“采购云”+“采购协同常见问题”---客户成功部孙敏一、采购协同概述1、采购协同介绍采购协同是指在采购执行过程中，与供应商业务信息及时共享，保障供货安全的过程，涵盖了采购商和供应商之间基于采购订单的签订过程的协同，供应商发货采购商收货过程的协同，采购商和供应商的对账协同，以及发票的协同等。对应的供应商侧的菜单名称为“销售协同”。通过采购协同功能，可以给企业采购带来如下的改变：1、订单在线确认实时协同，状态信息高效共享，打通ERP与供应商一条龙；2、供应商线上协同发货，采购商扫码快速收货，收货数据及时共享给供应商；3、基于统一业务数据线上对账，减少差异，简化繁琐的人工对账工作，解放采购员。4、从对账到开票到收票，整个贯穿采购部、供应商、财务部，信息共享，简化流程，提高效率，改善供应商关系.采购协同中常见的名词有：协议直采：需求匹配生效期内未执行完的合同生成订单的采购方式。采购订单数量相关的订单量、发货量、签收量、入库量、签收差异量、入库差异量对账遗留、品质扣款、采购扣款、电子发票、开票、受票验票等。2、采购协同中常用的方案场景根据不同项目的不同需求，采购协同可以有很多的不同的场景方案，如采购协同是云采单独使用，还是配合ERP使用，是生成确认态的合同还是允许供应商修改的合同，是在云采签收还是在ERP做签收入库等等，采购协同涉及到的方案参数如下，请注意根据各个项目实际情况设置参数。常见的应用场景有如下几种：1、云采独立应用场景2、ERP集成，用合同衔接询价与协同场景3、ERP集成，用订单衔接询价与协同场景4、ERP集成，协议直采场景二、采购订单协同1、源于寻源或者招标的订单的协同寻源或者招标生成的采购订单，也可以选择订单的生成方式有按供应商生成订单，或者按供应商加表体需求公司生成订单，还是按照按供应商加表体采购公司生成订单。生成订单后，订单在采购协同-订单管理里面，采购方可以根据自己的业务实际情况，选择自己的协同流程，是对该订单进行直接发布，发布后的采购订单生成供应商的销售订单。云采订单可以在云采审批，也可以回到ERP中审批。如果是ERP审批，云采订单发布到ERP操作（生成采购方的ERP端的采购订单），采购方登录ERP端对采购订单进行审核确认。采购方ERP端的采购订单审核确认后，会在供应商的云采端生成对应的销售订单。在工作台的销售执行，销售订单节点下会看到该数据，如下截图：供应商对采购方协同生成的销售订单进行发货处理，维护发货单信息，生成一张发货单，保存并发布给采购方。2、源于ERP的订单的协同ERP的自由态采购订单点击发送到云采。生成采购方采购订单，同时生成供应商的待确认销售订单。供应商接受后，云采的采购订单变成卖方已确认，ERP的采购订单自动审批。供应商也可能变更、拒绝订单，变更，拒接后，采购商可以在云采进行确认和审批，也可以把订单同步到ERP进行审批，如果回ERP审批，ERP审批后的订单需重新发送到云采。供应商端支持APP、PC的确认订单，其中的变更是可以变更交期。3、匹配协议直采的采购订单采购需求如果之前已经有采购协议，可以在采购任务中，根据协议直接生成订单，支持一项需求匹配多个有效合同，分量下单。需求根据协议直采合同生成订单，和寻源定标生成的订单的协同流程相同。4、已生效合同生成采购订单根据已经生效的合同直接生成订单，订单的和寻源定标生成的订单的协同流程相同。注意合同下订单只能是已经到了合同价格有效期内才可以，不在价格有效期内无法生成订单。采购订单的审批和变更采购订单可以在云采配置审批流，流程定义和其他所有云审审批流配置相同，参见审批流配置指南。采购订单的变更，已经生效的采购订单可以进行变更，如果是云采订单和ERP集成的场景，变更有一个原则就是在哪里审批的才可以在哪里变更，也就是只有在云采上审批的订单才可以在云采上发起变更。供应商端销售订单确认采购商把订单发布给供应商以后，供应商可以在“销售订单管理”里面看到这些订单，如果状态是“待确认”就需要供应商进行确认。进行确认、变更和拒绝。确认的话还需要“执行状态”维护，是供应商可以对物料的备货情况进行实时维护，以便于采购商了解交期进度。三、发货收货的协同供应商对采购方协同生成的销售订单进行发货处理，维护发货单信息，生成一张发货单，保存并发布给采购方。采购方的签收可以在云采上进行，也可以和ERP集成，把云采的到货单推送到ERP里面签收，ERP里面到货单还可以自动推入库单，这样到货签收数量和入库单数量也还可以回写供应商的发货单和订单的收货数量。新增发货单的操作，在发货管理界面添加发货单，选择一张或者多张订单后下一步，进入发货单填写界面。根据不同的运输工具填写需要的物流信息。云采支持上传发货附件，支持多订单合并发货，但是不同收货地址不能在同一张发货单中。供应商发货后，采购商可以收到消息通知。供应商在发货管理界面可以看到发货单据的状态，如发货中、已签收和已妥投。发货单在采购商签收之前支持发货单取回，发货单取回后，系统自动删除采购商处的到货单，供应商可以重新编辑并发布发货单。供应商也可以在供应商APP做发货操作，选中带发货订单做发货管理，还可以直接拍发货单的照片上传。采购方在采购执行，到货管理菜单下，对供应商的发货单进行签收确认。采购方可以设置该到货单是在云采上进行签收还是发送到ERP中签收。采购方确认签收后，会将单据状态回写供应商的发货单的状态字段。采购方还可以扫发货但是生成的二维码进行确认签收。采购方确认签收后，会将单据状态回写供应商的发货单的状态字段。四、对账协同对账协同有四种：根据ERP同步来的入库单对账、根据云采到货单对账、根据超市订单对账、根据VMI消耗对账。最常见的就是根据ERP同步来的入库单对账，下面我们以入库单对账为例介绍。采购方在ERP端进行订单的到货入库并签字后，入库单同步到云采，云采可以和供应商进行对账协同。采购方登录数据集成服务-数据同步任务中心，执行入库单同步任务，会将ERP端的采购入库同步到云采工作台。（一般将数据同步任务配置成定时任务，这样系统就会定时把ERP的入库单同步到云采系统）。执行入库单的数据同步任务后，采购方登录云采工作台，在采购对账菜单看到对账单数据，可以“申请对账”进行对账查询生成对账单也可以“待对账查询”里面可以看到已经同步过来未对账的入库单。要进行采购对账，点击“申请对账”，填写对账周期，采购组织，供应商名字等对账条件后点击”“对账”按钮，生成的对账单的在“待发布”里面，查询出所选条件内所有入库对账列表，点击查看具体入库单明细行。采购方进行对账操作，点击对账单后面的“查看详情”，进入对账单编辑界面，维护好信息后，点击发布按钮，将对账单发布给供应商进行确认，如图所示：点击“修改”，核实对账明细，入厂前质检扣款可以直接从ERP采购入库单回写到云采入库明细金额调整入库字段，使用过程中质检扣款，可在云采对账入库明细中维护到金额调整品质项，如果订单价格有调整，还可以“批量修改订单价格”进行价格维护，如有问题入库单当期不做对账，可点击“遗留”，待无异议后下期对账。遗留可以整张入库单遗留也可以只遗留对账单中的某些行。确认后的对账单可点击对账单后端发布对账单，也可勾选部分要部分的对账单，点击“批量发布”进行对账单批量发布。发布后的对账单在“待供应商确认”状态，供应商在云采工作台，销售对账中，对未确认对账的对账单进行确认，并发布给采购方。点击“修改”按钮后，进行确认或者拒绝，全部物料行确认或者拒绝操作后点“发布”，就发布到了采购商和供应商的的“已确认”的对账单里面。供应商在确认对账单进行确认操作，如下图所示。对账的异常处理：采购商发现已经发布的对账单有问题，可以在发票上传之前进行“重新对账”，方法是：在采购对账管理里面，找到该对账单，点击右侧的“重新对账”，就撤回了该对账单，采购方可以重新申请对账。五、发票协同对账结束后，供应商根据对账单在云采发票协同菜单开具销售发票，发布以后，采购方收到发票后核实供应商开具发票明细，核实无误后发送到ERP生成ERP系统采购发票就是发票协同的过程，具体的操作流程如下：供应商在云采工作台，在销售对账里面看已经对账好的，在“可开票”状态可以点击“开票申请”操作按钮，也可以直接在“销售协同”的“销售发票”菜单直接点击“开发票”，显示出所有待开发票的对账单，也可以按照时间检索出本段时间已经确认的对账单，选择对账单后，点“提交”，进入发票编辑页面。供应商发票在编辑界面，维护发票相关信息，保存开具发票。注意发票金额必须和对账金额相等，如果有因为税率反算问题产生的实际发票金额和对账金额有一两分钱的差异，请调整无税金额，使得发票总金额和对账总金额一致，ERP内做账项调整处理。采购方收到供应商开具的发票后，有操作按钮“查看发票详情”“发送ERP”“驳回”和“导出EXCEL”，鼠标点在图标上会显示操作按钮的含义，如果确认没有问题，可将采购发票发布到ERP端，如果有问题，可驳回供应商重新开票。采购方在ERP端进行发票的审核确认。被驳回的发票，供应商可以修改后重新提交，也可以删除重新开具。六、联系方式：本文未尽事宜请邮件联系sunminh@yonyou.com
