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还在头疼复杂的境外差旅管理需求？境内外差旅流程差异大该怎么办？如何严格控制报销金额？还想直接在差旅业务单据上完成汇率差额折算？

那就锁定这篇案例！文章以存在大量国际业务的G公司为例为您介绍境外差旅报销的方案设计到具体实现，为企业精细的汇率管理需求和境外差旅费用标准管理需求提供方案参考，高效实现多重差旅费用管控！赶紧跟小编一起往下看起来吧！

撰稿人：金蝶-刘树琦

【温馨提示：因企业业务场景存在不同程度的差异，此案例仅供参考，请根据现场实际业务情况探讨最优解决方案，并在上线前进行充分验证。】

1 业务背景

1.1 与产品相关的业务现状

G客户是某骨干央企筹建的工程服务业务一体化经营和管控平台，属于世界500强，具备国际化经营网络与经营能力，下属境外经营机构五十余家，是集团服务国内国际双循环经济格局的重要平台和载体。

为落实集团数字化转型战略，项目承接咨询公司费用核算咨询成功，建设可上下贯通的财务共享平台一期。基于公司精细化管理的需求，集团需改善财务信息化现状，尤其是费用报销业务方面。作为一家存在大量国际业务的公司，G客户境外差旅业务发生频繁，境外差旅严格依据《因公临时出国经费管理办法》执行，对各项境外差旅费用严格控制。

1.2 客户痛点分析

1）管理需求复杂。针对境外差旅，G客户严格依照《国家和地区住宿费、伙食费、公杂费开支标准表》中制定的标准执行。各国别之间，甚至同一国家各个地区之间的标准均存在不同的情况。

2）境内外差旅流程差异大。G客户境内差旅无需进行事前出差申请，出差归来直接提交差旅报销单即可。而境外差旅不但需要事前出国申请，且出国差旅申请往往涉及出国的借款购汇。除了事前的申请流程之外，如果因为公事导致行程延长，存在报销人个人垫付的情况，还需要补交申请，否则垫付部分不予报销。

1.3 客户诉求与期望

1）区分境内外差旅报销业务。由于公司对境外内差旅的管控不同，对需求逐步分析后，项目组发现境内外差旅需求差异较大，无法将两个业务统一在同一张差旅报销单中完成。同时客户也希望能拆分境内外差旅业务，为境内外差旅设计单独的单据，分别承载境内外业务，并且分别为境内外差旅设置不同的差旅项目。

2）事前事后均校验差旅标准。由于公司允许员工在境外差旅情况下申请差旅借款，希望在员工进行借款申请时按照差旅过程中可能发生的费用标准限制借款金额，因此需要在事前进行差旅标准校验。回国后，当员工进行差旅报销时，再次进行差旅标准校验，控制员工的报销不超过标准。

3）报销金额按照申请金额严格控制。依据客户境外差旅业务流程，申请人需在出差前首先在OA系统中完成因公出国任务批件，而后在星瀚中凭借出国批件，填报出差申请单，可同时申请事前的出差购汇借款。出差过程中或回国后，如果因公事导致行程延长，需在星瀚中进行针对延长的这部分无借款行程的出差申请。最后，在进行境外差旅报销时，报销金额不得超过有借款的出差申请单的申请金额，及无借款的出差申请的申请金额之和。

4）购汇、报销、还款汇率差折算。客户希望在差旅业务单据上直接完成汇率差额折算。在当前境外差旅业务中，借款汇率确定为购汇汇率，报销汇率为出差第一天当日汇率，还款汇率为还款当日汇率，客户要求在还款单凭证上将计算折算差额。

2 解决方案

2.1 总体设计

由于客户希望将境内外业务分隔在不同单据上，依据客户需求，项目组针对差旅报销的方案设计如下图。针对境外差旅业务，共涉及三张境外差旅报销专用的业务单据，以及一张费用共用单据，分别为：

出国申请单（购汇）：承载申请人在出国前进行出差申请，同时购汇借款的业务场景。

出国申请单：承载申请人进行出境出差申请，无需借款购汇的业务场景。

出国费报销单：承载申请人在出国后进行出国费报销的业务场景。

还款单：回国报销完毕后，如果购汇未被报销金额完全冲销，剩余金额可在还款单上进行退汇。

图1 差旅报销业务整体单据设计

针对出国申请且需要购汇借款的业务场景，员工出国行程开始前，发起出国申请单（购汇），申报住宿补助、伙食补助、公杂补助及目的地城市间交通费、宴请费用、防疫费用、其他费用，并申请购汇。审核通过之后，由员工到银行领取申请金额的外汇，并将回单交至资金管理岗，在系统中完成资金支付。

针对出国申请，无需购汇借款的业务场景，员工出国行程开始前，发起出国申请单，申报住宿补助、伙食补助、公杂补助及目的地城市间交通费、宴请费用、防疫费用、其他费用。另外，在员工出国行程开始后，如果行程天数延长，员工可填写出国费用申请单，填写原行程天数以外的其他行程天数的申请金额。

图2 出国申请流程

针对出国境外差旅费用报销场景，员工回国后，使用出国费报销单对出国后发生的费用（住宿费、交通费、补助等）进行报销。员工可选择关联出国费申请单（购汇），冲销购汇金额，也可关联无购汇金额的出国费用申请单。出国费用报销单提交后，由业务领导及财务人员对出国费用报销单进行审批。单据审批通过后进行后续的付款操作，并生成凭证。

图3 出国报销流程

2.2 详细方案

2.2.1 差旅项目

由于境内、外差旅被分拆成差旅报销单和出国费报销单两张单据，而一些差旅项目，如公杂费，仅在境外差旅报销时使用，因此客户希望实现将差旅项目同单据绑定，便于用户在不同单据上选择到适用于该业务场景的正确的差旅项目。

项目组对差旅项目基础资料进行客户化开发，新增差旅项目类型字段，并设置三个下拉值，分别为“国内、国外、通用”。

1）设置为“国内”的差旅项目绑定差旅报销单；

2）设置为“国外”的差旅项目绑定出国费报销单；

3）设置为“通用”的差旅项目既绑定差旅报销单，又绑定出国费报销单。

在出国费报销单中，对差旅项目二开最后的实现效果为：在出国费报销单中只能选到差旅项目类型被维护为“通用”及“国外”的差旅项目。

图4 差旅项目二开实现效果（1）

图5 差旅项目二开实现效果（2）

2.2.2 出差地域

各地政府机构、事业单位及央国企在因公出国时可能需依照《因公临时出国经费管理办法》进行管理，该办法为境外各地域的住宿、公杂和伙食费设置了明确的标准，在进行配置时，需关注行政区划基础数据是否满足配置需要，如发现缺失尽早补全。

设置出差地域的路径为：【费用核算】→【报销标准】→【差旅标准】→【出差地域】。在设置出差地域时，可将境外差旅标准相同的地域设置为一条，如下图，澳大利亚的墨尔本和悉尼的各项标准相同，因此设置为名为“澳大利亚-墨尔本、悉尼”这一条出差地域。

图6 《因公临时出国经费管理办法》部分截图

图7 出差地域设置

从《因公临时出国经费管理办法》中提供的住宿、公杂和伙食费标准表中可以看出，各差旅项目标准的币别与出差地域存在关联，如澳大利亚的所有城市，标准币别均为美元。而在标准产品中，出差地域与币别之间不存在关联关系，因此在标准产品填写行程信息时，币别需要申请人手工选择。如果这里币别与住宿补助标准中维护的各标准的币别不同，差旅项目的标准会显示为“未设置”。

图8 标准产品差旅报销单行程卡片

“币别”字段项目组在出差地域中二开“币别”字段，用以维护该出差地域对应的标准币别。最终实现效果为：基础资料维护人员在出差地域中维护每个出差地域对应的币别后，当申请人填写出国费报销单的行程卡片时，选择好到达地后，即可根据到达地的出差地域自动带出该出差地域对应的币别。

图9 出差地域二开“币别”字段

2.2.3 住宿补助标准

设置住宿补助标准的路径为：【费用核算】→【报销标准】→【差旅标准】→【住宿补助标准】。在设置住宿补助标准时，注意设置币别需与《因公临时出国经费管理办法》要求的币别一致。

图10 住宿补助标准设置

2.2.4 出国申请单（购汇）、出国申请单

由于客户允许境外出差购汇借款，并且要求事后报销时报销金额不得大于事前申请总金额，因此需要在事前就对出国申请的申请金额加以标准控制，以确保按照适当的金额进行购汇。

针对境外差旅费用，主要是《国家和地区住宿费、伙食费、公杂费开支标准表》中明确规定的三项费用（伙食费、住宿费、公杂费），参照差旅报销单行程卡片与差旅明细的设计，将其固化到出国申请单（购汇）及出国申请单上。其中“伙食费标准”、“住宿费标准”与“公杂费标准”字段，根据“伙食费”、“住宿费”、“公杂费”这三个差旅项目在住宿补助标准基础资料的配置自动查询并带出。“伙食费”、“住宿费”、“住宿费”按照各差旅项目对应标准、行程天数、行程人数，自动计算本段行程各差旅项目的申请金额。

如图7、8所示，扎兰季对应出差地域为阿富汗，该出差地域，对应伙食费的标准为$38。在出国申请单及出国申请单（购汇）上，伙食费即根据伙食费标准*行程天数*行程人数计算。

图11 出差地域为阿富汗对应的各项住宿补助标准

图12 出国申请单（购汇）、出国申请单的行程卡片及申请明细

除伙食费、住宿费及公杂费这几项需要标准控制的差旅项目以外，目的地城市间交通费、宴请费、防疫费及其他不受标准控制的费用由申请人自行填写申请金额。

由于出国申请单（购汇）这张单据是一张事前的购汇申请单据，在申请人填写出国申请单（购汇）时，尚未进行现实的购汇行为，行程卡片中查询到的汇率是申请日期或系统日期的汇率，并非实际购汇汇率。根据出国申请（购汇）业务流程设计，在出国申请单（购汇）单据审核通过后，申请人到银行进行购汇，出纳根据购汇银行回单上实际购汇汇率填写代发单。因此，可确定代发单上的付款汇率才是准确的购汇汇率。

由于客户要求出国申请单（购汇）入账汇率取实际购汇汇率，且需要购汇汇率在还款单上进行汇兑损益（汇率差额折算），因此，项目组利用标准产品出差申请单上的“付款信息”单据体中的“付款汇率”字段。出国申请单（购汇）单据上的“付款汇率”由代发单的“付款汇率”反写而来，是准确的购汇汇率。后续项目组使用出国申请单（购汇）上的“付款信息”单据体中的“付款汇率”字段参与凭证生成，并在下推还款时将该汇率带到还款单上。

图13 出国申请单（购汇）的付款汇率字段

2.2.5 出国费报销单

员工回国后进行境外差旅报销时，由于各项住宿补助标准是根据《国家和地区住宿费、伙食费、公杂费开支标准表》中提供的标准币别设置，因此需要先将当地币折算为购汇币后，再由系统判断是否超标。

项目组二开当地币币种、报销当地币金额、当地币折算购汇币汇率、以及折算购汇币总额这四个字段，其中：

当地币币种：填写在到达地实际使用的币种。以下图为例，扎兰季位于阿富汗，当地使用阿富汗尼。

报销当地币金额：填写需要报销的当地币金额。以下图为例，实际花费了20000阿富汗尼。

当地币折算购汇币汇率：填写当地币折算购汇币的实际汇率，如图所示，购汇币为美元，阿富汗尼兑换美元汇率为0.01323987，申请人需将汇率根据在附件上上传。

折算购汇币总额：等于报销当地币金额*当地币折算购汇币汇率，自动计算。报销金额则由折算购汇币总额自动赋值。

图14 出国费报销单行程明细

修改标准产品冲借款表体的名称为“关联申请（购汇）”，在此处关联出国申请单（购汇），并实现购汇金额的核销，核销方式选择按原币核销。修改标准产品关联申请单据体的名称为“关联申请无购汇”，在此处关联出国申请单。

图15 出国费报销单关联申请（购汇）、关联申请（无购汇）单据体

由于客户要求报销金额按照申请金额之和严格控制，因此增加提交校验，校验收款金额（原币）需≤关联申请（无购汇）表体中关联出国申请单的申请金额（原币）之和。

另外，客户在还款单凭证上实现汇兑损益（汇率差额折算），因此需要将报销汇率携带到还款单上。然而，差旅报销单与还款单之间没有直接的单据间关系，因此需要以借款单为桥梁，先将报销汇率携带到借款单上，再将报销汇率由借款单携带到还款单上。

在下图中可见，在关联申请（购汇）表体中增加“报销汇率”字段，“报销汇率”取行程卡片中“汇率”字段的汇率值，即出国费报销单本币别对应的报销汇率。

图16 出国费报销单关联申请（购汇）的报销汇率

在出国申请单的行程信息中增加字段“反写汇率”，并在出国费报销单审核时将通过反写规则将“报销汇率”反写至“反写汇率”。此时，出国申请单这一单据上已经具备了借款汇率（在付款信息.付款汇率）以及报销汇率（在行程信息.反写汇率）。

图17 出国费报销单反写出国申请单（购汇）

2.2.6 还款单

客户要求汇兑损益在还款单凭证上实现，围绕此目标，在还款单的借款单核销明细表体及还款增加“报销汇率”及“源单汇率”字段，由出国申请单（购汇）下推还款单进行退汇操作时，将出国申请单（购汇）行程信息的“反写汇率”携带至还款单借款核销明细及还款明细表体的“报销汇率”字段。

另外，将出国申请单（购汇）付款明细的“付款汇率”携带至还款单借款核销明细及还款明细表体的“源单汇率”字段。

图18 出国费报销汇率被携带至还款单路径

图19 出国申请购汇汇率被携带至还款单路径

还款当日的汇率填写至还款单借款核销明细表体的“汇率”字段。

图20 还款单借款单核销明细单据体新增报销汇率、源单汇率字段

此时三个汇率字段均已被携带至还款单上，即可根据这三个汇率配置凭证模板进行汇兑损益。当还款明细的源单汇率≠1时，贷方科目：其他应收款_备用金的本位币金额等于还款明细.总借款金额(隐藏)*还款明细.源单汇率- ( 还款明细.总借款金(隐藏)-还款明细.可还款金额) *还款明细报销汇率，汇兑损益自动计算即可。

图21 还款单凭证模板

3 方案的可推广价值

1）此方案适用于央国企及事业单位，为境外差旅业务提供参考价值。

2）满足企业精细的汇率管理需求，从购汇，到费用发生，再到事后退汇，在费用核算模块实现多个汇率的汇兑损益折算。

3）满足企业细致的境外差旅费用标准管理需求，提供标准管控的连贯性，贯穿境外差旅业务始终。

4）提供多重差旅费用管控，实现按总额管控以及按差旅项目标准管控的双管齐下。

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