采购费用发票序时簿

栏目：kis知识作者：金蝶来源：金蝶云社区发布：2024-09-22浏览：1

采购费用发票序时簿

1.简介

1.1 费用发票序时簿概述

费用发票序时簿是针对费用发票、采用不同的筛选条件、汇总依据，然后根据查询的结果进行业务处理和管理控制的模块。

费用发票可以与反映外购入库单、采购发票一起相互钩稽。

1.2 系统路径

〖供应链〗→〖采购管理〗→〖费用发票〗→〖采购发票-维护〗

2.采购费用发票序时簿

2.1 单据状态设定

在进入单据序时簿之前，首要步骤是进行所有已存在单据的筛选查询工作。这项工作非常重要，是进行单据批量处理和管理控制的前提条件。只有查询确定的单据，下面的处理工作才会相对通畅和严谨。

单击【费用发票】→【费用发票－维护】等，即弹出“条件查询”界面。在这个界面中用户可以设置单据的查询条件、针对关键字排序、保存查询方案、对已筛选的单据进行数据的重新提取，此外针对查询结果，系统还可以实现自定义表格设置功能。

对于一般查询，系统提供比较简单的查询方式，即按单据的期间、审核与否等等单据状态特征进行单据的查询的设置，即可按单据状态查询单据。

在“条件查询”界面的右下方，可以设置单据状态，系统预先对每种状态设置了默认选择，用户也是通过选择下拉列表框中的选项的方式来设置。费用发票序时簿的状态设置包括时间、审核标志、作废标志、记账标志、红蓝字五种过滤条件，各过滤条件的含义请参见公用功能的“序时簿公用功能”部分。

这些状态在序时簿中以“Y”标记，用户可以在序时簿中查询，凡是已审核、已关闭、已关联、已钩稽、已作废的单据都表示为“Y”，这样方便用户执行审核、修改等相关操作。

当设置完单据状态查询条件后，单击【确定】，便进入了序时薄的主界面，系统把符合查询条件的所有单据，显示在当前界面。

2.2 业务批量处理功能

在业务处理中实现的费用发票新增、审核、关闭、作废、打印、引出、附件管理等多项功能，在该单据的单据序时簿同样可以实现，方法就是在当前界面（1）单击【新增】；（2）选择【编辑】→【新增】；（3）在序时簿上直接使用快捷键Ctrl+N等；都可以调出一张已按编码规则顺序编号的空白费用，在该界面上可以实现各种在【业务处理】→【费用发票】上实现的功能，这里不再一一赘述，请用户查询上一章的相关介绍。

单据序时簿的功能不仅在于为业务处理提供另一个录入界面，更在于能够实现在业务处理里不能完成的单据批量处理功能和管理功能。

以下先介绍业务批量处理功能。

批量复制

在单据序时簿中提供单据复制和批复制功能，极大地减轻了用户录单的工作量。

用户在使用系统时，工作量最大的是单据录入的工作，并且在录单过程中有较多的业务信息是重复的内容，提供单据复制和批量功能，可以最大程度地减少用户的工作量，这是为用户贴心考虑的一个实用功能。

在业务处理中也提供单据复制功能，即通过复制单据来执行新增，其方法类似于基础资料中核算项目的复制增加。但这种复制是一张对一张的，且复制后还要录入和确认其它无法复制的信息。而批量复制是对一张多多张单据执行全面复制，复制后的单据即是一张已完整保存的单据。

系统提供复制全部单据和复制所选单据的功能。

单据复制规则

在单据复制过程中，系统是按一定的复制规则进行的，主要包括以下几点：

在单据序时簿上只提供整单复制的功能；

1、单据复制时单据号自动顺序递增，即不能复制原单的单据号；

2、复制单据日期自动默认为当前系统日期；

3、所有的单据，无论被复制单据的状态如何，都可以进行单据复制，且复制后的单据都处于可编辑的状态，且<审核人>、<记账人>等字段应置为空值，源单据为作废状态的复制后的单据为正常单据；

4、复制相当于手工新增，如果被复制单据是关联生成的，则不复制该单据的源单据号码；

5、一旦出现保存时条件不能满足，不能保存时（例如不允许负库存，却出现了负库存），系统中断目前单据的处理，并由用户选择是否继续进行其他单据的复制处理。

复制所选单据

在序时簿界面中，用鼠标选中一张任何状态的单据或其某个条目、或者使用快捷键Shift选中多张单据，使用复制选择【编辑】→【关闭】。

在当前“费用发票”界面上，单击【复制】或选择【编辑】→【复制所选单据】，系统会自动按所选单据生成同样数目的新单据，并给予复制提示信息表。

复制全部单据

在序时簿界面中，用户先调出“条件查询”界面，进行条件设置，然后在筛选出的单据序时簿上选择【编辑】→【复制全部单据】，系统会自动按界面显示的全部单据生成同样数目的新单据，并给予复制提示信息表。

2.3 费用发票管理功能

费用发票的管理功能主要包括费用发票下推式关联、单据关联关系、钩稽关系、凭证的连续查询等等。以下分别介绍。

下推式关联

供应链系统为用户提供业务流程设计功能，从而保证下推式和上拉式两种单据关联形式的完善。

下推式单据关联：就是在源单据的序时簿上自动生成目标单据。它作为主动单据传递模式，为很多ERP软件所采用：单据传输采用主动方式传递，有利于缩短事务处理时间，简化用户操作，同时增加业务处理人员的业务流程认知水平。下推式单据关联模式特别适合业务流程简单明晰、或业务需要强制性管理的用户使用。

下推式关联将单据传递方式从目标单据关联到源单据，发展为从源单据就可以直接关联到目标单据，单据的关联方式多样化，同时丰富了单据的生成方式。

针对费用发票，通过下推关联可以直接生成红字费用发票，通过下推式关联生成目标单据的费用发票可以是已审核的发票，也可以是未审核的发票。

下推式单据关联的操作权限同按上拉式单据关联的权限设置为准。即只要该用户具有生成某张单据的权限，则下推式关联也有相应权限。

这种下推式关联的处理流程如下。

下推目标单据

在当前“费用发票序时簿”上，使用鼠标和快捷键Shift键选中一张符合下推条件的单据某一条或几条分录，然后选择【下推】→【生成费用发票】等菜单，系统就按所选中的分录或整单提供单据生成界面

该操作界面分成上下两部分，上面<单据编码>栏显示将生成的目标单据的按单据编码规则排列的单据号码；<状态>栏表示该单据处于“已处理”或“未处理”的状态。由于目标单据本身有一些必录信息、不可能统一予以默认；所以，到目前为止，还不能算是完成了目标单据的生成，而按单据号码显示的目标单据相当于目标单据的一个“原型”，需要用户进一步进行确认和完善。

生成目标单据

在下推生成界面中选中该条目标单据号码，单击【生成】，系统会自动调出该张未完全保存的目标单据“原型”。在该张目标单据中，用户如同新增单据一样，进行相关的操作，录入必要信息后，单击【保存】，系统会保存该张目标单据。至此，费用发票才真正生成目标单据。保存后退出目标单据生成界面，返回“下推式生成”界面，用户会发现本单据的<状态>栏由“未处理”变为“已生成”。

此时，可以单击【查看】对已生成的目标单据进行查看。

如果已生成完毕、或目前暂不再生成其他目标单据，单击【确定】或【退出】，以实现功能操作。此时，该功能执行完毕。

如果在执行【生成】过程中，该单据因单据已执行完毕、所选单据无符合条件物料等原因，系统将提示没有符合条件的记录，并返回“单据生成”界面。

在“费用发票序时簿”界面并不显示这些新生成的目标单据，用户要在目标单据序时簿中进行查询。

通过下推式单据生成的目标单据同样适用于单据连查，可以通过序时簿的【上查】和【下查】按钮查询到。