外购入库单序时簿

栏目：kis知识作者：金蝶来源：金蝶云社区发布：2024-09-22浏览：2

外购入库单序时簿

1.简介

1.1 外购入库单序时簿概述

外购入库单序时簿是针对外购入库单、采用不同的筛选条件、汇总依据，然后根据查询的结果进行业务处理和管理控制的模块。

1.2 系统路径

〖供应链〗→〖仓存管理〗→〖验收入库〗→〖外购入库单-维护〗

2.外购入库单序时簿

2.1 单据状态设定

在进入单据序时簿之前，首要步骤是进行所有已存在单据的筛选查询工作。这项工作非常重要，是进行单据批量处理和管理控制的前提条件。只有查询确定的单据，下面的处理工作才会相对通畅和严谨。

单击〖单据序时簿〗→〖外购入库单〗，即弹出“条件查询”界面。在这个界面中用户可以设置单据的查询条件、针对关键字排序、保存查询方案、对已筛选的单据进行数据的重新提取，此外针对查询结果，系统还可以实现自定义表格设置功能。

对于一般查询，系统提供比较简单的查询方式，即按单据的期间、审核与否等等单据状态特征进行单据的查询的设置，即可按单据状态查询单据。

在“条件查询”界面的右下方，可以设置单据状态，系统预先对每种状态设置了默认选择，用户也是通过选择下拉列表框中的选项的方式来设置。外购入库单序时簿的状态设置包括时间、审核标志、作废标志、钩稽标志、记账标志、红蓝字六种过滤条件，各过滤条件的含义请参见公用功能的“序时簿公用功能”部分。

以上各种单据状态查询可以任意组合查询，如可查询当日未审核单据、或本期已关闭单据等等。

当设置完单据状态查询条件后，单击【确定】，便进入了序时薄的主界面，系统把符合查询条件的所有单据，显示在当前界面。

2.2 业务批量处理功能

在业务处理中实现的采购订单新增、审核、关闭、作废、打印、引出、附件管理等多项功能，在该单据的单据序时簿同样可以实现，方法就是在当前界面（1）单击【新增】；（2）选择〖编辑〗→〖新增〗；（3）在序时簿上直接使用快捷键Ctrl +N等；都可以调出一张已按编码规则顺序编号的空白采购订单，在该界面上可以实现各种在【业务处理】→【采购订单】上实现的功能，这里不再一一赘述，请用户查询上一章的相关介绍。

单据序时簿的功能不仅在于为业务处理提供另一个录入界面，更在于能够实现在业务处理里不能完成的单据批量处理功能和管理功能。

以下先介绍业务批量处理功能。

批量复制

在单据序时簿中提供单据复制和批复制功能，极大地减轻了用户录单的工作量。

用户在使用系统时，工作量最大的是单据录入的工作，并且在录单过程中有较多的业务信息是重复的内容，提供单据复制和批量功能，可以最大程度地减少用户的工作量，这是为用户贴心考虑的一个实用功能。

在业务处理中也提供单据复制功能，即通过复制单据来执行新增，其方法类似于基础资料中核算项目的复制增加。但这种复制是一张对一张的，且复制后还要录入和确认其它无法复制的信息。而批量复制是对一张多多张单据执行全面复制，复制后的单据即是一张已完整保存的单据。

系统提供复制全部单据和复制所选单据的功能。

注意：

在单据和序时簿上复制时，应收数量复制为0；

单据复制规则

在单据复制过程中，系统是按一定的复制规则进行的，主要包括以下几点：

1、在单据序时簿上只提供整单复制的功能；

2、单据复制时单据号自动顺序递增，即不能复制原单的单据号；

3、复制单据日期自动默认为当前系统日期；

4、所有的单据，无论被复制单据的状态如何，都可以进行单据复制，且复制后的单据都处于可编辑的状态，且<审核人>、<记账人>等字段应置为空值，源单据为作废状态的复制后的单据为正常单据；

5、复制相当于手工新增，如果被复制单据是关联生成的，则不复制该单据的源单据号码；

6、在初始化设置中，启用期前的暂估入库单序时簿和启用期前的未核销销售出库单序时簿上不提供复制功能；

7、一旦出现保存时条件不能满足，不能保存时（例如不允许负库存，却出现了负库存），系统中断目前单据的处理，并由用户选择是否继续进行其它单据的复制处理。

复制所选单据

在序时簿界面中，用鼠标选中一张任何状态的单据或其某个条目、或者使用快捷键Shift选中多张单据，使用复制选择〖编辑〗→〖关闭〗。

在当前外购入库界面上，使用【复制】按钮、或选择〖编辑〗→〖复制所选单据〗，系统会自动按所选单据生成同样数目的新单据，并给予复制提示信息表。

复制全部单据

在序时簿界面中，用户先调出“条件查询”界面，进行条件设置，然后在筛选出的单据序时簿上选择〖编辑〗→〖复制全部单据〗，系统会自动按界面显示的全部单据生成同样数目的新单据，并给予复制提示信息表。

2.3 外购入库单管理功能

外购入库单的管理功能涵盖多方面，主要包括外购入库单的拆分和合并、对等核销、下推式关联、以及单据关联关系、钩稽关系的连续查询等等。以下分别介绍。

外购入库单的拆分与合并

外购入库单和销售出库单的拆单和合并是供应链系统得到广泛的应用，且反应良好的功能之一。

对于用户来说，由于实际业务处理的需要，在以前期间或当前期间的入库单可能会因为分期付款、或开发票时间固定造成某些外购入库单的部分数量必须分期处理，等等原因，一张单据不可能在同一期间作为入库成本、或者销售成本。比如，一般供应商月末的时候统一开一张发票过来，并且很多时候不是把上几次送过来的货开完的，但是仓管是在收货的时候就录入单据，也就是说入库单上的记录比发票上的要多。因此，系统提供外购入库单的拆分和合并处理。

入库单拆单是便于将需要在本期钩稽的部分拆分出来，从而解决了一张前期暂估入库单部分到货后不能及时钩稽、或者一张当期单据需要部分记入成本等问题。

拆分和合并条件

进行拆单操作的外购入库单必须满足以下条件：

进行拆分的外购入库单必须是已审核单据；

进行拆分的外购入库单必须是尚未核销单据，包括与发票核销、与另一张业务信息相同、数据相反的外购入库单对等核销；

进行合并的外购入库单必须是以前被拆分的子单；

进行合并的外购入库单必须是尚未核销单据，包括与发票核销、与另一张业务信息相同、数据相反的外购入库单对等核销；

进行合并的外购入库单必须是未记账单据。

拆分单据

系统提供将一张外购入库单拆分为两张外购入库单的功能。

在当前界面中，使用鼠标选中一张符合条件的外购入库单，选择〖编辑〗→〖拆分单据〗，系统将调出该张入库单的界面。单据的<物料代码>、<日期>等大部分字段均处于不可编辑状态，只增加了一列<拆分数量>为可编辑状态，用户在该字段上直接录入按当前计量单位计算的拆分数量，操作完毕使用【保存】保存拆单结果，然后退出。

一张外购入库单分拆成的两张单据的单据头除单据号码外完全相同，拆分后，被拆分的单据减去拆分部分称为母单，单据号码不变，可继续拆分，拆分出的数量形成的单据称为子单，不能再拆分，在原单据号后加A标记，母单继续拆分后，子单编号加B、C，如此类推。单据体中除数量、金额可以修改外，其它如计量单位、单价等均不变。

拆分时，系统将判断单据的已关联数量，控制将关联数量保留在母单，子单的关联数量为0，否则，系统不允许拆单。

合并单据

系统提供将已拆分的外购入库单（子单）合并到母单的功能。分拆后的入库单可合并还原，但只能是一张子单与一张母单逐张合并。

在当前界面中，使用鼠标选中一张以前从母单拆分出的外购入库单，选择〖编辑〗→〖合并单据〗，该张单据即合并到母单中，系统提示操作成功。

拆分影响

拆分单据后，对于被拆的母单和拆出的子单有以下影响：

已拆分的外购入库单不能反审核；

已拆分出子单的母单还可以再执行拆分操作；

已拆分出的子单不能执行拆分操作。

下推式关联

供应链系统为用户提供业务流程设计功能，从而保证下推式和上拉式两种单据关联形式的完善。

下推式单据关联：就是在源单据的序时簿上自动生成目标单据。它作为主动单据传递模式，为很多ERP软件所采用：单据传输采用主动方式传递，有利于缩短事务处理时间，简化用户操作，同时增加业务处理人员的业务流程认知水平。下推式单据关联模式特别适合业务流程简单明晰、或业务需要强制性管理的用户使用。

下推式关联将单据传递方式从目标单据关联到源单据，发展为从源单据就可以直接关联到目标单据，单据的关联方式多样化，同时丰富了单据的生成方式。

针对外购入库单，通过下推关联可以直接生成红字外购入库单、销售出库单和采购发票（包括专用发票和普通发票）、调拨单，即通过上拉式关联方式执行的单据都可以通过下推式关联来执行，从而进一步完善了外购入库单流程，并动态解决了入库单与其它下游目标单据之间的关系，使其关系更加紧密、更利于企业管理，从而为供应链系统业务处理的自动灵活、ERP思想的完善贯彻打下了基础。

下推式单据关联的操作权限同按上拉式单据关联的权限设置为准。即只要该用户具有生成某张单据的权限，则下推式关联也有相应权限。

通过下推式关联生成目标单据的外购入库单必须是已审核的单据。这种下推式关联的处理流程是：

下推目标单据

在当前外购入库单序时簿上，使用鼠标和快捷键Shift键选中一张符合下推条件的单据的某一条或几条分录，然后选择〖下推〗→〖生成外购入库〗、〖生成购货发票（普通）〗、〖生成购货发票（专用）〗、〖生成销售出库〗等菜单，系统就按所选中的分录或整单提供单据生成界面，图示请参考采购订单的生成界面。

该操作界面分成上下两部分，上面<单据编码>栏显示将生成的目标单据的按单据编码规则排列的单据号码；<状态>栏表示该单据处于“已处理”或“未处理”的状态。由于目标单据本身有一些必录信息、不可能统一予以默认；或者要进行外购入库单的条目分拆等，必须由用户逐项录入，所以，到目前为止，还不能算是完成了目标单据的生成，而按单据号码显示的目标单据相当于目标单据的一个“原型”，需要用户进一步进行确认和完善。

生成目标单据

在下推生成界面中选中该条目标单据号码，用鼠标单击【生成】，系统会自动调出该张未完全保存的目标单据“原型”。在该张目标单据中，用户如同新增单据一样，进行相关的操作，录入必要信息后，单击【保存】，系统会保存该张目标单据。至此，外购入库单才真正生成目标单据。保存后退出目标单据生成界面，返回“下推式生成”界面，用户会发现本单据的<状态>栏由“未处理”变为“已生成”。

此时，可以使用【查看】按钮对已生成的目标单据进行查看。

如果已生成完毕、或目前暂不再生成其它目标单据，单击【确定】或【退出】，以实现功能操作。此时，该功能执行完毕。

如果在执行【生成】过程中，该单据因单据已执行完毕、所选单据无符合条件物料等原因，系统将提示没有符合条件的记录，并返回单据生成界面。

行家指点：外购入库单关联销售出库单这一业务路线是典型的商业应用模式，即采购后直接销售。这种业务流程，其中间不再需要任何加工制造的过程处理。通过增加这一业务路线，可是进一步扩展供应链系统的应用范围，充分体现了供应链系统的广阔的应用范围和强大的应用功能。具体请参见《销售系统手册》的相关介绍。

在外购入库单序时簿界面并不显示这些新生成的目标单据，用户要在目标单据序时簿中进行查询。

如果用户选择多张外购入库单生成目标单据，则系统会自动下推成多张单据，即多张外购入库单不能生成一张目标单据。

通过下推式单据生成的目标单据同样适用于单据连查，可以通过序时簿的【上查】和【下查】按钮查询到。

外购入库单对等核销

系统提供红字和蓝字外购入库单的对等核销和反核销的功能。

该需求的应用非常广泛：对于同一张入库单，屡次暂估，而最终发票没有到达，用户希望能够使用红字入库单将其冲销；同样对于一张发票，最终货物没有到达、使用红字发票对冲，但没有入库单相核销，这两张发票都无法审核成功…… 由于这些需求，我们特增加红字和蓝字入库单这种对应单据的对等核销功能，以满足客户需要。

对等核销条件

进行对等核销的外购入库单必须符合以下条件：

对等核销的必须分别为红字和蓝字的外购入库单。

对等核销的单据必须全部为已审核、但尚未核销的入库单。

对等核销的单据必须是两张业务相同、数据相反的单据，包括两张单据的供应商、采购方式、物料、辅助属性、批次、条目数、仓库等内容均一致，而每个条目的数量相反（即相加为零）的情形下才能予以对等核销。

注意，选择系统整体参数“对等核销时允许批号不一致”、“对等核销时允许仓库不一致”时，批次、仓库不一致也允许核销。

可以允许一张单据为已做账单据（即前期或本期暂估单据）。

一次只能选择两张单据进行对等核销；但一次只能选择一张单据进行反核销。

对等核销操作

在外购入库单序时簿，使用快捷键Ctrl选中两张符合对等核销条件的外购入库单，单击工具条上【核销】、或选择〖编辑〗→〖核销〗，系统会检查两张单据是否符合要求、及供应商、物料、批次、条目数、数量（相加为零）、仓库等是否一致，然后予以对等核销；如果出现不符合的条件，系统给予提示，然后返回序时簿界面。

反核销操作

对于已经执行对等核销的单据，可以执行反核销。反核销只能选中一张单据，对其进行反核销，则另一张与其对等核销的单据也反核销了。

同样在外购入库单序时簿，选中一张已经执行对等核销的外购入库单，选择〖编辑〗→〖反核销〗，系统会检查该张单据是否符合要求，然后将二者一起作反核销处理，两张单据同时变为非钩稽状态；如果出现不符合的条件，系统给予提示，然后返回序时簿界面。

外购入库单反对等核销时需要检测：在“单到冲回”方式下，对应外购入库单本期没有生成冲回凭证且本期没有生成对等核销凭证，否则不允许反对等核销；在“期初一次冲回”方式下，对应外购入库单本期没有生成对等核销凭证，否则不允许反对等核销；

以前期间已对等核销的外购入库单，在以后期间不能进行反核销。已经生成对等核销凭证的外购入库单即使是在本期进行的对等核销，也不能进行反核销，必须删除相应对应核销凭证才能进行反核销。

对等核销对入库单状态的影响

对等核销对外购入库单会产生以下影响：

1、对等核销后的外购入库单不能执行反审核。

2、对等核销后的外购入库单不能再与发票核销。

3、对等核销后的外购入库单视同钩稽，可以通过查询钩稽关系查询。

对等核销单据的账务处理

对等核销的入库单，如果两张单据均未做账，则在“外购入库对等核销生成凭证”处生成凭证（分别为红字和蓝字凭证）；如果其中一张单据已做账，则核算系统特殊处理，必须先进行暂估冲回，然后才可以对这张入库单进行对等核销凭证生成，如果用户没有生成冲回凭证，系统应当禁止该单据生成对等核销凭证。

对等核销的入库单，对于缺少单价的单据，仍需要通过相应的出、入库核算来确认单价后才能进行账务处理。

具体请参考《存货核算系统手册》的相关处理介绍。

查询钩稽单据

在外购入库单和采购发票的单据序时簿界面提供了发票与外购入库单之间的钩稽关系查询功能，使采购发票能关联查询相钩稽的外购入库单；同时外购入库单也能显示相钩稽的采购发票。

采购发票与外购入库单、销售发票与销售出库单之间的关系非常紧密，它们之间的钩稽不仅是确定收入与成本的关系，更是业务流动和资金流动的连结纽带；此外，还有发票与发票、出入库单与出入库单之间的对等核销，也是钩稽的一种。所以详细查询钩稽关系的功能是非常必要和及时的。

该功能的实现很简单，即在当前单据序时簿界面，选中一张已钩稽单据，使用【钩稽】、或选择〖查看〗→〖查看钩稽单据〗，即可调出“单据连查”界面，上面包括与当前单据相互钩稽的所有单据。如果由于该单据没有相关钩稽单据，系统会给予提示。

查询连属单据

在KIS供应链系统中，提供赠品类型虚仓入库单、赠品出库单和赠品仓的设置，提供赠品管理的全面解决方案。

在采购系统中，外购入库单和赠品类型虚仓入库单形成连属单据，是解决在收货时发生的赠品入库情形：即除议定的货物外，附带无偿收到供应商一定数量的同种或其它货物，这些货物不需要进行成本核算。

在外购入库单序时簿界面，可以对外购入库单的连属单据——赠品类型虚仓入库单进行录入、修改和查询等业务处理。该功能同样在外购入库单界面可以实现，请参考上一章的详细介绍。这里只介绍处理途径。

在当前外购入库单序时簿界面中，选中一张外购入库单，单击工具条上【赠品】或选择〖查看〗→〖赠品单据〗，如果该外购入库单有连属的赠品类型虚仓入库单，系统就会调出该单据，供用户查询、处理；如果该外购入库单不存在连属单据，系统就会给出不存在连属单据的提示，并询问用户是否在当前界面上增加该外购入库单的连属赠品类型虚仓入库单，用户视具体需要按系统提示进行操作。

同样，在赠品类型虚仓入库单的序时簿上，也可以查询外购入库单。