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当企业规模不断扩大，业务单据（如报销、审批等）也会随之增多，如果仍然使用纸质文件，则会导致极大的人力和物力资源的浪费，这种情况应该如何提高效率呢？

别担心，金蝶云·苍穹RPA机器人可以通过自动化工作，设计完成后不需要人工参与，快速完成大量单据的初审，并向指定人员自动推送，完美解决此问题。

案例撰稿人：陈。

1 业务背景

某大型央企还未全面达到数字化，仍存在纸质的办公文件，审批单仍需打印后经领导签名再扫描归档到报销系统里。而在财务报销审批流程里，经常需要对一些电子版的审批单进行人工的识别和判断，以确认该员工提供的单据与报销单是否吻合，同时需要基于这些数据计算员工的伙食补贴和交通补贴等，整个过程具有规律化、重复化的特点。

客户痛点如下：

痛点1【数据量大】：人工到报销系统里下载员工提交的附件（包括出差审批单，飞机票，火车票，住宿票，其他票，其他附件），由于集团人员多，报销单也多，一天一个人要处理几十个单子，就下载文件都要耗费很多时间。

痛点2【规律化】：根据财务知识判断所有票据与报销系统里出差行程和填写的票据信息是否一致，这个过程是有标准规则的，但是落到不同的审批人员上就会有出入，标准规则无法达到统一。

痛点3【重复化】：从登录、下载附件、审核单据、提交，每天都要投入大量的人工重复这些操作。

客户希望能够（根据配置的账号）自动登录报销系统，筛选出需要审批的单子，打开单子的详情下载所有附件（出差审批单、票据），自动识别出差审批单和所有票据，根据审核规则和计算规则对单子进行审核，再根据审核结果对单子进行工作流流转。同时，每次审核单子时需要产生汇总表并推送到指定的邮箱，方便审批人员对结果进行复核。

2 解决方案

客户的网报系统技术支持是由IBM提供，原先IBM团队并没有开发获取审批单信息相关的接口，如果让客户与IBM技术方讨论接口开发事项，会远远超出客户预算和上线日期，鉴于以上软件背景分析，我们决定使用苍穹RPA模拟用户登录网报系统获取审单信息。在收集了客户的需求之后，构建了机器人系统架构图，具体如下：

机器人系统架构图

RPA智能报销审批机器人设计思路（以下所有操作都是RPA机器人自动，不需要人工参与，完美匹配客户需求）：

1、根据会计审批人员信息登陆报销系统；

2、过滤出待审核的出差报销单；

3、打开报销单并下载附件（出差审批单、火车票、飞机票、住宿票、其他票）；

4、调用发票云OCR识别接口，提取所有发票信息；

5、根据发票识别信息对附件票据进行分类：飞机类、火车类、汽车轮船类、住宿类、其他类票据；

6、调用视觉服务自定义模板识别接口，提取出差审批单信息；

7、根据出差审批单和票据计算伙食补贴、交通补贴、经济便捷补贴；

8、对出差审批单和票据进行规则校验（共35项规则），根据校验结果执行工作流流转；

9、将审批结果填写到组织汇总表里，按月生成一个汇总表；

10、推送组织汇总表到指定的邮箱。

机器人设计思路

3 关键步骤

1、RPA整体流程组成如下：

Main:主流程（将所有子流程进行业务的拼接，形成一个完整的审批流程）。

主流程

Login：登录报销系统。

登录报销系统

Query：查询报销单。

配置查询流程示例

GetInformation：采集报销单

配置采购报销单示例

下载附件

下载附件

Recognize：识别出差审批单

识别出差审批单示例

识别发票

识别发票示例

Check：审批单规则校验

审批单规则校验示例

提交审核

提交审核示例

Send_Email：发送邮件

发送邮件示例

Logout：登出报销系统

登出流程示例

2、RPA机器人报销审核规则：

审批规则示例

以补贴计算为例，机器人先收集报销系统上填写的补贴信息，然后根据客户提供的计算规则算出补贴，最后进行对比，一致则规则通过，不一致则规则不通过并阐述不通过的原因，补贴结算方式如下图：

补贴计算方式示例

3、RPA控制台-流程调度。

用于定时触发审批机器人开始审批报销单，1小时执行一次，具体如下图：

定时执行示例

4、苍穹平台-视觉识别模板与识别。

用于识别客户的出差审批单扫描件，识别后会根据识别信息（报销人工号，报销人名字，报销人部门，出差明细，领导审批等）进行下一步的规则审核和补贴计算。

识别模板示例

需求埋点：

1、 机器人下载的单据和附件都会归档到运行终端电脑上，并会产生汇总表，可用于计算：机器人审批的通过率，机器人下载的文件数，机器人识别出差审批单数量，机器人识别的发票数，结合轻分析将统计的数据展示到数据大屏上。

2、 出差审批单规则产品化：只要根据模板进行数据采集，就能把采集到的数据应用到校验规则里，做成可配置的界面。这样就可以适配不同的报销系统，达到产品化通用的目的。

4 竞品分析

1、 苍穹RPA对接了苍穹，可通过相应的苍穹组件调用苍穹能力（此案例使用的是视觉服务能力识别出差审批单）。

2、 苍穹RPA可对接轻分析实现数据统计与展示（其他产品需要做二开）。

5 方案的可复用价值

行业的普适程度。每个企业都会有报销的流程和审批规则，可使用此案例提及的报销数据采集模板和规则进行配置自动化流程。

对客户的价值：

1、提高了报销单审批效率，约90秒1单，而人工需要3分钟1单，提升200%效率2、机器人24小时不间断工作，是人工工作时长的3倍。

3、规范了单位填写单据、贴票粘贴、附件上传等报销环节。

4、机器人代替了人工审批，加快企业步入全面数字化的节奏。

6 注意事项

1、 生僻字识别错误：在识别出差审批单上有些人名存在生僻字，就会导致识别出错，最终审批导致单子审批不同过。解决方案：采用白名单机制，对存在生僻字的人名进行规则优化。

2、 用户体验：无法从汇总表找到所有的识别明细表，无法从明细表找到所有的票据。解决方案：给Excel单元格加上超链接的方式，让用户可以从汇总表直接到达想要的单据和票据。

3、 异常重试：由于客户的报销系统不稳定，会出现错误页面或者提交单据失败的情况。解决方案：对整个自动化流程增加异常重试机制，减少由于业务系统导致的流程失败。

4、 流程最小化：由于流程中某个环节出现了问题（断网、断电、系统维护），导致流程停止，数据变得不完整，可能会出现数据重复等问题。解决方法：将流程的单据状态分成几个（新增、审批、审批通过、审批不通过、邮件推送），不同的状态会对应不同的流程处理，减少流程步骤过长导致的数据不完整。

7 相关资料

1、  金蝶云·苍穹RPA（初级）产品认证：

https://club.kdcloud.com/school/learnPath/197659069447272704?productLineId=1

2、金蝶云·苍穹RPA（中级）产品认证：

https://club.kdcloud.com/school/learnPath/216266990040715520?productLineId=1

3、RPA能力简介