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许多企业由于所有数据都集中于一个账簿，导致无法根据不同的业务类型与披露要求提供与之对应的报表信息。那如何解决以上问题，满足企业内外部管理、披露的需求呢？

别着急，本期文章为大家带来某物业企业的多账簿核算应用实践，通过金蝶云星瀚的多账簿、账簿协同功能，实现一次做账、自动分出三套账表，保障账簿协同的一致性。

撰稿人：金蝶-杨晶晶

一、业务背景

1. 业务场景：某物业企业按不同的服务中心单独设立账套进行核算，根据物业行业相关政策要求，物业经营性收益由物业服务企业代管的，应当单独列账。即根据内外部不同干系人提供不同业务类型数据的需求（如内外部审计，外部报表披露，业委会审计等）对当前账套的数据进行细分，根据不同的干系人提供不同的数据。

   
   

2. 客户痛点：所有的数据在一个账套内，难以快速提供不同干系人所需的数据。

   
   

3. 诉求与期望：设计一套既能满足外部报表披露、业委会审查、审计需要，又能够满足内部管理需要的账簿体系结构，实现该企业账簿体系结构的标准化和规范化，便于推进财务数字化、集约化管理和规模化扩张需要。

二、解决方案

客户关键需求：

• 操作简单方便，不增加财务人员工作量

• 针对不同干系人可以设置数据权限隔离

• 系统自动化程度高，减少人工的处理和检查

整体思路：

• 通过分析客户的需求，针对不同的干系人，客户需要建立3套账簿：主账簿即完整的数据账簿，主要用于内部管理及外部报表披露；管理账簿1和管理账簿2分别用于业委会审计和业委会独立设账的需要。

• 根据客户业务的区分，设置了3个不同的凭证类型，分别承载不同的业务，如日常项目核算、公区核算等。通过标准产品的凭证折算规则，在主账簿过账后，自动生成管理账簿对应的凭证。

图1  账簿自动化整体流程图

• 在标准产品的基础上，现场对于协同后的凭证做了二开。在标准产品生成协同凭证后，自动调用审核、复核、过账操作，并更新凭证号、制单人、审核人、复核人与主账簿一致。

• 主账簿反过账时，自动调用管理账簿对应凭证的反过账、反复核、反审核并删除协同凭证。保持管理账簿的协同凭证与主账簿保持一致。 

图2  凭证协同设计思路

• 基于星瀚的多账簿、账簿协同功能，实现一次做账，自动分出三套账表。

• 管理账簿的协同凭证与主账簿源凭证保持一致，可以减少管理账簿凭证的打印。主账簿和管理账簿相同的凭证，使用同一套纸质凭证和附件，避免重复打印增加归档工作。

关键操作：

• 账簿类型

系统路径：【财务云】-【基础资料】-【账簿类型】

根据客户的需求，自定义新增管理账簿，编码和名称可自定义。客户现场需要新增2个管理账簿。

图3 账簿类型维护

• 凭证折算规则

系统路径：【财务云】-【总账】-【账簿协同管理】-【凭证折算规则】

根据客户需求，新增凭证折算规则，定义需要折算到指定账簿的凭证规则，标准产品支持通过凭证折算规则实时折算或事后折算，现场采用了事后折算，通过业务事件来触发实时的折算，凭证折算规则目前不支持失败重试，业务事件支持失败重试。

图4 凭证折算规则维护列表

图5 凭证折算规则维护详情界面

• 业务事件配置

系统路径：【流程服务云】-【业务事件中心】-【事件定义】/【流程服务云】-【业务事件中心】-【事件订阅】

事件定义新增凭证过账的事件

图6 事件定义维护界面

事件订阅新增凭证过账触发凭证折算的订阅，错误处理为重试三次后挂起。

图7 事件订阅维护界面

• 结账监控校验

系统路径：【财务云】-【结账监控】-【结账检查项】

通过自定义新增结账检查项，对主账簿与管理帐簿的结账顺序做校验，确保主账簿期间大于等于管理账簿，控制管理账簿凭证不允许手工新增。保证主账簿和管理账簿数据的一致性和完整性。

图8 结账检查项维护

• 数据权限隔离

系统路径：【基础服务】-【权限管理】-【数据规则方案】

新增数据规则方案，对账簿类型和凭证类型做限制。新建通用角色，对对应的查询权限做限制。

图9 数据规则方案维护

对账簿类型基础资料设置数据规则，控制该角色的用户只可以看到数据规则范围内的账簿类型，实现账簿类型的隔离。用于查询科目余额表，明细分类账等账表时控制只能看到指定账簿类型的数据，实现数据隔离。

图10 通用角色配置账簿类型数据规则

对凭证类型基础资料设置数据规则，控制该角色的用户只可以看到数据规则范围内的凭证类型，实现凭证的隔离。用于凭证查询时只能看到指定凭证类型的数据，实现数据隔离。

图11 通用角色配置凭证类型数据规则

• 客户化开发功能

为保证主账簿和管理账簿之间的协同能顺利进行并保证数据的准确性，现场进行了以下的功能开发：

表1 客户化开发需求清单及功能说明

效果展示

• 协同数据展示

主账簿过账，自动协同生成管理账簿数据，管理账簿对应凭证的来源为账簿协同，其他数据与主账簿保持一致。

图12 主账簿凭证

图13 管理账簿的协同凭证

• 断号调整校验

增加断号调整的控制，控制不允许对状态为已过账或来源为账簿协同的凭证进行断号调整，避免管理账簿与主账簿的凭证号不一致。

凭证过账后，会协同生成管理账簿凭证，由于断号调整界面通过扩展插件无法获取到修改的凭证，即在断号调整界面修改主账簿已过账的凭证号无法联动更新管理账簿的凭证号。

基于现状，现场控制主账簿已过账的凭证不允许进行断号调整。管理账簿的账簿协同凭证是由主账簿协同生成，凭证号与主账簿保持一致，控制不允许调整管理账簿凭证号。

图14 断号调整校验

• 期末处理校验

增加期末校验，自动检验控制主账簿和管理账簿的结账顺序，检查账簿协同数据的完整性，即除结转损益凭证外，主账簿对应凭证类型的凭证数量与管理账簿来源为账簿协同的凭证数量一致且凭证号保持一致。

图15 主、管理账簿结账顺序校验

图16 主、管理账簿结账凭证数据完整性校验

三、方案的可推广价值

根据物业行业的政策和不同干系人对于账簿数据的需要，物业企业都会面临着业委会需要独立设账的需要，以及需要对内外不同干系人提供不同数据范围的需要，对物业行业具有普遍适用性。其他行业如有类似场景，也可借鉴此案例。

四、注意事项

1. 批量做凭证协同的时候，协同的顺序不是按照凭证号按顺序协同的，如协同到提交状态，且总账开启了现金类科目及其辅助账赤字不允许提交，会由于协同顺序问题导致部分付款凭证未能协同成功，需要进行多次协同才能协同完全。现场是通过业务事件的失败重试功能完成自动多次协同。（注：凭证折算模板的实时功能和业务事件不能同时启用，会导致重复协同）；

   
   

2. 凭证提交和凭证审核过账存在时间差导致的协同问题。当过账触发折算时，可能存在主账簿执行提交的时候满足校验，而管理账簿无法满足提交校验导致协同失败或提交失败（如直接协同到提交状态，会协同失败，协同到暂存状态则管理账簿提交被校验）。如主账簿提交时未对会计科目的发生方向做限制，在过账前对会计科目的发生方向做了限制，会导致管理账簿的凭证被校验。这种情况下，需要修改主账簿的凭证满足新的规则下的提交校验或先解除校验。

   
   

3. 单据提报和凭证审核过账存在时间差导致的协同问题。单据提报时人员、供应商等基础资料是启用状态。由于主账簿机制凭证不校验基础资料的启用禁用状态，而管理账簿的协同凭证，目前系统会校验基础资料的启用禁用状态。这种情况下，会导致协同失败。目前是采用手工启用对应基础资料，协同完成后再禁用。（预计2023年底优化）

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