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大企业客户经常复杂多样的费用报账场景，线下手工核验发票也是分外让人头疼，该如何降本增效，解放财务人员的双手呢？

本案例给出了有效的解决方案：通过系统实现发票合规性校验、报销单据与发票关联管理以及多税率凭证改造，有效解决了手工校验发票耗时长、费用报销发票及附件管理缺失以及财务核算不准确等问题。

此方案适用于大型集团对公报账支付业务量大的场景，可复用性较强，并为客户提供了业务价值和财务价值。赶紧往下看看吧！

撰稿人：金蝶-周麟

一、业务背景

（一）业务现状

1.背景介绍

客户A是一家大型的房地产集团，其中包括集团总部以及分布于东北、华南、华中等8个区域共1200多家法人公司。当前已上线4个区域的241家法人公司费用报账业务，平均每月产生费用报销凭证400条，凭证分录3600行。

该公司费用报账业务场景广泛，费用报账收票业务涉及多类型、多税率的发票。同时，大型企业的费用分摊业务中，存在集团总部和子公司跨区域组织活动，或高层外派区域业务费用分摊等复杂场景，业务繁琐、财务核算要求严格、凭证业务量大。

此前，客户未部署相应的发票收票系统，因此使用线下手工核验处理费用报销发票。这不仅耗时长，而且成本高。本次费用报账与发票云收票服务上线后，顺利实现费用报销发票校验并同步生成影像。通过客制化开发改造，帮助多税率凭证准确生成，为集团后续业财一体化项目提供支撑。

2.财务核算要求

客户财务管理制度及核算要求包括但不限于以下内容：

1）发票要求：费用报销业务在提交报销单时，必须提供经过验真验重的发票；

2）费用报销单要求：一张报销单支持承载多种费用类型业务，涉及多种税率发票。同一费用类型可关联多种类、多税率发票，例如业务活动费中，可包含餐饮、交通、法律咨询等各类业务发票。提交费用报销单审核通过付款时，进行预算扣减；

3）跨组织费用分摊要求：集团总部与区域子公司共同组织活动、集团高层外派区域任职、集团高层兼任区域高层等涉及跨区域组织费用分摊业务时，对发票抬头不强制控制校验，只需确保发票真实性，以及符合业务实际；

4）财务核算凭证生成时点：费用报销付款后，准确及时生成财务核算凭证。

（二）痛点分析

1.手工校验发票耗时长、业务量大、准确性低

前期对客户费用报销业务的现状调研中，存在部分区域需要报销业务提单人手工校验发票的情况，甚至部分区域需要财务统一收票后全手工查验发票，对发票重复报销、开票信息准确性缺乏系统管理。

2.费用报销发票及附件管理缺失

按照财务核算要求归档管理的发票，存在查找困难、各区域无统一管理制度问题。未建立报销单据及发票系统管理，出现管理混乱、报销发票原件及复印件缺失情况。

3.凭证不支持多税率辅助核算，需手工调整，导致财务核算不准确

当前客户费用报销业务，一笔业务涉及多种费用类型，多种类型及税率发票，例如业务活动费中，可包含餐饮、交通、法律咨询等各类业务发票。定额交通福利报销时，允许提交替票，出现财务入账不准确，涉税数据计算不准确，凭证涉税科目辅助核算维度无法带出，甚至生成错误的情况。针对此类不准确凭证，需要财务手工调整处理，导致财务工作量增加的同时，也无法保证报账费用报销业务的入账及时性和入账数据准确性。

（三）客户需求

1.费用报销业务发票验真验重

将业务层面的对私报销、对公报销、差旅报销等业务，通过发票云收票助手的合规性校验以及费用核算中的发票配置功能，在费用报销业务单据提交时，实时发票验真验重串联，对发票的真实性、开票时间等做出严格管控，从系统层面实现财务管控制度的落地。

2.费用分摊、多税率发票凭证生成准确

结合费用核算发票配置，对跨区域分摊，实现集团模式发票校验，同时在对公业务中对供应商资质进行审核。

通过客制化开发对发票信息进行改造，当同一费用类型涉及多税率发票时，实现多税率凭证科目及辅助核算维度准确生成，提高财务核算准确性、便利性。

二、解决方案

（一）整体思路

1.系统实现发票合规性校验

在星瀚费用核算模块对集团及子公司发票收票服务进行配置，并于发票云收票管理对发票校验合规性进行配置。针对对私报销、对公报销、差旅报销不同业务类型，以及不同企业设置校验规则。

2.实现报销单据与发票关联管理

在星瀚系统费用核算报表发票查询的表单中，通过权限管理，实现发票与费用报销单据关联性查询，可进行发票管理，便于管理费用报销相关附件。

3.多税率凭证改造

针对费用报销单发票明细分录进行客制化开发改造，利用报销单费用明细分录中费用项目ID与多类型、多税率发票的关联关系，实现同一费用项目对应多税率发票时，能够生成准确凭证，确保财务核算准确。

费用报账单据及发票附件流转运作流程如下：

图1 费用报销单据及发票流转

（二）关键操作

1.发票云收票管理合规性校验

在星瀚费用报销业务中，发票合规性校验配置可以针对业务单据类型、组织生效。结合客户不同的业务类型以及费用分摊业务的需要，完成收票管理合规性校验配置。

图2 收票管理合规性校验配置

发票合规性校验控制类型有：

a.发票真伪：指增值税发票、机动车、二手车发票查验不通过则不能报销；

b.重复报销：发票已被其他单据报销，不允许报销重复的发票；

c.电子发票是否上传源文件：上传的电子发票非PDF、OFD格式，或者PDF格式无签章信息、签章无效；

d.发票抬头与当前企业名称是否一致：发票购方抬头与单据配置的抬头不一致；

e.发票税号与当前企业税号是否一致: 发票购方税号与单据配置的抬头不一致；

f.发票作废：开票方将发票作废；

g.发票红冲：开票方开出红字发票；

h.非增值税发票手工修改：除增值税发票、机动车、二手车发票外的发票上传后进行修改；

i. 个人发票：上传无购方税号且抬头小于6个字发票；

j. 发票串号：增值税发票机打号码与发票号码不一致；

k.发票是否有印章：纸质发票无发票章；

l. 敏感词校验：可添加敏感词，上传增值税发票的商品名称含有敏感词即提示；

m.黑名单校验：可配置销方黑名单，上传增值税发票销方名称符合条件即提示；

n. 报销期限校验：可设置报销期限（开票时间XX天后），是否允许跨年开关、第二年截止报销期限；

o.发票连号校验：发票号码连续的发票；

p.个性化设置：可对发票商品名称、发票备注等设置一组或多组条件对发票进行校验。

2. 报销单据与发票关联：费用核算发票云配置

客户费用报销业务既存在各子公司单独报销场景，也存在集团总部及各子公司费用分摊场景，包括

1）当每一子公司单独进行费用报销发票校验，则使用发票云配置；

2）当存在费用分摊涉及跨区域公司发票校验业务，包括集团总部与区域子公司共同组织活动、集团高层外派区域任职、集团高层兼任区域高层等，发票云配置集团模式下可实现一个公司同时使用本公司或上级组织的企业税号、企业名称进行校验。

图3 费用核算发票云配置入口

图4 费用核算发票云配置

图5 费用核算发票云（集团）配置

发票云（集团）配置可配合控制策略，实现集团或子集团配置一套发票云，分配给指定的多家公司使用。同一公司，支持分配使用多个配置资料，实现一个公司同时使用本公司或上级的企业税号、企业名称进行校验。

3.费用报销单发票明细改造

客户业务需求场景包括但不限于：

1）同一费用类型可关联多种类多税率发票，例如业务活动费中，可包含餐饮、交通、活动策划等各类业务发票，各类业务税率不同。

2）集团总部与区域子公司共同组织活动、集团高层外派区域任职、集团高层兼任区域高层等跨区域、跨部门费用分摊场景。

开发改造点如下：

1）为确保凭证生成科目及辅助核算维度正确，对费用报销单发票明细区（隐藏区域，开发平台可见）进行客制化开发改造，实现费用项目ID与对应多税率发票关联映射；

2）将费用报销单发票明细区税率字段关联标准产品的税率，转化为关联基础资料格式的税率。生成凭证时，根据费用报销单发票明细区，生成多个费用分录行（辅助项部门），税额按照税率合并分录行生成，预算占用各部门的报销金额（含税金额）；

3）凭证模板配置应交税费科目，核算维度选择增值税税率，并打开需要合并开关。

开发完成后，前端业务人员操作提交费用报销单无变化，单据界面无变化，多税率凭证可准确生成核算维度。

图5 多税率费用报销单

图6 费用报销单发票明细区（开发平台可见）

图7基础资料税率

图8 发票明细客制化开发原型界面

图9 费用报销单凭证模板

发票明细客制化开发字段说明：

生成凭证时，根据分摊明细区生成多个费用分录行（核算维度：项目、项目竣备与否、费用类型、部门属性、成本中心等），按照汇率汇总生成凭证分录行：

借：XX费用

应交税费_应交增值税（进项税额）增值税税率:增值税6%

应交税费_应交增值税（进项税额）增值税税率:增值税9%

应交税费_应交增值税（进项税额）增值税税率:增值税13%

……等多种税率

贷：银行存款

图10 改造后多税率费用报销凭证

（三）需求匹配情况

1.实现费用报销发票验真验重

本次方案，通过将费用核算费用项目、核算组织、业务单据相互关联，形成了完整的费用报销发票校验逻辑，对发票类型、开票时间、费用分摊业务多公司发票抬头进行校验，确保集团层面、子公司各类业务发票验真验重，确保费用报销业务真实性、准确性、及时性。

2. 费用分摊、多税率发票凭证生成准确

通过对费用报销发票明细进行客制化开发改造，打破了标准产品统一费用项目涉及多税率发票时，无法生成准确核算凭证及辅助项目的困境，保证了费用报销多税率凭证的准确性，为后续进行财务审计提供了流程支撑，便于财务业务联查。

三、项目价值

（一）可复用性

大型集团对公报账支付业务量大，业务类型较为繁杂，通过此次费用报销发票校验及发票明细的改造，为财务核算准确性提供了一种解决方案，未来在其他项目中可重复使用。

（二）对客户的价值

1.业务价值

通过发票云集团模式以及发票合规性校验，从源头规范了费用报销业务发票，同一费用项目关联多种类型、多税率发票时，使用按行导入发票功能，操作便捷，使一线用户填单操作简便。

同时实现了费用报销业务与发票关联，便于跟踪溯源。上线发票云收票服务后，实现线上发票验证验重，建立了发票管理台账，杜绝了重复报销，确保的费用报销业务真实性。

2.财务价值

费用报销发票实时校验，费用分摊发票校验集团模式共通，多税率凭证合并处理，满足了客户多种费用报销业务场景需求，实现了凭证实时生成且与真实业务相符，财务核算准确及时，提升财务管理质量，实现业财一体化。

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