合同房东分录字段按使用部门对应的房屋租赁类供应商做过滤，同时付款计划下推的费用单据的收款信息按费用承担部门对应的供应商银行信息进行过滤，控制仅房东支付场景生效，实现租赁合同、费用单据按部门隔离可选供应商，降低合同维护房东信息错误而导致的付款风险；

图4 租赁合同房屋租赁类供应商数据隔离

c．租赁合同新增房东信息个性化分录，支持合同录入多个房东，并自动从供应商主数据获取身份证信息、银行信息等，同时支持用户标记是否均为租金收款人，以便后续下推费用单据进行租金支付。

图5 租赁合同房东信息分录

• 租赁期不足一个月时支持核算：用户签订租赁合同时，一般按整月签订租赁合同，个别特殊场景不足整月签订的，财务核算需按整月核算，因此标准产品提供参数设置，可根据用户实际场景需求，配置租赁合同在计算租赁期/免租期/适用租赁期时，租期不足一月时计算为一个月，满足不同企业不同的业务场景需求，提高租赁核算准确率。

图6 租赁期计算逻辑参数控制

• 使用权资产、租赁负债初始计量：根据用户实际租赁业务场景配置付款项目、折现率、日折现率计算公式后，用户录入合同相关台账信息及付款规则，系统根据用户录入的合同条款确认初始计量时点，根据租金的计划付款日与初始计量时点计算折现天数，根据录入的付款项目是否参与折现来确认租赁负债、使用权资产金额，合同审核后配置智能方案自动下推生成使用权资产卡片联动管理。

图7 使用权资产、租赁负债初始计量

2、摊销与计息

租赁合同审核后，配置智能方案执行“计息”，生成计息明细表、摊销与计息列表，通过前期参数配置，根据实际租赁业务场景选择租赁负债计息与摊销的方式：按月计息、按付款频率摊销或按月计息与摊销，两种方式均是按月计息、利息摊销总额一致，区别在于选择不同频率摊销后，利息摊销周期的长短以及摊销期内租赁负债余额不同、利息费用不同影响损益。

Y公司基于租金实际支付的现金流出时点，选择按月计息、按付款频率摊销方式进行租赁负债摊销计算，以合同约定现金流量变通计算，将无现金流出期间视为流出0，符合业务实质的同时可以按月得出财务费用金额，租赁负债摊余成本相对平滑。随着每年租金的支付，对于租赁负债计提的利息将随着摊销成本的减少而逐渐降低，而前期费用的增加冲减了企业利润，这在一定程度上减轻了税务压力。

图8 租赁负债计息与摊销参数控制

计息明细表支持查询从初始确认日开始到租赁结束日，每日的租赁负债期初余额、租赁付款额、利息费用以及期末余额，计算逻辑为（期初余额-租赁负债-支付）*实际日利率得出利息明细，并按日滚动更新余额，体现合同租赁期间每日计息明细数据。

图9 计息明细表

摊销与计息列表支持按月展示合同的租金、利息费用、计息天数、期末租赁负债余额，同时作为单据承载租赁负债后续计量，生成利息费用凭证。

图10 摊销与计息

当房租合同信息录入星瀚租赁合同模块时间晚于实际租赁开始日，支持新增合同按租赁开始日到租赁初始化当前期间计算摊销利息，在当期生成历史期间未计息的凭证，避免遗漏记账。例如，当前摊销期间为2022年11期，租赁合同开始日为2022-10-01，因10期未能及时录入，因此在11月份录入该合同，该合同审核后执行计息，从11期开始生成摊销与计息数据，11期当期的计息天数为61天，包含2022-10-01至2022-11-30的利息数据。

图11 录入历史期间合同的摊销与计息数据

3、租金结算

租赁合同审核后，自动根据合同付款规则生成对应的费用单据进行付款处理。因客户报销了账的管理规范要求，该功能根据客户实际租赁业务场景进行个性化需求开发，并未使用标准下推单据-对公报销单，修改为下推借款单进行租金支付，发票收到后，用户通过新增对公报销单对借款单进行核销，同时财务通过付款计划的个性化功能-发票标记，完成对租赁合同付款计划的发票进度标记管理。

图12 付款计划

4、租赁变更

零售行业租赁合同变更场景频繁，通常为租金、租期变更，星瀚支持通过录入合同变更项目，对租赁合同字段信息进行变更。因涉及折现时点重新计算，合同变更生效日需早于变更付款计划的计划付款日，且该付款计划未付金额不为0、无下游单据。通过对变更生效日之后的付款计划重新折现计算剩余租赁负债现值、计息明细数据，冲销变更前的计息明细数据，生成变更后的计息明细数据，变更前后使用权资产、租赁负债形成的差异数据体现在当期，如租赁变更合同涉及卡片字段变更的，需下推资产变更单生成后续变更计量凭证。

图13 租赁变更时计息明细表计算逻辑

目前星瀚支持租赁合同对历史期间的合同条款进行差错更正，该功能优化前，系统默认变更生效日为录入变更信息日，不支持对未支付租金的历史付款计划进行变更，导致系统折现时点与合同真实变更生效日存在差异，会因折现时点差异而导致不能实现真正意义上的“追溯重述”，最终重新计算的租赁负债现值与应有值不一致，因此会计按照终止+新增思路进行处理，但终止+新增的解决方式影响以下几点：

（1）由于终止业务会导致报表附注上的使用权资产的减少，减少的使用权资产、租赁负债之间的差额计入资产处置收益，而该项业务实质并非使用权资产的减少及新增，导致使用权资产的发生额、资产处置收益、财务费用、租赁负债均发生错报。根据会计准则的规定，差错更正应当使用“追溯重述法”，企业以往的会计处理与准则规定不符；

（2）通过终止+新增租赁合同完成历史差错变更处理时，财务人员需手工计算大量数据，新增租赁合同一般均从2021.1.1开始重新录入，合同下推的实物卡片、财务卡片需手工计算累计折旧、已折旧期间，合同审核后生成的摊销与计息数据，将历史期间实际已摊利息费用摊销在当月，财务人员需手工修改该类合同的利息凭证，如存在疏漏，将导致折旧费用、利息费用虚增，损益数据形成重大错报；

（3）新增合同也将生成对应的付款计划，付款计划存在重复生成风险。优化后通过BOTP配置不允许终止合同的付款计划下推费用单据进行房租付款，减少了重复付款风险；

（4）通过终止+新增合同来处理历史期间变更业务的，合同终止、合同新增对应的会计核算与正常的终止、新增业务的凭证模板配置不一致，财务需进行手工计算后，修改凭证生成结果，核算规则复杂，对财务核算要求较高。

    上述影响已通过租赁变更支持历史期间付款规则变更功能基本解决，会计师通过系统数据测算，数据误差在审计合理范围内，系统计算逻辑满足用户实际需求。

5、租赁终止

星瀚支持租赁合同提前终止、到期终止，通过个性化表单承载租赁终止功能，支持配置对应的单据审批流：由业务部门申请租赁终止，会计人员审批复核，以免会计人员终止了正在执行的合同，或业务部门对合同进行了终止而未通知会计进行核算处理。

图14 租赁终止申请

提前/到期终止确认租赁时，从租赁终止日开始到租赁结束日对计息明细表数据进行终止冲销，摊销与计息列表仅显示初始计息到租赁终止期间的数据。

终止期间后的摊销与计息不再展示，如提前终止合同，则在当前期间计算该合同从初始确认到租赁终止实际应计息数据，调整差异凭证在当期，计息数据更加精准，避免用户终止合同时，未及时对摊销与计息列表数据全部生成凭证，导致终止确认的租赁负债金额不等于账面余额，影响租赁负债科目核算数据准确性。

图15 租赁终止时计息明细计算逻辑

图16 租赁终止时摊销与计息数据

6、租赁合同相关单据数据隔离

因用户业务场景为各分部管理租赁合同，要求各分部之间数据隔离，不可跨组织查询。在租赁合同、付款计划、租赁变更单等体现租赁合同数据的单据中，增加个性化字段“所属分部”、“所属区域”，通过配置各单据各分部的数据规则方案及通用角色权限，实现仅分部所属人员可查看租赁合同，非本分部人员无法查看租赁合同。

图17 租赁单据数据隔离配置

7、租赁合同、付款计划到期提醒

通过预警平台配置租赁合同、付款计划为业务预警对象后，配置对应的预警监控方案，如租赁结束日、计划付款日在未来三个月时，系统通过消息中心提醒用户“该组织该份合同将于某时点到期，请及时处理”，满足用户提前预警需求。

图18 预警平台提醒配置

8、报表披露

星瀚的摊余成本表支持按核算组织+期间的维度展示租赁合同使用权资产金额、租赁付款额、利息费用、合同起止时间等字段信息，同时支持按资产负债表时点数据查询，租赁变更历史期间数据后，历史时点数据可准确查询分析，变更后形成的差异数据体现在变更摊销当期。

图19 摊余成本表

通过开发个性化报表-租赁清单报告，控制业务部门及时录入租赁合同，从而确保使用权资产和租赁负债的完整性，支持查询当期有营业收入但无租赁合同、无营业收入但存在租赁合同的清单报告，可根据报表结果处理异常数据。

图20 租赁清单报告

由于新租赁准则导致会计核算方法的变化，Y公司对于零售门店的盈亏分析与原租赁准则下的盈亏测算结果将有较大不同，相同类型的门店由于租赁合同的内容与形式不同，门店的利润核算受到影响也很大，导致集团内不同门店间数据难以横向比较。

因此需调整财务分析模型与企业绩效考核模型，减少财务分析困难，支撑投资分析决策。通过开发个性化报表-新旧租赁准则租金对照报表，计算新旧租赁准则下核算组织下各成本中心每月的租金费用，用于计算递延所得税差异、检验合同准确性以及分析。

图21 新旧租赁准则租金对照报表

（三）客户需求匹配度

以上关键功能点展示，基本涵盖了租赁业务全流程场景，租赁合同新增、变更、终止场景均有业务单据承载，并与卡片管理进行自动化关联，满足租赁资产全生命周期管理。

除个性化需求外，标准产品核心逻辑与用户的需求匹配度非常高，且总体核算逻辑经会计师测算，偏差在合理范围内，符合新租赁准则（CAS 21/IFRS 16/ASC 842）核算披露要求。

三、方案的可推广价值

（一）行业的普适程度

Y公司作为医药零售行业领军企业，全省连锁布局是集团发展的核心竞争力，租赁业务规模庞大，具有一定的行业特征，零售行业的租赁业务场景复杂多变，其处理方案非常具有代表性，可适用范围广泛。

（二）客户价值

星瀚租赁管理模块满足Y公司按新租赁准则核算的管理需求，实现租赁合同管理系统化、自动化，以租赁合同为中心，驱动核算自动化的业财信息统一管理。

1、租赁全生命周期核算管理：通过租赁合同新增、变更和终止业务，系统根据付款规则折现后对使用权资产、租赁负债进行双线后续计量，实现租赁核算全生命周期联动管理，业务单据与核算紧密联系，减少了人工操作导致的错误风险，对关键节点动态管控与实时监管；

2、提升企业管理效率，规范管理，降低风险：打破信息孤岛，实现合同-核算-付款-分析全流程数据的协同互通，该方案实施前，业财数据分离，用户手工操作步骤多、工作量大，租赁核算统一规范管理后，财务核算准确有效，增加了财务信息的透明度，租赁数据准确可查询；通过完善合同信息化管理，加强风险管理，帮助Y公司规范租赁业务相关操作流程，增加对外披露租赁信息的完整性与透明度，建立有效的内部监督制度，防止相关利益主体对租赁业务进行不当操作；

3、提升自动化率，租赁管理系统化：系统根据付款规则自动计算折现，提高核算效率及准确率；通过租赁摊余成本报表、轻分析表，可高效统计、查询租赁合同业务数据，减少人工统计时间，释放财务，赋能业务，保证租赁业务决策的准确性，为领导决策提供依据。

四、注意事项

1、租赁合同个性化字段需考虑合同变更版本化概念，Y公司组织架构变更频繁，合同通过组织架构字段管理后，如每年同步进行合同租赁变更，可能影响后续实际租赁业务变更操作；

2、标准产品豁免合同不生成卡片管理，Y公司目前通过手工新增实物卡片、财务卡片对豁免合同进行折旧摊销，需考虑未来如豁免合同变更为长期合同的业务场景。原因是豁免和非豁免对租金的摊销频率要求不一样，非豁免合同按付款频率摊销，豁免合同是一次性支付租金，每月进行摊销。

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