期初期末以及公式项计划科目在模板配置中的注意事项
1 问题描述
计划科目树中我们可以定义期初、期末以及公式项的计划科目,而在日常计划编制及统计查询过程中,有可能会出现这样的问题,即汇总表以及统计分析报表中的这些特殊计算的计划科目项下的额度值与计划编制表中累加的数据不一致,或者是上级和下级组织(科目)的数据不一致等。
2 原因分析
资金计划所有统计报表查询非叶子节点编报主体的数据时,无论是何种计划科目款项都是累加末级组织填报的额度。此外,汇总组织的汇总处理单据中的底层数据存储也是直接聚合累加末级的填报额度。
因此,若计划编制模板或填报过程中,存在以下场景时,就会出现上级汇总表中或统计分析报表查询时的期初、期末或公式项计划科目值与公式计算得到的值不一样。具体为:
部分末级组织的计划填报表中未含相关的公式项、期初、期末计划科目。
分配给末级填报组织的模板中,对应的公式项计划科目被误修改为手工录入项,或者是计算公式与“计划科目”基础资料中的不一致。
计划填报时,期初、期末计划科目的“期初期末标识”未设置,导致填报过程中均为手工录入,未触发期初计划额度=上期期末额度的计算逻辑。
末级填报组织上报的计划科目层级不一致,即部分单位从三级计划科目填报、部分单位从四级(甚至五级)计划科目填报,汇总组织进行汇总时将会出现三级计划科目额度与四级、五级计划科目的累加额度之和并不相等。
3 解决方法
为解决上述问题,建议模板配置过程中,需重点关注期初、期末及公式项计划科目的相关设置。具体如下:
(1)前提条件
检查【计划科目】基础资料的设置,确认这些期初期末以及公式项计划科目的相关参数准确。包括“流向、期初期末标识、对应期初计划科目、填报方式、公式”等。
其中,为了确保“期初额度=上一期期末额度”的取值计算准确,一个期初科目请尽量仅关联唯一一个期末计划科目。若体系下仅有一个期初科目,却有多个期末科目,例如期末分为平衡前期末余额、平衡后期末余额;“平衡前期末科目”这类中间的期末余额科目,系统允许不关联期初科目。
(2)统一各编报主体的计划科目填报层级范围
为避免汇总层级查看报表时,出现上级汇总项(特殊公式项)计划科目额度与下级科目累加额度不相等,建议设置各组织的计划编制模板时,需要尽量统一末级填报的计划科目层级,不要出现部分组织从三级计划科目填报、不分组织从四级或五级计划科目往上填报。
若集团内由于不同单位的业务管理水平不一致,确实会存在部分单位无法从四级或五级的更细的颗粒度的计划科目进行填报,则解决方案为:在【计划科目】基础资料配置时,在三级计划科目后面增加一个名称为“其他”的通用的末级填报科目,供这些无法精细化填报的组织进行上报,从而保证集团内所有编报主体的计划科目填报层级范围保持统一。
(3)模板中需要覆盖所有的公式项、期初期末计划科目
进入“计划体系>计划模板>模板管理”菜单,配置模板(尤其是计划编制主表模板)时,需要注意应将体系下所有可用状态下的“公式项、期初期末计划科目”均纳入到模板的科目范围内。其中:
若为主子表套表填报的场景下,也应该注意需要将公式项、期初、期末等计划科目尽量在编制主表中都体现,便于后续数据汇总及计算准确。
当对应编报主体不涉及到公式项计划科目中计算因子相关科目的填报,则对应公式项科目允许不纳入到模板配置中。例如“受限资金净流入=受限资金流入-受限资金流出”,而编报主体A01不存在任何受限资金的收支,故其填报模板中不需要含上述三个科目。
进行“计划科目维度成员”选择时,公式项计划科目及其计算因子相关的科目请尽量在同一个批次中选中,避免“科目属性设置”中对应公式项计划科目的公式表达式出现错漏。
(4)灵活设置计划科目“编制时隐藏”、期初计划科目“首期计划数自动赋值”来满足不同的场景
上述第(3)设置过程中,当账户管理组织和资金收支计划填报组织不一样的时候,存在部分组织确实不需要填报期初期末科目。例如,按部门编制计划,仅财务部需要依据账户余额情况填报期初计划科目的额度,而业务部门无法获知实际的期初额度,故业务部门需要填报期初。因此,该场景下建议通过如下配置适配:
“计划体系>体系管理>计划科目”中,针对期初类型的计划科目,关闭“首期计划数自动赋值”。
其中,“首期计划数自动赋值”代表计划编制时期初计划科目的计划数将会自动赋值,取值逻辑为:①计划表内含上一期已执行额度时,期初计划数取值为上一期关联期末的已执行额度。②若不含上一期已执行额度,则取值为上一期滚动填报的计划额度。③若前二者均无法取值,或者开关为关闭时,则首期计划数默认为0。
也就是,只有关闭自动赋值后,方能确保业务部门填报计划时,期初计划科目额度均为0。
“计划体系>计划模板>模板管理”配置主表模板时,分别设置两套不同计划编制模板,一套用于给财务部需要填报期初计划额度的部门录入,一套给不需要填报期初的业务部门使用。其中,两套模板的计划科目范围一致,均含期初期末,只是在业务部门的模板中需要在“科目属性设置”中将期初期末以及其他业务部门不需要关注的公式项计划科目设置为编制时隐藏。
按上述设置后,资金计划填报以及后续预占、实际数写入过程中,即可确保所有末级组织关于期初期末、公式项额度的计算均是完整,从而保证汇总层级组织进行汇总审核或统计分析时,公式项相关的计划科目的数据与下级之间的总和没有偏差。
最后,主表模板中对计划科目设置“编制时隐藏”还可以适用于末级计划科目均为按明细模板填报,且主表中仅需要列示非明细填报的上级科目的场景。例如,采购支出下分为原材料采购、半成品采购、其他材料采购,下级这三个科目均为明细填报,则主表模板中亦需要包含这三个下级计划科目并与明细模板关联,若用户填报时仅需要查看采购支出的额度,则可以将下级的科目设置为编制时隐藏。
(5)模板发布前的整体检查
模板发布之前,为了减少后续出现公式项科目计算不对等现象,建议比对计划科目树进行统一检查,包括但不限于以下几点:
汇总层级重点关注的公式项、期初期末科目在末级计划编制主表中是否覆盖;
主表(含计划编制、汇总处理)模板的“科目属性设置”中,填报方式为公式项的计划科目,公式表达式是否正确。
4 适用版本
金蝶云·星瀚V7.0.0及以上,涉及如下更新:(1)期末计划科目允许不关联期初科目;(2)期初计划科目增加“首期计划数自动赋值”的参数设置;(3)主表模板配置时允许设置计划科目为“编制时隐藏”;(4)计划生效更新期初期末计划科目实际数时,优化为仅更新公式中含期初科目的期末计划科目。
5 注意事项
更新V7.0.0及以上版本后,若历史计划科目树中存在同一个期初科目被多个期末科目引用,请在“计划体系>体系管理>计划科目”进行修正;
公式项的期末计划科目进行公式配置时,表达式中请尽量含关联的期初计划科目;
为便于后续运维管理,末级组织的编报模板及填报要素范围请尽量统一。若无法统一,则建议必须含汇总层级所需查看的公式项、期初期末等计算项的科目,并通过模板设置编制时隐藏,来兼顾填报与汇总查看诉求;
若所有组织的计划科目范围均一致,仍出现上下级之间数据不一致的情况,请提单与研发联系。
6 参考资料
期初期末以及公式项计划科目在模板配置中的注意事项
本文2024-09-22 23:17:29发表“云星瀚知识”栏目。
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