1 简介

1.1 功能介绍

合同归档：指的是合同签章完成或合同审核后，对合同进行归档处理。

1. 是否启用归档环节，通过合同类型的参数【启用合同归档】进行控制；

2. 合同归档分为手工归档和归档申请单归档两种方式；

3. 合同归档过程通过【归档状态】体现，包含：“未归档”和“已归档”两个状态；

在创建合同归档申请单之前，合同单据状态需为“已审核”，或合同签章状态为“已签章”状态，且合同归档状态为“未归档”，归档申请单在创建、提交和审核后，合同单据的归档状态变为已归档。

通过创建合同归档申请单进行归档，有以下优点：

1. 用于记录需要归档的合同，并记录申请组织、申请日期、申请人等基本信息；

2. 归档过程中的合同相关的文档，比如会签文档、履行文档、备忘录等，可以扫描上传到归档申请单，进行电子存档； 

3. 通过归档申请单列表，可查询历史合同的归档情况；

合同归档申请单审核后，可以通过【反审核】操作，对归档申请单的内容进行修改，修改完成后可以再次提交审核。

1.2 应用场景

在企业的实际业务操作中，为避免合同文档和支撑文档遗失，便于以后合同查询、借阅，通常情况下，在合同完成签章后，由合同管理部门统一进行归档管理。

在星瀚云-合同管理中，针对六类合同：采购合同、采购补充协议、采购终止协议、销售合同、销售补充协议、销售终止协议，通过手工归档或创建归档申请单进行归档。

2 合同归档流程介绍

合同归档系统参数设置：

【金蝶云・星瀚】→【供应链云】→【合同管理】→【基础数据】→【合同类型】→【业务控制】→【启用合同归档】，对“启用合同归档”和“企业归档申请”两个参数进行“打开”操作。

可以针对合同、补充协议、终止协议三类合同，发起合同归档流程。

 合同归档申请单详细介绍，请参考：合同归档申请单介绍。