1 简介

1.1 功能介绍

合同归档指的是合同签章完成或合同审核后，对合同进行归档处理。合同归档可以通过“归档申请单”实现。根据企业管理的诉求，可以对“归档申请单”配置不同的审批流程，并根据“归档申请单”审批结果更新合同的归档状态。

是否启用归档环节，通过合同类型的参数“启用合同归档”进行控制；

合同归档分为手工归档和归档申请单归档两种方式；

合同归档过程通过“归档状态”体现，包含：“未归档”和“已归档”两个状态；

归档申请单的单据审核后，合同归档状态变更为“已归档”；

归档申请单审核后，可以通过“反审核”操作，对归档申请单的内容进行修改，修改完成后可以再次提交审核。

合同的业务处理和业务操作详细介绍：合同管理应用整体介绍。

1.2 应用场景

在企业的实际业务操作中，为避免合同文档和支撑文档遗失，便于以后合同查询、借阅，通常情况下，在合同完成签章后，由合同管理部门统一进行归档管理。不同企业对合同归档的需求各不相同，有些企业合同归档放在线下来管理，有些企业通过合同归档单进行评审。企业可通过设置【启用合同归档】系统参数来决定是否启用合同归档。

当“启用合同归档”系统参数关闭时，合同将不启用合同归档，合同归档相关字段、操作均不可见。

当“启用合同归档”系统参数打开时，合同将启用合同归档，合同归档相关字段、操作均可见。

通过归档申请单完成合同归档，合同归档状态变更为“已归档”。

在星瀚云-合同管理中，针对六类合同：采购合同、采购补充协议、采购终止协议、销售合同、销售补充协议、销售终止协议，通过手工归档或创建归档申请单进行归档。

1.3 系统路径

系统参数操作路径：【金蝶云・星瀚】→【供应链云】→【合同管理】→【基础数据】→【合同类型】→【业务控制】→【启用合同归档】，对“启用合同归档”和“企业归档申请”两个参数进行“打开”操作。

本章主要对归档申请单进行介绍。

1.4 字段/按钮说明

归档申请单 单据字段说明：

单据按钮说明：

2 主要操作

2.1 手工新增

前提条件：登陆人员有归档申请单“新增”操作的功能权限。

操作步骤：

步骤1：归档申请单列表点击“新增”按钮，进入归档申请单据页面，录入单据名称后，点击拉式生成，关联待归档的合同。

步骤2：依此点击“保存”、“提交”、“审核”按钮，完成合同归档

2.2 关联生成

前提条件：当前合同满足关联生成归档申请单所需的条件。

操作步骤

步骤1：在合同单据页面点击“业务处理-归档申请”按钮

无论是手工新增还是下推关联生成，在归档申请单审核后，可进行“反审核”操作，反审核后，归档申请单变为暂存状态，对归档申请单的内容修改后，可以再次进行归档申请单的审核。

归档申请单也可以配置审批流程，审批通过后，归档申请单状态变更为已审核，合同单据归档状态变更为已归档；审批流程也可以进行驳回，驳回后，归档申请单状态更新为暂存，修改内容后可再次进行提交审批。