收款跟踪发货根据收款分析发货用友软件股份有限公司答辩人李红2010年10月09日企业背景和需求为了加强企业日常业务管理，充分发挥财务管理和监督的作用，个别企业要求往来会计监督和辅助管理物流部门的收发业务情况，从而及时核对和处理往来款项。为此，对软件的应收应付系统某些功能也有了更高更细致的要求。下面例举一个具有代表性案例做此说明。企业背景；软件版本为890，供应链启用了采购、销售、库存和存货系统，财务会计启用了总账和应收应付系统。业务的特殊性主要体现在以下两方面：1、个别客户的全部销售均是先收款后发货，即不存在应收欠款，发货和收款存在多对一和一对多的情况，2、不同客户收款后多少天发货不完全相同，大部分业务发货时即开票企业对软件需求；1.每次发货时确认收款余额。2.无论是否及时做过核销，在应收系统能够查询到关联订单或发货单的收款明细金额，即可以直观地看到收款金额与发货金额一一对应。3.鉴于收款后发货时间不同，如何快速查询到未发货已收款的款项收到时间长短。软件的可行性分析和可行性实施可行性分析：890版本的收款单表体项目有发货单号，收款跟踪发货应该可以实现；应收系统业务余额表和业务明细账可以过滤到发货单数据，实时查询余额应该没问题；最后一个需求有一定特殊性，还有待于测试验证。可行性实施：在未打任何补丁环境下，模拟用户业务模式，抽取几个有代表性的业务数据，对三个需求进行测试验证。一每次发货确认收款余额在应收系统，通常查询客户余额选择账表管理－业务账表－业务余额表，此客户有未开票不进行账期管理的发货单存在，所以不进行账期管理的应收账款分析类型选择按发货单，这样客户收款余额中会扣除未开票发货单的应收款，还要注意单据是否复核/审核的条件项，这时的余额是每次发货时的收款余额。这里要注意一点，不要以客户档案中的应收余额为准，档案中的余额关联影响太多，不能实时准确地反映客户真实余额，不符合客户需求。二收款单跟踪发货单，以便查询收款与发货的对照关系收款单表体显示项有订单号和发货单号，录入收款单时，指定表体的订单号或发货单号即可。但能否直观地查询到每笔发货对应的收款明细金额？尤其对于多张发货单对应一张收款单或一张发货单对应多张收款单情况。下面两个截图是我对0101客户和0102客户分两种情况的测试结果。一种情况是一笔发货对应两次收款。如图1图1被圈起的应收和收款金额是我们要分析的数据。0102客户8号发货单总金额为374.4，对应发票（票号为0000000006）金额为187.2，对应收款单金额是两笔，一笔为10号收款单，金额300，另一笔为11号收款单，此收款单表体有两行金额，一行对应9号发货单金额585，另一行对应8号发货单金额74.4。请大家注意，收款单表体收款对应不同发货单号，账表查询只能显示第一行金额对应的发货单号，这时就看不出这笔收款中还有哪笔发货的金额。这样的业务少，可以打开单据查看发货单号，倘若业务多，查起来就麻烦了。我们不要忘记还有一个对订单号/发货单号分组汇总的功能，汇总后将相同订单号/发货单号的收款和应收归集在一起，看起来很直观。也可以查询应收核销明细表。按回款展开其应收，显示订单号和发货单号栏目。一种情况是有的收款单没有指定订单号/发货单号，但发货时大部分均已开具发票，并且核销。有人可能会问，收款要跟踪销售发货，为什么不录入订单号或发货单号？例收取客户一笔大额款项，留待以后多次发货冲销，收款单无法录入订单号或发货单号。如图2。0101客户，2号发票（金额351）与7号收款单（预收1000）核销，虽然收款单没有发货单号，但核销记录有订单号和发货单号；同时，业务明细账上还会写入一笔没有发货单号的核销记录，本期收款金额-351。可见，我们可以通过核销记录知道收款与发货的对应关系。对于没核销的发票，甚至未开票的发货单就无从判断这种对应关系，只能用排除法推断。在此提示：为避免收款单漏掉订单号或发货单号，在单据格式设置中，将这两个表体项设置为必输项。图2三收款账龄分析•客户收到货款后，有的货物对方限定发货时间，有的货物没有限定发货时间，但为了避免延迟发货或漏发货，能否通过软件，分析未发货已收款的款项收到的时间有多长？应收系统中，分析收款的表有两种：收款账龄分析和收款预测。客户希望在没有发货单或发票存在的情况下，通过分析收款单知晓何时该发货。经测试，这两种表均无法实现。但可以变通处理。每笔收款均做发货单，限定发货时间的发货单使用收付款协议，发货单的到期日为最晚发货日，录入发货单时，根据最晚发货日修改到期日。未限定发货时间的发货单，可以不使用收付款协议，到期日即是发货单的单据日期。只要有发货单或发票，收款预测中，可以看到发货单或发票的到期日，然后对比收款日期进行分析。如图4。0101客户，10月16日的一张5号发货单，金额81.9，使用了收付款协议，立账日10月16日，到期日10月25日，未开具发票，对应收款单的单据号为0000000013，收款到期日为10月16日。可见，收到该笔款项后，10月16日至10月25日期间发货即可但最迟不能晚于10月25日。客户那里还有一种情况，如图4中的0102客户，10月20日的12号收款单（未审核），10月20日的10号发货单（未审核），但还有一笔10月20日的3号发货单，金额与10月20日的12号收款单金额一致，如何判断是哪笔发货单？有两种方法：1、若发货单参照订单生成，明细对象按订单分析，预测表中显示订单号和发货单号，与收款单表体订单号一致的发货单即是要确定的发货单，2、在收款预测表中收款单联查单据，以单据表体中发货单号判定。对于没参照订单生成的发货单，适用此方法。如图5。图4图5为确保收款预测分析的准确性，主要注意两点：1、鉴于收款全部做发货单，存在没有实际发货情况，若应核销未核销的单据显示在收款预测中，不能判定是否已发货出库，因此，应该核销的单据一定要全部核销。2.收款单表体的发货单号或发票号能指定的一定要指定，否则对于相同金额的多笔收款和多笔发货，无法判断收款单与发货单的对应关系，从而无法确定发货出库情况。至此，三个需求的分析－测试－总结工作已全部完成。面对客户的各种需求，我们首先了解用户的业务模式和业务特点。其次，弄清楚客户要实现什么。最后，充分利用软件的现有功能，结合其他方式，最大限度地满足用户个性化需求。谢谢大家！
