实践案例 | 某物业企业的采购合同权责场景应用

栏目：云星瀚知识作者：金蝶来源：金蝶云社区发布：2024-09-22浏览：1

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很多企业采购合同的付款周期和成本/费用所属期间无法完全匹配，在权责发生制的会计核算要求下，此种情况如何将成本/费用计入所属会计期间，真实反映财务状况。

本期案例向您分享的某物业企业采购合同的权责场景的应用实践，将有效解决以上问题。

撰稿人：金蝶-杨晶晶

一、业务背景

业务场景

该物业企业要求金额超过3万的业务，以采购合同的方式进行。采购合同主要分为两类：

一类是金额较大且存在于整个会计期间，如生活垃圾清运费、绿化维护、电梯保养、消防维保、弱电维保、房屋租赁以及相关的业务专业外包成本，该类合同的付款周期有按月支付，按季支付，按半年支付，按年支付。成本是持续按月发生的，这类业务在会计核算上需要严格按照权责发生制进行处理，按成本所属的业务期间按月计算预计成本金额，后续根据实际到票金额调整最终成本数据。

另一个类不涵盖项目全周期，表现为按次支出的采购，如维修业务、外墙清洗等，这类业务在取得发票并付款后一次性计入成本。

客户现状及痛点

1、客户的合同数据在OA系统发起走审批，业务人员通常在支付时才会将合同盖章复印件给到财务，权责发生制要求下，财务预提成本是滞后的，不能真实反映财务状况。

2、成本的权责数据需要财务手工编制凭证，通过excel登记权责数据，并手工做权责和实际发票的调整。手工处理的工作量大，且各个财务的核算方式不统一，数据的可用性不高，且无法追溯数据的准确性。

3、合同和支付存在断点，不能跟踪合同的支付情况。

诉求与期望

通过系统实现合同数据的结构化，流程审批线上化，支持业务执行穿透查询，对合同的履约保证金/押金进行全生命周期管理，对合同权责数据的自动计提、调整，对变更数据可追溯，实现合同的全生命周期管理。

客户关键需求

1、系统自动化程度高，减少人工的处理和检查。

2、数据沉淀，提供管理支撑。

3、基础资料统一，凭证自动生成。

二、解决方案

整体思路

以采购合同为源头，根据合同类型是否权责的标识，区分是需要权责还是按次核算的合同。合同签订时填写履约计划（即付款计划），如为权责的合同，履约计划需要填写预计结算金额（即预计到票金额），预计付款金额，预计付款时间，结算所属的成本期间等信息，合同审核通过后，系统自动根据履约计划生成权责预提分录。按次核算的合同，履约计划填写预计结算金额（即预计到票金额），预计付款金额，预计付款时间等信息。

以履约计划作为核心单据行，下推财务应付单（到票）及付款申请单（预付或质保金）。在合同履约计划上，记录财务应付单，付款申请单的下推、付款情况，以及权责预提自动计提的数据。

履约保证金及押金，是不在合同总额内，需要关联合同进行管理的款项。履约保证金是企业向供应商收取，合同履约结束需要退回给供应商的款项。押金是企业支付给供应商，合同结束后，企业需要向供应商收回的款项。实现对履约保证金及押金的全生命周期管理。

通过标准产品的业务事件中心，通过配置，可实现在单据审核/付款/收款等操作后，实时触发生成凭证，实现凭证的自动化。

图1 采购合同执行流程图

关键步骤及效果说明

1、合同类型

二开新增了“是否权责发生”字段，根据是否权责标签，区分权责与非权责合同，为后续权责自动化奠定基础。

图2 合同类型新增”是否权责发生“标识

用户新签合同时，选择合同类型，合同自动更新“是否权责”标识，无需人工判断。

图3 采购合同自动更新”是否权责“标识

2、付款计划改造

标准产品的采购合同，以物料明细行作为核心单据行，由于客户更多的是服务类采购合同，更关注合同付款计划及付款情况的跟踪。现场基于标准产品的付款计划做改造，重命名为履约计划，并补充了不同支付场景以及权责场景的字段，如是否质保金，关联应付，累计应付，成本所属期间（开始-结束），计划结算金额，计划结算不含税金额，计划结算税额，累计预提金额，累计预提不含税金额，累计预提税额，关联付款金额，实际付款金额等。

新增履约计划下推财务应付单、付款申请单的转换规则，通过转换规则及代码的反写实现上下游金额的反写逻辑。