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随着业务不断增长，公司的出差频率越来越高，而员工垫资量大、报销流程繁琐；财务人员一般月末集中处理报销单，并须统一管理纸质票据工作量极大。此外，公司虽有差标政策但管控能力弱，差旅成本居高不下，该如何解决呢？

本案例采用了云+端的应用模式，由星瀚报销系统承担起差旅报销业务前端的落地。通过星瀚人人差旅模块的出差申请单、差旅报销单与商旅集成，来全面覆盖G联合控股有限公司的差旅报销业务。有效帮助企业实现了差旅事前预订、事后报销双重控制，极大减轻了财务审核任务，降低企业与员工的差旅成本。

撰稿人：金蝶-徐家林

一、业务背景

（一）客户现状

G联合控股有限公司是香港联交所主板上市的产业园区运营集团。公司以园区运营为主体，园区开发为支撑，产业投资为引擎，在全国40多个城市开发运营各类主题产业园近百个，服务企业及各类技术创新机构逾 8000 多家，其中世界 500 强企业 50+，上市公司近200家。

随着业务不断增长，规模不断扩大，出差频率越来越高，差旅成本也十分高昂。一直以来，G联合控股有限公司差旅报销采用的员工自己垫资购票、拿票报销，纸质票据统一交由财务管理，财务人员一般月末集中处理报销单，财务人员工作量大、报销时效长。

（二）客户痛点分析

• 对于员工来说，垫资量大，每次出差要整理很多票，贴票耗时耗力，报销流程繁琐，报销款发放周期长。

• 对于财务人员来说，审单，审票工作量巨大；纸质票据管理效率较低。

• 对于管理者来说，虽有差标政策但管控弱，无事中管控，比如机票、酒店、火车。报销具有滞后性，支出居高不下不能及时知道原因。

  
  

（三）客户诉求与期望

• 报销单填写简单、方便，缩短报销周期，提高员工满意度。

• 减少财务审单工作量，简化审核任务，提交审核效率。

• 落地企业费控管理的要求，缩减费用开支。

二、解决方案

星瀚人人差旅模块，秉承“人人、体验、生态”的设计理念，以“人“为核心，提供中大型集团企业员工随时随地发起出差申请、商旅预订、差旅报销以及差标的管控，无需垫资、无需收集发票，实现端到端一站式差旅费用报销。

G联合控股有限公司在EAS Cloud系统差旅报销已应用十分成熟，并且财务核算系统使用的是EAS Cloud系统。考虑到该公司希望通过与商旅对接，形成规模效应来降低成本，本次项目采用了云+端的应用模式，由星瀚报销系统承担起差旅报销业务前端的落地。

通过星瀚人人差旅模块的出差申请单和差旅报销单与商旅进行集成，同时配合发票云来全面覆盖G联合控股有限公司的差旅报销业务。最终通过集成云，将业务数据完整、实时、高效地传递至EAS系统，完成后续的单据审核、预算管控、财务核算与付款，并及时将数据回传至星瀚费用报销系统。

图1 差旅报销业务处理流程

三、关键步骤及效果展示

（一）单据集成

通过集成服务云数据集成方案配置，实现星瀚与EAS单据信息、发票信息、审批信息传递。星瀚单据提交后，通过集成服务云，将单据信息同步到EAS，并进入EAS审批流程，实时传递审批信息，同步单据状态。

图2 EAS审批任务

在集成服务云-资源中心模块，可以获取系统标准集成方案。搜索“费用报销”相关方案进行部署后，在【集成服务云】→【集成管理】→【数据集成】→【数据集成方案】中就可以查询到差旅费报销单集成EAS的集成方案。（集成管理配置和应用可以参考集成2.0费用配置操作说明）

图3 集成方案部署

图4 集成方案

（二）商旅预订

出差申请单审批完成后，员工可在星瀚【人人差旅】→【出差申请单列表】页面，选择“审核通过”的出差申请单，点击“预订”，登录到商旅平台，预定机票、酒店、火车等，减少员工差旅费用的垫付，同时保证了费用更加透明，达到了企业降本增效的目的。

图5 商旅预订 

（三）差旅报销

员工的出行订单，支付时选择“公司月结”后，这部分金额员工无需报销。员工出差期间的补助、招待费、市内交通费等，需要自行报销。

应客户诉求，扩展开发了报销招待费按钮：直接复制已有行程信息，费用类型控制只能选择“招待费”。扩展了包餐及招待次数的补助项目，实现自动计算补助金额，帮助客户轻松填单，进行快速报销。

图6 报销招待费

图7 包餐及招待

（四）差标控制

差标控制实现了事中、事后双重控制。在商旅预订时，通过商旅配置的差旅标准，控制对应人员预订座位、房间级次。超过标准，需要填写超标说明，进行超标审批。

另外，在报销时，通过星瀚设置住宿、交通工具、补助标准，进行事后报销控制，避免超额报销，方便财务人员审核。

图8 差标控制

（五）月末对账

客户在对应商旅平台订票后，星瀚平台T+2天后自动获取这些订单信息，并在次月1-3号获取结算信息。系统自动将结算单信息与系统里的订单信息，进行匹配，并给出“是否对平”的标记。

各部门对账人员，下月初根据结算单信息，与携程的对账单，人工进行数据核对。应财务核算要求，开发了同步项目功能，一键获取出差申请单录入项目信息到结算单，方便财务人员进行后续对公结算。

图9 月末对账

填单入口有两处，可以通过第三方移动APP及星瀚人人差旅录入，实现随时随地都能进行出差申请单录入、商旅预订以及报销，方便客户填单，提升客户体验。

图10 填单入口

四、方案的可推广价值

（一）行业的普适程度

• 可借鉴性强。对于差旅报销业务量大，需要与商旅集成，财务核算在不同系统企业，可借鉴本方案。

• 适用范围广。不受行业限制，基本适用于各行各业。

（二）对客户的价值

• 差旅标准实现事前预订、事后报销双重控制，极大减轻了财务审核任务，提高审核效率。

• 员工垫资减少，票据收集整理工作量减少，报销填单方便、快捷。

• 有效降低企业差旅成本，据统计某部门上线后三个月与上线前三个月差旅费用数据，差旅成本相对降低一些。

五、注意事项

• 差旅报销单星瀚与EAS集成，关联申请页签生成和可用余额等数据反写需要二开生成。

• 星瀚与EAS集成，项目基础资料目前暂无标准集成方案，需要两边系统手动增加。

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