应付管理使用手册。目录第1章系统介绍.11.1系统功能.11.1.1在应付系统核算..11.1.2在总账系统核算..11.2产品接口.11.2.1在应付系统核算..11.2.2在总账系统核算..21.3应用方案.21.3.1在应付系统核算..21.3.2在总账系统核算..3第2章系统操作流程.42.1新用户操作流程.42.2老用户操作流程.5第3章应用准备.73.1期初数据的准备.73.2日常处理的准备.7第4章系统初始.84.1系统选项的设置.84.1.1选择应付款的核销方式..84.1.2选择设置控制科目的依据..94.1.3选择设置存货采购科目的依据..94.1.4选择预付款的核销方式..94.1.5选择制单的方式..104.1.6选择计算汇兑损益的方式..104.1.7选择是否显示现金折扣..104.2凭证科目的设置.114.2.1基本科目设置..114.2.2控制科目设置..124.2.3存货采购科目设置..134.2.4结算方式科目设置..144.3账龄区间的设置.154.4报警级别设置.164.5单据类型设置.184.6自定义项设置.194.7单据设计.194.8期初余额.194.8.1如何设置期初余额..194.8.2如何修改期初余额..234.8.3如何删除期初余额..234.8.4如何对期初余额进行查询..23第5章单据处理.245.1如何增加一张单据.245.2如何修改一张单据.285.3如何删除一张单据.295.4如何审核一张单据.295.5如何查询一张单据.295.6如何对一张单据制单.29第6章单据结算.306.1如何增加一张收款单/付款单..306.2如何修改一张收款单/付款单..326.3如何删除一张收款单/付款单..336.4如何对收款单/付款单进行核销..336.5如何查询收/付款单..346.6如何进行代付款的处理.346.7如何全部形成预付款.356.8如何一次支付多个供应商的款项.36第7章票据管理.407.1如何增加一张应付票据.417.2如何删除一张应付票据.427.3如何修改一张应付票据.437.4如何对一张票据进行计息处理.437.5如何对一张票据进行结算处理.447.6如何对一张票据进行转出处理.447.7如何对票据登记簿进行查询.45第8章转账处理.468.1如何用预付款冲抵应付款.468.2如何用应付款冲抵应收款.488.3如何用红字单据冲抵正向单据.508.3.1如何进行自动对冲..518.3.2如何进行手工对冲..518.4如何用应付款冲抵应付款.51第9章制单.53第10章月末处理.5610.1计算汇兑损益.5610.1.1月末计算汇兑损益..5610.1.2单据结清后计算汇兑损益..5810.2月末结账.58第11章系统管理.6111.1恢复操作前状态.6111.2恢复结账.63第12章业务查询.6412.1单据查询.6412.1.1发票查询..6412.1.2应付单查询..6412.1.3结算单查询..6512.1.4凭证查询..6612.2业务账表查询.6612.2.1业务余额表查询..6612.2.2业务明细账查询..6712.2.3对账单查询..6812.2.4业务总账表查询..6812.3业务分析.6912.3.1应付账龄分析..6912.3.2付款账龄分析..7012.3.3欠款分析..7112.4科目账表查询.7212.4.1余额查询..7212.4.2明细账..75附录A图标操作一览表.79基本操作图标..79单据处理图标..79结算处理图标..80票据处理图标..81其他操作图标..81账表操作图标..811第1章应付账款系统主要用于核算和管理您的供应商往来款项。系统根据您对供应商往来款项核算和管理的不同程度，提供了两种应用方案。不同的应用方案，其系统功能、产品接口、操作流程等均不相同。 方案一：在应付系统核算供应商往来款项如果您的核算业务符合下列条件之一，你应该选择在应付系统核算供应商往来款项：1、采购业务以及应付款核算与管理业务比较复杂；2、您需要追踪每一笔业务的应付款、付款等情况；3、您需要将应付款核算到产品一级；在应付账款系统核算供应商往来款项，所有的供应商往来凭证全部由应付账款系统生成，其他系统不再生成这类凭证。 方案二：在总账系统核算供应商往来款项如果您的采购业务以及应付账款业务并不十分复杂，或者现购业务很多，则您可以选择在总账系统通过辅助核算完成供应商往来核算。具体选择哪一种方案，您可以在总账系统中通过设置系统选项的方式来设置（具体设置步骤参见总账系统用户手册相关部分）。以下从系统功能、产品接口、应用流程三个方面对两种应用方案进行详细比较，您可根据自己的核算情况进行选择。1.1系统功能1.1.1在应付系统核算系统主要帮助您实现应付账款的核算和管理。系统的功能主要包括如下几点： 根据您输入的单据记录应付款项的形成，包括由于商品交易和非商品交易所形成的所有应付项目。 帮助您处理应付项目的付款及转账情况。 对应付票据进行记录和管理。 对应付项目的处理过程生成凭证,并向总账系统进行传递。 对外币业务及汇兑损益进行处理。 根据您所提供的条件，提供各种查询及分析。1.1.2在总账系统核算主要功能是： 接收采购系统的发票，并对其进行制单处理；（为实现制单应预先进行科目设置。） 供应商往来业务在总账系统生成凭证后，可在此进行查询。1.2产品接口1.2.1在应付系统核算本系统主要与总账系统、采购系统、应收系统、财务分析等系统有接口。各系统的相互接口可以用下图（图1-1）表示：2图1-1应付账款系统与其他系统接口 本系统可接收采购系统录入的发票，由本系统生成凭证，并对发票进行付款结算处理。 本系统向总账系统传递凭证，并能够查询其所生成的凭证。 本系统和应收系统之间可以进行转账处理。 本系统向财务分析系统提供各种分析数据。1.2.2在总账系统核算主要与总账系统有接口。接口如下图1-2。图1-2主要使用总账系统进行往来核算 供应商往来业务在总账系统生成凭证后，可以在应付账款系统中进行查询。 如果您同时使用了采购系统，为了便于对采购业务快速生成凭证，您还可以在本系统对采购发票执行制单功能。1.3应用方案1.3.1在应付系统核算这种方案是本手册重点描述的业务方案，应用本方案，系统提供了强大而灵活的定义功能，用户可以深入细致的对各种应付款项进行会计核算和业务管理，详细内容参见本手册第一部分第二章、第三章，第二部分第四章到第十二章。提示 本手册第2章操作流程、第3章应用准备、第4章至第12章全部是针对此方案而进行说明的。这种应用方案区别于总账核算方案，在总账核算方案中，主要利用的是总账系统的辅助核算功能，由于辅助核算功能比较简单，只能进行一些简单的核算，而不能满足对应付账款业务进行详细核算的需要。采用本方案，应付账款核算以一系列原始单据为依据，对应付款进行详细核算和业务管理。如当应付款发生时，根据发票或应付单记录应付款形成的详细相关数据，如应付款金额、应付单位、购入产品品种等，当支付应付款时，根据付款单和用户自定义的核算要求（如按金额核销、按单据核销、按产品品种核销等）对应付款进行核销，并且可以由本系统自动生成记账凭证并转至总账系统。除此之外，由于系统提供了从原始单据开始的核算功能，从而可以实现各种转账冲销功能，以及提供极其详尽而灵活的票据管理、账龄分析等功能。31.3.2在总账系统核算图1-3和图1-4都是说明如何在总账系统中核算往来款项。您可以利用总账系统提供的辅助核算功能直接录入供应商往来凭证，在应付账款系统中设置了往来单位的对应关系后，可以在应付账款系统对应付账款发生、核销情况进行查询。查询结果的明细与详细程度，取决于您在总账系统录入凭证时输入数据的明细和详细程度。图1-3在总账系统核算往来款项如果希望供应商往来凭证可以由系统自动生成，同时您又选购了用友ERP供销链的采购系统，则您可以将在采购系统录入的采购发票转到本系统，由本系统自动生成记账凭证，并转至账务系统。图1-4利用总账系统核算的详细流程图1-4是在图1-3的基础上，对采用总账核算方案进行了进一步的详细说明。通过科目设置（应付控制科目和存货采购科目），您可以利用本系统根据采购系统转入的发票自动生成记账凭证，经过总账系统汇总记账后，您可以凭借在总账系统中设置的各种辅助核算项目对往来核算进行管理，这些管理功能包括账龄分析、往来勾对以及一系列丰富的查询功能。关于如何使用本系统与总账、采购核算系统协作完成往来核算的详细说明，请参见各系统手册的相关说明以及本手册的如下章节：应付控制科目设置（参见第4章4.2.2控制科目设置）说明如何设置应付款核算项目与总账系统的应付账款科目相对应；存货采购科目设置（参见第4章4.2.3存货采购科目设置）说明如何设置采购对象与存货采购科目相对应，用来实现发票制单和辅助核算。发票制单（参见第9章）现在该往哪里去？阅读完本部分，您对本系统的两种应用方案已经有了初步了解，您可以根据我们在两种方案比较过程中给出的提示，深入了解其他有关章节，从而正确选择适合您的应用方案。4第2章2.1新用户操作流程图2-1和图2-2直观的说明了应付系统的使用流程。图2-1说明了第一年使用应付账款核算系统的应用流程，图2-2进一步细化了日常处理，说明了日常处理的详细数据流程。如果您是第一年使用应付账款系统，您应按照下列操作流程（图2-1）进行：图2-1第一年使用应付账款操作流程示意图图2-2进一步分解了日常处理的内容，主要说明了用户日常工作中主要处理的工作内容和操作流程。5图2-2日常处理工作内容和操作流程【操作流程说明】以下列出一些必要的提示说明和可以进一步参阅的章节，便于用户更好的理解系统操作流程。 在安装本系统之前，如果您还没有安装系统管理模块，您应该按照系统管理手册的要求进行安装；如果您已经安装了系统管理模块，则可以直接安装本系统。具体的安装步骤可以参考系统管理手册中的有关章节。 本系统安装完成后，如果您还没有建立起相应的账套，应在系统管理模块中建立一个新的账套。建立账套的过程请参考系统管理手册中的有关章节。在系统管理模块中建立起账套后，在本系统中进入相应的账套。 初次进入一个账套时，要进行账套参数的设置。设置的过程参见第4章的有关内容。（4.1系统选项的设置） 在进入正常处理之前，还应进行一些初始设置，并且录入期初余额。具体的操作请您参照第4章的有关内容。 日常处理包括单据的录入、单据的结算、票据的管理、凭证的处理、以及转账处理等，具体的操作过程请您参阅第5章—第9章的说明。 查询分析请参见第12章。 月末处理包括汇兑损益的处理及月末结账的处理。具体的操作过程请参阅第10章的说明。 恢复操作的处理请您参阅第11章系统管理的说明。2.2老用户操作流程如果您已经运行了本系统，则第二年及以后年度的操作流程如下（见图2-3）：6图2-3老用户应用系统的操作流程【操作流程说明】老用户第二年继续使用本系统时，主要功能操作和往年是一致的，需要格外注意的是期初余额的调整。在下一年度的第一个会计期间，您可以调整您的期初余额。调整的方法参见第4章。其他各操作步骤同第一年。现在该往哪里去？阅读完本部分，您对本系统的使用流程已经有了初步了解，您现在可以进入本手册的第三章应用准备，了解使用本系统需要准备哪些数据。7第3章在应用本系统之前，您应该对您现有的数据资料进行整理，以便您能够及时、顺利、准确地运用本系统。3.1期初数据的准备为便于系统初始化，您应该准备如下数据和资料： 和您有业务往来的所有供应商的详细资料：包括供应商名称、地址、联系电话、开户银行、信用额度、最后的交易情况等。您可以根据本系统供应商目录中的内容来准备您的资料。 供应商的分类方式，如按地区分类等，以便于按照分类进行各种统计分析。 采购的所有存货的详细资料：包括存货的名称、规格型号、价格、成本等数据。您可以根据本系统存货目录中提供的项目内容来准备您的资料。 存货的分类方式，以便于按照分类进行各种统计分析。 上一期期末、本期期初所有供应商的应付账款、预付账款、应付票据等数据。这些期初数据最好能够精确到某一笔具体的发票或业务。这样以后日常处理过程中，您可以选择按单或按笔的详细核销，也可以选择按余额核销的粗放管理模式。如果只准备了余额总数，您将无法按单据和业务发生的详细分录核销您的期初数据。3.2日常处理的准备为便于日常的业务处理，您最好能够准备好如下数据和资料： 采购业务之外，能够经常形成应付款的业务有哪些。准备这类资料的目的是将应付单划分为不同的类型，以便按照业务类型统计应付账款。本系统用发票来核算涉及存货采购的所有业务，用应付单来记录采购以外的应付款核算，如应付费用、应付利息、应付罚款等。您将您的业务详细分类后，可根据不同的业务类型设置不同的应付单，用来核算分析应付款构成。 发票、应付单的格式，以便于您定义单据样式。系统提供了一系列基本的票据格式，已经包含了绝大多数必要的项目，如果用户有特殊要求，可以增加新的自定义项，自行调整或定义自己的专用单据格式。 核算采购、付款等业务的记账科目，这些科目要与总账系统的会计科目相一致，系统据此预先设置的科目生成记账凭证。现在该往哪里去？阅读完本部分后，您对本系统有了一定了解，并且确定了您的应用方案。 如果您已经准备建立您自己的应付账款管理系统，请遵照第2章“操作流程”中所介绍的操作步骤进入系统初始化工作，系统初始化工作的详细操作请参阅第四章系统初始。 如果您仍然不熟悉系统管理的操作方式，您应该阅读“系统管理手册”，进一步熟悉各个系统的基本管理和基本界面操作，在系统的初始化工作中，您将开始频繁使用界面操作定义各种数据，并在必要的时候参照其他系统。（如查询总账系统会计科目）8第4章4.1系统选项的设置在运行本系统前，您应在此设置本账套运行所需要的参数，以便系统根据您所设定的选项进行相应的处理。从屏幕主菜单中选择【设置】，在随后出现的下拉菜单中选择【选项】，系统弹出的参数设置界面如图4-4。图4-1账套参数设置对话框【操作方法】1、用鼠标左键分别单击每个选项后边的下拉框，系统将列出全部可供选择的选项，您可以从中选择所需要的账套参数。2、选择完各个账套参数后，单击〖确认〗按钮，系统即保存您所选的操作，单击〖取消〗按钮，系统即取消您所作的选择。通过为每个选项选择不同的参数，可以实现不同的管理方案，导致不同的核算结果，完成一些特殊的查询统计要求。关于各个选项和每个选项提供选择的参数，我们详细说明如下：4.1.1选择应付款的核销方式本系统为您提供三种应付款的核销方式，即按余额、按单据、按存货三种方式。各种方式的含义如下： 按余额核销：系统将满足条件的未结算单据按单据的到期日从前向后排序，然后从到期日最早的单据开始核销，依次类推。 按单据核销：系统将满足条件的未结算单据全部列出，由您指定要结算的单据，根据您所选择的单据进行核销。 按存货核销：系统将满足条件的未结算单据按存货列出，由您选择要结算的存货，根据您所选择的存货进行核销。9注意 选择不同的核销方式，将影响到账龄分析的精确性。一般而言，选择按单据核销或按存货核销能够进行更精确的账龄分析。 在账套使用过程中，您可以随时修改该参数的设置。 如果期初数据是按单据或产品录入的明细数据，则可以在使用过程中，随时选择不同的核销方式进行核销，如果期初只录入了发生额合计数作为余额，则只能实现按余额核销期初数据。4.1.2选择设置控制科目的依据控制科目在本系统指所有带有供应商往来辅助核算的科目。一个科目是否带供应商往来辅助核算，在总账系统中确定，详细的相关内容请参阅总账系统使用手册和系统管理手册。在此处，您可以选择设置控制科目的依据，不同的科目依据便于您今后根据不同的方式核算采购业务欠款，实现不同的管理需求。本系统为您提供三种设置控制科目的依据。即按供应商分类、按供应商、按地区分类三种依据.
