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许多白酒企业由于销售员工遍布全国各地，人员的费用报销若采用传统纸质单据报销会造成报销周期长、审批效率低、邮寄费用高、员工体验差等问题。那如何构建线上高效、便捷的统一报销入口、提高员工满意度呢？

别着急，本期文章为大家带来J集团“云+端”模式的费用报销全流程、一体化应用案例，通过金蝶云·星瀚的人人费用与人人差旅应用，全面覆盖企业的费控业务，实现报销业务的线上化，提升企业信息化与业财一体化水平。

撰稿人：金蝶-李剑飞

一、业务背景

客户现状

J集团公司是国内建厂最早的中华老字号白酒酿造企业之一，主营白酒的酿造、销售等，公司于2016年在上海证券交易所挂牌上市。J集团的系列产品市场占有率一直居全省之首，并持续进军省外市场，逐步成为西北地区强势白酒品牌，先后被评为中国酒行业100强、全国白酒最具竞争力品牌、全国白酒最具竞争力企业、国家AAAA旅游景区、国家级“绿色工厂”等。

随着更多的区域市场的开拓，J集团员工覆盖的地域空间在逐年扩大，占企业员工多数的营销线人员的费用支出的频率也远高于一般性的企业。

一直以来J集团依然采用较为传统的方式在月末对员工的费用报销进行集中处理。

一方面对月末财务人员的工作造成极大的压力且存在滞后性；

另一方面区域市场人员邮寄报销材料、返回分支机构处理单据也会产生相当一部分费用；

同时由于使用的是线下的纸质单据，所有的单据和凭证都要人工进行核对、录入，给业务和财务人员的工作都带来了不小的压力。

客户痛点分析

1.报销完全依赖纸质单据与票据，审批效率不高，员工体验较差；

2.于费用标准、发票真伪等的管控采用人工方式，财务月末结账压力大；

3.现有的报销业务模式每月会产生额外的邮寄费用与差旅费用；

4.从费用发生到最终完成报销周期较长，影响财务工作满意度；

5.财务部门填制凭证的工作量大，耗时耗力；

客户诉求与期望

1.高效、便捷的统一报销入口，全面容纳J集团费用及差旅业务；

2.改变业务模式，实现费用报销业务线上化，摆脱纸质单据；

3.落地企业费控管理的要求，减小财务人员压力，缩减费用开支；

4.缩短费用报销业务的周期，提高员工满意度；

5.实现费用报销业务的业务财务一体化应用，自动生成凭证；

二、解决方案

考虑到J集团已上线EAS Cloud财务核算系统，本次项目采用了云+端的应用模式，由星瀚费用报销系统承担起费用报销业务前端的落地，通过星瀚人人费用、人人差旅两大模块的费用报销单、对公报销单、借款单、还款单、差旅申请单、差旅报销单六张单据，配合发票云及流程服务云，来全面覆盖J集团的日常费控业务。

最终通过集成云，将业务数据完整、实时、高效的传递至EAS系统，完成后续的财务核算与付款，并及时将数据回传至星瀚费用报销系统。

图1 “云+端”应用模式整体流程

星瀚费用报销系统的上线，实现了J集团员工的差旅费、办公费、业务招待费等各类费用报销业务的线上化，界面清晰、流程透明，从此不用再线下填制单据，也不用频繁的寻找领导签字，员工在网页端、手机端随时随地都可以发起填制报销单据，并实时查看审批进度与付款进度，在流程审批完成后向财务部门提交纸质发票等资料即可，尤其解决了员工异地办公、在外出差的报销滞后问题。

星瀚费用报销系统实现了J集团费用报销业务的全流程的过程控制，从单据填报的规范、报销标准的自动控制、发票真伪的自动查验到报销流程的透明化、实现费用自动分配、业务单据集成财务系统并关联下游单据、自动生成凭证，完整的实现了J集团费用报销业务的管控与闭环，缩短了费用报销业务的平均周期、提高了人员工作效率、降低了财务人员工作量，极大的提高了J集团费控业务的信息化与业财一体化水平。

企业的对公报销业务是相对较为复杂的，往往存在着未开票预先付款、一次开票分期付款、报销与欠款互相抵消等特殊的业务情况，J集团也不例外。

项目组积极探讨解决方案，以对公报销单为基础，首先新增复选框【挂账待支付】、【费用抵酒】，在单据头上就清晰、直观的将此类单据与常规见票付款的对公单据做区分；

然后在单据分录中新增字段【本次付款金额】、【累计付款金额】、【费用抵酒金额】来记录额外的单据信息，同时搭配两个公用的收款人信息：【挂账待支付】，【历史已支付】和单据业务规则；

最终完整的区别、展现了几类特殊业务的业务情况，配合精细化的报销审批流程，在系统内圆满的实现了几类特殊业务需求。

图2 个性化设置的对公报销单

J集团股份公司的各个业务部门中分布着研发人员，研发人员的费用在核算时需要按照公司统一规定的分摊比例记入各个研发项目的研发费用中，因此费用报销单需清晰的记载向各项目进行费用分摊的比例信息，以便财务部门记录研发费用的分摊，这就需要：

1.  在费用报销单据中展现研发费用的分摊明细信息；

2.  如该单据需要分摊，则单据中的研发费用分摊项目、分摊比例等明细信息需要自动带出，此部分明细信息需要从事先确定好的研发费用分摊明细表格（二开实现，见图3）中自动获取；

3.  按照分摊项目、分摊比例信息，自动计算分摊后的金额信息；

4.  自动带出的分摊比例（百分比）允许手动修改，分摊后的金额不允许手动修改；

5.  研发费用分摊明细中的研发人员、分摊比例、研发项目信息可以进行更改。

最终通过二次开发，项目组在星瀚费用报销系统中实现了J集团的研发费用分摊业务的需求：

1.基础资料（新增）

基础资料—“研发项目”：可以手动新增或禁用；可以修改名称但不得修改编码；编码与名称需要保持唯一性；

2.基础资料对接（新增）

与EAS数据对接：需要实现与EAS的数据对接，用以生成凭证；

3.研发人员名单、分摊费用的研发项目、各研发项目的费用分摊比例三部分的信息可新增。其中，研发人员名单、分摊费用的研发项目两项资料，如已被单据使用，则数据不允许修改、删除。各研发项目的费用分摊比例允许进行修改；

4.研发费用分摊名录（新增）

名录字段要求：

表1 研发费用分摊名录字段信息

5.分摊状态手动修改：对于某张单据是否分摊，需要提供人为修改的功能；

6.分摊比例手动修改：自动带出的分摊比例信息允许手动修改，且允许总比例大于研发费用分摊名录中的总比例（但≤100%）；

7.分摊金额锁定：自动乘算出的各个研发项目应分摊的金额结果不允许手动调整；

8.与EAS的资料同步：研发项目信息需要同步EAS系统内的自定义核算项目【007 - 研发支出项目】中具体项目的编码、名称数据；

9.EAS对应业务单据的开发：分摊费用的研发项目、各研发项目的费用分摊金额同时需要体现在EAS业务单据中，用以生成凭证；

10.研发费用分摊表：记录研发人员工号、姓名、部门以及所属项目、各项目分摊比例等，为研发费用的分摊提供数据支撑。

图3 研发费用分摊表

图4 在费用报销单中展现的研发费用分摊

三、方案的可推广价值

数据指标优化

• 报销单据线上率：提升至90%

• 票据、附件合规率：提升90%

• 报销平均周期：缩短2-3天

易用性提升

• 报销规则可视，业务流程透明，业务语义清晰，系统交互及界面友善，降低了系统使用的学习成本；

• 前端报销界面面向业务人员而非财务人员，基于通俗业务语言而非专业财务语言，构建报销业务场景，用户填单简单易学。

精细化管理

• 费用报销全流程过程控制，报销过程可追溯，提高了财务数据的质量和业务完整性；

• 提高了费用归集和分配的准确性，同时也减轻了人工作业的工作量；

• 完善了企业费用报销的内部控制体系。

降本增效

• 无纸化办公、自动查验、智能审单，减少时间成本；

• 发票通过移动端自动收集、查重、查验，自动归档，降低了数据管理成本；

• 手机拍照归档，OCR解析发票自动填单，业务人员报销填单方便快捷；

• 智能填单、智能发票查重查验降低了财务人员的工作负荷，提高了费用报销审核的工作效率。

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