用友ERP-U8企业标准套件HR使用手册。第一部人事信息管理第一部分系统概述第1章系统功能.1第2章产品接口.2第二部分应用指南第3章应用准备.4第4章应用流程.5一、新用户操作流程..5二、老用户操作流程..6三、操作步骤说明..6第三部分操作指南第5章基础设置.95.1信息结构..95.2基础档案.105.3模版管理.115.3.1卡片模版..115.3.2花名册模版..135.3.3单据模版..145.4校验规则设置.155.5工资类别设置.17第6章职务职能管理.196.1部门管理.196.2职务管理.206.3岗位管理..226.4人员编制管理.23第7章人员信息管理.267.1人员信息采集.267.2新员工登记.307.3信息维护..32第8章人员调配.37第9章人员离职.399.1人员正常离职.399.2人员异常离职.40第10章统计分析.4310.1统计报表.4310.2综合分析..47第二部考勤管理第一部分系统概述第1章系统功能.51第2章产品接口.53第二部分应用指南第3章应用准备.54第4章应用流程.55一、新用户操作流程..55二、老用户操作流程..56三、操作步骤说明..56第三部分操作指南第5章考勤设置.585.1考勤项目.585.2考勤规则..595.3考勤期间设置..605.4班次类别..625.5考勤人员设置..63第6章考勤处理.666.1工作日历.666.2考勤数据..67第7章考勤统计分析.707.1人员考勤日报.707.2部门考勤日报..717.3人员考勤月报..73第8章薪资接口.758.1核算项目.758.2考勤核算..76第一部人事信息管理第1章人事信息管理系统主要功能： 基础设置：包括信息结构、基础档案、模板管理、校验规则设置、工资类别设置 职务职能：包括部门管理、职务管理、岗位管理和人员编制管理 人员信息管理：人员信息采集、新员工登记和信息维护 人员调配：系统支持对人员调配的管理 人员离职：包括人员正常离职和人员异常离职 统计分析：系统支持统计报表制作管理及综合分析1第2章此次发版的人事信息管理系统与U8ERP的接口部分包括部门档案共享，人事信息管理系统的人员数据与工资人员数据共享。【业务描述】人事信息管理产品和工资管理产品： 部门档案共享工资中增加的部门信息可在人事管理中查看，批准文号、批准单位名称、成立日期、主管单位名称等必录项为空，但对人事管理系统的后续操作没有影响，但在部门管理模块中若要维护这些部门信息得补全以上各必录项才可进行操作。 人员档案共享初次使用人事信息管理系统时，如果工资中已经有人员数据，在设置工资类别对照后，把工资中的人员的基本信息导入人事的基本信息中，其中包括人员编码、姓名、部门；若人事管理系统中已经有人员数据，可通过工资管理系统的[同步]功能实现人员信息从人事管理系统中引入。工资使用时如果已经启用了人事信息管理系统，则工资的人员档案使用人事信息管理系统的人员数据，并且不能够再增加、删除人员，修改的人员信息不向人事信息管理系统中同步，利用工资管理系统中的[同步]完成从人事信息管理系统向工资系统中导入数据，同时工资中数据被覆盖。[详细说明]： 人事管理只对应工资管理的一个工资类别，工资管理中可以使用多个工资类别。 由工资人员表向人事同步数据时，只同步人员编码，人员姓名和人员所在部门。 工资中增加的人员，在启用人事管理运行工资类别设置后，相应工资类别下的人员进入信息维护模块，默认人员类别为[在职]，登记类别为[0]，人员档案为未审核入库。 先启用工资，工资中可以进行部门人员信息的增删改操作，一旦启用人事管理后对应工资类别中人员的增加、删除操作只能在人事管理中进行，工资管理中可以修改除人员编码、人员姓名和所在部门以外的其它人员信息。 工资管理系统中的[同步]功能中提供人事管理中已经入库且所属部门为对应工资类别所属部门的人员列表，由工资选择同步人员，同时提供人事管理中人员信息与工资管理人员辅助信息对应设置功能。 由人事向工资同步人员信息时，同步人员编码、人员姓名、所在部门；通过设置还可以同步性别、婚姻状况、年龄、出生日期、身份证号、民族等信息项；同步后这些人的人员类别默认为无类别。 同步的[同步设置]功能可以实现人事管理中性别、婚姻状况、年龄、出生日期、身份证号、民族信息与工资管理中人员附加信息性别、婚否、技术职称、学历、职务、年龄、身份证号、出生年月、民族同步对应关系。可以任意设置信息项间的对应关系，同步后所有信息都为字符形式显示。 先启用人事管理，后启用工资管理，工资管理中增加的工资类别编码为001的工资类别与人事管理对应。人事系统中已有的人员信息只有其档案审核入库后才能执行[同步]操作，被工资管理引用。 人事管理与工资管理都启用后人员的增加、删除操作只能在人事管理中进行，工资管理只能修改除人员编码、人员姓名和所在部门以外的其它人员信息。人事管理系统负责人员信息的维护操作，两个系统间数据的一致性维护由[同步]功能实现。 在两个系统使用过程中，当工资管理中对应的工资类别部门对照发生变化时，增加的部门所属人员信息可以通过[同步]功能实现从人事管理系统进入工资管理系统。2 在两个系统使用过程中，[同步]功能实现将人事系统中对人员信息的修改操作结果同步到工资管理中，而不能实现将工资管理中对人员信息的修改操作结果同步到人事管理中。工资管理对人员信息所作的修改操作在下一次执行[同步]操作时被人事管理中的相应信息所履盖。 每次执行[同步]功能，人员编码、人员姓名、所在部门是必同步的内容。3第3章为使本系统各模块的功能被充分地利用,用户需要从以下几个方面做好应用前的准备工作：1.组织结构：根据核心业务需要，明晰组织结构，理顺层次的划分及归属，并进行标准化编码2.制度建设：结合系统的设置，进一步补充和完善各业务领域的规章制度，如培训制度、人员调配制度、岗位管理制度等，使系统各模块的运行有章可循3.业务流程：梳理人力资源各项业务流程，使其进一步的简化和规范，明确责任、保证质量、提高工作效率4.基础数据：为使系统正常运行，需要对数据及资料进行编制、整理及标准化，以满足系统对基础信息的需要并支持系统高层次功能的运行4第4章一、新用户操作流程6、信息维护5、新员工登记1、启用人事信息管理系统2、基础设置2.5模板设置2.1信息结构2.2基础档案2.4校验规则设置7、人员调配7、人员正常离职7、人员异常离职8、统计分析9、统计报表9、综合分析2.3工资类别设置3、部门管理3、职务管理4、岗位5二、老用户操作流程6、信息维护5、新员工登记1、启用人事信息管理系统2、基础设置2.5模板设置2.1信息结构2.2基础档案2.4校验规则设置7、人员调配7、人员正常离职7、人员异常离职8、统计分析9、统计报表9、综合分析2.3工资类别设置3、部门管理3、职务管理4、岗位三、操作步骤说明：1.启用系统2.基础设置a)信息集、信息项设置。对于参照型的信息项，需要参照基础档案，如果没有相应的档案项，到基础档案模块内增加档案类及档案项。对于系统的信息集、信息项不能修改和删除。对于自定义的信息项，修改参照对象时需检查该字段是否已经有数据，如果有不能修改。6增加、删除档案项后需要重新维护与该信息项相关的单据模板、卡片模板、花名册模板。业务信息定制：用户配置与业务相关的数据处理信息。b)档案类、档案项维护：对于系统的档案类、档案项不能修改和删除，对于已引用的档案类不能删除，对于引用该档案类的信息项有对应值的档案项不能删除。c)模板设置设置系统常用的单据、卡片、花名册模板。模板与业务相关。3.职务职能管理a)设置部门b)设置职务c)设置岗位岗位可与职务关联也可以不关联。关联时，职务的信息带到岗位对应的属性。岗位隶属于部门，设置时只是为避免重复操作，录入后就没有必然关系。d)编制管理设置单位的年度编制，部门、岗位的年度编制。编制，部门、岗位之间有相互制约关系，即同年度的部门的编制之和不大于单位的编制（只提示），同年度部门下的岗位编制之和不大于部门的编制（只提示）。缺超编计算：根据实际人数计算部门、岗位的缺超编人数。4.人事信息处理a)人员信息采集前提：设置信息采集的信息项、录入单据，输出卡片和花名册模板。1）增加人员：人员编码唯一，增加在最末级部门。2）修改人员：人员编码不可修改可修改其他所有信息。3）删除人员：删除与人员相关的所有信息b)新员工登记前提：设置新员工登记的信息项、录入单据，输出卡片和花名册模板。1）新增登记人员2）修改登记的人员信息3）删除：未审批或审批未通过的才可以删除4）输出登记表：须在模板管理中设置模板5）审批：审批通过后进入人员信息维护中进行维护和审核。c)信息维护1）未入库人员的审核（包括采集的和从工资中转入的人员） 数据校验 审核入库2）审核后人员信息的修改：只能修改有权限并且可维护的人员信息。3）信息查询：可按各种方式查询，并提供3种显示方式：列表、部门树和岗位树。输出花名册、信息卡片（须在模板管理中设置模板）5.人员调配前提：设置调配申请单的信息项、录入单据，卡片和花名册模板。a)申请：只有审核入库的在职人员，并且没有调配和离职当前有效申请的才可申请b)修改：修改申请单中的相关信息c)删除：删除申请记录，只有未审批的方可删除d)审批：对单据进行审批e)执行调配：只有审批通过的才能执行调配6.人员离职a)正常离职前提：设置离职申请单的信息项、录入单据，卡片和花名册模板。1）申请：只有审核入库的在职人员，并且没有离职和调配的当前有效申请的才可申请2）修改：修改申请单中的相关信息3）删除：删除申请记录，只有未审批的方可删除4）审批：对单据进行审批5）执行离职：只有审批通过的才能执行7b)异常离职1）选择人员：只能选择在职人员，并且没有离职和调配的当前有效申请2）执行离职：维护相关数据。7.统计分析a）统计报表1）设计表样：当有统计数据时不能删除2）执行统计b）综合分析1）设置分析条件2）按条件进行分析并显示分析结果8第5章5.1信息结构信息结构是系统的数据结构，信息集为实际应用表,由若干信息项组成。U8人力资源系统中信息集分为人员、部门、职务、岗位、考勤和其它五大类,各类中由若干信息集组成；信息项是对应实际应用表的字段。点击[基础设置]菜单下的[信息结构]，进入功能界面。【操作说明】1、增加信息集、信息项 点击〖增加〗下的〖增加信息集〗按钮,或点鼠标右键〖增加信息集〗可根据需要增加信息集 增加信息集界面选项介绍信息集类型：1）单当前记录：只有一条为当前记录，其他为历史记录2）多当前记录：可同时有多条当前有效记录 在左侧选定信息集，点击〖增加〗下的〖增加信息项〗按钮或点鼠标右键〖增加信息项〗，可根据需要增加信息项。2、修改信息集、信息项 在左侧选定信息集，点击〖修改〗下的〖修改信息集〗按钮,或点鼠标右键〖修改信息集〗,可对选中的信息集进行修改。9 在左侧选定自定义信息集，在右侧选定信息项，点击〖修改〗下的〖修改信息项〗按钮,或点鼠标右键〖修改信息项〗,可对选中的信息项进行修改。3、删除信息集、信息项 在左侧选定信息集，点击〖删除〗下的〖删除信息集〗按钮,或点鼠标右键〖删除信息集〗,可对选中的信息集进行删除. 在左侧选定信息集，右侧选定信息项，点击〖删除〗下的〖删除信息项〗按钮或点鼠标右键〖删除信息项〗,可对选中的信息项进行删除。4、业务定制 点击〖业务定制〗按钮，可按业务设置所需要维护的信息集。本版暂提供人员信息采集和新员工登记两个业务，在后续版本中可扩展业务。5、定位 点击〖定位〗按钮，按提示填写查询条件，按确定，焦点定位在查询结果的第一条记录上提示 系统提供的信息集和信息项不能被删除,只能隐藏5.2基础档案基础档案作为常用信息录入的参照信息，用以标准化用户的信息录入。点击[基础设置]菜单下的[基础档案]，进入功能界面。【操作说明】1、增加档案类、档案项 点击〖增加〗下的〖增加档案类〗按钮或点鼠标右键〖增加档案类〗，可根据需要增加档案类10 在左侧选定档案类，点击〖增加〗下的〖增加档案项〗按钮或点鼠标右键〖增加档案项〗,可根据需要增加该档案类的档案项。2、修改档案类、档案项 在左侧选定档案类，点击〖修改〗下的〖修改档案类〗按钮或点鼠标右键〖修改档案类〗,可对选中的档案类进行修改 在左侧选定档案类，在右侧选定自定义档案项，点击〖修改〗下的〖修改档案项〗按钮或点鼠标右键〖修改档案项〗,可对选中的档案项进行修改。3、删除档案类、档案项 在左侧选定档案类，点击〖删除〗下的〖删除档案类〗按钮或点鼠标右键〖删除档案类〗,可对选中的档案类进行删除。 在左侧选定档案类，右侧选定档案项，点击〖删除〗下的〖删除档案项〗按钮或点鼠标右键〖删除档案项〗,可对选中的档案项进行删除。4、如何定位基础档案 点击〖定位〗按钮，按提示填写查询条件，点击〖确定〗，焦点放在查询结果的第一条记录提示 用户自定义的档案类未被引用、档案项未被使用，才能被删除 系统提供的档案类和档案项不能被删除，只能隐藏5.3模版管理5.3.1卡片模版卡片模版是对系统输出表格模版的统一管理。实现对相应业务模块使用模版的维护。点击[基础设置]----[模版管理]----[卡片模版]，进入功能界面。11【操作步骤】1、如何增加卡片模版选中左侧某一类别卡片，点击〖增加〗按钮，即可增加该类别卡片模版。系统用户可根据业务需要选择设计模版的信息项。 卡片设置操作规程点击[增加]按钮后,出现的界面分为模版设计区及信息集信息项的选择区。先在设计区画好样表,再选中目标位置，到选择区双击所需信息集的信息项，该信息项即可出现在目标位置。默认模版只能有一个。 卡片设置方法1、多子集条件的显示。在定义条件时，可以在需要扩展显示行数的子集条件后加以中括号包围的数字([数字])来指明在卡片输出时该条件需要扩展的行数。例如：联系方式.手机[3]。在输出卡片时将会显示最多三条的当前联系方式的手机内容。2、合并行的处理。建议用户在卡片模版定义时尽量不要直接在模版中合并行。需要合并的行数请使用中括号包围的数字来指明在卡片输出时需要合并的行数。例如：教育背景[4]。在输出卡片时将会合并自教育背景单元格向下的4行单元格。3、照片的处理。人员信息基本表中的照片在定义条件后如果需要进行合并行的处理，也可按上面方法定义。不过在输出照片时，定义的扩展行数既被扩展又被合并。4、如果一行中带有扩展行定义的条件多于一个，则以该行最大的扩展行为准进行扩展。总结：条件单元格使用[数字]扩展行，非条件单元格使用[数字]合并行，照片使用[数字]既扩展行又合并行。条件单元格:定义卡片模板时,引用了右侧所列信息项的单元格. 卡片设置功能菜单说明功能键介绍:1.插入列：选定单元格，点击[插入列]，在所选单元格所在列前增加一列2.插入行：选定单元格，点击[插入行]，在所选单元格所在行上方增加一行3.追加列：选定单元格，点击[追加列]，在所选单元格所在列后增加一列4.追加行：选定单元格，点击[追加行]，在所选单元格所在行下方增加一行5.删除列：选定单元格，点击[删除列]，删除选定单元格所在列6.删除行：选定单元格，点击[删除行]，删除选定单元格所在行7.表页尺寸：将光标定位在单元格,点击[表页尺寸]，系统根据单元格前边框和下边框定义表页大小，限定可视范围8.组合单元：选定要组合的单元范围，点击[组合单元]按钮，可将单元范围内的表格线去除9.取消组合单元：选定要取消组合的单元范围，点击[取消组合单元]按钮，可恢复单元范围内的表格线10.行组合：选定要组合的整个行，点击[行组合]按钮，可将选定范围内的表格线去除11.列组合：选定要组合的整个列，点击[列组合]按钮，可将选定范围内的表格线去除12.序列填充：选择序列填充范围（一行或一列的一部分），点击[序列填充]，选择需要的序列号，即可填充选定范围13.设置日期：在选定单元格输入系统承认的日期格式数据，点击[设置日期]按钮，选择需要格式，原日期格式变为新的日期格式14.设置时间：在选定单元格输入系统承认的时间格式数据，点击[设置时间]按钮，选择需要格式，原时间格式变为新的时间格式15.背景色：选定表的范围，点击[背景色]按钮，可选定表的背景颜色16.前景色：选定表的范围，点击[前景色]按钮，可选定表中字体颜色17.折行显示：选定表的范围，点击[折行显示]按钮，选定单元中的文字折行显示18.居左对齐：选定表的范围，点击[居左对齐]按钮，选定范围中的文字居左对齐19.水平居中对齐：选定表的范围，点击[水平居中对齐]按钮，选定范围中的文字水平居中对齐20.居右对齐：选定表的范围，点击[居右对齐]按钮，选定范围中的文字居右对齐21.居上对齐：选定表的范围，点击[居上对齐]按钮，选定范围中的文字居上对齐1222.垂直居中对齐：选定表的范围，点击[垂直居中对齐]按钮，选定范围中的文字垂直居中对齐23.居下对齐：选定表的范围，点击[居下对齐]按钮，选定范围中的文字居下对齐24.边框类型：选定表的范围，点击[边框类型]按钮，可对选定范围内的边框类型进行选择25.画网格线：选定表的范围，点击[画网格线]按钮，可对选定范围进行网格线的设置26.抹网格线：选定表的范围，点击[抹网格线]按钮，可对选定范围进行网格线的去除27.货币符号：选定目标范围，点击[货币符号]按钮，在目标范围可设置货币符号格式28.百分号：选定目标范围，点击[百分号]按钮，在目标范围可设置百分号格式29.千分位：选定目标范围，点击[千分位]按钮，在目标范围可设置千分号格式30.背景网格线：选定目标表格，点击[背景网格线]按钮，可在显示与不显示背景网格线之间进行切换31.垂直分页符：选定目标表格，点击[垂直分页符]按钮，可在所选单元格前边框出现垂直分页符，再点击此按钮，可取消垂直分页符32.水平分页符：选定目标表格，点击[水平分页符]按钮，可在所选单元格上边框出现水平分页符，再点击此按钮，可取消水平分页符33.显示/隐藏分页符：点击[显示/隐藏分页符]，可在显示/隐藏分页符之间进行切换2、如何修改卡片模版 在左侧选择卡片模版类别,在右侧选中需要修改的卡片模版,点击〖修改〗按钮,即可对卡片模版的内容进行修改。具体操作参看新增模版中相关介绍。3、如何删除卡片模版 在左侧选择卡片模版类别,在右侧选中需要修改的卡片模版,点击〖删除〗按钮,完成操作。5.3.2花名册模版通过自定义报表来实现花名册的输出，按模版格式输出查询结果。点击[基础设置]----[模版管理]----[花名册模版]，进入功能界面。13【操作方法】1、增加/删除花名册模版在左侧树中选择[自定义报表]，激活按钮，点击[增加]/[删除]按钮，完成操作。2、如何打开报表在左侧树中选中报表，激活按钮，点击[打开]按钮，完成操作。3、如何使用格式在左侧树中选中报表，激活按钮，点击[格式]按钮，完成相应设置。提示 花名册定义：按模版格式输出查询结果 自定义报表的使用方法见自定义报表的帮助5.3.3单据模版人力资源的信息结构是灵活的，为了使单据满足用户需求，系统提供在U8基础上对单据重建功能，以便能够自动添加或移除信息项，形成缺省格式的模版。用户可在此基础上进行调整，作为系统录入的界面。5.3.3.1单据类型设置根据人事管理的需要，系统预置了各种业务单据类型，可修改单据名称，由于信息结构变化可对单据模版进行重新构建等操作。点击[基础设置]----[模版管理]----[单据模版]----[单据类型设置]，进入功能界面。【操作步骤】1、如何修改单据类型 点击〖单据类型设置〗进入用户界面，点〖修改〗按钮，可对[类型编码]和[类型名称]进行修改。点〖保存〗按钮，保存当前操作。142、如何重建单据类型 点击〖单据类型设置〗进入用户界面，点〖重建〗按钮，可根据现有信息项的属性重新生成单据。点〖保存〗按钮，保存当前操作。5.3.3.2单据格式设计点击[基础设置]----[模版管理]----[单据模版]----[单据格式设计]，进入功能界面。【操作说明】1、如何修改单据格式 选中界面左侧的“单据目录分类”的目录树下的一个具体类型的单据，单击功能菜单[编辑]--[表头项目]，系统弹出“表头项目”对话框，用户可以根据需要选择单据的显示信息项及信息项的属性，按[确认]显示编辑结果，按[取消]放弃编辑结果。2、如何设置单据显示效果 选中界面左侧的“单据目录分类”的目录树下的一个具体类型的单据，单击功能菜单[工具]--[单据属性]，系统弹出“表头项目”对话框，用户可以根据需要设置单据的显示效果，按[确认]显示编辑结果，按[取消]放弃编辑结果。提示 在修改单据格式时，有的部门信息项是不可以随意修改的，即是系统固定的5.4校验规则设置校验规则是为了校验异常数据而设立的规则。为了保证数据的正确性和业务操作的正常执行，需要对录入的数据和业务操作的数据进行入库前或操作后的数据校验。数据校验规则因用户需求的不同而不同。通过校验，筛选出异常数据，进行修正和维护。点击[基础设置]----[校验规则设置]，进入功能界面。15【操作说明】1、如何增加校验规则 在界面左侧选中规则类别，点击〖增加〗按钮，输入规则名称和提示内容，点击[定义规则]，进入“校验规则设计器”界面，建立规则，点击〖确定〗返回主界面，点击〖保存〗按钮，保存新建规则；校验规则设计器的具体使用1.用户界面:左侧上部为查询条件框,中间是常用符号,下面是对查询条件框中的条件验证、确定和取消的按钮；右边是内部函数、运算符、其它符号、档案信息、表和字段及常用查询。（注：内部函数、运算符、其它符号和常用查询在点击其末级节点时，在下面的说明框中有相应的使用格式说明）2.综合查询运用举例说明：例如要在人员管理中设置一个校验规则,查出已超出退休年龄但仍然没办理退休手续的女职员。在右边的选择框中选择内部函数下日期函数中年龄函数，双击年龄函数，年龄函数自动跳到左边查询条件框中；将光标定位在年龄函数括号中逗号的前边，再选定表和字段项下人员基本信息辅助表中的出生日期项并双击，出生日期自动跳到年龄函数括号中，在右边运算符中选择比较运算符中的大于或在左边常用符号框中选择，再输入55。至此，年龄大于55岁的条件录入完毕。再录入性别为女的条件。在档案信息下选择自定义档案中的性别项并双击，性别自动跳到左边查询条件框中，在右边运算符中选择比较运算符中的等于或在左边常用符号框中选择，再双击性别项下的女，女的编号自动跳到左边查询条件框中，这两个条件间是并且的关系，可在右边运算符中选择逻辑运算符中的并且或在左边常用符号框中选择。这样条件全部录入完毕。点击[验证]按钮，检查条件录入是否正确，若正确可点击[确定]按钮，显示查询结果。另外还可以利用[保存]按钮，把设置好的条件保存到常用查询中，以后在常用查询中直接调用。返回主界面后点击[保存]，保存建立的校验规则162、如何修改校验规则 在左侧选中要修改的规则，点击〖修改〗按钮，可对规则名称和提示内容进行修改；点击〖定义规则〗，进入“校验规则设计器”界面，可对条件进行修改，点[确定]返回主界面；点击〖保存〗按钮，保存修改规则。3、如何删除校验规则 在左侧选中要删除的规则，点击〖删除〗按钮，完成操作。5.5工资类别设置为了保证人事系统的人员.
