变更记录

1 简介

1.1功能介绍

支持对备案人员管控证照进行入库、借出、归还、更换、出库等业务操作。

1.2 应用场景

证照管理员需要方便的跟踪备案人员的证照情况，及时催收未入库证照，及时跟进未归还证照等。

1.3 系统路径

央国企人事云>央国企外事管理>证照管理

2 主要操作

2.1入库登记

前提条件

新增备案人员。

操作步骤

步骤1：“未入库”证照管理列表勾选需入库证照；

步骤2：点击“入库登记”按钮，入库登记时若核心人力已维护对应证照信息，支持从核心人力获取证照信息；若核心人力未维护，点击证照号码的“编辑”按钮，上传证照图片，支持OCR识别；

步骤3：点击“批量录入”，支持批量录入入库日期、存放地点、存档编号和备注等信息，进行信息维护且确认无误后，点击“确定”按钮完成操作，证照进入已入库列表。

2.2 维护未入库原因

操作步骤

步骤1：“未入库”证照管理列表勾选需维护未入库原因的证照；

步骤2： 点击“维护未入库原因”按钮，打开弹窗进行信息维护且确认无误后，点击“确定”按钮完成操作，列表中可查看已维护的未入库原因。

2.3 借出登记

操作步骤

步骤1：当已入库证照存在审批通过的外事申请时，证照进入到“已入库-待借出”证照管理列表，勾选需操作借出的证照；

步骤2：点击“借出登记”按钮，打开弹窗进行信息维护且确认无误后，点击“确定”按钮完成操作，证照进入待归还列表。

2.4 终止借出

操作步骤

步骤1：外事申请审批通过后因个人原因不需要再借出证照时，证照管理员可以终止借出，在“已入库-待借出”证照管理列表，勾选需操作终止借出的证照；

步骤2：点击“终止借出”按钮，打开弹窗进行信息维护且确认无误后，点击“确定”按钮完成操作。

2.5 归还登记

操作步骤

步骤1：系统预置了证照归还预警，可在“基础服务云>公共设置>预警平台>预警监控方案”中启用或修改预警方案。如有不希望接收自动预警消息的用户，可在“央国企人事云>人事基础服务>消息白名单”中添加该用户进入白名单，预警消息发送时会自动过滤白名单内的用户。

步骤2：当员工归还证照需要归还登记时，在“已入库-待归还”证照管理列表，勾选需操作归还证照；

步骤3：点击“归还登记”按钮，支持维护是否实际出国（境）和归还日期，信息维护且确认无误后，点击“确定”按钮完成操作。

2.6 更换登记

操作步骤

步骤1：当证照失效需要更换证照时，在“已入库-全部”证照管理列表，勾选需操作更换证照；

步骤2：点击“更换登记”按钮，打开弹窗进行信息维护且确认无误后，点击“确定”按钮完成操作。

2.7 出库登记

操作步骤

步骤1：备案人员退出备案（备案状态为待解除备案或已解除备案）后，证照进入到“已入库-待出库”证照管理列表，勾选需操作出库证照；

步骤2：点击“出库登记”按钮，打开弹窗进行信息维护且确认无误后，点击“确定”按钮完成操作，出库登记完成后，证照进入到已出库列表。

2.8 消息提醒

操作步骤

步骤1：进入相关证照管理列表，选择需发送消息提醒的证照，点击对应消息提醒按钮；

步骤2：确认人员及证照信息无误后，选择通知模版，根据“央国企人事云>人事基础服务>模板管理>消息模板”中预置的模板自动带出通知方式和通知内容，支持编辑，确认人员、信息内容无误后，点击“发送”；

步骤3：发送消息提醒后，列表中可查看消息提醒次数；

步骤4：点击提醒次数可查看通知记录。