1金蝶中国交付支持中心星空交付PLM小组金蝶云星空PLM文档管理模块22①目录一、文档管理五痛点二、文档管理三核心需求三、文档管理四业务点四、文档管理系统操作五、文档管理调研主要内容33①一、文档管理五痛点1、海量资料存放混乱•企业技术资料分散在个人电脑或一个共享服务器中，部分纸质管理、部分电子管理，没有统一管理平台；•海量资料，各种资料之间缺乏关联，不能相互索引。44①2、查找难耗时多重用低•大量资料查询难、慢、容易出现缺漏情况；•企业员工花大量时间在查询资料上，而不是创造价值；•资料甚至查不到，只能重新编制，重复劳动，重用低。一、文档管理五痛点55①3、纸质传递成本高效率低•部门内、外资料传递和审核使用纸质，耗时耗力，效率低；•同时造成大量纸张浪费，增加企业成本。一、文档管理五痛点66①4、安全性保密性差•人员流动导致企业资料丢失、外泄；•资料数据权限不明，没有系统工具把关控制，导致篡改、拷贝、误删、泄密现象无法从根本上杜绝；•用户操作没记录，难追查；•纸张文档抗灾性差。一、文档管理五痛点77①5、版本失控资料错乱•新版本图文档下发后，工作现场依然有旧版在流通使用；•纸质版文件与电子档脱节，生产使用的资料与设计部门资料不符，导致各种事故发生；•文档版本繁多混乱，难以找到最新最正确的版本；•历史版本没有保存，无法追溯，造成知识流失，新旧版本之间无法对比。一、文档管理五痛点88①目录一、文档管理五痛点二、文档管理三核心需求三、文档管理四业务点四、文档管理系统操作五、文档管理调研主要内容9二、文档管理三核心需求统一存储高效利用版本追溯•与产品相关的设计、工艺、质量、认证等技术文件统一存储在企业知识库•通过审批流程确保文档的准确性、唯一性•严格的权限管控•保留历次更改版本，实现版本追溯•设置唯一有效版本，确保整个企业使用统一的版本•支持多字段检索，快速查询•通过文档发布，把技术文件及时发布到每个人•为采购、制造等环节提供高效文档服务文档101010①目录一、文档管理五痛点二、文档管理三核心需求三、文档管理四业务点四、文档管理系统操作五、文档管理调研主要内容11三、文档管理四业务点存储分类审批发布查看追溯•对未确认的文档流程中进行归档•归档后发布给需要的人员•本地上传到服务器•文件夹、业务类型分类存储•权限控制•与其它数据对象进行关联•支撑完整性检查、变更评估、来料检验、采购等业务数据关联•进行快速的检索•大小版本管理12创建提交归档发布设置发布权限及范围发送通知升版作废将技术资料上传审核将图纸等技术资料按类别上传到金蝶云系统进行存储应用系统查看接收人员查看文档文档生命周期管理过程作废三、文档管理四业务点1313①目录一、文档管理五痛点二、文档管理三核心需求三、文档管理四业务点四、文档管理系统操作五、文档管理调研主要内容1414①四、文档管理系统操作-名词解释序号PLM名词释义1业务类型PLM中将需要处理的对象按业务类型进行划分，可简单理解为分类，该分类承载了各种流程、规则和相关属性。根据实际业务场景，客户可定义PLM对象实例，方便区分业务并对其权限隔离2文件夹文件夹指的是PLM中对象的存储路径，客户使用过程中，根据实际业务需要定义文件夹，分类存放文件和数据。PLM中用户权限是业务类型和文件夹的交集3生命周期规则配置对象生命周期及各阶段转换规则、升版规则4版本号序列用来配置每个业务类型的实例对象的版本号，有大、小版本及版次5相关对象不同业务类型或不同实例可相互关联，互为相关对象，通过相关对象页签记录6相关过程实例可启动工作流，相关过程页签记录实例的相关流程7历史记录查看实例的版本、版次、状态等变化过程8删除删除当前版本9删除对象彻底删除这个对象，如果有多个版本那多个版本一起删除10文档生命周期提交：个人工作状态，修改阶段；归档：已定版可供后续环节使用；报废：文档已废弃。11导入文档/注册文档导入实际物理文档并和所注册的文档信息相关联12检入、检出编辑文档，每检入、检出一次，版次加一加以记录13浏览PDF配置文档转换服务后，文档支持转换为PDF文档在线浏览，转换PDF后文档支持流程中签字14附加PDF当转换PDF失败的时候可使用，手动将图纸相关的pdf附加上去15浏览无需下载在线浏览文档，电脑需安装AutoVue16创建发布单/创建回收单将文档发布给无权限的用户，用户需进行签收；到期后发布者可对发布的文档进行回收17生成物料集成图纸生成物料18文档比较选择两个文档进行内容比较19文档共享文档共享集成配置，设置什么状态下的什么类型的文档在什么状况下可以被查询到1515①四、文档管理系统操作1、相关系统配置•文件服务器设置•文档业务类型设置•文档库文件夹设置•文档权限控制2、文档管理常用操作•文档导入•文档编辑（检出、检入）•打开、浏览（autovue）•发起工作流审核•转PDF及签字•批注•发布•与其他系统对象（物料、BOM等）的关联3、其他•生命周期状态•版本、版次1616①4、文档与其他模块数据的关联关联对象-文档、物料、BOM、物料申请单关联方式-手动关联-设置自动匹配规则自动关联（文档与物料）-图纸生成物料/BOM时自动关联（图纸与物料）从根本上来说，PLM系统就是通过管理对象以及对象之间的关系，实现各种数据和业务的管理。四、文档管理系统操作1717①目录一、文档管理五痛点二、文档管理三核心需求三、文档管理四业务点四、文档管理系统操作五、文档管理调研主要内容1818①五、文档管理调研主要内容•企业图文档的管理范围-部门级？企业级？国家标准库行业知识库技术资料库标准件图库通用件图库三维模型库实验资料库工艺资源库设计规范库供应商资料原材料认证资料研发采购质量生产服务体系文件管理设备保养记录工装/模具资料检验记录质量问题库客户问题反馈售后服务记录1919①•文档业务类型和文件夹结构首先需要跟客户解释什么是文档业务类型，和文件夹的区别是什么，为什么需要进行文档分类。通常情况下，几乎所有客户在上PLM前，或者没有使用过PLM系统的话，是没有文档业务类型概念的。一般来说，文档业务类型和文件夹都是顾问给出基本框架去引导客户，让客户在此基础上进行调整和修改，形成最后的文档业务类型和文件夹。•文档的版本一定要先对PLM的版本概念进行阐述，让客户一开始就清楚PLM的版本概念，且必须遵循这种规则。其次，解释和说明PLM中版本和版次的概念。然后，了解客户目前的版本规则，尽可能不调整客户的版本描述习惯。五、文档管理调研主要内容2020①•文档的命名和编码绝大部分企业不会使用文档编码，因此这个字段基本上不会使用。除非客户专门提出，如果需要，也尽可能使用能够自动生成的编码规则，否则日后用户使用会比较麻烦。通常来说，要管理文档编码，只是文档的母版编码，直接在文档模版中填上即可。相对于编码来说，文档命名更适合于作为资料查找关键字，因此可以建议客户针对各类的文档有明确的命名规则，保证文件名的尽可能唯一。举例：二/三维图纸：图号+物料名、物料号+物料名…项目过程文件：项目号+文件名（日期、流水号）…变更单：ECN+YYMMDD+流水号…工艺文件、物料合规文件、外来资料…五、文档管理调研主要内容2121①•文档的权限控制了解企业对文档的权限控制要求，根据要求进行后续的配置•文档模版了解客户是否有文档模版创建文档的需求，有则根据需求进行配置•文档的发布了解客户目前的文件收发控制过程，讨论未来使用何种方式。方式一：集中发布方式二：谁做谁发布方式三：申请发布•历史图文档处理方式了解客户需求对之前历史图文档的录入要求，哪些文档需要录入，是否需要与历史物料的数据进行匹配关联等。五、文档管理调研主要内容2222①温馨提示：PLM资料查找和问题咨询1.金蝶云星空产品手册金蝶云星空综述-金蝶云产品手册(kingdee.com)2.金蝶云社区PLM云专题课金蝶云社区课程-专题详情-金蝶云社区官网(kingdee.com)3.金蝶云社区顾问认证课程金蝶云社区|财务金融企业信息化|IT精英人脉圈子-金蝶云社区官网(kingdee.com)4.云之家-金蝶云星空PLM顾问总群23金蝶中国交付支持中心星空交付PLM小组谢谢！
