【用途与目的】
用于归档记账凭证、固定资产卡片等，以及他们的上游相关单据。例如可以在方案中定义归档记账凭证以及上游的费用报销单、付款单等。归档时系统会自动把凭证或者单据上的附件、影像归档。
【栏位说明】
数据项 | 必填 | 说明 |
编码 | 是 | 手工录入，不允许重复 |
名称 | 是 | 手工录入，不允许重复 |
方案所属财务组织 | 是 | 方案管理所归属的财务组织，弹出框选择，可选组织为当前用户有新增方案权限的所有虚实体财务组织。该选择同时也影响可归档的组织范围： • 选择虚体财务组织，则归档组织范围可选择包括当前组织在内的所有下级组织 • 选择实体财务组织，则归档组织范围只为当前实体财务组织。 |
归档类型 | 是 | 不可修改 |
期间 | 是 | 提供三种类别的选项供选用： 本期：对当前未结账期间的数据进行归档，例如已过账的凭证或者已审核的固定资产卡片，在定义调度计划时可设置为每天晚上或者每隔几天晚上进行归档。每次归档系统自动识别上次归档到当前时间变化的数据，包括新增、删除、修改的数据进行归档。适用于需要对当期数据进行归档的企业，此种模式可分散月结时实物票据整理的工作到每一天或每周。 动态周期：包括上一期、上上期、去年等动态周期，方案执行时会寻找所归档组织的当前期间以确定归档的时间范围。通过使用动态周期可实现定义一次方案后，系统可长期自动执行归档。此种类型针对的是已结账数据进行归档。 期间范围：选择期间范围时提供指定期间供选择。 |
归档组织范围 | 是 | 方案执行的组织范围，即归档哪些组织的数据。可选择范围为方案所属财务组织及其下级组织。 |
归档内容 | 是 | 用于选择需要归档的内容，例如凭证及其上游单据或者固定资产卡片等，支持批量新增、删除。当选择的单据为“附属”时，自动选中对应的主内容，例如选择则了费用报销单时，系统自动选中记账凭证。 |
【操作步骤】
步骤一：点击〖财务共享〗->〖电子档案集成〗->〖归档方案〗->〖电子归档方案查询〗->〖新增凭证单据方案〗按钮，弹出电子归档方案新增页面，根据用户对归档的需求填写归档的内容、时间范围、组织范围。根据管理的需求选择不同的期间，如果要实现当期数据归档，选择本期，如果是每月月结后对已结账数据归档，选择上一期。也可以通过选择期间范围对历史的很多期间批量归档，归档时只对已结账期间的数据进行归档。
步骤二：点击〖归档组织范围〗->〖增行〗按钮弹出对话框，选择需要执行该归档方案的组织。如果是想对集团或者子集团的所有组织进行归档可只选择集团或子集团，系统自动提供包含下级功能，会对所有的下级组织执行归档，使用此功能对于新增的下级组织也无需修改方案实现归档。如果不想包含下级组织，在列表包含下级处点击取消包含下级的选项。
步骤三：点击〖归档内容〗->〖增行〗按钮，弹出归档内容查询窗口，选择需要归档的单据。选择的单据为附属内容时，系统会自动勾选对应的主内容。点击〖删行〗按钮可对已选中的归档内容型进行删除，删除主内容时会同时删除所有附属内容。
步骤四：点击〖保存〗，对已配置的方案进行存储。
