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对公费用报销的管控是企业费用管控的重点，然而许多企业面临费用业务不标准、费用报销不规范、费用数据无衔接等问题。那如何解决以上问题，助力企业实现公对公支付事前有审批、过程有管控的目标呢？

别着急，本期文章为大家带来某服务企业的对公费用报销流程管理应用，通过结合费用合同与预算管理功能模块，实现对公费用报销的业财一体化管理。

撰稿人：金蝶重庆项目交付部-刘媛媛

一、业务背景

1.1.  客户背景

S集团是国际性大型连锁商业运营商，中国服务业500强。该集团在直辖市、省会城市和高速发展城市运营着共计18个项目，其费用合同主要涉及的合同类型有：框架合同、内部责任合同、物资采购合同、材料采购合同、租赁合同、设备购买合同和营销合同。

现该企业对财务工作提出了新的要求，将在财务集中管理基础上建设财务共享中心，通过流程再造的方式，将费用业务进行规范化与标准化处理，同时费用合同的各业务环节需与财务共享中心数据有效衔接，实现对公费用报销的业财一体化管理。

1.2.  客户痛点分析

S集团对公费用报销管理中主要有以下痛点：

(1)目前在报销付款环节控制对公费用预算的管控滞后；

(2)合同报销未与合同签订强关联，合同已付金额无法实时查询，存在超合同金额支付的风险；

(3)现有业务系统无预付概念，均由财务手工挂账，存在未及时催要发票和预付冲销不及时的情况；

(4)合同各环节业务表单不能联查，不便于追溯；

(5)现有业务系统无立项、合同进度管理。

1.3.  客户诉求与期望

(1)实现从合同立项、合同签订、合同变更、合同预付到合同报销的费用合同全闭环管理；

(2)规范费用立项-合同-报销整体流程，强制关联各流程节点先后顺序；

(3)满足S集团多维度的合同管控颗粒度：会计科目、业务一级科目、业务二级科目、部门；

(4)支持费用合同预付、质保金支付管理；

(5)合同管理各环节可清晰查看预算、合同执行、合同变更、合同付款情况；

(6)合同可查询、可追溯，发票查验系统可联用；

(7)根据不同的合同类型进行合同签订金额的强控和柔性控制：单向合同须强控合同支付金额，框架合同不控制；

(8)可根据不同的合同类型在不同的业务环节进行预算管控：单向合同分为周期性合同和非周期性合同，非周期性合同在合同立项环节占用预算，合同报销环节扣减预算；周期性合同在合同签订环节占用预算，合同报销环节扣减预算；

(9)表单可根据不同的业务场景显示不同的字段并校验必填字段；

(10)可对未报销完成的历史合同进行付款管理；

(11)系统自动化：周期性合同按月自动预提并生成凭证；非周期性合同跨年自动预提并生成凭证。

二、解决方案

2.1.方案整体思路

对公报销是企业、员工、供应商三者之间的重要连接，对公费用报销的建设旨在对企业大额的对公支付业务进行先立项后签合同再报销的规范管理。

S集团的对公报销业务分为两条线，一条是单向合同报销，即有合同金额且金额一般在合同有效期内不做调整的合同报销；一条是框架协议报销，即无金额限制，双方仅约定数量、单价等，在合同履约完成后根据实际工作量结算的合同报销。两条业务流转线均包括四个环节：合同立项、合同签订、合同支付、合同费用预提。

单向合同报销业务流程如下：

图2.1-1 单向合同报销业务流程

单向合同报销业务是由需求部门直接发起《费用立项申请》，审核通过后由采购部负责下推《定标及合同签订》，合同签订流程完成后需求部门即可发起合同支付业务。

框架协议报销业务流程如下：

图2.1-2 框架协议报销业务流程

框架协议报销业务是需求部门先发起《框架合同事前立项》，由采购部负责下推《框架协议签订》，协议签订流程完成后需求部门即可发起《费用立项申请》并关联框架协议，框架合同支付可直接通过《费用立项申请》下推《借款单》进行预付或下推《对公报销单》进行合同支付。

2.2.系统实现

2.2.1.系统表单及单据转换设计

2.2.1.1.表单搭建

为实现对公报销全业务过程的管理和数据传递，系统需搭建以下11个业务表单：《费用立项申请》、《费用立项变更单》、《定标及合同签订》、《定标及合同变更单》、《框架合同事前立项单》、《框架协议签订》、《框架协议变更单》、《借款单》、《预付单》、《对公报销单》、《费用预提单》。

2.2.1.2.单据转换规则配置

对公费用报销的业务表单间主要有以下15条转换路线：

(1)     《费用立项申请》下推生成《费用立项变更单》；

(2)     《费用立项申请》下推生成《定标及合同签订》；

(3)     《费用立项申请》下推生成《借款单》；

(4)     《费用立项申请》上拉关联《框架协议签订》；

(5)     《费用立项申请》下推生成《对公报销单》；

(6)     《费用立项申请》下推生成《费用预提单》；

(7)     《定标及合同签订》下推生成《定标及合同变更单》；

(8)     《定标及合同签订》下推生成《预付单》；

(9)     《定标及合同签订》下推生成《对公报销单》；

(10) 《定标及合同签订》下推生成《费用预提单》；

(11) 《框架合同事前立项单》下推生成《框架协议签订》；

(12) 《框架协议签订》下推生成《框架协议变更单》；

(13) 《对公报销单》关联冲销《借款单》；

(14) 《对公报销单》关联冲销《预付单》；

(15) 《对公报销单》关联冲销《费用预提单》。

2.2.2.二开改造

根据S集团费用立项需求，在费用核算-对公费用模块下对《立项单》、《立项变更单》进行改造，其中《立项变更单》为《立项单》布局，可自动继承二开字段。

2.2.2.1.表单字段扩展

为满足S集团在不同的立项业务场景下显示不同字段的业务需求，在《立项单》上开发【立项概述信息】字段区（如图2.2.2.1-1）、【招待信息】分录体（如图2.2.2.1-2）、【培训信息】分录体（2.2.2.1-3）、【理财方案信息】字段区（2.2.2.1-4）。

图2.2.2.1-1 【立项概述信息】

图2.2.2.1-2 【招待信息】

图2.2.2.1-3 【培训信息】

图2.2.2.1-4 【理财方案信息】

2.2.2.2.表单控件显隐控制

结合《立项单》【立项明细】分录体的界面规则配置（如图2.2.2.2-1），业务人员选择预算科目后系统将对应的控件进行显隐。

图2.2.2.2-1 费用立项申请-界面规则

2.2.2.3.必填字段校验

在单据“提交”操作上增加合法性校验，针对不同的业务进行字段必填校验（如图2.2.2.3-1）。

图2.2.2.3-1 费用立项申请-提交校验

2.2.2.4.立项变更记录反写

为便于管理部门在《费用立项申请》上快速追溯和分析所有变更过程，分别在【立项明细】分录体、【立项概述】字段区、【招待信息】分录体增加“变更记录”页签控件，保留原始立项信息的同时将立项变更内容进行反写记录，以【立项明细】分录体的“变更记录”为例（图2.2.2.4-1）。

图2.2.2.4-1 立项明细-变更记录

2.2.3.定制化开发

2.2.3.1.定制化表单

在费用核算-对公费用模块下定制开发《定标及合同签订》（图2.2.3.1-1）、《定标及合同变更》、《框架协议事前立项》（图2.2.3.1-2）、《框架协议签订》（2.2.3.1-3）、《框架协议变更》单据，以上表单均为全员应用，为节省开融合版表单许可，《定标及合同变更》和《框架协议变更》采用表单布局方式实现。

图2.2.3.1-1 《定标及合同签订》

图2.2.3.1-2 《框架协议事前立项》

图2.2.3.1-3 《框架协议签订》

2.2.3.2.合同质保金管理

部分单向合同在合同签订时会约定质保金，该金额包含在合同费用金额内，但不通过合同报销方式支付，且需在最后一次合同报销支付时进行扣减，待合同乙方完成合同履约后再进行支付。

为满足上述业务场景，《定标及合同签订》单据头增加“质保金比例”字段（图2.2.3.2-1），填写比例后系统按合同签订总额自动计算出“质保金金额”，合同质保金支付和合同报销用两个下推操作进行处理，合同报销的出纳付款总额不可大于“合同总额”-“质保金金额”。

图2.2.3.2-1 合同-质保金

2.2.3.3.合同预付业务控制及管理

取消对公报销模块下的《预付单》快速发起和列表新增的操作，仅允许从审核通过的《定标及合同签订》下推生成（图2.2.3.3-1），规范合同预付业务，避免在无合同约束情况下提前付款的风险；

《预付单》单据头设置“合同号”字段（图2.2.3.3-2），用于合同报销冲销预付款的过滤条件，即合同报销的《对公报销单》仅可关联同合同号的《预付单》，以便财务核对。

图2.2.3.3-1 《定标及合同签订》下推预付

图2.2.3.3-2 预付单

2.2.3.4.合同扣款明细、付款情况反写

《定标及合同签订》上增加【扣款信息】分录体（如图2.2.3.4-1）和【付款情况】分录体（如图2.2.3.4-2），其中【扣款信息】设置“扣款科目”、“费用承担部门”、“扣款金额”等字段，如下游《对公报销单》【费用明细】中“报销金额”存在负数分录行的通过调度计划定时反写至【扣款信息】进行记录；

【付款情况】设置“预算科目”、“费用承担部门”、“实际支付单位”、“实际付款金额”、“已收票额”、“发票类型”、“发票税率”、“不含税金额”、“税额”、“合同已付金额”等字段，下游《对公报销单》付款完成后，通过调度计划定时将【费用明细】相关信息反写至《定标及合同签》的【付款情况】。

图2.2.3.4-1 【扣款信息】

图2.2.3.4-2 【付款情况】

2.2.3.5.单据转换路线

《定标及合同签订》仅允许通过《费用立项申请》下推生成；

《定标及合同变更》通过《定标及合同签订》下推生成；

《框架合同事前立项》可通过快速发起和列表新增；

《框架协议签订》通过《框架合同事前立项》下推生成；

《框架协议变更》通过《框架协议签订》下推生成；

《费用立项申请》上增加“框架协议编号”字段，点击后可关联选择审核通过的《框架协议签订》；

审核通过的《定标及合同签订》可下推《对公报销单》发起合同支付申请（如图2.2.3.5-1）。

图2.2.3.5-1 《定标及合同签订》→《对公报销单》转换规则

2.2.3.6.表单干系人管理

《定标及合同签订》默认单据申请人和上游立项经办人有查看权限，表单设置【干系人信息】分录（如图2.2.3.6-1），如业务责任人发生变动，可由单据申请人或管理员进行维护将指定合同授权给对应的人员，授权后可进行合同变更、合同报销、合同预付等操作。

图2.2.3.6-1 【干系人信息】

2.2.4.统一操作口径

通过费用项目关联单据配置（如图2.2.4-1），统一业务操作口径，强控制除差旅费以外的费用业务必须走立项环节，即《费用立项申请》经审核通过后才能进行后续操作。

图2.2.4-1 费用项目关联单据配置

2.2.5.金额管控

2.2.5.1.合同可签订金额控制

《费用立项申请》的【立项明细】分录体增加“已使用金额”字段，《定标及合同签订》提交时将明细“合同费用金额”以累加方式反写至【立项明细】“已使用金额”，并做超额检查，如《费用立项申请》【立项明细】“已使用金额”小于等于立项金额，则可正常提交《定标及合同签订》；

否则不允许提交，需修改合同金额或返还立项申请做立项变更追加立项金额。

2.2.5.2.合同可支付金额控制

《定标及合同签订》【合同明细】设置“剩余可付金额”，《对公报销单》提交时将报销金额以扣减方式反写至【合同明细】“剩余可付金额”，并做超额检查，如【合同明细】“剩余可付金额”大于0，则可正常提交合同报销；

否则不允许提交，需修改报销金额或返还合同签订做合同变更追加合同金额。

2.2.5.3.未支付完成的历史合同管理

按《定标及合同签订》引入模板格式收集S集团各公司未支付完成的历史合同数据，通过列表引入数据（图2.2.5.3-1）方式进行初始化，历史合同无前端立项申请环节，仅对合同剩余可支付金额进行控制。

图2.2.5.3-1 列表引入数据

2.2.6.预算管理

S集团的费用预算管控维度包括：预算科目、预算部门、期间（默认匹配单据申请日期）、预算按年度控制，需按合同类别设置预算控制环节。

2.2.6.1.合同立项环节占用预算

《费用立项申请》上增加“是否周期性合同”复选框，由经办人手动选择，结合预算控制过程方案适用条件功能配置，需求部门在提交单据时，系统自动按“是否周期性合同”字段判断合同立项环节是否占用预算，如“是否周期性合同”为“否”将根据表单的“申请日期”、“预算科目”、“费用承担部门”校验预算余额，禁止超预算提交。

2.2.6.2.合同签订环节占用预算

周期性合同主要为按月或按季支付固定金额的单向合同，这类合同在合同签订环节关联预算并进行预算管控，涉及跨年的周期性合同，需按合同签订周期进行年度拆分（如图2.2.6.2-1），《定标及合同签订》提交时，系统按“费用所属年度”进行预算期间的预算余额校验，属于系统当前年度的费用禁止超预算提交。

图2.2.6.2-1 周期性合同按年拆分

2.2.6.3.合同报销环节扣减预算

单向合同和框架协议合同的报销均在支付申请环节进行预算扣减。《对公报销单》通过《费用立项申请》或《定标及合同签订》下推生成，提交时冲减上游单据的预算占用数并按不含税金额进行预算扣减。

2.2.6.4.变更追加/释放预算占用

立项申请或合同签订如有预算占用数，在做变更的同时还要对预算占用数进行调整，如调增则在变更单提交时需做预算余额校验并进行预算占用追加，如调减则在变更单审核通过后释放多余的预算占用。

2.2.7.费用预提管理

S集团合同费用预提分为周期性合同的按月预提和非周期性合同的跨年预提。

2.2.7.1.周期性合同预提

《定标及合同签订》设置【预提明细】分录体（如图2.2.7.1-1），仅在“是否周期性合同”为“是”的情况下显示，经办人点击“按月拆分”操作后，系统按合同签订周期涉及的月数将“合同费用金额”平均拆分并展示在【预提明细】；

结合智能核算方案，每月定时将审核通过的周期性合同《定标及合同签订》自动下推生成《费用预提单》并生成预提凭证。

图2.2.7.1-1 预提明细

2.2.7.2.跨年费用预提

跨年预提包括立项报销跨年预提和合同报销跨年。年末时，如未使用的立项金额或未报销完成的合同金额次年仍需继续支付，业务经办人可分别通过《费用立项申请》和《定标及合同签订》下推生成《费用预提单》，经审核后系统自动生成预提凭证。

三、方案的可推广价值

3.1.行业的普适程度

(1)可借鉴性强：对于大多数费控模块的客户而言，都会要求将费用合同管理及报销一同纳入实施范围内，本方案可为大家提供解决方案的思路和方向。

(2)适用范围广：以合同为基础的对公费用报销业务的管控模式大同小异，不受行业局限。

(3)开发成本小：客户定制化开发与系统标准模块功能相结合，可减少开发人员投入。

3.2.对客户的价值

(1)用全线上操作模式替代客户现有的线上填单线下登账的对公费用管理方式，提高业务、财务审核效率，缩短业务流转耗时，减少因未按时支付产生滞纳金给企业带来的损失。

(2)根据客户的合同类型，疏理出清晰明确的业务处理流程，统一管理制度、流程和语言，将对公费用报销流程规范化标准化，打破业务、财务的信息壁垒，实现业务信息与财务信息的高效同步，实现业财一体的高度融合。

(3)系统支持上下游业务表单联查，增强了对公费用报销过程的可追溯性，结合业务需求自动出具台账、报表以便于业务、财务进行数据分析。

(4)预算管控前置，并通过系统自动强控预算，避免人为控制的不准确性，实现预算的实时控制与查询。

(5)合同签订金额、合同支付金额的强控制，有效规避超额付款的风险。

(6)纳入合同预付和合同报销冲预付管理，解决了因无预付业务流程导致的管理不规范问题，且每笔预付均与对应的合同进行强关联，有利于管理部门监控各合同的支付进度。

(7)让公对公支付更具可见性，有助于客户更好的管理对供应商的付款。

四、注意事项

(1)对于在合同立项或合同签订环节进行预算占用的金额变更业务，要考虑预算占用追加/释放逻辑的完整性。

(2)合同变更时需将调整金额反写至合同立项并做超额控制，调减可释放立项使用金额，调增需占用立项使用金额。

(3)只有下推生成的分录与上游单据有关联关系，新增分录行数据无法反写至上游单据。

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